Controleprotocol subsidies provincie Groningen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit controleprotocol wordt verstaan onder:

• -

  accountant: een registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft verstrekt de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren.

• -

  controleverklaring: een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid, volledigheid en financiële rechtmatigheid van een aanvraag tot subsidievaststelling.

• -

  financiële rechtmatigheid: een financiële transactie is in overeenstemming met de in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie artikel 2) opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

• -

  financiële informatie: het financieel overzicht waarin de aan de subsidie verbonden baten en lasten zijn gespecificeerd.

• -

  niet-financiële informatie: de ontvangen verslagen over het project.

• -

  subsidieontvanger: een natuurlijke of rechtspersoon of diens gemachtigde aan wie door de provincie Groningen een subsidie is verstrekt.

Artikel 2. Wet- en regelgeving

Voor de controle van de financiële rechtmatigheid zijn te allen tijde de Algemene wet bestuursrecht, de Kaderverordening subsidies provincie Groningen 2017, de Procedureregeling subsidies provincie Groningen 2018 en de Beleidsregel misbruik en oneigenlijk gebruik subsidies provincie Groningen 2022 (inclusief eventuele wijzigingen hierin) van toepassing. Indien de beschikking tot subsidieverlening betrekking heeft op een subsidieregeling, is voor de controle van de financiële rechtmatigheid tevens de betreffende subsidieregeling van toepassing. Indien voor de van toepassing zijnde subsidieregeling een afwijkend controleprotocol van toepassing is, is dit bepaald in de betreffende subsidieregeling.

Artikel 3. Reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole

Dit controleprotocol dient om de reikwijdte, de diepgang en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Niet beoogd wordt een aanpak van de controle voor te schrijven. Het bepalen van de controleaanpak is de verantwoordelijkheid van de accountant.

Artikel 4. Eisen voor de controleaanpak

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken, zijn voor de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling van subsidies vanuit de provincie Groningen de volgende aandachtspunten van belang:

• 1.

  De accountant stelt een analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een afwijking van materieel belang bevat die het gevolg is van fraude of fouten. Deze risicoanalyse wordt specifiek opgesteld voor deze specifieke controle; er mag niet volstaan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke controles gericht op de geïdentificeerde (significante) risico’s zullen worden uitgevoerd.

• 2.

  De accountant ontwikkelt op grond van de risicoanalyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die uitgevoerd moeten worden om toereikende controle-informatie te verkrijgen teneinde het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.

• 3.

  In het controleplan wordt de goedkeuringstolerantie (zie artikel 6) vertaald naar controletoleranties, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is.

• 4.

  Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met inachtneming van de controletoleranties en goedkeuringstolerantie juist, volledig en rechtmatig zijn. De accountant controleert hierbij, voor zover van toepassing, of:

  • a.

    de financiële verantwoording rekenkundig juist is;

  • b.

    de financiële verantwoording aansluit met de financiële administratie;

  • c.

    de uitgaven passen binnen het kader van de geldende wet- en regelgeving (er zijn enkel subsidiabele kosten opgenomen in de financiële verantwoording);

  • d.

    de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt overeenkomstig de aanvraag tot subsidieverlening zijn uitgevoerd;

  • e.

    bewijsstukken aanwezig zijn waaruit blijkt dat de vermelde prestaties zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening ook zijn uitgevoerd/gerealiseerd;

  • f.

    de uitgaven plaatsvinden binnen de periode zoals opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening tenzij anders afgestemd met de provincie;

  • g.

    de tenaamstelling juist is en de betaling is verricht binnen de in de beschikking bepaalde projectperiode;

  • h.

    juiste en betrouwbare dossiervorming aanwezig is (een deugdelijke administratie met bewijsstukken/opdrachten/facturen die volgens wettelijke termijnen bewaard worden);

  • i.

    geen (compensabele) BTW als lasten opgevoerd zijn als deze door de organisatie kan worden teruggevorderd van de Belastingdienst of gecompenseerd kan worden uit het BTW-compensatiefonds;

  • j.

    het gehanteerde uurtarief op een juiste wijze is bepaald, conform het tarief in de begroting en bepaald is door de subsidieverstrekker;

  • k.

    de in de financiële verantwoording opgenomen loonkosten (mensuren) juist tot stand zijn gekomen;

  • l.

    de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen door de subsidieontvanger zijn nageleefd.

  • m.

    de staatssteunregels correct zijn toegepast;

  • n.

    de afschrijvingskosten zijn berekend op basis van een gebruikelijke en bedrijfseconomisch aanvaarde systematiek;

  • o.

    indien sprake is van afschrijvingskosten voor activa die reeds in het bezit waren bij aanvang van het project, er een verklaring van de subsidieontvanger aanwezig is waaruit blijkt dat geen overheidssubsidie is verleend voor de aanschaf van de afgeschreven activa;

  • p.

    bij onderlinge leveringen en diensten binnen een samenwerkingsverband (project) of een groep van ondernemingen geen winstopslag is gehanteerd, maar de kostprijs is opgenomen in de financiële verantwoording.

  • q.

    de subsidieontvanger opgave doet van alle inkomsten, waaronder subsidies, waarmee de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft mede is gefinancierd;

  • r.

    de financiële informatie in overeenstemming is met de in de verantwoording opgenomen niet-financiële informatie.*

*) bedoeld wordt, met financiële informatie het financieel overzicht en met niet financiële informatie de ontvangen verslagen over het project. De accountant dient vast te stellen dat niet-financiële informatie over het project niet strijdig is met het financieel overzicht. De inhoudelijke juistheid van de verrichte activiteiten behoeft niet door de accountant gecontroleerd te worden.

De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden conform het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn en dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke accountant.

De accountant mag bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening van de subsidieontvanger. Een enkele verwijzing hiernaar in het controledossier met betrekking tot de subsidie is onvoldoende. In het controledossier voor de specifieke verklaring moeten deze werkzaamheden worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken daarin opgenomen moeten zijn.

Artikel 5. Gebruik maken van de werkzaamheden van een andere accountant

Indien de accountant bij zijn controle gebruik maakt van (een) controleverklaring(en) van (een) andere accountant(s), voert hij ongeacht de omvang van de desbetreffende deelverantwoording(en) (een) review(s) uit op de werkzaamheden van deze andere accountant(s).

Artikel 6. Materialiteit

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, wordt een betrouwbaarheid van 95% gehanteerd.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de maximale afwijking voor wat betreft de getrouwheid of financiële rechtmatigheid in de financiële verantwoording niet groter is dan 1% van het totaal financieel belang van die verantwoording.

De volgende goedkeuringstoleranties zijn van toepassing:

Genoemde percentages zijn in overeenstemming met de normen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

Artikel 7. Afwijkingen in de verantwoording

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat een (gedeelte van een) verantwoorde post niet voldoet aan één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving of dat een (gedeelte van een) post niet juist of volledig is verantwoord. Afwijkingen van wet- en regelgeving worden in absolute zin opgevat; saldering van afwijkingen is daarom niet toegestaan.

Artikel 8. Het niet in staat zijn om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen (onzekerheden in controle)

Er is sprake van onzekerheden in de controle wanneer op basis van de beschikbare controle-informatie niet kan worden vastgesteld of een (gedeelte van een) post voldoet aan de eisen in de geldende wet- en regelgeving.

Artikel 9. Omgaan met geconstateerde afwijkingen

Het uitgangspunt is dat subsidieontvanger de door de accountant geconstateerde afwijkingen voor zover mogelijk corrigeert. Materiële afwijkingen (conform bovenstaande tabel), die niet door de subsidieontvanger worden gecorrigeerd, leiden tot een aangepast (niet goedkeurend) oordeel door de accountant.

Artikel 10. Overig

Het staat de accountant vrij om naar eigen inzicht “belangrijke” bevindingen in zijn rapport op te nemen.

Artikel 11. Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring. Hiervoor wordt de meest recente versie van de actuele NBA voorbeeldtekst HRA 3 sectie II hoofdstuk 10.3: ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’ gehanteerd.

Artikel 12. Reviewbeleid

Gedeputeerde Staten kunnen opdracht geven om een review uit te laten uitvoeren op de werkzaamheden van de accountant van de subsidieontvanger. In alle gevallen zal uit het dossier van de accountant expliciet het naleven van dit protocol moeten blijken.