Reglement adviescommissie Haags Klimaatberaad Den Haag 2024

Toelichting

In navolging van het coalitieakkoord “Haags Akkoord 2023-2026” (RIS16672) en het “Haags klimaatakkoord” (RIS318580) stelt de gemeente Den Haag een permanente adviescommissie, hierna te noemen Haags Klimaatberaad, in. Doel is het verkrijgen van meer inzicht in de verschillende perspectieven die in de stad leven en worden ervaren, met betrekking tot de gevolgen van klimaatverandering op de leefomgeving in Den Haag. Hiermee samenhangend geeft het Haags Klimaatberaad gevraagd en ongevraagd advies over klimaat gerelateerde thema’s en beleid, en ziet het Klimaatberaad toe op de voortgang van de uitvoering van het Haags Klimaatakkoord. De taken van het Haags Klimaatberaad, de reikwijdte hiervan en andere afspraken zijn vastgelegd in dit reglement. Het instellen van het Haags Klimaatberaad en het aanstellen van de leden vindt plaats via een separaat besluit.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; 

besluit vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie Haags Klimaatberaad 2024:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen 

In dit reglement wordt verstaan onder: 

Artikel 2. Taken 

• 1.

  De adviescommissie heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd te adviseren over bestaand en nieuw te ontwikkelen beleid op het gebied van klimaat, de evaluatie van dit beleid en over de effecten van klimaatverandering op Den Haag en de inwoners van de stad. 

• 2.

  De adviescommissie heeft tot taak om te monitoren op de voortgang van de klimaatdeals uit het Haags klimaatakkoord (RIS318580) uit 2024, en kansen te herkennen voor thema’s en samenwerkingspartners die nog niet zijn aangesloten op het Haags klimaatakkoord in relatie tot verdere uitbreiding van het Haags Klimaatakkoord.  

• 3.

  De adviezen zijn openbaar en niet bindend. 

• 4.

  De invulling en frequentie van de adviezen zal in gezamenlijkheid worden bepaald door de leden en de voorzitter na de instelling van de adviescommissie.

Artikel 3. Samenstelling, benoeming en aftreding Haagse Klimaatberaad 

• 1.

  De adviescommissie bestaat uit commissieleden met affiniteit, ervaringsdeskundigheid en/of expertise met betrekking tot het thema klimaat en klimaatverandering. 

• 2.

  Leden van de adviescommissie worden geworven door openstelling van een vacature door het college.

• 3.

  Leden van de adviescommissie communiceren helder en stellen zich initiatiefrijk en onafhankelijk op. 

• 4.

  De adviescommissie bestaat uit minimaal dertien leden en maximaal zeventien leden, waaronder een voorzitter. 

• 5.

  Binnen de adviescommissie is brede klimaat gerelateerde (ervarings)expertise aanwezig, aangevuld met onderwerpen als: wetenschappelijke ontwikkelingen, inwonersperspectieven, ondernemersperspectieven en inzichten in het sociaal-maatschappelijk veld. 

• 6.

  Binnen de adviescommissie is voldoende kennis aanwezig ten aanzien van onder andere de volgende gebieden: 

  a. energietransitie; 

  b. duurzame mobiliteit;

  c. duurzame leefomgeving; 

  d. circulaire economie. 

• 7.

  De leden van de adviescommissie nemen deel op persoonlijke titel en vertegenwoordigen niet de belangen van de organisaties waarvoor zij actief zijn.

• 8.

  Leden van de adviescommissie worden door het college voor een periode van twee jaar benoemd. 

• 9.

  Het college kan een lid voor maximaal één periode herbenoemen. 

• 10.

  Een nieuw lid, een nieuwe voorzitter en een nieuwe plaatsvervangend voorzitter van de adviescommissie worden door het college benoemd op voordracht van de overige leden van de adviescommissie. 

• 11.

  Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad, raadscommissies en het college van de gemeente Den Haag, alsook een dienstverband bij de gemeente Den Haag.

• 12.

  De leden van de adviescommissie treden af in een door de adviescommissie vooraf opgesteld rooster. Een lid is na aftreden meteen benoembaar voor een eventuele tweede termijn. 

• 13.

  Een lid van de adviescommissie kan te allen tijde om ontslag vragen. Het lid meldt dit schriftelijk aan het college. 

• 14.

  Het college kan een lid tussentijds gemotiveerd uit de functie ontslaan. 

• 15.

  Een lid van de adviescommissie blijft na aftreden in functie totdat deze persoon is herbenoemd, dan wel een nieuw lid is benoemd. 

• 16.

  De benoeming van een lid ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen geschiedt binnen drie maanden na het ontstaan van een vacature. 

• 17.

  Een tussentijds benoemd lid treedt af op het tijdstip waarop diens voorganger zou zijn afgetreden. 

Artikel 4. Integriteit en geheimhouding 

• 1.

  Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult de taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze. 

• 2.

  Een commissielid meldt bestaande en aankomende functies en nevenfuncties schriftelijk bij het college.

• 3.

  Een commissielid behandelt de hem toegezonden stukken als vertrouwelijk. 

• 4.

  Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat ter vergadering is besproken. 

• 5.

  Commissieleden die worden benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijzen de vraagsteller naar de ambtelijk secretaris. 

• 6.

  Commissieleden nemen geen schenkingen aan en bedingen deze niet voor zichzelf of hun naasten.

• 7.

  Bij functionele of persoonlijke belangen wordt een expliciete afweging gemaakt door de voorzitter, of, indien het de voorzitter betreft, de vicevoorzitter, in overleg met het secretariaat en het college, of en onder welke voorwaarden het desbetreffende commissielid kan deelnemen aan de adviescommissie

Artikel 5. Voorzitter en ambtelijk secretaris 

• 1.

  De leden van de adviescommissie wijzen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2.

  De ambtelijk secretaris wordt aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Haag. 

• 3.

  De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviescommissie en heeft geen stemrecht, maar neemt wel deel aan de vergaderingen. 

Artikel 6. Taken voorzitter en ambtelijk secretaris 

• 1.

  Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer: 

  a. het vaststellen van de agenda, in overleg met de ambtelijk secretaris; 

  b. het bepalen van dag en tijdstip van de vergadering; 

  c. het leiden van de vergadering; 

  d. het peilen van meningen binnen de adviescommissie en vaststellen dat een besluit is genomen; 

  e. het tekenen van de adviezen die van de adviescommissie uitgaan; 

  f. het naar buiten toe fungeren als gezicht en aanspreekpunt van de adviescommissie, bijvoorbeeld in contactmomenten met het college en/of externe partijen. 

• 2.

  Tot de taken van de ambtelijk secretaris behoren onder meer: 

  a. het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de adviescommissie; 

  b. het mede opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden; 

  c. het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie; 

  d. het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het conceptverslag en de besluitenlijst; 

  e. het op verzoek van de adviescommissie opstellen van het conceptadvies voor het college, dan wel ondersteunen hierbij; 

  f. het zo spoedig mogelijk schriftelijk aanbieden van een advies van de adviescommissie aan het college; 

  g. het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies.

Artikel 7. Taken leden 

Tot de taken van de commissieleden behoren: 

• a. de voorbereiding van schriftelijke adviezen betreffende klimaat gerelateerde beleidsplannen en de opzet van beleidsevaluaties aan het college; 

  b. mondeling overleg op ambtelijk niveau in de fase van klimaat gerelateerde beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en evaluatie van het beleid; 

  c. het inbrengen van vraagstukken in bijeenkomsten van de adviescommissie waarop advies kan worden gegeven aan het college; 

  d. het herkennen van kansen en risico’s ten aanzien van de uitvoering, en eventuele uitbreiding, van het Haags Klimaatakkoord, en andere thema’s.

Artikel 8. Vergoedingen 

• 1.

  Elk lid van de adviescommissie ontvangt een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen overeenkomstig de Verordening geldelijke vergoedingen commissieleden niet zijnde raadsleden, conform hoogste tarief C. 

• 2.

  De aanwezigheid van een lid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst. 

• 3.

  De leden declareren deze vergoeding bij de ambtelijk secretaris. 

Artikel 9. Wijze van advisering 

• 1.

  De adviescommissie adviseert het college schriftelijk gevraagd en ongevraagd met betrekking tot de in artikel 2.1 genoemde onderwerpen. 

• 2.

  Voorafgaand aan het uitbrengen van het advies aan het college zorgt de ambtelijk secretaris voor een marginale toets op juridische en financiële aspecten, betrekking hebbende op de haalbaarheid en de uitvoering van het advies. 

Artikel 10. Vergaderorde en advies 

• 1.

  Ieder lid heeft het recht schriftelijke voorstellen te doen, welke bij de voorzitter of ambtelijk secretaris worden ingediend. De voorstellen worden door de voorzitter geagendeerd en meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering, waarin over de voorstellen wordt besloten. 

• 2.

  Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht. 

• 3.

  De adviescommissie kan in overleg met de ambtelijk secretaris derden uitnodigen de vergadering (deels) bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht, toelichting of advies. 

• 4.

  De adviescommissie komt minimaal 3 keer en maximaal 6 keer per jaar bij elkaar. 

• 5.

  De vergaderingen van de adviescommissie zijn in beginsel besloten, maar kunnen op besluit van de adviescommissie worden bijgewoond door collegeleden, ambtenaren of andere derden. 

• 6.

  Een advies van de adviescommissie is openbaar. Hiervan wordt afgeweken, wanneer in een adviesaanvraag door het college nadrukkelijk om een niet openbaar advies is gevraagd. 

Artikel 11. Besluitvorming 

• 1.

  Stemming over adviezen van de adviescommissie vindt alleen plaats als ten minste de helft van de leden en de (plaatsvervangend)voorzitter aanwezig zijn. De aanwezigheid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst.

• 2.

  Om een advies van de adviescommissie vast te stellen, is een gekwalificeerde meerderheid van de stemmen nodig.

• 3.

  Minderheidsstandpunten kunnen op verzoek van de betreffende leden toegevoegd worden aan de besluitenlijst of aan het advies aan het college

• 4.

  Alleen de leden van de adviescommissie hebben stemrecht. 

Artikel 12. Onvoorziene zaken

Het college voorziet in alle zaken waarin dit reglement niet voorziet.

Artikel 13. Wijziging of intrekking van dit reglement 

Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie gehoord door het college. 

Artikel 14. Slotartikelen 

• 1.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na datum van publicatie in het Gemeenteblad. 

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie Haags klimaatberaad Den Haag 2024. 

Den Haag, 2 juli 2024

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de burgemeester,

Jan van Zanen