Nota waarderings- en afschrijvingsbeleid 2023 gemeente Assen

In de Financiële verordening 2023 staat in artikel 14 opgenomen dat het college eens in de vier jaar een Nota Waarderings- en afschrijvingsbeleid aan de raad aanbied. Deze

nota bevat de kaders waarlangs kan worden bepaald hoe binnen de gemeente dient te worden omgegaan

met de waardering van investeringen in activa en afschrijvingen. Deze nota betreft de uitwerking van deze regels en geeft nieuwe beleidskaders over de wijze waarop vaste activa wordt gewaardeerd en afgeschreven. Eens in de vier jaar zal de nota worden aangeboden aan de raad. Als wet- en regelgeving of omstandigheid dit vereist zal dit uiteraard eerder plaatsvinden.

De regels voor waardering en afschrijving zijn afgebakend binnen het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de meest relevante artikelen zijn opgenomen in bijlage 4. Belangrijke uitgangspunten hierin zijn dat het afschrijvingsbeleid resultaatonafhankelijk moet zijn en dat er een bestendige gedragslijn moet worden toegepast.

De belangrijkste ontwikkelingen voor een bijstelling zijn de stellige uitspraken commissie BBV. Met stellige uitspraken geeft de Commissie een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dit betekent dat verwacht wordt dat stellige uitspraken worden gevolgd. Als een gemeente toch een afwijkende interpretatie kiest (de gemeente is van oordeel dat in haar specifieke omstandigheden een andere lijn beter past en ook ‘BBV-proof’ is), dan moet zij dit expliciet motiveren en kenbaar maken bij de begroting en de jaarstukken. De stellige uitspraken zijn benoemd in bijlage 3. De samenvatting van een aantal uitgangspunten zijn benoemd in bijlage 2.

Bevoegdheid

Conform de financiële verordening is het college bevoegd regels op te stellen t.a.v. waardering en afschrijving van vaste activa en deze ter besluitvorming voor te leggen aan de raad.

Doel richtlijn

Het primaire doel van deze richtlijn is de vertaling van de eisen, welke zijn neergelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV)en de notitie Materiële vaste activa over de duurzame activa, naar de situatie binnen gemeente Assen. De richtlijn beoogt eveneens het aangeven van kaders voor een eenduidige wijze van omgang met, uit investeringen voortvloeiende, waarderingen van activa en afschrijvingen. Als conform de richtlijn wordt gehandeld zal een volledig en betrouwbaar beeld worden verkregen van de activa en het vermogen binnen de gemeente Assen op basis van wettelijk gestelde normen en additionele inzichten.

Als subdoelen kunnen worden genoemd:

• •

  Een getrouwe weergave krijgen van de vermogenspositie van de gemeente Assen;

• •

  Het op juiste wijze tot uitdrukking brengen van de waarde en de waardevermindering van activa;

• •

  Zorgen voor een gelijkmatige verdeling van lasten over huidige en toekomstige generaties;

• •

  Meerjaren inzicht in investeringen.

Vakjargon

Vanuit de materie welke ten grondslag ligt aan deze richtlijn, o.a. het BBV en aanvullende financiële regelgeving, is vaktechnisch taalgebruik onvermijdelijk. Voor nadere toelichting van regelmatig voorkomende begrippen wordt de lezer verwezen naar bijlage 1 - Definities.

Inwerkingtreding nota

Deze nota treedt in werking nadat de Nota Waarderings- en Afschrijvingsbeleid 2016, voor het laatst gewijzigd vastgesteld door de raad op 20-12-2018, is ingetrokken en met terugwerkende kracht op 1-1-2023.

De herziene Nota wordt aangehaald als “Nota Waarderings- en Afschrijvingsbeleid 2023”.

Activeren is een financiële term en betekent dat de waarde van een investering opgenomen wordt op de balans.

Investeringen moeten worden onderscheiden in:

• •

  Investeringen met een meerjarig economisch nut – deze moeten worden geactiveerd.

• •

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut – deze moeten met ingang vanaf begrotingsjaar 2017 net als economisch nut-investeringen verplicht worden geactiveerd. Voor de investeringen tot 2017 geldt nog een overgangstermijn.

1.1 Investeringen met economisch nut

Alle investeringen met een meerjarig economisch nut moeten worden geactiveerd. Uitzonderingen zijn kunstvoorwerpen met een cultuur - historische waarde, zoals schilderijen in bezit van musea, deze worden niet geactiveerd. Deze activa vervullen uitsluitend een publieke functie en geen beleggingsfunctie.

Investeringen hebben een economisch nut als ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Voorbeelden van activa met economisch nut zijn gebouwen, voertuigen, riolering, kunstgrasvelden, hardware en software.

1.2 Investeringen met maatschappelijk nut

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen tot en met begrotingsjaar 2016 worden geactiveerd, maar met ingang vanaf begrotingsjaar 2017 is dit verplicht. Het betreft investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte in het publieke belang (bijvoorbeeld water, wegen en pleinen). Hiermee wordt stelselmatigheid (een bestendige gedragslijn) bereikt.

1.3 Onderzoek en ontwikkeling

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief mogen alleen onder de volgende voorwaarden worden geactiveerd.

Indien:

• a.

  Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• b.

  De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c.

  Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en

• d.

  De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

De investering dient aan al de bovenvermelde voorwaarden te voldoen.

Conform BBV dient deze activering apart onder immateriële vaste activa te worden opgenomen in de balans.

Daarnaast is het mogelijk om de kosten voor onderzoek en ontwikkeling inzake de grondexploitaties te activeren, mits deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• 1.

  De kosten moeten passen binnen de kostensoortenlijst van het Besluit Ruimtelijke Ordening (Bro);

• 2.

  De kosten mogen maximaal 5 jaar geactiveerd blijven staan onder de immateriële vaste activa. Na maximaal 5 jaar moeten de kosten hebben geleid tot een actieve grondexploitatie dan wel worden afgeboekt t.l.v. het jaarresultaat;

• 3.

  Plannen tot ontwikkeling van de grond waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, moeten bestuurlijke instemming hebben, blijkend uit een raadsbesluit of – indien gedelegeerd – een collegebesluit.

1.4 Activa van derden

Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen alleen worden geactiveerd als:

• a.

  Er sprake is van een investering door een derde;

• b.

  De investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c.

  De derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren zoals overeengekomen en

• d.

  De bijdrage kan worden teruggevorderd als de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Voor activering dient de bijdrage aan al de bovenvermelde voorwaarden te voldoen.

1.5 Ideaalcomplex

Objecten behorende tot een zogenaamd ideaalcomplex (onderdelen met een jaarlijkse constante investeringsomvang) zijn niet uitgesloten van activering. Betreffende objecten dienen conform de hierboven vermelde eisen vanuit het BBV te worden behandeld en eventueel te worden geactiveerd.

1.6 Voorbereidingskosten

Gemaakte kosten tijdens de initiatieffase (fase waarin het nog niet zeker is dat er een project wordt opgestart c.q. uitgevoerd) worden niet geactiveerd maar afzonderlijk ten laste van de exploitatie gebracht (voorzichtigheidsprincipe). Voorbereidingskredieten daarentegen mogen wel worden geactiveerd. Daarbij dienen deze voorbereidingskosten te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• •

  De kosten dienen direct te zijn toe te rekenen aan een project welke conform deze richtlijn mag worden geactiveerd;

• •

  De kosten van voorbereiding dienen volgtijdig aan te sluiten op de periode van uitvoering van het project (oftewel geen significant tijdgat tussen voorbereiding en uitvoering);

• •

  De daadwerkelijke uitvoering van het project dient zeker te zijn;

• •

  Aan een voorbereidingskrediet, waarvan de kosten worden geactiveerd, dient een collegebesluit ten grondslag te liggen.

Voor activering dient aan alle bovenvermelde voorwaarden te worden voldaan.

Als op een bepaald moment toch blijkt dat het project om welke reden dan ook niet wordt uitgevoerd, dan dienen de voorbereidingskosten (het voorbereidingskrediet) direct (in de periode van constatering) ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Voor het bepalen van de waarde van het activum dienen onderstaande waarderingsgrondslagen te worden gehanteerd.

2.1 Omvangscriterium

Investeringen met een verkrijging- of vervaardigingprijs lager dan het drempelbedrag worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatierekening gebracht, tenzij anders besloten. Dit om te voorkomen dat er relatief hoge beheerskosten worden gemaakt. Afwijkingen van deze regel in het verleden worden niet gecorrigeerd.

Als drempelbedrag wordt gehanteerd:

• •

  Investeringen met economisch nut en afschrijvingstermijn minder dan 8 jaar: € 10.000

• •

  Investeringen met economisch nut en afschrijvingstermijn 8 jaar en langer: € 25.000

• •

  Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut: € 150.000

Identieke goederen welke binnen een boekjaar op verschillende momenten worden aangeschaft en gezamenlijk het drempelbedrag overschrijden kunnen indien gewenst als cluster worden geactiveerd.

2.2 Waardering activa

Activa dienen op basis van de bruto investering te worden geactiveerd. Hierop zijn uitzonderingen van toepassing. Alle activa dient zonder BTW te worden geactiveerd voor zover de BTW verrekenbaar of compensabel is.

2.2.1 Bruto activeren

Activa dienen voor het bedrag van de bruto investering (excl. compensabele BTW) te worden geactiveerd. Dit houdt in dat eventuele reserves, welke dienen als dekking, niet in mindering mogen worden gebracht op het bruto investeringsbedrag.

Uitzonderingen:

• 1.

  Bijdragen van derden, welke in directe relatie staan met het actief, mogen op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. Er dient een direct aantoonbare relatie te bestaan tussen de kosten van de investering en de daarvoor ontvangen vergoeding.

• 2.

  Voorzieningen gevormd wegens de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven, moeten in mindering worden gebracht.

2.2.2 Waarderen tegen verkrijging- of vervaardigingprijs

Activa (ook de financiële vaste activa) dienen te worden gewaardeerd op basis van de verkrijging- of vervaardigingprijs. Tot deze prijs behoren in principe alle kosten die toe te rekenen zijn aan de verkrijging of vervaardiging van het activum.

De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en bijkomende kosten.

De vervaardigingprijs omvat de grond- en hulpstoffen en overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

Als overige kosten kunnen worden genoemd:

• 1.

  Kosten van externe adviseurs

• 2.

  Inzet eigen personeel

• 3.

  (Bouw)rente onder voorwaarden

Uitzonderingen:

• 1.

  Activa die op 31 december 1994 tegen actuele waarde zijn gewaardeerd, dienen volgens de, op dat moment aanwezige boekwaarde, voor de rest van de periode te worden afgeschreven.

• 2.

  Activa waar voor 31 december 2003 reserves op in mindering zijn gebracht, worden op de waarde volgens de op 31 december 2003 aanwezige boekwaarde voor de rest van de periode afgeschreven

• 3.

  In erfpacht uitgegeven gronden dienen te worden gewaardeerd tegen de uitgifteprijs van de eerste uitgifte. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen de registratiewaarde.

• 4.

  Waardering tegen actuele waarde is alleen toegestaan voor activa van de Nazorgfondsen.

• 5.

  Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd als de marktwaarde lager is dan de verkrijging- of vervaardigingprijs.

• 6.

  Activa waarvan de marktwaarde substantieel (meer dan 10%) lager ligt dan de boekwaarde en op de nominatie staan om te worden vervreemd, dient te worden gewaardeerd op basis van de marktwaarde (laagste waarde). Het verschil dient in één keer in de betreffende periode te worden afgeschreven.

2.2.3 Duurzame waardevermindering vastgoed

Vastgoed met een maatschappelijk functie heeft betrekking op een gemeentehuis, maar ook gebouwen of terreinen met een functie op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, welzijn, maatschappelijke opvang en/of zorg worden veelal als vastgoed met een specifiek maatschappelijke functie duurzaam geëxploiteerd. De verwachte negatieve exploitatiesaldi en jaarlijkse afschrijvingen moeten in dat geval in de meerjarenbegroting worden opgenomen en in de jaarrekening worden verwerkt. Er is hier feitelijk sprake van het duurzaam verstrekken van subsidie voor de specifieke maatschappelijke functie, waardoor een duurzame waardevermindering niet van toepassing is.

Indien vastgoed met een specifieke maatschappelijke functie aan één van de volgende drie voorwaarden voldoet dan dient, wanneer de marktwaarde in de andere bestemming duurzaam lager is dan de boekwaarde, een duurzame waardevermindering te worden verantwoord:

• 1.

  Het vastgoed met maatschappelijke functie krijgt de bestemming verkoop;

• 2.

  De bestemming van het vastgoed wijzigt in vastgoed met een niet specifieke maatschappelijke functie;

• 3.

  Er is geen intentie meer of indicatie dat het vastgoed voor een specifieke maatschappelijke functie zal worden gebruikt.

Vastgoed met een bedrijfseconomische functie kenmerkt zich door de bestuurlijke intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren. In deze situatie worden panden aangehouden en verhuurd en/of staan in de verkoop. Voor vastgoed met een economische functie is afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven. Bij de berekening van een indirecte opbrengstwaarde dient uitgegaan te worden van de beste inschatting van de toekomstige opbrengsten o.b.v. de bestaande gebruiksintentie, besluitvorming etc. De indirecte opbrengstwaarde wordt overigens niet als waarderingsgrondslag gehanteerd in het BBV. Wel kan de indirecte opbrengstwaarde worden gebruikt ter toetsing van de directe opbrengstwaarde.

2.3 Bijdrage van derden en bijdragen uit reserves

Onder voorwaarden is het mogelijk om een bijdrage van derden te verrekenen met de bruto investering (de zogenaamde “netto benadering” – methode). Vervolgens wordt vermeld dat reserves alleen bij investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut mogen worden verrekend tot 1 januari 2017, daarna mogen ook bij investeringen met maatschappelijk nut geen reserves worden verrekend.

2.3.1 Verrekening bijdragen van derden

Verrekenen van bijdrage van derden met direct aantoonbare relatie

Bijdragen van derden worden op de waarde van de investering in mindering gebracht als wordt voldaan aan de hieronder gestelde voorwaarden:

• •

  Er dient een direct aantoonbare relatie te zijn tussen de kosten van de investering en de daarvoor ontvangen vergoeding;

• •

  Er dienen geen specifieke voorwaarden voor terugbetaling te zijn gesteld door de geldgever.

Het verschil tussen de bruto investering en de bijdrage van derden dient in de balans te worden geactiveerd. Dit wordt de “netto benadering” – methode genoemd.

Voorbeeld:

Riolering: Als de kosten voor het aanleggen van riolering worden meegenomen in de grondexploitatie kan een deel van de grondprijs worden gezien als bijdrage van derden voor de investering in betreffende riolering. Er is geen terugbetalingsvoorwaarde van toepassing zodat de opbrengst direct kan worden verrekend met de kosten. Per saldo kan dit op 0 uitkomen en zal de riolering niet worden geactiveerd.

Moment van ontvangst bijdragen.

Indien de bijdrage van derden eerder wordt ontvangen dan het object, waarvoor de bijdrage is verstrekt, is aangeschaft of vervaardigd, dan dient de bijdrage tot aan het moment van activering als vooruit ontvangen bedrag of voorziening op de balans te worden opgenomen

Verrekenen van bijdrage van derden zonder direct aantoonbare relatie

Bijdragen van derden welke niet voldoen aan hierboven vermelde voorwaarden mogen niet op de waarde van de investering in mindering worden gebracht.

2.3.2 Verrekenen bijdragen uit reserves

Verrekenen van reserves

Op basis van het BBV mogen reserves niet op de waarde van een investering met economisch nut en maatschappelijk nut (vanaf 2017) in mindering worden gebracht. Als voor de dekking van de kapitaallasten van een investering een reserve wordt aangewend, dient het totaal aan te wenden bedrag te worden opgenomen in (of overgeheveld naar) een amortisatiereserve (reserve bijdrage kapitaallasten). Betreffende reserve is een bestemmingsreserve waaraan de raad een specifieke bestemming heeft gegeven. Vervolgens dient de reserve volgens de activeringsparameters van het bijbehorende activum vrij te vallen ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten.

2.4 Waardering financiële vaste activa

Financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de nominale waarde of lagere marktwaarde. Hierop zijn uitzonderingen van toepassing. De nominale waarde is het bedrag waarvoor de schuld in euro’s is opgenomen/ontvangen.

2.5 Onderuitputting kapitaallasten

Als de werkelijke kosten van een investering (actief) lager zijn dan de geraamde kosten, dan vloeit (begrotingstechnisch) het verschil terug naar de algemene dienst (de in de begroting opgenomen kapitaallasten worden bijgesteld).

2.6 Restwaarde

De restwaarde is de waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn tegen het huidige prijspeil. Het vertegenwoordigt de schatting tegen het huidige prijspeil van de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het activum. Er wordt bij de bepaling van de restwaarde dus geen rekening gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie of deflatie, veranderende marktomstandigheden en dergelijke. Wanneer de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte economische levensduur van het activum, zal er altijd sprake zijn van een restwaarde. Aan het einde van de technische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. Een naar verwachting duurzame waardevermindering wordt overigens op het moment van constatering als verlies genomen (notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen – BBV).

2.6.1 Restwaarde algemeen

Gemeente Assen stelt dat de restwaarde voor veel activa nihil is. Deze benadering wordt ingegeven door de gedachte dat vanwege de grote mate van onzekerheid rond het bepalen van de restwaarde van een activum (restwaarden liggen in de verre toekomst en zijn in grote mate onderhevig aan onzekere factoren vanuit de markt) hiermee recht wordt gedaan aan het voorzichtigheidsprincipe.

Er zijn echter 2 belangrijke uitzonderingen: gebouwen en voertuigen.

2.6.2 Restwaarde van gebouwen.

Bij gebouwen wordt rekening gehouden met een restwaarde. De restwaarde wordt bepaald op het moment van ingebruikname. Op de onderliggende grond wordt niet afgeschreven. In het berekenen en toepassen van restwaarden worden noodlokalen, inventaris en installaties niet meegenomen.

De restwaarde van een vastgoedobject is sterk afhankelijk van het type object en de mate waarin het object verhandelbaar is in het maatschappelijk verkeer. De gebouwen zijn in een vijftal categorieën onderverdeeld:

• 1.

  Woningen;

• 2.

  Kantoren met een bruto vloeroppervlakte < 1.000 m²;

• 3.

  Scholen, wijk- en buurtcentra met een bruto vloeroppervlakte < 1.000 m²;

• 4.

  Sportcomplexen;

• 5.

  Overige gebouwen.

Ad 1 – woningen

De restwaarde van deze objecten is de waarde die het object aan het eind van de levensduur (afschrijvingsduur) in de markt vertegenwoordigd tegen het huidige prijspeil. Conform de WOZ betreft het de methodologie ‘Waarde in het economische verkeer’. Deze wordt bepaald door middel van taxaties en vergelijkingen. Voor bepaling van de restwaarde wordt 75% van de taxatiewaarde als bovengrens gehanteerd. Met de taxatiewaarde wordt bedoeld de WOZ-waarde voor woningen.

Ad 2 – kantoren met een bruto vloeroppervlakte < 1.000 m²

De waarde van deze vastgoedobjecten is vooral afhankelijk van de verhuurbaarheid. Om tot een restwaarde bepaling voor deze objecten te komen wordt gebruik gemaakt van de huurwaarde kapitalisatiemethode. Er wordt een huurkapitalisatiefactor gehanteerd van 7 maal de jaarhuur. Ten aanzien van de jaarhuur wordt € 80 per vierkante meter bruto vloeroppervlak gehanteerd.

Ad 3 – scholen, wijk- en buurtcentra met een bruto vloeroppervlakte < 1.000 m²

Bij dit type objecten kan een link worden gelegd tussen de restwaarde van het object en de waarde van de hoofdstructuur van het object. In dit geval kan het skelet van het object als restwaarde worden genomen hetgeen door bouwkostenkompas (bron bouwkostenkompas.nl) wordt omschreven als constructieve onderbouw (fundering) en constructieve bovenbouw. Ongeveer 25% van de bouwkosten van een object kunnen worden toegeschreven aan de hoofdstructuur. De methode van restwaarde bepaling vindt direct vanuit het object plaats, er wordt een relatie gelegd tussen de oorspronkelijke investering en de componenten die bruikbaar zijn.

Ad 4 – sportcomplexen

Door de unieke kenmerken en financiële aspecten van sportterreinen wordt voor dit type object een specifieke restwaardebepaling gehanteerd. De restwaarden van sportcomplexen wordt op indirecte wijze bepaald op € 10,- per m² grondoppervlakte, verhoogd met een percentage over de looptijd van 40 jaar. Dit percentage bedraagt 1,5% per jaar bij aankopen voor 2003 en 0,5% per jaar bij aankopen vanaf 2003.

Ad 5 – overige gebouwen

De overige objecten zijn veelal zeer specifiek van aard en zijn daarnaast ook relatief groot van omvang. Het betreft gebouwen zoals De Nieuwe Kolk, het ICO, het stadhuis, grotere VO-scholen en ook multifunctionele accommodaties (MFA’s). Het hanteren van een WOZ waarde methode, zoals waarde economisch verkeer dan wel de gecorrigeerde vervangingswaarde voor dergelijke specifieke (grotere) objecten is te risicovol.

De restwaarde voor het totale object inclusief grond wordt op indirecte wijze bepaald. Hiervoor wordt de grondwaarde verhoogd met een percentage over de looptijd van 40 jaar. Dit percentage bedraagt 1,5% per jaar bij aankopen voor 2003 en 0,5% per jaar bij aankopen vanaf 2003. Op De Nieuwe Kolk is een percentage van 1,5% van toepassing. Als geen of geringe aanschafwaarde van de grond in de administratie beschikbaar is, wordt uitgegaan van een grondwaarde van € 40,- per m2, eveneens te verhogen met bovenstaande percentages.

Samengevat is per categorie de volgende specifieke berekeningsmethodiek van toepassing om de restwaarde te bepalen:

• •

  • Woningen: 75% van de WOZ-waarde

• •

  • Kantoren (bvo < 1.000 m²): bruto vloeroppervlakte * € 80 * 7 jaar

• •

  • Scholen/wijkcentra (bvo < 1.000 m²): 25% van de stichtingskosten

• •

  • Sportcomplexen: grondoppervlakte * € 10,- * verhoging (1,5% per jaar bij investeringen voor 2003 en 0,5% per jaar bij investeringen vanaf 2003) over een periode van 40 jaar.

• •

  • Overige vastgoedobjecten: aanschafwaarde grond * verhoging (1,5% per jaar bij investeringen voor 2003 en 0,5% per jaar bij investeringen vanaf 2003) over een periode van 40 jaar. Bij geen of geringe aanschafwaarde grond wordt als aanschafwaarde genomen € 40,- per m2.

Administratief

Bij het opvoeren in de activa staat wordt het totaalbedrag van de restwaarde verdeeld over eventuele grond en overige restwaarde. De overige restwaarde wordt in mindering gebracht op de post opstallen, waardoor het totaal van de investering aansluit.

Op grond en overige restwaarde wordt niet afgeschreven, waardoor aan het einde van de looptijd het totaalbedrag van de restwaarde overblijft.

Uitzonderingen op het toepassen van de algemene rekenregels

Voor het bepalen van restwaarden bij zeer specifieke activa (zoals De Nieuwe Kolk) is afzonderlijke besluitvorming door het college noodzakelijk.

2.6.3 Restwaarde van voertuigen

Op basis van historische gegevens kan worden gesteld dat gemeentelijke voertuigen altijd een restwaarde hebben. Deze wordt gesteld op 5% van de verkrijgingsprijs. Deze regel is niet van toepassing op kleine voertuigen zoals fietsen en scooters.

2.7 BTW

Alle activa dient zonder BTW te worden opgenomen in de activamodule. Hierbij dient in acht te worden genomen dat deze regel alleen geldt voor investeringen waarvan de BTW volgens de Wet BCF of de Wet OB kan worden gecompenseerd of worden verrekend. Niet verrekenbare BTW mag worden geactiveerd.

3.1 Moment van activeren

Activa dienen op het moment van ingebruikname te worden geactiveerd. Oftewel in de periode waarin het actief gereed is worden de kosten zoals bekend bij de projectadministratie (rubriek 7) overgeheveld naar de activa module/rubriek 0  kapitaliseren. Een eventuele correctie door bijvoorbeeld meer- of minderwerk die geconstateerd wordt bij de feitelijke financiële afronding van het project wordt eveneens verwerkt in de activa module. Het onderhandenwerk/ activa in aanbouw (voor eigen gebruik) per jaareinde wordt eveneens onder de materiele vaste activa verantwoord.

Bij projecten met verschillende deel opleveringen kunnen de verschillende delen als afzonderlijk project behandeld.

3.2 Aanvang afschrijven

In de periode van verkrijging- of vervaardiging wordt geen afschrijving berekend.

Voor nieuwe investeringen met ingang van boekjaar 2018 wordt gestart met afschrijven met ingang van het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt / verworven wordt.

Tot en met boekjaar 2017 gold:

In het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt / verworven wordt en vanaf het moment wanneer het in gebruik genomen kan worden wordt gestart met afschrijven. De afschrijving vangt zo veel mogelijk aan in de eerste maand na ingebruikname.

Onderhandenwerk/ activa in aanbouw

Aan het eind van een boekjaar wordt het onderhandenwerk op de balans geboekt als activa in aanbouw. Dit wordt gerubriceerd onder de materiele vaste activa, daar de materiele vaste activa conform BBV geen onderhanden werk kent. Met afschrijven wordt gestart in de periode nadat het activum in gebruik is genomen.

De afschrijvingen dienen onafhankelijk van het resultaat te geschieden.

3.3 Afschrijvingstermijn

Investeringen worden toegerekend aan de periode waarin zij nut opleveren (nuttigheidscriterium).

Een indicatie van de afschrijvingstermijnen is opgenomen in bijlage 5.

3.3.1 Gebruiksduur

Op vaste activa met een beperkte levensduur wordt periodiek afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de toekomstige gebruiksduur. Hierbij wordt in het BBV afgeweken van de termen economische en technische levensduur . De periode waarover afschrijving plaats zal vinden dient te worden bepaald op grond van de, op het moment van investeren, geschatte gebruiksduur. In het algemeen komt de gebruiksduur overeen met de economische levensduur en wordt deze laatste gehanteerd.

3.3.2 Afschrijvingstermijnen tabel

Binnen de gemeente Assen gelden voor de afschrijvingsduur (levensduurverwachting) voor materiële vaste activa vastgestelde termijnen. Per activagroep is een bandbreedte bepaald:

Voorbeelden van de uitwerking op activa-niveau per groep zijn in bijlage 5 opgenomen.

Op basis van een (college)besluit kan in voorkomende gevallen afgeweken worden van de vastgestelde afschrijvingstermijnen. Verantwoording over de afwijkingen wordt afgelegd in de jaarrekening. Periodiek dient de tabel met afschrijvingstermijnen (levensduurverwachtingen) te worden geëvalueerd.

3.3.3 Afschrijvingstermijn aan- of verbouw bestaand object

Het komt regelmatig voor dat bestaande objecten worden verbouwd of dat er aanbouw wordt gepleegd. Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn van een aan- of verbouw investering dient uit te worden gegaan van de resterende afschrijvingstermijn van het hoofdobject. Als het hoofdobject volledig is afgeschreven zal een nog verwachte gebruikstermijn van het totale object moeten worden gehanteerd (dit in afwijking van de termijnen uit bijlage 5). Indien de investering als een op zichzelf staand component kan worden beschouwd en een eigen economische gebruiksduur heeft, dan dient deze als component conform de afschrijvingstermijnen tabel te worden geactiveerd.

3.3.4 Immateriële vaste activa

De afschrijvingsduur voor immateriële vaste activa in de vorm van leningen is maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

3.3.5 Kosten van onderzoek en ontwikkeling

Voor activering van kosten van onderzoek en ontwikkeling is een maximale afschrijvingsduur van 5 jaar van toepassing.

3.3.6 Financiële vaste activa

Op financiële vaste activa wordt niet afgeschreven.

3.3.7 Bijdrage aan activa in eigendom van derden

De afschrijvingstermijn van bijdragen aan activa in eigendom van derden dient gelijk te worden gesteld aan de gebruiksduur van het actief waarvoor de bijdrage is verstrekt. De gebruiksduur dient daarbij gelijk te worden gesteld aan de afschrijvingstermijn welke voor een soortgelijk activum conform deze richtlijn wordt voorgeschreven.

3.3.8 Einde afschrijving

De afschrijvingsduur eindigt als de boekwaarde tot het niveau van de restwaarde is afgeschreven, tenzij het activum eerder buiten gebruik is gesteld. Als het activum eerder buiten gebruik wordt gesteld zal de boekwaarde in betreffende boekingsperiode t.l.v. de exploitatie worden afgeboekt.

3.4 Extra afschrijvingen

Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen worden aangepast op andere grondslagen

dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast.

Gegronde redenen kunnen zijn:

• •

  Gewijzigde inzichten in de verwachte toekomstige gebruiksduur van de investering (oftewel de totale gebruiksduur is korter dan bij het oorspronkelijke activeringsmoment is vastgesteld). Bij volledige buitengebruikstelling dient de extra (inhaal-) afschrijving in zijn geheel ten laste van het resultaat te worden gebracht. Als het actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, zal het deel dat in gebruik blijft proportioneel worden afgewaardeerd. De extra afschrijving zal ten laste van de exploitatie worden gebracht in de periode waarin de gewijzigde boekwaarde is vastgesteld. Als de afschrijvingen gedekt worden uit de onttrekking van een reserve dan zullen de afboekingen middels de resultaatbestemming aan het eind van het jaar worden verwerkt en daarmee toegelicht in de balans. Als de afboekingen rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden gebracht dient apart een toelichting op de balans te worden opgesteld.

• •

  Vervreemding (verkoop) van het activum. Bij het vervreemden van het activum dient de extra afschrijving plaats te vinden in de periode van levering c.q. overdracht van het betreffende activum (matchingsprincipe).

3.5 Boekwinsten en boekverliezen

Als een actief wordt vervreemd en de opbrengst hiervan hoger is dan de boekwaarde (= boekwinst) en het actief wordt vervangen, dan dient de opbrengst boven de boekwaarde (= boekwinst) in de exploitatie te worden geboekt.

Toelichting balans: Inkomsten uit het afstoten van activa moeten worden gezien als baten. In de toelichting op de balans dienen deze te worden vermeld als incidentele baten. De herkomst van deze baten is hierbij relevant. Echter deze baten mogen niet eerder worden verwerkt alvorens ze zijn gerealiseerd.

Als een actief wordt vervreemd en de opbrengst is lager dan de boekwaarde (= boekverlies), dan dient de extra afschrijving ten laste van de exploitatie in de periode van vaststelling doch uiterlijk in de periode van levering c.q. overdracht van het betreffende activum te worden gebracht.

Artikel 64 lid 2 BBV geeft aan, dat de afschrijving slechts om gegronde reden af mag wijken van de grondslagen die in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De achtergrond hiervan is, dat de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken een zo goed mogelijk inzicht moeten bieden in de financiële positie van de gemeente en de ontwikkelingen daarin over de jaren heen. De grondslagen dienen daarom consistent te worden toegepast.

De balanspositie onder het BBV is te typeren als een balans van (rest)boekwaarden die nog met de burgers verrekend kunnen worden. Om deze reden kan voor een stelselwijziging en/of een schattingswijziging geen terugwerkende kracht gelden, dus geen herrekening over de eerdere jaren waarover afschrijving heeft plaatsgevonden. Zowel een schattingswijziging als een stelselwijziging wordt prospectief verwerkt. In beide gevallen wordt de bestaande (rest)boekwaarde op het moment van aanpassing niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven conform de doorgevoerde wijziging.

Het BBV onderscheidt twee soorten wijzigingen:

• a.

  Een stelselwijziging: dit betreft een wijziging van de vrij te kiezen waarderings(activerings)grondslag;

• b.

  Een schattingswijziging: dit betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur.

Ad a) Stelselwijziging

De gemeente kan besluiten om het aanvangsmoment voor het starten met afschrijven te wijzigen, bijvoorbeeld vanwege administratieve lastenverlichting. Een dergelijke wijziging wordt aangemerkt als een stelselwijziging.

Ad b) Schattingswijziging

Afschrijven van geactiveerde kapitaalgoederen vindt jaarlijks plaats op basis van een vooraf bepaalde gebruiksduur. De afschrijvingstermijn kan aangepast worden (korter of langer), als de feitelijke gebruiksduur bij nader inzicht afwijkt van de vooraf bepaalde gebruiksduur (bijvoorbeeld de riolering van 40 naar 60 jaar). Een aanpassing van de gebruiksduur betreft een schattingswijziging. Er is ook sprake van een schattingswijziging bij een wijziging van de afschrijvingsmethode (bijvoorbeeld van annuïtair naar lineair). Andere voorbeelden van schattingswijzigingen zijn:

• •

  Een eventueel latere (duurzame) waardeherstel (ten laste van een tijdelijke voorziening waardevermindering);

• •

  Een verandering van de verwachte toekomstige gebruiksduur;

• •

  Een wijziging van de methode van periodetoerekening aan de verwachte toekomstige gebruiksduur, want een dergelijke toerekening vindt zijn grondslag in de verwachte gebruiksintensiteit.

Zowel stelselwijzigingen in zijn algemeenheid als schattingswijzigingen met betrekking tot materiële vaste activa worden door de raad worden vastgesteld. Op basis van het stelselmatigheidsbeginsel moet de wijziging worden onderbouwd.

De financiële gevolgen van een stelsel- of schattingswijziging dienen, tezamen met de vaststelling van de gewijzigde financiële verordening in de begroting, verwerkt te worden.

Besluiten tot een stelsel- of schattingswijziging kunnen daarom tot uiterlijk het eind (31 december) van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen door de raad.

Naast stelselwijzigingen waar de raad een keuze in heeft, kan er ook sprake zijn van wettelijk verplichte stelselwijzigingen. Deze wettelijk verplichte stelselwijzigingen leiden in de regel tot aanpassing van de financiële verordening en dienen in de begroting verwerkt te worden.

Een afschrijvingsmethode is een financieel instrument om de periodieke duurzame waardevermindering van een investering financieel inzichtelijk te maken.

Investeringen worden afgeschreven over een termijn waarin ze worden gebruikt (nut opleveren). Hierop zijn uitzonderingen van toepassing.

5.1 Afschrijvingstermijnen

Activa met een gebruiksduur van minder dan 8 jaar kunnen zowel lineair als annuïtair worden afgeschreven, dit wordt per categorie bepaald. Activa met een gebruiksduur van 8 jaar en langer worden middels de annuïtaire methode afgeschreven. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

Voor bepaling van de afschrijvingstermijn dient de bij deze richtlijn bijgevoegde afschrijvingstabel te worden gehanteerd (bijlage 5).

5.2 Annuïtair afschrijven

Bij de annuïtaire methode bepaalt men een jaarlijks gelijkblijvend bedrag aan afschrijving en rente, maar waarbij de afschrijvingsbedragen progressief toenemen en de rentebedragen degressief afnemen. Deze methode is toepasbaar als de waardedaling van het activum in de eerste jaren laag is en er sprake is van langere afschrijvingstermijnen.

Het voordeel van de annuïteitenmethode is dat de kapitaallasten jaarlijks gelijk blijven en de aanvangslast lager is.

Voor annuïtaire afschrijvingen in geval van renteaanpassing is toegestaan het oorspronkelijke afschrijvingsschema te blijven hanteren.

5.3 Lineair afschrijven

Bij deze methode wordt het activum gedurende zijn economische levensduur met gelijke bedragen per jaar afgeschreven. Deze methode blijkt dus toepasbaar te zijn als de waarde van het activum een lineair dalend verloop vertoont.

Er geldt dan: (Investering -/- Restwaarde) / Levensduur = Afschrijving.

Het effect van deze afschrijvingsmethodiek is dat de kapitaallasten door de lagere rente jaarlijks afnemen, omdat de rente over de resterende boekwaarde wordt berekend. De hieruit voortvloeiende ruimte kan worden benut om de eventuele jaarlijks toenemende onderhoudskosten op te vangen.

Voor afwijking van de in deze notitie vastgestelde methodes en termijnen dient voorafgaand aan de investering bestuurlijke instemming te zijn verkregen in de vorm van een B&W-besluit. De geronde redenen dienen bij de aanvraag van het investeringskrediet helder te worden beargumenteerd.

5.4 Invoering afschrijvingsmethode

De afschrijvingsmethoden van alle activa dienen op het moment van invoering van deze richtlijn te worden gehandhaafd. Echter vanaf het moment van invoering van deze richtlijn zal, bij nieuwe investeringskredieten (of vervangingskredieten), conform bovenvermelde richtlijnen moeten worden gehandeld.

Over het, in activa, geïnvesteerde vermogen wordt periodiek rente gecalculeerd. Het rentepercentage (de omslagrente) wordt jaarlijks op basis van de begrotingsrichtlijnen vastgesteld.

Stellige uitspraken commissie BBV met ingang vanaf begrotingsjaar 2017:

De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting (voor)gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.

Als de werkelijke rentelasten in Euro’s die over een jaar aan taakvelden hadden moeten worden doorbelast afwijken van de rentelasten in Euro’s die op basis van de voorgecalculeerde renteomslag aan de taakvelden zijn toegerekend, dan kan de gemeente besluiten tot correctie. Correctie wordt verplicht gesteld als deze afwijking groter is dan 25%.

Het toerekenen van rente aan de taakvelden vindt plaats via het taakveld Treasury. Hiertoe worden alle rentelasten en -baten in eerste instantie op het taakveld Treasury geboekt. Dit geldt ook voor de rentelasten en -baten van projectfinanciering.

6.1 Grondslag renteberekening

Over in gebruik genomen activa (AIB) wordt rentetoerekening toegepast. Tenzij specifieke afzonderlijke rentepercentages zijn overeengekomen wordt bij alle investeringsbedragen een “omslagrente” berekend. Aan activa in aanbouw (= onderhanden werk, AIA) wordt onder bepaalde voorwaarden (bouw)rente toegerekend. Deze rentetoerekening is onderdeel van het investeringsbedrag.

Er zijn dus twee verschillende grondslagen voor renteberekening voor activa te onderscheiden namelijk:

• •

  Activa in aanbouw (AIA);

• •

  Activa in bedrijf (AIB).

6.1.1 Activa in aanbouw (AIA)

Conform BBV kunnen rentekosten over het tijdvak van vervaardiging aan het actief worden toegerekend en worden geactiveerd.

Onder activa in aanbouw wordt verstaan de fase van ontwikkeling en vervaardiging van het productiemiddel of dienst (onderhanden werk). Gedurende de ontwikkeling en vervaardiging dienen de directe en indirecte kosten te worden toegerekend aan het project. Een onderdeel van de vervaardigingsprijs is eveneens een redelijk deel van de rente die over het tijdvak van de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend.

Rente zal in rekening worden gebracht vanaf het moment van uitgave van de eerste euro tot aan het in gebruik nemen van het productiemiddel (activering). Het voordeel hiervan is dat hierdoor een vollediger beeld ontstaat van de kosten van een project. Deze renteberekening over AIA blijft voortduren tot en met het moment van activeren. Vanaf dat moment vindt in de periode volgend op de activering de rentetoerekening plaats op basis van activa in bedrijf (AIB) oftewel rentetoerekening op basis van de boekwaarde.

Aan deze activering van zogenaamde bouwrente zijn binnen gemeente Assen criteria gesteld. De criteria waaraan een project moet voldoen zijn:

• •

  Betreft een investering in het voorzieningenniveau van de stad met een minimale omvang van € 1 mln.

• •

  De looptijd van het project bedraagt minimaal 6 maanden.

Bij de berekening van bouwrente worden interne kostenverrekeningen (zoals bijvoorbeeld een bijdrage i.v.m. beeldende kunst) en eigen bedrijfsvoeringskosten uitgesloten. Over alle andere kosten wordt bouwrente gerekend. Voor het toepassen van bouwrente dient aan beide criteria te worden voldaan.

Bij de aanvraag van het investeringskrediet dient helder te worden aangegeven dat de bouwrente wordt toegerekend aan het investeringsproject en vervolgens is verdisconteerd in de geprognosticeerde structurele kapitaallasten.

Toelichting balans: indien rentekosten worden geactiveerd moeten deze expliciet worden toegelicht in de balans.

6.1.2 Activa in bedrijf (AIB)

Onder activa in bedrijf wordt verstaan de fase van gereed product. Oftewel het in bedrijf hebben van het productiemiddel. Voor de renteberekening is de boekwaarde van belang.

Periodiek (maandelijks) zal op basis van de boekwaarde een renteberekening worden gemaakt en de kosten worden doorberekend. Deze actie vindt plaats in de maand nadat voor het eerst de betreffende boekwaarde is geactiveerd. De gehanteerde rentevoet is de omslagrente.

In dit hoofdstuk volgt een toelichting van uitzonderingen die van toepassing zijn op de gemeente Assen.

7.1 Riolering en wegen

Investeringskosten van riolering moeten worden geactiveerd, omdat zij worden aangemerkt als investeringen met een meerjarig economisch nut. Bijdragen van derden kunnen onder voorwaarden hierop in mindering worden gebracht.

Over het activeren van riolering en wegen bestaan onzekerheden over de voorwaarden “meerjarig economisch nut” en de “verhandelbaarheid” van deze producten. Hieronder zal hierop nader worden ingegaan.

7.1.1 Riolering

Riolering is een actief met economisch nut en dient te worden geactiveerd (er zijn marktpartijen die belangstelling hebben voor overname van bestaande structuren uit fiscaal oogpunt). Volgens het BBV is het mogelijk om bijdragen van derden in mindering te brengen. Als de investeringen in riolering zijn opgenomen in de grondprijs van de bouwgrond (grondexploitatie) kan dit betekenen dat het te activeren bedrag van de riolering op nul uitkomt. Praktisch gesproken betekent dit dat de riolering niet wordt geactiveerd. Dit houdt in dat, als de kosten van riolering niet zijn verbijzonderd in de grondprijs, de riolering nog wel dient te worden geactiveerd.

Volgens artikel 62 van het BBV is het mogelijk om bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering van het actief in mindering te brengen. Conform lid 4 van dit artikel moeten spaarbedragen bij ontvangst in mindering worden gebracht op de vervangingsinvesteringen.

7.1.2 Wegen

Investeringskosten van wegen, civieltechnische kunstwerken, (omvangrijke) groenvoorzieningen en waterpartijen in de openbare ruimte dienen te worden geactiveerd. Bijdragen van derden moeten hierop in mindering worden gebracht.

7.2 Onderhoud activa

Klein- en groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object. De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen niet worden geactiveerd. Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Kosten van groot onderhoud worden in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening gebracht.

Voorzieningen die vooraf worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren, kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent beheerplan. Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, als een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud.

Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud, waarbij geen sprake is van kapitaalvernietiging en/of veilige situaties, dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht (notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen – commissie BBV).

In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd.

Indien een investering een levensduurverlengende functie heeft dan zal dit als een autonome levensduurverlengende investering worden aangemerkt en niet als onderhoud.

7.3 Activeren van een reconstructie

Bij een reconstructie dient een nog resterende boekwaarde in één keer ten laste van de exploitatie te worden gebracht

De resterende boekwaarde van het “oude” activum wordt meegenomen bij het bepalen van de totale investeringskosten van de reconstructie. Deze methode is enkel toegestaan als het “oude” activum niet wordt gesloopt, maar onderdeel vormt van het “nieuwe” activum. Zo niet, dan in één keer ten laste van het resultaat brengen.

Voor zover de marktwaarde wordt overschreden vindt een correctie van de voorraadwaarde plaats ten laste van het resultaat.

7.4 Componenten benadering

De gemeente Assen maakt met ingang van 1 januari 2023 geen gebruik van de componentenmethode.

7.5 Invloed van leasen

Voor de aanschaf of vervaardiging van een duurzaam productiemiddel (of ander soort activum) is vermogen benodigd. Het kan in bepaalde situaties voorkomen dat het vermogen niet (direct) voorhanden is. Om stagnatie van het proces of dienstverlening te voorkomen is leasing een alternatief. Daarbij kunnen twee vormen worden onderscheiden.

7.5.1 Financial lease

Hierbij is sprake van een onopzegbaar huurcontract met in het algemeen een lange looptijd. Onderhoud en service zijn hierbij niet inbegrepen. Het betreft puur een financiering van het productiemiddel en het economische risico wordt door de houder (huurder) gedragen. Duurzame productiemiddelen welke op deze wijze zijn geleased dienen te worden geactiveerd.

Activeren: de waarde van het betreffende (lease-)activum dient als volgt te worden bepaald. De overeengekomen leasetermijnen dienen voor de gehele overeengekomen periode contant te worden gemaakt. Vervolgens dient deze waarde als “Verplichting uit hoofde van financial lease overeenkomsten” te worden opgenomen in de balans onder “Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer”. Betreffende waarde is eveneens de boekwaarde waaronder het lease activum wordt opgenomen op de activazijde van de balans (materiële vaste activa).

Toelichting balans: in de toelichting dienen de objecten expliciet te worden vermeld en dient aangegeven te worden, dat er sprake is van economische maar niet van juridische eigendom.

7.5.2 Operational lease

Hierbij is sprake van een huurcontract waarbij onderhoud en service zijn inbegrepen. De huurder wordt compleet ontzorgd voor financiering, onderhoud en vervanging van het activum. Deze vorm van leasing moet worden toegepast bij duurzame productiemiddelen die aan snelle economische veroudering onderhevig zijn. Het risico van economische veroudering ligt niet bij de houder maar bij de lessor (verhuurder). Deze middelen worden niet geactiveerd.

Toelichting balans: in de toelichting dient melding te worden gemaakt van de overeengekomen leaseverplichtingen onder de noemer “niet uit de balans blijkende verplichtingen”.

Een voordeel welke met leasing wordt bereikt is dat op het moment van investeren niet direct de totale financiering aanwezig hoeft te zijn (alternatieve aanwendingsmogelijkheden). Daarnaast is het bij operational lease niet nodig een extra administratieve registratie bij te houden van het activum.

7.6 Software en gebruiksrechten (licenties)

Software en gebruiksrechten voor onbepaalde duur (licenties) worden geactiveerd als materiële vaste activa. Voor de omgang met software en gebruiksrechten heeft de commissie BBV een aparte notitie software gepubliceerd.

7.6.1 Software

Software (als afzonderlijke actief) valt onder de materiële activa (investeringen met economisch nut). Ook gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa (investeringen met economisch nut).

In de notitie wordt eveneens aangegeven dat implementatiekosten van nieuwe hard- en software mee kunnen worden geactiveerd. Deze vallen onder de bijkomende kosten die als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. Implementatiekosten kunnen zowel kosten van externen als kosten van eigen medewerkers betreffen.

7.6.2 Gebruiksrechten (licenties):

Bij gebruiksrechten wordt onderscheid gemaakt tussen onbepaalde duur en bepaalde duur.

• •

  Gebruiksrechten voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden gecategoriseerd en verwerkt als materiële vaste activa (activeren).

• •

  Gebruiksrechten voor bepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden als transitorische post „vooruitbetaalde kosten verantwoord. Op basis van de transitorische post worden deze kosten in betreffende jaren ten laste van de exploitatie gebracht.

7.6.3 Leverancierssupport

Kosten van leverancierssupport (bijvoorbeeld helpdesksupport, consultancy uren, nieuwe releases etc.) kunnen onder expliciete voorwaarde dat deze voor een aantal jaren ineens vooraf in rekening worden gebracht, eveneens als transitorische post vooruitbetaalde kosten worden verantwoord.

7.7 Overname activa

Bij overname van activa van derden is het van belang dat de over te nemen activa wordt geharmoniseerd volgens de in deze richtlijn opgenomen grondslagen. Hierbij dient per activum te worden gecontroleerd of gelijke grondslagen zijn toegepast. Is dit niet het geval dan dient de boekwaarde van de activa te worden gecorrigeerd. Negatieve resultaten van deze herwaardering dienen in de oorspronkelijke administratie te worden verwerkt.

7.8 Rechtspositie richtlijn

Deze richtlijn is geschreven vanuit artikel 212 van de Gemeentewet waarin wordt gesteld dat de raad bij verordening de regels voor waardering en afschrijving van activa vaststelt. In Assen is deze bevoegdheid gedelegeerd aan het College van Burgermeester en Wethouders. Bij de uitvoering van de richtlijn dient in acht te worden genomen dat zowel nieuwe wetteksten als rijksverordeningen prevaleren op de gemeenteverordening. Als voorbeeld kan hier worden verwezen naar rijksverordeningen die zijn vastgesteld voor het onderwijs. Vanuit betreffende rijksverordening kan een andere omgang bij het activeren van bepaalde onderwijsobjecten worden vereist.

7.9 Invoering en onderhoud richtlijn

Deze herziene nota Waarderings- en Afschrijvingsbeleid treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023. Eens in de vier jaar zal de richtlijn worden beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit. Als wet- en regelgeving of omstandigheid dit vereist zal dit uiteraard eerder plaatsvinden.

7.10 Hardheidsclausule

In niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenslagen behoudt het College van Burgemeester en Wethouders het recht anders te beslissen dan in de richtlijn is vermeld.