Subsidieregel Evenementen 2025-2028

1. Naam

Subsidieregel Evenementen 2025 - 2028

2. Grondslag

De subsidieregel vindt zijn grondslag in artikel 3 van de Algemene subsidieverordening Venlo 2020 (hierna: ASV Venlo 2020).

3. Beleidskader/-doelstellingen

Op 27 september 2023 is het evenementenbeleid “Venlo Evenementenstad” vastgesteld. Evenementen dragen bij aan een levendig Venlo, een positief imago en stimuleren de economie. Evenementen profileren en vergroten de acquisitiekracht van Venlo, vergroten de zichtbaarheid en levendigheid van de gemeente Venlo. Daarnaast wordt met evenementen de saamhorigheid en de sociale cohesie vergroot en wordt de ontplooiing en (zelf)ontwikkeling bevorderd. Verder wordt met het evenementenbeleid beoogd om evenementen te verduurzamen, de samenwerking met ondernemers en lokale verenigingen te verstevigen en de evenementen inclusiever te maken voor verschillende doelgroepen.

Uitgangspunten van beleid zijn:

• 1.

  Er wordt gewerkt met een categorie-indeling van evenementen:

  • a.

    Categorie 1 zijn evenementen met een kleinschalig belang en met een beperkt aantal bezoekers uit de wijk of buurt. Ze dragen primair bij aan sociale verbinding en zijn sterk lokaal geworteld. Deze evenementen hebben hun eigen doelstelling en financiering en zijn in het beleidskader “Venlo Evenementenstad” niet verder uitgewerkt. De subsidieregel evenementen is niet van toepassing op deze categorie.

  • b.

    Categorie 2 evenementen hebben primair een lokaal belang en trekken bezoekers vooral uit de regio Venlo. Ze hebben een diverse achtergrond zoals cultuur- of sportparticipatie of levendigheid maar hebben beperkte economische of publicitaire impact. De organisatie is overwegend lokaal. Deze evenementen ontvangen geen subsidie uit het evenementenbudget. De subsidieregel evenementen is niet van toepassing op deze categorie.

  • c.

    Categorie 3 bestaat uit evenementen met een regionaal, bovenlokaal of (inter)nationaal belang en/of voor een specifieke doelgroep. Bezoekers komen uit de grote regio of van verder. Ze hebben een economische en/of publicitaire impact en kunnen zowel eenmalig als structureel zijn. Een evenement in categorie 3 heeft minimaal 1.500 bezoekers. Algemene voorwaarde voor subsidie voor evenementen in categorie 3 is dat deze evenementen zich committeren aan het opstellen, implementeren en monitoren van langjarige verduurzamingsmaatregelen. Een evenement in categorie 3 heeft een roadmap opgesteld met maatregelen met tenminste twee moeilijkheidsgraden (eenvoudig, gemiddeld, ambitieus en uitdagend) en binnen alle thema’s (strategie, energie, materialen & afval, eten & drinken, reizen & transport, water en (bio)-diversiteit). Categorie 3 evenementen kunnen aanspraak maken op een eenmalige subsidie.

  • d.

    Categorie 4 evenementen hebben een regionaal of (inter)nationaal belang, zijn grootschalig en/of spreken een specifieke doelgroep aan en beschouwen we als ‘etalage evenementen’ met een sterk Venlose signatuur. Bezoekers komen zowel uit de omgeving als van verder. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. Evenementen in categorie 4 worden structureel georganiseerd, worden tenminste 4 jaar georganiseerd door dezelfde evenementenorganisatie en het evenement trekt minstens 5000 bezoekers per evenement of verspreid over meerdere dagen. Algemene voorwaarde voor subsidie voor evenementen in categorie 4 is dat deze evenementen zich committeren aan het opstellen, implementeren en monitoren van langjarige verduurzamingsmaatregelen. Een evenement in categorie 4 heeft een roadmap opgesteld met maatregelen in de thema’s strategie, energie, materialen & afval, eten & drinken, reizen & transport, water en (bio)-diversiteit. Deze evenementen kunnen aanspraak maken op een meerjarige subsidie ten laste van het evenementenbudget.

• 2.

  De adviescommissie evenementen adviseert over de subsidietoekenning aan de hand van de criteria; belang, bezoekers, waarde, lokale betrokkenheid, borging en merk.

• 3.

  Het evenement past in de evenementenkalender, zowel qua doelgroep en type evenement, als qua planning.

• 4.

  Het evenement moet de toetsing met betrekking tot mogelijke overlast en de impact op veiligheidsdiensten doorstaan. Deze toetsing maakt deel uit van het toetsingsproces voor vergunningen.

• 5.

  Het evenement draagt bij aan de diversiteit van het evenementenaanbod in de stad.

• 6.

  Het evenement draagt bij aan een inclusieve stad waarin alle activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht opleidingsniveau, achtergrond, geloofsuiting, geaardheid of eventuele beperking.

• 7.

  Het evenement draagt bij aan maximale duurzaamheid.

• 8.

  Het evenement draagt bij aan het maken van gezonde keuzes op het gebied van roken, drank en voeding.

4. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  Evenement: een evenement is een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt. Ook een festival valt onder deze definitie en is voor iedereen te bezoeken. Het evenement kan gratis zijn of met entreebewijzen en is voor iedereen te bezoeken. In deze subsidieregel leggen we de nadruk op evenementen in de openbare ruimte.

• 2.

  Adviescommissie: adviescommissie subsidie evenementen Venlo ingesteld op grond van artikel 84, Gemeentewet en nader ingeregeld met reglement adviescommissie subsidie evenementen.

• 3.

  Categorie 3 evenementen; dit zijn evenementen met een regionaal, bovenlokaal of (inter)nationaal belang en/of voor een specifieke doelgroep. Bezoekers komen uit de grote regio of van verder. Ze hebben een economische en/of publicitaire impact en kunnen zowel eenmalig als structureel zijn en trekken meer dan 1.500 bezoekers.

• 4.

  Categorie 4 evenementen; dit zijn evenementen met een regionaal of (inter)nationaal belang, zijn grootschalig en/of spreken een specifieke doelgroep aan en beschouwen we als ‘etalage evenementen’ met een sterk Venlose signatuur. Bezoekers komen zowel uit de omgeving als van verder. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. De evenementen hebben een bewezen waarde in de verbinding van inwoners en dragen bij aan gemeentelijke doelen zoals economisch en/of publicitair. De organisatie is lokaal geborgd. Deze evenementen worden tenminste al 4 jaar georganiseerd door dezelfde evenementenorganisator en trekken meer dan 5.000 bezoekers.

• 5.

  Toetsingscriteria: beoordelingskader t.b.v. toetsing subsidie evenementen, zoals opgenomen in artikel 9 van de subsidieregel.

• 6.

  Roadmap: een plan van aanpak met duurzaamheidsmaatregelen in de thema’s strategie, energie, materialen & afval, eten & drinken, reizen & transport, water en (bio)-diversiteit

• 7.

  Meerjarige evenementensubsidie; subsidie die voor maximaal 4 jaar wordt verleend voor een evenement dat valt in categorie 4.

• 8.

  Eenmalige evenementensubsidie: subsidie die eenmalig wordt verleend voor een evenement dat valt in categorie 3.

• 9.

  Subsidieplafond: het plafond dat door het college is vastgesteld voor de subsidieverlening van categorie 4 en 3 evenementen.

5. Subsidiesoort

De subsidieregel kent twee soorten subsidie.

• 1.

  Meerjarige subsidie voor een periode van maximaal 4 jaar voor evenementen vallend in categorie 4.

• 2.

  Eenmalige subsidie voor evenementen vallend in categorie 3.

6. Doelgroep subsidie

• 1.

  De meerjarige subsidie is bedoeld voor rechtspersonen zonder winstoogmerk voor het organiseren van een categorie 4 evenement die als zodanig door het college van burgemeester en wethouders zijn aangewezen.

• 2.

  De eenmalige subsidie is bedoeld voor rechtspersonen zonder winstoogmerk voor het organiseren van categorie 3 evenementen die als zodanig door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen.

7. Aanvraagprocedure

• 1.

  Voor de aanvraag van subsidie wordt gebruik gemaakt van het standaard aanvraagformulier via www.venlo.nl/evenementen . De gevraagde bijlagen zijn een verplicht onderdeel van de aanvraagprocedure. Zonder de gevraagde bijlagen, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

• 2.

  De aanvraag voor subsidie omvat:

  • a.

    Een volledig ingevuld aanvraagformulier met voldoende informatie over op welke wijze wordt voldaan aan de toetsingscriteria (artikel 9, sub. 1).

  • b.

    Een uitgewerkte begroting, waarin de kosten en opbrengsten op een transparante wijze worden weergegeven en voldoende worden onderbouwd. De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de kosten die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die naar het oordeel van het college noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten ten behoeve van het evenement. Begrotingen waarbij het eigen vermogen en/of de actuele liquiditeit niet is ingevuld, worden niet in behandeling genomen.

  • c.

    Indien van toepassing een toelichting op afwijkingen tussen de begroting en de meest recente realisatiecijfers.

  • d.

    De meest recente jaarrekening;

  • e.

    Een bankbewijs (om te controleren dat uw opgegeven banknummer juist is, moet u een kopie bankafschrift of foto bankpas meesturen).

  • f.

    Een KVK uittreksel.

  • g.

    Optioneel een projectplan waarin het evenement wordt gepresenteerd.

• 3.

  Aanvragen moeten worden ingediend vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt:

  • a.

    Ontvankelijke aanvragen worden inhoudelijk in behandeling genomen en ter advisering voorgelegd aan de adviescommissie.

  • b.

    Binnen 4 weken brengt de adviescommissie een onverbindend advies uit.

  • c.

    Het college beslist op een aanvraag voor subsidie uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend.

8. Voorwaarden/verplichtingen om voor subsidie in aanmerking te komen voor zover niet al geregeld in AsV2020

Om voor een subsidie in aanmerking te komen, wordt voldaan worden aan alle hieronder genoemde voorwaarden:

• 1.

  De organisatie voldoet aan de criteria van de geldende ASV, het beleid en de subsidieregel.

• 2.

  Het evenement vindt plaats in de gemeente Venlo

• 3.

  Alleen evenementen die vallen in categorie 3 en 4 (op basis van het advies van de evenementencommissie en het nader te nemen besluit door het college) komen in aanmerking voor een evenementensubsidie

• 4.

  Het evenement maakt gebruik van vrijwilligers.

• 5.

  Het evenement draagt bij aan een inclusieve stad waarin alle activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht opleidingsniveau, achtergrond, geloofsuiting, geaardheid of eventuele beperking.

• 6.

  Het evenement werkt samen met lokale verenigingen en/of culturele instelling en/of bedrijfsleven

• 7.

  De organisatie heeft eventuele omwonenden (en omliggende ondernemers) betrokken bij de planvorming en heeft zich aantoonbaar ingespannen om draagvlak te creëren van omliggende ondernemers en omwonenden.

• 8.

  Het evenement draagt bij aan gezonde keuzes op het gebied van roken, drank en voeding.

• 9.

  Het evenement gaat voor maximale duurzaamheid

• 10.

  Minstens 75% van de inkomsten zijn afkomstig uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie. De subsidie bedraagt nooit meer bedragen dan 25% van de begroting.

• 11.

  Het eigen vermogen van de organisatie mag in het jaar voorafgaande aan de aanvraag, maximaal 100% van de eigen begroting inclusief het aangevraagde subsidiebedrag, zijn. Het meerdere wordt op de subsidie ingehouden/ gecorrigeerd. Een uitzondering hierop zijn vermogensbestanddelen waarvoor expliciet bij bestuursbesluit van voor 31 december van het jaar voorafgaande aan de aanvraag, een duidelijk vastgestelde bestemming is aangegeven inclusief vastgesteld plan van aanpak en tijdsplanning. Het bestuursbesluit dient gedateerd te zijn en te blijken uit een verslag van een bestuursvergadering. De reserves dienen tevens te blijken uit de jaarrekening van het jaar voorafgaande aan de aanvraag. De bestemmingsreserves dienen in verband te staan met de doelstellingen/activiteiten van de organisatie en noodzakelijk en reëel te zijn.

9. De berekeningswijze van de subsidie(s)

• 1.

  De verdeling van de subsidie vindt plaats via een puntensysteem waarbij de adviescommissie evenementen punten toekent aan de hand van onderstaande toetsingscriteria. Per (deel) criterium wordt een aantal punten toegekend van maximaal 5 punten, 10 of 15 punten.

  • a.

    Belang

    • i.

      Waar komen bezoekers vandaan (internationaal, nationaal, regio of gemeente)? 5 lokaal – 10 lokaal/regionaal – 15 nationaal/internationaal

    • ii.

      Wat is het bereik van het evenement; media, livestream? 5 lokaal – 10 provinciaal – 15 landelijk.

    • iii.

      Hoe lang wordt het evenement al georganiseerd, door dezelfde evenementenorganisatie, en waarbij het evenement in essentie hetzelfde is gebleven. 0 - 5 jaar – 10 5-10 jaar – 15 > 10 jaar

  • b.

    Bezoekers

    • i.

      Hoeveel deelnemers en/of bezoekers komen er? 5 < 5000 – 10 < 20.000 – 15 > 20.000

    • ii.

      Is het evenement gratis toegankelijk? 5 entreeprijs – 10 geringe bijdrage (< € 10) – 15 gratis

  • c.

    Waarde

    • i.

      Waar wordt het evenement georganiseerd (locatie); draagt het evenement bij aan betere spreiding van evenementen over groot Venlo? 5 winkelgebied – 10 rand binnenstad – 15 andere wijken/stadsdelen

    • ii.

      Is het evenement speciaal gericht op een doelgroep die nog weinig of onvoldoende worden bediend of deelneemt aan het bestaande aanbod? 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 bovengemiddeld

    • iii.

      Draagt het evenement bij aan talentontwikkeling? 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 bovengemiddeld

    • iv.

      Draagt een evenement bij aan een gevarieerd aanbod en is het een aanvulling op het gebied van cultuur, sport, toerisme, economie of sociaal domein. 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 bovengemiddeld

    • v.

      Hoe is de prijs/kwaliteit verhouding; de kosten om het evenement bij te kunnen wonen versus het beschikbare aanbod? 5 matig – 10 gemiddeld – 15 goed

    • vi.

      De minimale inkomsten uit andere inkomensbronnen moeten altijd 75% bedragen (voorwaarde ASV). Hoe meer inkomsten uit eigen bronnen worden verkregen, hoe hoger de score.

    • vii.

      matig – 10 gemiddeld – 15 goed

  • d.

    Lokale betrokkenheid

    • i.

      Is het evenement geworteld met lokale vrijwilligers en/of verenigingen? 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

    • ii.

      In welke mate draagt het evenement bij aan sociale cohesie? 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

    • iii.

      Wordt er samengewerkt met lokale partners, anders dan vrijwilligers en verenigingen? 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

  • e.

    Borging

    • i.

      Hebben de initiatiefnemers een lokale betrokkenheid? 5 nee – 10 mix – 15 lokaal

    • ii.

      Ligt er een ambitie om het evenement verder te professionaliseren en/of door te ontwikkelen? 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

  • f.

    Merk. Draagt het evenement bij aan de merkwaarden van Venlo (Citybranding):

    • i.

      Ondernemend; Internationaal georiënteerde stad van slimme doeners en makers; geboren ondernemers met power en enthousiasme om dingen aan te pakken en te innoveren. 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

    • ii.

      Genieten: In Venlo vieren we het leven. Met een rijke cultuur, boeiende historie en prachtige evenementen. Festina Lente zegt onze stadsspreuk: haast je langzaam. 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

    • iii.

      Samen; de kracht van Venlo is dat we het samen doen, met een rijk verenigingsleven, grote saamhorigheid en diepgewortelde gemeenschapszin. 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

    • iv.

      Groen; groen wonen aan de Maas in onze prachtige dorpen of in de historische stad die pioniert in duurzaamheid en gezondheid. 5 weinig – 10 gemiddeld – 15 veel

• 2.

  Hoogte subsidie:

  • a.

    Categorie 4: 240 tot 300 punten. Maximaal 25% van de begroting tot maximaal € 50.000.

  • b.

    Categorie 3: 180 tot 240 punten. Maximaal 25 % van de begroting tot maximaal € 20.000.

  • c.

    Na de subsidieverlening ingaande het jaar 2025, worden geen subsidies meer verleend voor evenementen van categorie 4. Subsidieaanvragen voor het jaar 2026 en volgende en die uitkomen op een puntentotaal van meer dan 240, worden in afwijking van artikel 9, lid 2, onder b, aangemerkt als evenementen in categorie 3 en komen slechts voor een eenmalige subsidie in aanmerking. Niets afdoende aan de navolgende leden, bedraagt de subsidie maximaal 25% van de begroting tot maximaal € 20.000,-.

• 3.

  De subsidieaanvragen worden aflopend in puntenaantal gerangschikt.

• 4.

  Subsidie wordt toegekend aan opeenvolgende gerangschikte aanvragen, tot het subsidieplafond is bereikt.

• 5.

  Bij gelijke beoordeling weegt het Belang het zwaarst, daarna Bezoekers, daarna Waarde, daarna Lokale betrokkenheid, daarna Borging en als laatste het Merk.

• 6.

  Een projectplan mag aan de aanvraag worden toegevoegd maar vervangt niet de antwoorden uit het aanvraagformulier in de bepaling van de ranking

10. Wijze van uitbetaling/wijze bevoorschotting

Subsidies worden na toekenning in één keer bevoorschot.

11. Subsidieplafond en de wijze van verdeling van de subsidie in het geval van overschrijding

Het beschikbare budget wordt verdeeld op basis van de volgorde van hoogste score.

12. Subsidievaststelling

• 1.

  Aanvragen voor subsidievaststelling categorie 3 evenementen worden ingediend uiterlijk vóór 1 mei van het jaar dat volgt op het jaar waarin het evenement heeft plaatsgevonden.

• 2.

  Aanvragen voor subsidievaststelling categorie 4 evenementen worden ingediend voor 1 mei van het jaar dat volgt op het laatst betrokken jaar waarop de subsidie betrekking heeft.

• 3.

  Categorie 4 evenementen dienen ingaande het tweede subsidiejaar jaarlijks voor 1 mei een inhoudelijk en financiële tussenrapportage in te dienen over hun evenement.

• 4.

  Bij categorie 4 evenementen kan de meerjarige subsidie tussentijds worden gewijzigd indien het financieel kader van de gemeenteraad daartoe aanleiding geeft.

13. Algemene subsidieverordening

Voor zover daarvan in deze subsidieregel niet wordt afgeweken, geldt de Algemene Subsidieverordening Venlo 2020 onverkort.

14. Liquidatie, splitsing, fusie of faillissement

• 1.

  Een subsidieontvanger informeert het college terstond over het voornemen een fusie aan te gaan, dan wel de organisatie te liquideren of te splitsen. Deze informatieplicht geldt ook als surseance van betaling of een faillissement aanstaande is.

• 2.

  Verleende subsidies worden bij liquidatie, splitsing of fusie voor het nog niet gerealiseerde deel van het doel waarvoor subsidie is verleend terugbetaald aan de gemeente.

• 3.

  Bij liquidatie worden het batig saldo van de liquidatierekening en een overblijvend eigen vermogen, voor zover deze direct of indirect gevormd zijn met subsidies van de gemeente Venlo, door het college teruggevorderd.

• 4.

  Bij splitsing of fusie besluit het college, na overleg met de betrokken instellingen, over de bestemming van het eigen vermogen voor zover dat direct of indirect gevormd is met subsidies van de gemeente.

• 5.

  Het is de subsidieontvanger niet toegestaan om vrije reserves te vervreemden of onder te brengen bij gelieerde instellingen, behoudens voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het college.

15. Overgangsrecht

Deze subsidieregel is van toepassing op subsidieaanvragen die betrekking hebben op het subsidietijdvak 2025 - 2028. Op reeds verleende subsidies en mogelijke bezwaar- en beroepschriften, blijft de oude Subsidieregel van toepassing.

16. Hardheidsclausule

Het college kan in individuele gevallen een of meer bepalingen van deze regeling gemotiveerd buiten toepassing laten of daarvan gemotiveerd afwijken. Dit kan alleen gemotiveerd en in die gevallen dat de toepassing van die bepaling(en) een onwenselijk gevolg heeft, dat strijdig is met de doelstelling van deze subsidieregel.

17. Slotbepaling inhoudende inwerkingtreding regel, intrekken oude en citeertitel

• 1.

  De regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. De regeling wordt aangehaald als “Subsidieregel evenementen 2025 - 2028”.

• 2.

  Met inwerkingtreding van deze regeling komt de subsidieregel Evenementen 2024 te vervallen.