Beleidsregel van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht van 25 juni 2024 (UTSP-1946092085-15) houdende regels over de verstrekking van exploitatiesubsidies (Beleidsregel exploitatiesubsidies)

Paragraaf 1 Bereik en inwerkingtreding

Artikel 1 Toepassingsbereik

De beleidsregel exploitatiesubsidies is van toepassing op alle exploitatiesubsidies die vallen onder het toepassingsbereik van de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 2022 (AsvpU) en in andere gevallen waarin (delen van) deze verordening van toepassing zijn verklaard. De beleidsregel is niet van toepassing in zoverre toepassing van de beleidsregel in strijd is met een verordening of andere hogere regelgeving. Daarnaast kan van de beleidsregel worden afgeweken voor zover deze niet verenigbaar is met een afgesloten samenwerkingsovereenkomst of een specifieke en gangbare landelijke systematiek voor de berekening van subsidiabele kosten.

Artikel 2 Definitie exploitatiesubsidie

Een exploitatiesubsidie is een subsidie die bijdraagt aan de instandhouding van een organisatie en wordt verstrekt voor het uitvoeren van de reguliere activiteiten van een aanvrager waar de provincie al dan niet voor kortere of langere termijn een partnerschap mee aangaat. De reden hiervoor is dat deze aanvragers uitvoeringskennis en continuïteit garanderen op provinciale beleidsterreinen waar onvoldoende kansen liggen voor marktpartijen, of anderszins kunnen worden aangemerkt als uitvoerders van vastgesteld provinciaal beleid.

Reguliere activiteiten zijn activiteiten die doorlopend en voor onbepaalde tijd worden uitgevoerd en betreffen minimaal één van de structurele kerntaken van de aanvrager.

Exploitatiesubsidies worden verstrekt op basis van een begrotingsgrondslag zoals vastgesteld door Provinciale Staten, veelal in combinatie met nader vastgesteld beleid door GS. Hierbij behoudt de provincie zich het recht voor om te bepalen op welke wijze exploitatiesubsidies kunnen worden aangevraagd, voor welke activiteiten de exploitatiesubsidie kan worden aangevraagd en aan welke organisaties de exploitatiesubsidie met inachtneming van de geldende kaders wordt toegewezen.

Ook is het mogelijk dat subsidie voor reguliere activiteiten worden verstrekt op basis van een subsidieregeling waarbij dan aan de vereisten van die subsidieregeling moet worden voldaan.

Paragraaf 2 Aanvraag, subsidieverstrekking en voorschotten

Artikel 3 De aanvraagperiode

Een exploitatiesubsidie kan worden verstrekt voor de duur van maximaal zes jaar. Het relevante beleidsdomein bepaalt voor welke periode exploitatiesubsidie kan worden aangevraagd.

Artikel 4 Wijze van aanvragen

Voor de wijze van indienen van de aanvraag, wanneer deze moet worden ingediend en aan welke voorwaarden de aanvraag moet voldoen verstrekt het relevante beleidsdomein aanwijzingen met nadere richtlijnen aan de aanvrager. De aanvragen worden ingediend op geldende prijspeil in het jaar van aanvraag. Jaarlijks wordt door Provinciale Staten besloten welke indexeringspercentages gelden voor loon- en prijsontwikkelingen. De provincie zal bij de subsidieverlening ambtshalve de aangevraagde subsidies hierop aanpassen. Indien de exploitatiesubsidie voor het eerst verstrekt wordt, wordt voor het eerste subsidiejaar het aangevraagde subsidiebedrag niet geïndexeerd.

Artikel 5 Subsidieverstrekking

In een beschikking tot subsidieverlening beschrijft de provincie op basis van welke beleidsdoelstellingen de subsidie wordt verstrekt en aan welke kernactiviteiten de subsidie dient te worden besteed. Daarnaast worden Key Performance Indicators (KPI’s) opgenomen op basis waarvan de voortgang en doeltreffendheid van die activiteiten kan worden gevolgd. Verder wordt vermeld aan welke subsidieverplichtingen moet worden voldaan. Verplichtingen ter bevordering van duurzaamheid en circulariteit kunnen hiervan deel uitmaken voor zover deze betrekking hebben op de wijze waarop of de middelen waarmee de gesubsidieerde activiteit wordt verricht. De grondslag hiervoor wordt opgenomen in de AsvpU 2022. Verder kan de provincie de aanvrager verzoeken aan te geven op welke wijze zij invulling geeft aan de Governance, aan de Code Diversiteit en Inclusie en aan de Fair Practice Code.

Voorschotritme van de subsidie wordt in de subsidiebeschikking bepaald en sluit zoveel mogelijk aan op het bestedingsritme. Subsidie kan alleen worden verstrekt als voldaan wordt aan de geldende staatssteunregels.

Paragraaf 3 Subsidiabele kosten exploitatiesubsidies

Artikel 6 In aanmerking komende kosten

Voor exploitatiesubsidie komen de redelijk gemaakte kosten door de aanvrager in aanmerking die verbonden zijn met de uitvoering van de subsidiabele activiteit.

Met redelijke kosten worden de kosten bedoeld die in redelijke verhouding staan tot de subsidiabele activiteit.

Met verbonden kosten worden bedoeld de kosten voor goederen, diensten of inzet van eigen personeel die gedurende de exploitatieperiode worden ingezet voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten.

De subsidiabele kosten worden berekend op basis van een voor de subsidieontvanger gebruikelijke en controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en die de subsidieontvanger stelselmatig toepast.

Organisaties die voor de raming van de exploitatiekosten gebruik maken van (gemiddelde) vaste uurtarieven, kunnen deze uurtarieven tevens gebruiken voor aanvragen voor projectsubsidies. Voorwaarde is dat de onderliggende toerekeningssystematiek die de basis vormt om tot deze tarieven te komen, zijn getoetst en akkoord bevonden volgens maatstaven van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland of de provincie Utrecht. De toetsing door de provincie vindt plaats aan de hand van een document met nadere richtlijnen waarin is opgenomen wat de basisvoorwaarden voor een (gemiddeld) vast uurtarief zijn en welke vragen door de aanvrager moeten worden beantwoord.

In de administratie worden de baten en lasten met betrekking tot de exploitatiesubsidie gescheiden van de andere activiteiten.

Artikel 7 Personeel in loondienst

Voor inzet eigen personeel wordt de geldende CAO aangehouden voor lonen en werkbare uren en wanneer niet van toepassing volgens een door de provincie Utrecht te bepalen vergelijkbare CAO.

Artikel 8 Kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen

De kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen worden berekend op basis van aanschafprijzen.

Artikel 9 Kosten inhuur

De geldende, maximale subsidiabele bijdrage in het uurtarief excl. BTW bij inhuur derden staat vermeld op de provinciale website en wordt jaarlijks aangepast op de door Provinciale Staten vastgestelde indexering voor prijsontwikkeling. In bijzondere gevallen kan een hoger tarief dan het gestelde maximum subsidiabel zijn. In die gevallen moet daarover expliciet worden beslist.

De opgegeven kosten voor inhuur derden worden tevens op redelijkheid getoetst aan de hand van de thans geldende Prijzen en Tarievengids voor ZZP-ers. In deze gids wordt afhankelijk van de ervaring per functie een bandbreedte aangegeven voor minimale en maximale tarieven.

Artikel 10 Niet subsidiabele kosten exploitatiesubsidies

De volgende kosten worden geacht in ieder geval niet noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten en zijn in ieder geval niet subsidiabel:

• a.

  Bestuurlijke, fiscale of andere sancties en boetes;

• b.

  BTW als deze met de fiscus of via het BTW-compensatiefonds kan worden verrekend.

Paragraaf 4 Berekening subsidie

Artikel 11 Verrekening inkomsten

Bij het bepalen van de maximale hoogte van de subsidie wordt rekening gehouden met de inkomsten uit een subsidiabele activiteit op de volgende wijze:

Bij vaststelling op werkelijke kosten dient een onderbouwd overzicht geleverd te worden van de daadwerkelijk genoten inkomsten in relatie tot de gesubsidieerde activiteit. Voor de berekening van de vast te stellen subsidie dienen deze inkomsten in mindering te worden gebracht op de totale subsidiabele kosten.

Paragraaf 5 Voortgang, verantwoording en reserveringen

Artikel 12 Voortgang

In de subsidieaanvraag geeft de aanvrager aan op welke wijze de voortgang van de activiteiten en de financiële positie wordt gemonitord. In een bestuurlijke overleg tussen aanvrager en provincie wordt terug – en vooruitgeblikt en worden afspraken zo nodig aangepast. In het bestuurlijke overleg komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:

• a.

  Vorderingen betreffende afgesproken KPI’s;

• b.

  Eventuele wijzigingen in activiteiten en aanpak ingegeven door nieuwe eigen inzichten of naar aanleiding van input van het netwerk waarin een organisatie functioneert;

• c.

  Eventuele wijzigingen in de begroting en actuele financiële positie;

• d.

  In hoeverre aan het nakomen van de opgelegde verplichtingen voldaan wordt.

De provincie behoudt zich het recht voor om zelf opdracht te geven aan een externe partij om een evaluatie te doen naar de voortgang van activiteiten.

Paragraaf 6 Verlagen of beëindigen van de exploitatiesubsidie

Artikel 14 Verlagen of beëindigen van de exploitatiesubsidie

Op grond van artikel 4: 51 Awb kan de provincie wegens veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten besluiten om exploitatiesubsidies die voor 3 jaar of langer zijn verstrekt, te verlagen of te beëindigen. De provincie kondigt dit minimaal 6 maanden voor het verstrijken van de subsidietermijn aan bij de aanvrager. Exploitatiesubsidies die voor 1 of 2 jaar worden verstrekt kunnen zonder voorafgaande aankondiging worden beëindigd na het verstrijken van de in de verleningsbeschikking genoemde subsidietermijn.

Paragraaf 7 Slotbepalingen

Artikel 15 Intrekking

De beleidsregels subsidiabele kosten exploitatiesubsidies van 2 november 2021 (8232FEDA) en de Leidraad exploitatiesubsidies van 2 november 2021 (8232FEDE) worden ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking op met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin deze wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 juli 2024.

Artikel 17 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregel exploitatiesubsidies.