Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (art. 212 Gemeentewet) gemeente Emmen 2023

1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 400.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk 1 juni ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante in- en externe wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd i.c. baten en lasten per programma.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting op het niveau van een programma en investeringen als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding van de lasten en/of de investeringen waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een open-einde regeling.

• c.

  De over- en/of onderschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• d.

  De raad is via een raadsinformatiebrief in het betreffende boekjaar door het college actief geïnformeerd als autorisatie via de bestuursrapportage dan wel begrotingswijziging niet meer mogelijk is.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het college zorgt voor en legt vast, de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Het college draagt er zorg voor, dat alle financiële effecten van het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen zijn opgenomen.

2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

1. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit een nota activabeleid aan. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

2. De nota behandelt in ieder geval:

• a.

  Soorten van activa;

• b.

  Activeringsgrenzen;

• c.

  Waarderingsmethodieken;

• d.

  Afschrijvingssystematiek en afschrijvingstermijnen;

• e.

  Wijze van omgaan met toerekening rente.

1. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

2. Voor openstaande vorderingen betreffende:

• a.

  onroerendezaakbelasting;

• b.

  precariobelasting;

• c.

  parkeerbelasting;

• d.

  rioolheffing;

• e.

  afvalstoffenheffing, en

• f.

  bijstandsverstrekking,

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

1. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

2. De nota behandelt in ieder geval:

• a.

  de vorming van, de toevoegingen aan en de besteding van reserves;

• b.

  de vorming van, de toevoegingen aan en de besteding van voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen;

• d.

  een toetsing van de reserves en voorzieningen aan de uitgangspunten ten aanzien van de hoogte van de reserves en voorzieningen en het nut en de noodzaak van de reserves en voorzieningen, in relatie tot het benodigde weerstandsvermogen.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht en goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Tenzij anders bepaald, dienen de tarieven en heffingen 100% kostendekkend te zijn, rekening houdend met de kosten die wettelijk mogen worden toegerekend. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de (indirecte) kosten worden betrokken de bijdragen reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kosten voor algemene overhead, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en aanvullend voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de totale geraamde overheadkosten gedeeld door door het totale aantal toegestane fte’s.

4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen (in euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancieerd. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgrond. Indien de werkelijke renatlies in euro’s die over een jaar aan taakvelden hadden moeten worden doorbelast afwijken van de rentelasten in euro’s die op basis van de voorgecalculeerde renteomslag aan de taakvelden zijn toegerekend, dan wordt bij een afwijking groter dan 25% een correctie op de omslagrente doorgevoerd.

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Raadbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

• a.

  leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

• b.

  een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

• c.

  een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

• d.

  een bevoordeling van sociale werkvoorziening;

• e.

  een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

• f.

  een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

• g.

  een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

1. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit het Treasurystatuut aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is ingediend.

2. Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording van de treasuryfunctie mogelijk.

1. Het college draagt zorgt voor een juiste en volledige registratie van bezittingen.

2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch jaarlijks worden gecontroleerd (te weten: met name de registergoederen, de bedrijfsmiddelen, de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de (crediteuren-)schulden,).

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit een nota lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Deze nota wordt elke 4 jaar opnieuw aangboden aan de raad. Het college neemt in de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het BBV in ieder geval op:

• -

  de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

• -

  de kostendekkendheid van de rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet, alsmede voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer en een toelichting hoe de algemene overhead zijn meegenomen in de berekening van de tarieven van de lokale heffingen.

• -

  de druk van de lokale gemeentelijke belastingen en heffingen;

• -

  het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen, waarin tarieven van de gemeentelijke belastingen en heffingen zijn vastgelegd. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is ingediend.

2. Vóór het vaststellen van de hoogte van de tarieven van de gemeentelijke belastingen en heffingen door de raad verstrekt het college aan de raad grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b Gemeentewet, alsmede voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer; dit is inclusief een toelichting hoe de algemene overhead zijn meegenomen in de berekening van de tarieven van de lokale heffingen.

3. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen in ieder geval verslag van:

• -

  de geraamde inkomsten;

• -

  het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

• -

  een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen, waarin inzichtelijk wordt gemaakt hoe de berekening van tarieven van heffingen, die hoogstens kostendekkend mogen zijn, wordt bewerkstelligd dat de geraamde baten de ter zake geraamde lasten niet overschrijden, wat de beleidsuitgangspunten zijn die ten grondslag liggen aan deze berekeningen en hoe deze uitgangspunten bij de tariefstelling worden gehanteerd;

• -

  een toelichting over de mate waarin kostendekkenheid tussen onderdelen wordt bereikt door gebruik te me maken van kruissubsidiering;

• -

  een Weersaanduiding van de lokale lastendruk;

• -

  een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

1. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

2. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

3. Het college neemt de volgende door de BBV voorgeschreven informatie op in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement:

• -

  kengetallen inzake de financiële positie.

Daarnaast wordt het volgende opgenomen in de bijlage:

• -

  de EMU-norm, de afwijking ten opzichte van de referentiewaarde en de mogelijke acties.

1. De raad stelt om de 5 jaar een nieuw onderhoudsplan vast. In de paragraaf wordt dan de verbinding gelegd tussen de vastgestelde plannen en wat er daawerkelijk uitgevoerd is.

2. Het college draagt er zorg voor dat ieder jaar in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting de beleidsmatige contouren en de concrete uitwerking daarvan zijn opgenomen. Het gaat daarbij om de kaders voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, wegen, kunstwerken en gemeentelijke gebouwen.

3. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau alsmede de kwaliteit van het milieu in zoverre gerelateerd aan het beheer en onderhoud van het rioolstelsel en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden.

4. In de jaarstukken doet het college verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, wegen, kunstwerken, riolering en gebouwen.

1. Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het college conform het Treasurystatuut.

2. De paragraaf betreffende de financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille (kasgeldlimieten en renterisiconorm) en geeft inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend en de financierinsbehoefte.

1. In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

2. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.

Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de BBV naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

• a.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b.

  de kosten van inhuur derden;

• c.

  de huisvestingskosten;

• d.

  de automatiseringskosten;

• e.

  de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant;

• f.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 13 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• g.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• h.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• i.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

1. Het college neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

• b.

  De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

• c.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval weergegeven wat de ontwikkelingen zijn en wordt op de volgende onderdelen ingegaan per verbonden partij: het bestuurlijk belang/de participatie, het financieel belang, de visie aangaande doelstellingen van de verbonden partij, de beleidsvoornemens, de verwachte omvang van het eigen vermogen, vreemd vermogen, financieel resultaat en eventuele risico’s van de verbonden partij.

1. Het college neemt in de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel van 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1.

  een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma's die zijn opgenomen in de begroting;

• 2.

  een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

• 3.

  een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

• 4.

  een onderbouwing van de geraamde winstneming;

• 5.

  de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico's van de grondzaken.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de (programma)teams;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c.

  het tijdig, juist, volledig en toereikend verschaffen van informatie aan de budgethouders;

• d.

  het streven naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

1. Deze verordening treedt in werking per 1-1-2023.

2. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Emmen 2023”.