Besluit van Provinciale Staten van 19 december 1997, tot vaststelling van de Archiefverordening provincie Zuid-Holland (Prov. Blad 1998, nr. 3), gewijzigd bij besluit van Provinciale Staten van 19 december 2001, (Prov. Blad 2001, nr. 103) en bij besluit van 14 december 2005 (Prov. Blad 2006, nr. 8) en bij besluit van 16 oktober 2007 (Prov. Blad 2007, nr. 111)

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 van deze verordening, zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;

• b. beheerseenheid: een door Gedeputeerde Staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

• c. informatiesysteem: een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld.

• d. inspecteur: de overeenkomstig artikel 28 van de Archiefwet 1995 benoemde provinciale inspecteur, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;

• e. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de Archiefwet 1995, voor zover genoemd in de Provinciewet met uitzondering van de Commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;

• f. (archief)ruimte: een ruimte die is aangewezen voor de bewaring en beheer van archiefbescheiden. Het kan gaan om zowel archiefbescheiden die in fysieke vorm opgeslagen en beheerd worden, als om het geheel van apparatuur en programmatuur waarmee digitale archiefbescheiden worden beheerd en beschikbaargesteld.

• g. wet: de Archiefwet 1995;

• h. zorgdrager: degene die als gevolg van de artikelen 30, 35 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover het toezicht bij Gedeputeerde Staten berust.

Artikel 2

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden.

Artikel 4

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundige functionarissen voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen.

Artikel 5

1.Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

 Artikel 6

Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten van zorg voor archiefbeheer te dekken.

Artikel 7

Gedeputeerde Staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen.

Artikel 8

Gedeputeerde Staten doen ten minste eenmaal per twee jaar aan Provinciale Staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel 11.

Artikel 9

De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid, en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verbandhoudende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 10

De inspecteur inspecteert periodiek de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard.

Artikel 11

De inspecteur doet periodiek aan Gedeputeerde Staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties.

Artikel 12

De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 13

1. De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 14

De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Hij doet mededeling daarvan indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten.

Artikel 15

De beheerders doen aan de inspecteur ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

• b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

• d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e. vervanging van archiefbescheiden door reproducties;

• f. vervreemding van archiefbescheiden.

Artikel 16

1. De zorgdragers verstrekken aan Gedeputeerde Staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen.

2. De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden.

Artikel 17

1.De inspecteur deelt aan Gedeputeerde Staten mede, welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde Staten geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager.

2. De zorgdragers stellen Gedeputeerde Staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen.

3.Wanneer Gedeputeerde Staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan Gedeputeerde Staten ter zake verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, kunnen Gedeputeerde Staten gebruikmaken van de bevoegdheid bedoeld in de artikelen 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 18

Gedeputeerde Staten doen aan Provinciale Staten eenmaal per twee jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers; zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over.

Artikel 19

1. De zorgdragers geven aan Gedeputeerde Staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, die berusten in een archiefbewaarplaats, waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32, onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

2.Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid, geschiedt onder leiding van de inspecteur.

Artikel 20

1. De zorgdragers doen aan Gedeputeerde Staten ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

• b. uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid, van de wet indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien;

• c. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• d. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

2. Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen bedoeld in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordeningen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt, indien hij daartoe aanleiding ziet, advies uit aan Gedeputeerde Staten.3. Gedeputeerde Staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen.

Artikel 21

Gedeputeerde Staten winnen het advies in van de inspecteur inzake aanvragen door de zorgdragers tot:

• a. machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties;

• b. machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar, dan wel verlenging van deze machtiging;

• c. machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, langer dan voor 75 jaar;

• d. goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats, alsmede tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats.

Artikel 22

De inspecteur kan aan Gedeputeerde Staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid, bedoeld in artikel 29 van de wet.

Artikel 23

1. De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek, als bedoeld in artikel 22 van de wet.

2. De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet worden gesteld.

Artikel 24

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2008.

Artikel 25

Deze verordening wordt aangehaald als 'Archiefverordening Provincie Zuid-Holland'.