Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland 2024

1. Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken:

• a.

  de zorg voor en/of het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers;

• b.

  het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht;

• c.

  het beheer van in de archiefbewaarplaats uitgeplaatste archiefbescheiden van de deelnemers (indien van toepassing);

• d.

  de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en

• e.

  het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.

2. Aan het bestuur van het Regionaal Archief worden, ter uitvoering van de taken, bedoeld in het eerste lid, de bevoegdheden van de colleges, bedoeld in artikel 30 en 32 van de Archiefwet overgedragen.

1. De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen door de colleges uit hun midden.

2. Elk college wijst één lid en tevens één plaatsvervangend lid aan.

3. De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een periode die gelijk is aan de zittingsperiode van het betreffende college. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op de dag waarop de zittingsperiode van het betreffende college van burgemeester en wethouders afloopt.

4. Een lid dat ophoudt lid van het college te zijn van de deelnemer waardoor hij of zij is aangewezen, houdt daarmee tevens op lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur te zijn.

5. De colleges beslissen uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode over de in lid 3 genoemde aanwijzing.

6. Indien tussentijds een zetel in het algemeen bestuur vacant komt, wijst het betreffende college volgens de hierboven omschreven procedure zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

1. Op het houden en de orde van de vergaderingen van het algemeen bestuur zijn de artikelen 22 en 23 van de wet en de daarin vermelde artikelen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

2. Het algemeen bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast.

3. Het algemeen bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar.

4. Het algemeen bestuur besluit bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij in deze regeling anders is bepaald.

5. Tenzij het algemeen bestuur anders bepaalt worden, naast de wettelijk verplichte besluiten en de besluiten die in deze regeling worden genoemd, geen andere besluiten door het algemeen bestuur ter zienswijze aan de raden voorgelegd. Met de kaders bedoeld in artikel 24, zesde lid, stuurt het algemeen bestuur aan de raden een lijst van beoogde besluitvorming en besluiten die het voornemens is ter zienswijze hiervoor bedoeld, voor te leggen.

6. Ingezetenen van de deelnemers en andere belanghebbenden bij de taakuitvoering door het Regionaal Archief worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling slechts betrokken bij de besluiten als bedoeld in het vijfde lid of voor zover dat bij of krachtens wet is vereist. De participatie vindt plaats op de in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze.

7. Bij de participatie bedoeld in het zesde lid kan een andere procedure dan die van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht gevolgd worden.

1. Alle bevoegdheden die niet of bij krachtens de wet of deze regeling aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn toegekend, berusten bij het algemeen bestuur.

2. Het algemeen bestuur heeft, in aanvulling op het eerste lid, de volgende bevoegdheden:

• a.

  het stellen van regels voor de zorg van zowel de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden als de overgebrachte archiefbescheiden, als behorende tot het dienstarchief van het Regionaal Archief, waaronder mede wordt verstaan het vaststellen van de hoogte van de vergoeding van kosten met betrekking tot het raadplegen van archiefbescheiden;

• b.

  het vaststellen van meer-jaren beleidsplannen;

• c.

  het opstellen van voorwaarden voor toetreding en uitreding van deelnemers en het nemen van besluiten rondom toetreding en uittreding, en

• d.

  regels stellen ten aanzien van het doen van investeringen in vaste activa.

3. Het algemeen bestuur kan aan het dagelijks bestuur bevoegdheden overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich tegen overdracht verzet.

4. Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur niet overdragen de bevoegdheid tot:

• a.

  het vaststellen of wijzigen van de begroting;

• b.

  het vaststellen van de jaarrekening, en

• c.

  het beslissen tot het verlenen van diensten aan andere partijen dan de gemeenten.

5. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere leden, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen in de eerste vergadering in zijn nieuwe samenstelling.

2. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

3. Het dagelijks bestuur kan overgaan tot het instellen van een onderlinge taakverdeling of het toebedelen van aandachtsvelden.

1. De directeur woont de vergaderingen van het dagelijks bestuur bij, en neemt deel aan de beraadslaging.

2. Door het dagelijks bestuur worden naast de wettelijk verplichte besluiten en de besluiten die in deze regeling worden genoemd, geen andere besluiten ter zienswijze aan de raden voorgelegd.

1. De voorzitter van het Regionaal Archief is zowel voorzitter van het algemeen bestuur als van het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur wordt tevens een plaatsvervangend voorzitter aangewezen.

1. De voorzitter en de secretaris ondertekenen de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan.

2. De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde.

3. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een van de deelnemers, die partij is in een geding c.q. overeenkomst waarbij het Regionaal Archief betrokken is, wordt het Regionaal Archief door de plaatsvervangend voorzitter vertegenwoordigd.

4. Door de voorzitter worden, naast de wettelijk verplichte besluiten en de besluiten die in deze regeling worden genoemd, geen andere besluiten ter zienswijze aan de raden voorgelegd.

1. De directeur van het Regionaal Archief wordt door het dagelijks bestuur tevens aangewezen als secretaris van het algemeen- en van het dagelijks bestuur en staat in die hoedanigheid het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij in hun taken.

2. De plaatsvervangend directeur, als zodanig aan te wijzen door het dagelijks bestuur, fungeert als plaatsvervangend secretaris.

1. De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording schuldig voor het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

2. Zij geven, gezamenlijk of ieder afzonderlijk, uit eigen beweging dan wel op verzoek van het algemeen bestuur of een of meer leden daarvan, aan het algemeen bestuur alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

3. De wijze van verantwoording, zoals aangegeven in lid 1 en 2, is nader uitgewerkt in het reglement van orde van het algemeen bestuur.

4. Een verzoek zoals bedoeld in lid twee kan uitsluitend worden geweigerd indien dit in strijd zal zijn met belangen als bedoeld in artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur.

5. De leden 2 en 3 zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de voorzitter.

1. Het algemeen en het dagelijks bestuur geven aan de raden van de deelnemende gemeenten, uit eigen beweging of op verzoek van de raden of van een of meer leden daarvan, door toezending alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde beleid.

2. Een lid van het algemeen bestuur geeft het college dat dit lid heeft aangewezen, alle inlichtingen die door het college worden verlangd.

3. De leden van het algemeen bestuur zijn aan de colleges, die hen hebben aangewezen, verantwoording schuldig voor het door hen in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

4. Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid alsmede het afleggen van verantwoording als bedoeld in het derde lid geschiedt op de wijze zoals die in het reglement van orde is bepaald.

5. Een verzoek zoals bedoeld in het eerste en tweede lid kan uitsluitend worden geweigerd met inachtneming van het bepaalde in hoofdstuk 5 van de Wet open overheid.

6. Ten behoeve van de inbreng van leden van de raden van de gemeenten op voorbereiding van de besluitvorming van het bestuur, neemt Regionaal Archief Rivierenland indien van toepassing, deel aan regionale initiatieven en instrumenten zoals raadsavonden, Beeld- en Oordeelvormende Vergaderingen, platformbijeenkomsten en een informatieprotocol.

7. De gemeenteraden van de deelnemers kunnen gezamenlijk op voorstel van een van hen een onderzoek instellen naar het gevoerde bestuur en voor dat doeleinde een onderzoekscommissie instellen. De artikelen 155g en 155h van de Gemeentewet zijn van toepassing. Een en ander onverminderd de bevoegdheid van de rekenkamers van deelnemers op grond van artikel 184 Gemeentewet.

8. Op voorstel van de gemeenteraden van de deelnemers gezamenlijk stelt het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 24a van de Wgr een gemeenschappelijke adviescommissie in.

1. Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur en kan voor de directeur een instructie opstellen.

2. Het dagelijks bestuur benoemt de directeur tot archivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995. De archivaris is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 32, eerste lid van de Archiefwet 1995 en, onder de bevelen van het dagelijks bestuur, met het toezicht op de naleving van de bepalingen van de Archiefwet 1995, voor zover de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

1. Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

2. Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente Tiel, inclusief de regelingen omtrent de bezoldiging.

1. Als grondslag voor het financiële beheer van het Regionaal Archief geldt een jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen begroting van inkomsten en uitgaven, voorafgaande aan het jaar waarvoor zij geldt. Alsmede een jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen rekening, van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft.

2. Alvorens door het algemeen bestuur tot vaststelling c.q. voorlopige vaststelling van de begroting, een wijziging van die begroting wordt besloten krijgen de gemeenteraden minimaal 12 weken de gelegenheid zienswijzen tegen bedoelde (concept) stukken bij het algemeen bestuur in te dienen, conform de procedure zoals opgenomen in de Wet.

3. Het dagelijks bestuur stelt de gemeenteraden van de deelnemers voorafgaande aan het vaststelling van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

4. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten en, zo nodig, aan de raden van de deelnemers.

5. Het dagelijks bestuur voegt bij de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording en een verslag van een onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, alsmede hetgeen het dagelijks bestuur verder voor zijn verantwoording noodzakelijk acht.

6. Het dagelijks bestuur overlegt aan de gemeenteraden van de deelnemers voor 30 april van elk jaar de algemene financiële- en beleidsmatige kaders voor het volgend jaar en de voorlopige jaarrekening over het afgelopen jaar.

7. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde rekening en alle daarbij behorende stukken binnen 2 weken, maar in ieder geval voor 15 juli, aan Gedeputeerde Staten en aan de gemeenteraden van de deelnemers.

8. In de praktijk worden voor de verschillende termijnen afspraken gemaakt vastgelegd in een informatieprotocol, vast te stellen door de colleges en het dagelijks bestuur.

1. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het Regionaal Archief.

2. Het algemeen bestuur stelt regels betreffende de wijze waarop in het eerste lid bedoelde zorg dient te worden verricht. Deze regels worden aan Gedeputeerde Staten medegedeeld.

3. Gedeputeerde Staten oefenen toezicht uit op de in het eerste lid bedoelde zorg.

1. De directeur is belast met het beheer van de in artikel 27, eerste lid, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze niet ingevolge artikel 27c, eerste lid, van de regeling zijn overgebracht.

2. Bij opheffing van de regeling blijven alle onder beheer van de directeur staande archiefbescheiden berusten in de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief (of diens opvolger), tenzij ook deze vervalt. In het laatste geval wordt een voorziening getroffen conform artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995.

1. De op grond van artikel 12, eerste lid, van de Archiefwet over te brengen archiefbescheiden van het Regionaal Archief worden bewaard bij de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief.

2. Nadat de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden zijn overgebracht worden zij beheerd door de directeur.

1. Deze regeling wordt maximaal eens per zes jaar op verzoek van één of meer van de deelnemers geëvalueerd. Het algemeen bestuur beslist over de onderzoeksopdracht en de evaluatiecriteria en legt deze ter zienswijze voor aan de raden van de deelnemers. Voor de zienswijze geldt een termijn van acht weken.

2. Het algemeen bestuur beslist over inhoud, proces en werkwijze van een evaluatie.

1. De toetreding van bestuursorganen van andere gemeenten of andere openbare lichamen is mogelijk. Aan een dergelijke toetreding kunnen voorwaarden worden verbonden.

2. Toetreding geschiedt na advies van het algemeen bestuur, bij besluit van de colleges nadat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun zienwijze te geven en vervolgens hun toestemming hebben verleend, overeenkomstig het bepaalde in artikel 1 van de wet.

1. Elk der colleges kan, na zienswijze daarop door en met verkregen toestemming van de raad, besluiten uit deze regeling te treden met ingang van een begrotingsjaar, mits het opzeggende college het voorgenomen besluit daartoe tenminste 2 jaar voordien ter kennis heeft gebracht van de overige colleges.

2. Het algemeen bestuur stelt een voorstel op voor financiële, personele en overige gevolgen van de uittreding. Het college dat voornemens is uit te treden neemt op basis van het voorstel een definitief besluit, onverminderd het bepaalde in artikel 1, tweede en derde lid van de wet. De kosten voor het maken van het voorstel komen voor rekening van het college dat voornemens is uit te treden.

3. Ten behoeve van het voorstel voor de financiële, personele en overige gevolgen, bedoeld in het vorige lid, wordt een in overleg met de uittredende deelnemer aan te wijzen onafhankelijke registeraccountant opdracht verleend de genoemde gevolgen in kaart te brengen. De opdracht wordt verstrekt door het dagelijks bestuur. Voorafgaand aan de opdrachtverstrekking wordt de uittredende deelnemer in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de opdracht.

4. Het voorstel bedoeld in het tweede lid wordt definitief vastgesteld door het algemeen bestuur nadat de uittredende deelnemer in de gelegenheid is gesteld een zienswijze te geven. Voor de zienswijze geldt een termijn van acht weken voor vaststelling. Alsdan zijn de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen bindend. Het definitieve voorstel wordt vastgesteld uiterlijk acht kalendermaanden nadat de deelnemer zijn voornemen tot uittreding, als bedoeld in het eerste lid, bekend heeft gemaakt.

5. Het Regionaal Archief en de uittredende deelnemer en de blijvende deelnemers spannen zich gezamenlijk in om frictiekosten en desintegratiekosten zo laag mogelijk te houden.

6. Het voorstel bedoeld in het derde en vierde lid vermeldt de verdeling van desintegratieskosten en frictiekosten. Financieel uitgangspunt voor de bepaling van kosten en prijzen vormt de meest recente vastgestelde jaarrekening op dat moment. Bij de verdeling komen in ieder geval, maar niet uitsluitend, de volgende aspecten aan de orde:

• a.

  overname door deelnemers van geactiveerde goederen dan wel vergoeding wegens niet overnemen;

• b.

  overname van contractuele verplichtingen jegens leveranciers, dan wel vergoeding wegens niet overname;

• c.

  overname door deelnemers van personeelsleden, dan wel vergoeding wegens niet overname, en

• d.

  eventuele nadelige financiële consequenties in verband met omzetbelastingen/of vennootschapsbelasting.

7. Nadat het voorstel overeenkomstig het vierde lid is vastgesteld is de uittredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan het Regionaal Archief te voldoen. Het Regionaal Archief stelt de uittredende deelnemer desgewenst in de gelegenheid door overname van personeel, materieel, activa en passiva de hoogte van de desintegratiekosten te verminderen.

8. De gevolgen van de uittreding worden, op basis van het voorstel, bedoeld in het vierde lid, bij gelijkluidend besluit vastgesteld door de colleges.

1. Een wijziging van de regeling, anders dan in geval van uittreding en/of toetreding en de opheffing daarvan kan slechts geschieden, na advies van het algemeen bestuur, bij besluit van tenminste twee derde van het aantal colleges nadat voorafgaand aan dit besluit de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven en vervolgens hun toestemming aan de colleges hebben verleend, onverminderd artikel 1, tweede lid, van de wet.

2. Een opheffing van de regeling komt eerst tot stand nadat door alle colleges is ingestemd met en is voldaan aan een daarvoor opgesteld liquidatieplan.

1. De regeling treedt in werking op de dag na die waarop de bekendmaking heeft plaatsgevonden.

2. Het gemeentebestuur van Tiel maakt de regeling in alle gemeenten bekend in het door dat gemeentebestuur uitgegeven gemeenteblad.

3. Het Regionaal Archief draagt zorg voor opname in het door haar bij te houden register, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de wet.

4. De regeling wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

5. De regeling kan worden aangehaald als Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland 2024.