Gedragscode voor leden van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland (Gedragscode voor leden van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland)

Geldend van 17-04-2003 t/m heden

Intitulé

Gedragscode voor leden van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland (Gedragscode voor leden van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland)

Besluit van Provinciale Staten van Zuid-Holland van 16 april 2003, nr. 4, tot vaststelling van de Gedragscode voor leden van Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland (voordracht 5294)

Inleiding

Het doel van deze gedragscode is gedeputeerden een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. De code bevat regels zowel voor het bestuursorgaan in zijn geheel als voor gedeputeerden afzonderlijk.

De code refereert aan algemene wettelijk geldende regels en bevat ook regels die vooral bestuurlijke en politieke relevantie hebben. Gedeputeerden zijn op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden, kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie. Niet voor alle regels ligt een juridische verankering voor de hand. Naast deze code bestaan er voorschriften die in een wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fiscaliteit, fraude en valsheid in geschrifte. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen.

De code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd.

De code bestaat uit drie onderdelen. Deel I beschrijft een kader voor bestuurlijke integriteit. Dit kader vormt als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode. Deel II bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema’s wordt onderscheiden:

Deel III bevat een verwijzing naar de rechtspositieregeling voor gedeputeerden.

Deel I Kader voor bestuurlijke integriteit

Leden van Gedeputeerde Staten stellen bij hun handelen de kwaliteiten van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de provincie, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-gedeputeerden, Provinciale Staten, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie gedeputeerden hun functie vervullen.

Dit kader is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief.

Het handelen van een gedeputeerde is gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken.

Het handelen van een gedeputeerde heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Een gedeputeerde draagt er zorg voor dat bij zijn handelingen iedere vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden.

Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van een gedeputeerde wordt verwacht, is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijke vereiste.

Kennis en informatie waarover een gedeputeerde uit hoofde van zijn functie beschikt, worden door hem op zodanige wijze aangewend dat daarbij geen belangen van de provincie of derden worden geschaad.

Het handelen van een gedeputeerde is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Dit kader is de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze gedragscode getoetst kunnen worden.

Deel II Gedragscode bestuurlijke integriteit

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. Deze gedragscode verstaat onder:

  • - gedeputeerde: een lid van Gedeputeerde Staten;

  • - college: Gedeputeerde Staten;

  • - de provinciesecretaris: secretaris in de zin van artikel 97 van de Provinciewet.

2. De gedeputeerde ontvangt bij zijn aantreden een exemplaar van de code.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

1. Een gedeputeerde doet opgave van zijn directe belangen in ondernemingen en organisaties aan de provinciesecretaris.2. Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt een gedeputeerde (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.3. Een gedeputeerde die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de provincie, onthoudt zich van deelnameaan de discussie en besluitvorming over de betreffende opdracht.4. Een gedeputeerde neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

Artikel 3 Nevenfuncties

1. Een gedeputeerde vervult geen nevenfuncties waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van zijn ambt als gedeputeerde.2.Een gedeputeerde maakt bij zijn aantreden, en indien zich dat voordoet ook tussentijds, al zijn nevenfuncties openbaar waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is en doet hiervan opgave aan Provinciale Staten.3. De kosten die een gedeputeerde maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q.-nevenfunctie), worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.4. Een gedeputeerde meldt zijn voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie aan Provinciale Staten. 5. Een gedeputeerde geniet geen vergoedingen, in welke vorm dan ook, voor (ad hoc) werkzaamheden verricht in nevenfuncties die hij vervult uit hoofde van het ambt van gedeputeerde, ongeacht of die vergoedingen ten laste van de provincie komen of niet. Indien deze vergoedingen worden uitgekeerd, worden zij gestort in de provinciale kas.

Artikel 4 Informatie

1. Een gedeputeerde gaat zorgvuldig om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen vertrouwelijke informatie aan derden.2.Een gedeputeerde maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Artikel 5 Aannemen van geschenken

1. Geschenken en giften die een gedeputeerde uit hoofde van zijn functie ontvangt zijn eigendom van de provincie. Er wordt een provinciale bestemming voor gezocht.2. Indien een gedeputeerde geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan € 50,00 vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden. 3. Alle geschenken en giften dienen te worden gemeld bij de provinciesecretaris. Van alle meldingen wordt op de secretarie een registratie bijgehouden.

Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven

1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

  • - met de uitgave is het belang van de provincie gediend en

  • - de uitgave vloeit voort uit de functie.

3. Bij twijfel omtrent uitgaven wordt dit ter beslissing voorgelegd aan het college.

Artikel 7 Declaraties

1. Een gedeputeerde declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.3. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.4. Gemaakte kosten worden binnen twee maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.5. De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van gedeputeerden worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

Artikel 8 Creditcards

1. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regels voor rekening van de provincie komen.2. De provinciesecretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards.3. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.4. Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle voor rekening van de gedeputeerde blijken te moeten komen, wordt aan de gedeputeerde een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.

Artikel 9 Gebruik van provinciale voorzieningen

1. Aan een gedeputeerde kunnen van provinciewege voorzieningen worden verstrekt overeenkomstig het Rechtspositiebesluit gedeputeerden.2. Gebruik van provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.3. Een gedeputeerde kan voor zijn woon-werkverkeer en voor het vervoer in verband met de uitoefening van zijn ambt gebruikmaken van een dienstauto met chauffeur.

Artikel 10 Reizen buitenland

1. Een gedeputeerde die op kosten van de provincie het voornemen heeft een buitenlandse reis, uitgezonderd een bezoek aan het Huis der provincies te Brussel, te maken, heeft toestemming nodig van het college. Provinciale Staten worden van het besluit op de hoogte gesteld.2. Een gedeputeerde die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.3. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. 4. Van de reis wordt door de gedeputeerde een verslag opgesteld ten behoeve van het college. 5. Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een gedeputeerde is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de provincie daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfskosten komen voor rekening van de gedeputeerde.8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt besluitvorming plaats in het college.

Deel III Rechtspositie gedeputeerden

Voortvloeiend uit de artikelen 43 en 51 van de Provinciewet, is de materiële rechtspositie van de gedeputeerde neergelegd in het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, Staatsblad 1994, nr. 241 (en de wijzigingen daarna).

Dit rechtspositiebesluit regelt onder meer de volgende zaken c.q. vergoedingen:

  • - bezoldiging;

  • - vergoeding voor ambtskosten;

  • - tegemoetkoming in ziektekosten;

  • - reis- en verblijfskosten;

  • - tegemoetkoming in kosten voor kinderopvang;

  • - het beschikbaar stellen van computer- en communicatieapparatuur.

Waar nodig verwijst het rechtspositiebesluit naar de toepasselijke nadere wet- en regelgeving.

Ondertekening

Den Haag, 16 april 2003 Provinciale Staten van Zuid-Holland, J. FRANSSEN, voorzitter H. ENGELS-VAN NEIJEN, griffier