Reglement commissie raadscommunicatie gemeente Meerssen 2024

1. De commissie raadscommunicatie is ingesteld op grond van artikel 9 van het Reglement van Orde besluitvormende raadsvergaderingen en andere werkzaamheden gemeente Meerssen 2024 versie 2;

2. De commissie is een adviescommissie zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

1. De raad benoemt de leden van de commissie raadscommunicatie;

2. De commissie bestaat uit ten minste 3 en ten hoogste 5 raadsleden;

3. De griffier, de communicatieadviseur, de portefeuillehouder communicatie en een communicatieadviseur van de secretarie hebben een adviserende rol;

4. De communicatieadviseur is in elke vergadering aanwezig;

5. De adjunct-griffier voorziet in het secretariaat;

6. De commissie kan anderen uitnodigen een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

1. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. Bij verhindering of ontstentenis wordt de rol van de voorzitter waargenomen door een door de commissie aangewezen plaatsvervangend voorzitter;

2. De voorzitter is belast met:

• a.

  het voorbereiden en leiden van de vergaderingen;

• b.

  het handhaven van de orde;

• c.

  het naleven van dit reglement;

• d.

  het initiëren van evaluatiemomenten en het stimuleren van de verbetering van de werkwijze van de commissie.

1. De communicatieadviseur heeft als taak de commissie bij de uitoefening van zijn/haar taak van advies en ondersteuning te voorzien;

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de communicatieadviseur vervangen door een medewerker van de griffie.

1. De commissie heeft tot taak om communicatiebeleid van de gemeenteraad te ontwikkelen en te bestendigen. Ter invulling van deze taak behoort onder meer het bedenken en plannen van communicatieplannen en -campagnes;

2. Bij haar werkzaamheden betracht de commissie steeds alle fracties en het college evenredig te betrekken om hun inbreng te kunnen leveren. De commissie houdt dienaangaande de raad op de hoogte van het door haar verrichte werk;

3. Voortvloeiende uit haar taken kan de commissie raadsvoorstellen ter besluitvorming voorleggen aan de gemeenteraad.

1. De vergaderingen zijn niet openbaar. De verslagen van de vergaderingen zijn openbaar;

2. Voorafgaand aan het vergaderjaar wordt de jaarplanning van alle vergaderingen vastgesteld en gedurende het jaar wordt de planning bewaakt en waar nodig bijgestuurd;

3. De voorzitter roept de leden tenminste 7 dagen voor de vergadering schriftelijk op. De uitnodiging gaat gepaard met de vergaderagenda en onderliggende stukken;

4. De commissie kan alleen raadsvoorstellen uitvaardigen als tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. Bij het ontbreken van het vergaderquorum belegt de voorzitter een nieuwe vergadering. Bij het beleggen van een dusdanige vergadering is het vereiste, genoemd in eerste zin, niet van toepassing;

5. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Elk lid, inclusief de voorzitter, heeft 1 stem;

6. Bij het staken van de stemmen kunnen de voorzitter en de communicatieadviseur hun advies uitbrengen. Blijven de stemmen staken, is de stem van de voorzitter in dat geval doorslaggevend;

7. Het verslag en de afsprakenlijst wordt door de communicatieadviseur in de orde van de jaarplanning opgesteld en verzonden aan de raad;

8. Bij het begin van de volgende vergadering worden het verslag en de afsprakenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

1. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement commissie raadscommunicatie gemeente Meerssen 2024”;

2. Dit reglement treedt in werking op 1 augustus 2024 met inachtneming van moment van bekendmaking en publicatie.