Organisatieregeling provincie Zuid-Holland (Organisatieregeling provincie Zuid-Holland)

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Ambtelijke apparaat: alle ambtenaren in dienst van de provincie, met uitzondering van de ambtenaren die werkzaam zijn ten behoeve van Provinciale Staten.

• b. Bedrijfsvoering: alle activiteiten ten behoeve van het besturen, beheren en onderhouden van werkprocessen, gericht op het effectief en efficiënt tot stand brengen van diensten en producten ten behoeve van het provinciebestuur; daarbij gaat het om het verkrijgen, ordenen en vastleggen van gegevens over de doelen van de processen, de inzet van mensen en middelen, het financieel beheer en het afleggen van verantwoording.

• c. Stafafdeling Bedrijfsvoering, Control en Advies: de stafeenheid die zorg draagt voor de ondersteuning van een directie op het gebied van personeel, organisatie, informatie, financiën, automatisering, communicatie en facilitaire – en juridische zaken.

• d. Bureau ondersteuning: de stafeenheid die zorg draagt voor de ondersteuning van een dienst op het gebied van personeel, organisatie, informatie, financiën, automatisering, communicatie en facilitaire en juridische zaken.

• e. Commissaris van de Koningin: de Commissaris van de Koningin in zijn functie als voorzitter van Gedeputeerde Staten en als rijksorgaan.

• f. Concernplan: een door het Directieteam jaarlijks op te stellen plan waarin de directieoverstijgende activiteiten worden vastgelegd, alsmede de bedrijfsmatige aspecten die nodig zijn voor een integrale uitvoering van beleid. Het concernplan geeft de stuurinformatie voor provinciesecretaris en het directieteam.

• g. Directieplan: in het directieplan worden jaarlijks de programma’s zoals benoemd in de programmabegroting uitgewerkt en vertaald naar productgroepen.

• h. Dienstplan: in het dienstplan worden jaarlijks de programma’s zoals benoemd in de programmabegroting uitgewerkt en vertaald naar productgroepen.

• i. Integraal management: de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid van de leidinggevende op alle gebieden die invloed hebben op het product of de dienstverlening van zijn of haar organisatieonderdeel, binnen de kaders die hiervoor door hoger management of Gedeputeerde Staten zijn vastgesteld.

• j. Jaarstukken: bestaan tenminste uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag omvat tenminste de programmaverantwoording en de paragrafen. De jaarrekening bestaat uit de programmarekening en de toelichting en de balans met toelichting.

• k. Meerjarenraming: de door Provinciale Staten vast te stellen raming, waarin de financiële consequenties van het beleid zijn doorgerekend en inzichtelijk gemaakt; volgens artikel 22 van Besluit Begroting en Verantwoording bevat de meerjarenraming een raming van de financiële gevolgen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar, waaronder de baten en lasten van het bestaande en het nieuwe beleid dat in de programma’s is opgenomen.

• l. Productenraming: uitwerking van door Provinciale Staten vastgestelde programma’s in producten, de geraamde baten, lasten en saldo per product en de relatie tussen producten en programma’s teneinde de kosten per product dan wel per programma te kunnen presenteren; een overzicht van kapitaallasten binnen de productenraming wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld.

• m. Productenrealisatie: de verantwoording van de uitvoering van de productenraming, de gerealiseerde baten en lasten en het saldo per product, waarbij wordt aangegeven welke de financiële resultaten van het afgelopen boekjaar zijn; de toelichting op de productenrealisatie bestaat tenminste uit een overzicht van kapitaallasten, een lijst van verbonden partijen en een toelichting op onderhanden werk inzake grondexploitatie.

• n. Begroting: bestaat tenminste uit de beleidsbegroting en de financiële begroting. De beleidsbegroting omvat tenminste het programmaplan en de paragrafen. De financiële begroting bestaat tenminste uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting, benevens de uiteenzetting van de financiële positie en toelichting.

• o. Provinciesecretaris: de secretaris, zoals bedoeld in artikel 99 van de Provinciewet.

• p. Rapportage: het per kwartaal verantwoorden van de uitvoering van de onderdelen van de productenraming op concern-, directie-, dienst-, afdelingsniveau, waarbij wordt aangegeven wat de beleidsmatige en financiële resultaten van het afgelopen kwartaal zijn. Tevens wordt de eventuele bijsturing van middeleninzet en beleidsactiviteiten vermeld die nodig zijn om in het resterende deel van het jaar de doelstellingen te bereiken.

Artikel 2 Provinciesecretaris

1. De provinciesecretaris draagt als algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor het ambtelijk apparaat en is tevens eerste adviseur van het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin, alsmede bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden2. De provinciesecretaris staat het college van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin in de uitoefening van hun taken terzijde.3. De provinciesecretaris als algemeen directeur en het directieteam als geheel worden terzijde gestaan door het bureau Ondersteuning GS/DT.4. Bij verhindering of ontstentenis van de provinciesecretaris, wordt diens ambt waargenomen door de ambtenaren, daartoe aangewezen door het college van Gedeputeerde Staten.

Artikel 3 Ambtelijk apparaat

1. Het ambtelijk apparaat draagt zorg voor de ondersteuning van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin bij de uitoefening van hun taken.2. Het ambtelijk apparaat is onderverdeeld in een drietal beleidsdirecties, t.w. de directie Groen, Water en Milieu, de directie Ruimte en Mobiliteit en de directie Maatschappij en Bestuur en een stafdirectie Concernzaken. 3. Onderscheiden worden verder de volgende diensten en overige organisatieonderdelen:

• - de Facilitaire Dienst;

• - de dienst Groenservice Zuid-Holland;

• - de dienst Beheer Infrastructuur;

• - de dienst Muskusrattenbestrijding;

• - het bureau Ondersteuning DT en GS;

• - de eenheid Audit en Advies;

• - overige eenheden belast met een specifieke taak en met een al dan niet tijdelijk karakter.

Artikel 4 Directie en verdere geleding

1. De beleidsdirecties zijn organisatorische eenheden welke primair zijn belast met beleidsvormende werkzaamheden op een aantal samenhangende beleidsvelden. 2. De directie Concernzaken is als stafdirectie belast met concerncontrolling, alsmede met beleidsvorming, kaderstelling, toetsing en advisering inzake het middelenbeleid en de bedrijfsvoering ten behoeve van de gehele organisatie.3. Elke directie is samengesteld uit tenminste twee afdelingen, een stafafdeling Bedrijfsvoering, Control en Advies en eventuele overige eenheden.4. Een afdeling, zoals bedoeld in het derde lid, is een organisatorische eenheid, die primair belast is met de beleidsvoorbereiding en -realisering op een of meer beleidsvelden.5. Aan het hoofd van een afdeling staat een afdelingshoofd dat integraal verantwoordelijk is voor de aan de afdeling opgedragen taken en het budgetbeheer.6. De directeur van een directie kan de afdelin¬gen, zoals bedoeld in het derde lid, nader onderverdelen in bureaus, in dat geval telt een afdeling tenminste twee bureaus.7. Aan het hoofd van een bureau staat een bureauhoofd dat integraal verantwoordelijk is voor de aan het bureau opgedragen taken, met in begrip van het budgetbeheer.8. Bij nadere regeling over financieel beheer, door het Directieteam vast te stellen, kan een directeur besluiten de verantwoordelijkheid van een bureauhoofd voor het budgetbeheer te beperken.9. Over de instelling of opheffing van een directie beslissen Gedeputeerde Staten, gehoord het Directieteam.10. Over de instelling of opheffing van een afdeling of bureau beslist de directeur namens Gedeputeerde Staten, gehoord het Directieteam.11.De bevoegdheid tot instellen van een bureau, niet deel uitmakend van een afdeling of directie, berust namens Gedeputeerde Staten bij de provinciesecretaris.

Artikel 5 Directeur

1. Aan het hoofd van een directie staat een directeur die eindverantwoordelijkheid draagt voor de beleidsvoorbereiding, -realisering en middeleninzet ten aanzien van de taken van de directie en is tevens eerste adviseur van de portefeuillehouders . De directeur wordt door het college van Gedeputeerde Staten benoemd, op voordracht van de provinciesecretaris.2. De directeur is als integraal manager eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het directieplan.3. De bevoegdheid tot het instellen en opheffen van samenwerkingsvormen als projecten en programma’s berust bij de directeur; de directeur bepaalt de plaats in de organisatie waar projecten en programma’s worden gepositioneerd.4.De directeur wijst projectleiders en programmamanagers aan. De budgetverantwoordelijkheid van de projectleider of programmamanager wordt door de directeur vastgelegd in het projectplan of programmaplan.5. Bij elke directie kan een adjunct-directeur worden aangesteld, welke kan worden belast met een aantal taken van de directeur, onverlet de eindverantwoordelijkheid van de directeur. 6. Het in lid 5 gestelde laat onverlet de onderlinge vervangingsregeling tussen de directeuren inzake de bevoegdheid om voorstellen aan Gedeputeerde Staten door te geleiden.7. De adjunct-directeur kan bij afwezigheid van de directeur als diens plaatsvervanger optreden.8. De directeur stelt een managementteam in. 9. De directeur van een directie wijst een directiecontroller aan.

Artikel 6 Concerncontrol

1.De directeur van de directie Concernzaken is tevens concerncontroller. 2. De concerncontroller geeft de directie - en dienstcontrollers aanwijzigingen omtrent de toepassing van het planning- en controlinstrumentarium en de inrichting van de bedrijfsvoering van de directie of dienst.3. De concerncontroller rapporteert aan de provinciesecretaris over die toepassing.4. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden inzake concerncontrol zullen door het Directieteam nader worden vastgesteld.

Artikel 7 Eenheid Audit en Advies

1. De eenheid Audit en Advies ressorteert rechtstreeks onder de provinciesecretaris.2. De eenheid Audit en Advies is in opdracht van resp. de Audit Commissie, de Commissaris van de Koningin, de provinciesecretaris en het Directieteam belast met:

• - het uitvoeren van periodieke doelmatigheidsonderzoeken, zoals bedoeld in artikel 217a van de Provinciewet;

• - het coördineren van doeltreffendheidonderzoeken zoals bedoeld in artikel 217a van de Provinciewet;

• - het uitvoeren van rechtmatigheidonderzoeken

• - het verrichten van overige onderzoeken die uit het oogpunt van interne controle wenselijke worden geacht;

• - het adviseren over het ontwerp, de uitvoering en de beheersing van bedrijfsprocessen, inclusief de daarbij behorende Administratieve Organisatie en Interne Controle.

3. De Eenheid Audit en Advies toetst de werking van de controlfunctie ten aanzien van de directie Concernzaken en rapporteert hierover rechtstreeks aan de provinciesecretaris.

Artikel 8 Directieteam

1. Er is een Directieteam bestaande uit de algemeen directeur, tevens zijnde voorzitter en de directeuren van de directies, zoals bedoeld in artikel 3, lid 2. Het Directieteam wordt bijgestaan door het bureau ondersteuning GS/DT.2. Het directieteam adviseert Gedeputeerde Staten gevraagd en ongevraagd over strategische, beleidsinhoudelijke en uitvoeringsaangelegenheden; daartoe is een protocol opgesteld.3. Het Directieteam bevordert door middel van coördinatie, afstemming en voortgangsbewaking een integrale, doelmatige en doeltreffende beleidsadvisering en -realisering.4. Het Directieteam is, binnen de kaders die worden gesteld door Gedeputeerde Staten, verantwoordelijk voor de totstandkoming van een integraal beleid op het gebied van personeel, organisatie, informatie, financiën, communicatie en facilitaire zaken en de realisering daarvan.5.Het Directieteam is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de ambtelijke producten en bewaakt en stuurt daartoe de integrale beleidsvoorbereiding en -uitvoering.6. Het Directieteam waarborgt de continuïteit en het functioneren van de organisatie.7. Het Directieteam kan overlegorganen instellen en opheffen, dan wel personen aanwijzen, die het directieteam bij de uitoefening van zijn taken terzijde staan. Aan deze organen en personen kunnen uitsluitend adviserende bevoegdheden worden toegekend.8. De provinciesecretaris wijst voor elke dienst genoemd in artikel 3, gehoord het Directieteam, één van de leden van het Directieteam aan als verantwoordelijke voor de desbetreffende dienst. De verantwoordelijk directeur stelt in eerste aanleg het dienstplan vast en ziet toe op de uitvoering van het plan. Mede op grond van de rapportages van de directeur van de dienst en na overleg kan de verantwoordelijk directeur correcties in het plan aanbrengen.9. Er is sprake van horizontale vervanging binnen het Directieteam waar het gaat om het doorgeleiden van voorstellen aan het college van Gedeputeerde Staten. 10. Het Directieteam kan na overleg tussen de provinciesecretaris en voorzitter van Provinciale Staten, de staten adviseren over majeure onderwerpen die betrekking hebben op de strategische positie van de provincie.

Artikel 9 Dienst en verdere geleding

1. Een dienst is een organisatorische eenheid welke is belast met uitvoerende werkzaamheden op een of meerdere samenhangende taakvelden of, voor wat betreft de dienst Groenservice Zuid-Holland, belast met de uitvoering van dienstverleningsovereenkomsten tussen het provinciaal bestuur en derden op een of meerdere samenhangende taakvelden. 2. Een dienst kan zijn onderverdeeld in een aantal afdelingen en heeft, voor zover dat nodig wordt geacht, een bureau Ondersteuning.3. Een afdeling, als bedoeld in het tweede lid, is een organisatorische eenheid, welke belast is met een onderdeel van de uitvoering op het taakveld van de dienst.4. Aan het hoofd van een afdeling staat een afdelingshoofd dat integraal verantwoordelijk is voor de aan de afdeling opgedragen taken.5. De directeur van een dienst kan de afdelingen, zoals bedoeld in het tweede lid, nader onderverdelen in bureaus, in dat geval telt een afdeling ten minste twee bureaus.6. Aan het hoofd van een bureau staat een bureauhoofd dat integraal verantwoordelijk is voor de aan het bureau opgedragen taken, met in begrip van het budgetbeheer.7. Bij nadere regeling over financieel beheer, door het Directieteam vast te stellen, kan een directeur besluiten, gehoord de directiecontroller, de verantwoordelijkheid van een bureauhoofd voor het budgetbeheer te beperken.8. Over voorstellen aangaande de instelling of opheffing van een dienst beslissen Gedeputeerde Staten, gehoord het Directieteam.9. Over voorstellen aangaande de instelling of opheffing van een afdeling, bureau of sectie beslist de directeur namens Gedeputeerde Staten, na overleg met de directeur zoals bedoeld in artikel 8, lid 8.

Artikel 10 Directeur van een dienst

1.Aan het hoofd van een dienst staat een directeur die met in achtneming van het gestelde in artikel 8, lid 8 eindverantwoordelijkheid draagt voor de beleidsvoorbereiding, -realisering en middeleninzet ten aanzien van de taken van de dienst.2. De directeur is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het dienstplan en de dienstverleningsovereenkomsten met derden. 3. De bevoegdheid tot het instellen en opheffen van samenwerkingsvormen als projecten en programma’s berust bij de directeur, gehoord de directeur als bedoeld in artikel 8, lid 8; de directeur bepaalt de plaats in de organisatie waar projecten en programma’s worden gepositioneerd.4. De dienstdirecteur wijst projectleiders en programmamanagers aan. 5. De directeur van een dienst rapporteert over de uitvoering van het dienstplan en de dienstverleningsovereenkomsten met derden aan het lid van het directieteam als bedoeld in het achtste lid van artikel 8.6. De directeur van de directie zoals bedoeld in artikel 8, lid 8 is woordvoerder namens de dienst in het Directieteam en is als zodanig degene die voorstellen van de dienst die de instemming van het Directieteam behoeven toelicht en verdedigt. 7. De directeur van een dienst stelt een Managementteam in.8. De directeur van een dienst wijst een dienstcontroller aan.

Artikel 11 Verantwoordelijkheid

1. Het Directieteam is verantwoordelijk voor de totstandkoming en uitvoering van het concernplan.2. De directeuren van directies en de directeuren van diensten zijn volgens de principes van integraal management verantwoordelijk voor de uitvoering van hun directieplan, resp. dienstplan en de daarmee samenhangende productraming en zijn verantwoordelijk voor de opstelling van de rapportages van de onder hen ressorterende organisatieonderdelen.3. De hoofden van de afdelingen zijn volgens de principes van integraal management verantwoordelijk voor de uitvoering van hun afdelingsplan en de daarmee samenhangende productraming, ten aanzien waarvan zij zijn aangewezen als budgetbeheerder en voor de opstelling van een afdelingsrapportage.4. De kaders waar binnen de integrale management verantwoordelijkheid van directeuren gestalte krijgt, worden bij besluit van Gedeputeerde Staten nader geregeld.

Artikel 12 Instrumenten en proces

1. Het Directieteam is verantwoordelijk voor de tot standkoming, vaststelling en implementatie van het jaarlijkse concernplan; de productenramingen zijn de verantwoordelijkheid van de respectievelijke directeuren en stellen daartoe jaarlijks een directie respectievelijk dienstplan op. Deze plannen zijn de basis voor planmachtiging, die wordt verleend door Gedeputeerde Staten.2. De uitgangspunten voor het concernplan worden door het Directieteam vastgesteld. Aan de hand daar van wordt het ontwerp-Concernplan opgesteld dat mede kaderstellend is voor het opstellen van de directie-, dienst- en afdelingsplannen. 3. Directie- en dienstplannen worden door het Directieteam vastgesteld.4. Op basis van het directie- of dienstplan stelt de directeur jaarlijks voor elke afdeling een afdelingsplan vast.5. Op afdelingsniveau wordt per kwartaal door middel van een rapportage aan de directeur verantwoording afgelegd over de uitvoering van het afdelingsplan.6. De directeur stelt per kwartaal ten behoeve van het Directieteam een in het jaar voortschrijdende directie- respectievelijk dienstrapportage op, op basis van de afdelingsrapportages binnen zijn directie respectievelijk dienst;7. Het Directieteam rapporteert driemaal per jaar aan Gedeputeerde Staten over de uitvoering van de onderdelen van de productenraming.8. De rapportages, zoals bedoeld in het zevende lid vinden op zodanige wijze plaats dat deze kunnen dienen als basis voor de periodieke voortgangsrapportages aan Provinciale Staten over de uitvoering van de begroting.9. De rapportage, zoals bedoeld in het achtste lid, vindt één maal per jaar plaats in de vorm van een concernjaarverslag en directiejaarverslagen als input voor de productenrealisatie.10. Aanvullend op de productenraming en de productenrealisatie leveren Directieteam en directies zodanige informatie dat de meerjarenraming, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening ten behoeve van Provinciale Staten kunnen worden opgesteld.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling provincie Zuid-Holland’.