Nadere Regels Meerjarige Basissubsidie Energietransitie Hilversum 2024-2027.

B en W besluit

Burgemeester en wethouders van Hilversum,

Gelet op het voorstel Samenwerkingspartners Energietransitie met kenmerk 1422213,

Regeling van het programma Energietransitie van 18 juni 2024 houdende regels voor de subsidieverstrekking voor het uitvoering geven aan de RES en TVW van het programma energietransitie via Meerjarige Basissubsidie Energietransitie 2024-2027

Gelet op artikel 3 lid 3 van de Algemene Subsidie Verordening 2021

besluiten:

1. Vast te stellen de volgende regeling:

Nadere Regels Meerjarige Basissubsidie Energietransitie Hilversum 2024-2027.

Wettelijke grondslagen:

Awb: titel 4.2 en 4.4

Asv 2021

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Aanvrager: een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, die in het kader van deze regeling is aangewezen als Samenwerkingspartner voor de Hilversumse Energietransitie en door de gemeente is aangewezen om een dienst van algemeen economisch belang uit te voeren;

b. Algemene subsidieverordening: Algemene Subsidieverordening Hilversum 2021 (ASV 2021);

c. Collectief opwekproject: een project waar hernieuwbare lokale energie wordt opgewekt, waar meerdere Hilversummers en/of Hilversumse bedrijven in hebben geïnvesteerd en waar gezamenlijk van geprofiteerd wordt;

d. Dienst Algemeen Economisch Belang (DAEB): een activiteit waarbij het College in een aanwijsbesluit heeft vastgesteld dat deze activiteit van algemeen belang is en waarbij het College een partij heeft aangewezen om de afgebakende activiteiten te vervullen;

e. Energiecoach: een vrijwilliger die als lid is aangesloten bij een energiecoöperatie en op bezoek gaat bij mensen thuis om energiebespaartips en verduurzamingsmaatregelen voor de woning te bespreken, brede kennis heeft van de instrumenten binnen de basis infrastructuur en zo nodig doorverwijst naar de verschillende Samenwerkingspartners;

f. Energiecoöperatie: een rechtspersoon die is gebaseerd op open en vrijwillig lidmaatschap, bestuurd door leden die natuurlijke personen zijn met als doel om milieu, economische of sociale voordelen aan haar leden of aan lokale gebieden waar zij werkzaam is te bieden, in plaats van financiële opbrengsten te genereren;

g. Energietransitie: overgang van het gebruik van fossiele brandstoffen als energiebron naar het gebruik van duurzame energiebronnen waarbij ook aandacht is voor energiebesparing, energieopslag en energiedistributie;

h. Good Governance: een voortdurend proces van sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoording afleggen;

i. Hilversums Isolatie Programma: een set aan concrete maatregelen zoals subsidies en advies om inwoners te stimuleren isolatiemaatregelen te nemen aan hun woning zoals is vastgesteld door het College op 9 mei 2023;

j. Huurders: personen die in overeenstemming met de eigenaar van een woning een woning bewonen waar zij zelf geen eigenaar van zijn en hiervoor huur betalen;

k. Jaarplan Energietransitie: jaarlijks overzicht van de werkzaamheden van het programma Energietransitie Gemeente Hilversum zoals het College dat jaarlijks vaststelt;

l. Ketensamenwerking energietransitie Hilversum: de samenwerking van de gemeente met Samenwerkingspartners die het College als zodanig heeft aangemerkt en die woningeigenaren en huurders in Hilversum coachen, adviseren en begeleiden om hun woning te verduurzamen;

m. Kick-back fee: een percentage van de gerealiseerde omzet bij de uitvoering van een woningverduurzaming;

n. Lokaal Eigendom: inwoners en ondernemers zijn collectief (gedeeltelijk) eigenaar van de installatie van een wind- of zonnepark, meestal in de vorm van een energie-, wijk- of dorpscoöperatie, en hebben zeggenschap over (de ontwikkeling van) het project, inclusief (een deel van) de opbrengsten;

o. Maatwerkadvies: een advies aan een huurder of een eigenaar van een woning om de woning te verduurzamen en ineens of stapsgewijs aardgasvrij te maken waarbij rekening is gehouden met de kenmerken van de woning en de voorkeuren van de woningeigenaar of de huurder van de woning;

p. RES of Regionale Energie Strategie: een document dat is vastgesteld in de RES-regio Noord-Holland Zuid door gemeenteraden, bestuur waterschappen en Provinciale Staten waarin de ambitie staat voor de realisatie vóór 2030 van duurzame energie opwek capaciteit (windmolens en zonnepanelen);

q. Samenwerkingspartner: een organisatie die het College heeft aangewezen om een dienst van algemeen economisch (DAEB) belang uit te voeren waarbij de aangewezen activiteiten moeten bijdragen aan het realiseren van de doelen van het programma energietransitie zoals gesteld in de RES en TVW;

r. TVW of Transitie Visie Warmte: een document dat door de gemeenteraad van Hilversum is vastgesteld waarin de visie is vastgesteld op de manier waarop Hilversum van het aardgas af gaat en overschakelt op alternatieve warmtebronnen;

s. Wijkaanpak: een aanpak om gestructureerd het aanbod van dienstverlening op het gebied van woningverduurzaming aan te bieden bij de Hilversumse woningeigenaren en huurders zoals dat wordt uitgevoerd door de Samenwerkingspartners van de gemeente;

t. Woningeigenaren: een natuurlijke persoon die eigenaar is van een woning dat is gelegen op het grondgebied van de gemeente.

Artikel 2 Toepassing Algemene subsidieverordening

1. Op deze subsidieregeling is de Algemene subsidieverordening (ASV) van de gemeente van toepassing;

2. Voor zover in deze subsidieregeling afwijkende bepalingen staan ten opzichte van de Algemene subsidieverordening prevaleren de bepalingen uit deze subsidieregeling.

HOOFDSTUK 2 CRITERIA VOOR SUBSIDIEVERSTREKKING

Artikel 3 Doel van de subsidieregeling Energietransitie

Het doel van deze subsidieregeling is om voor een periode van vier jaar voorwaarden vast te leggen voor een subsidie aan de Samenwerkingspartners die door de gemeente zijn aangewezen om bepaalde activiteiten uit te voeren om de doelstellingen zoals beschreven de RES en de TVW te behalen. Het verstrekken van subsidie in het kader van deze regeling moet leiden tot het borgen van voldoende continuïteit en capaciteit om de enorme omvang

van de opgave van de energietransitie te accommoderen.

Artikel 4 Subsidiabele activiteiten en duur

1. De meerjarige basissubsidie kan worden aangevraagd door organisaties die zijn aangewezen als DAEB voor de energietransitie in Hilversum;

2. De subsidie kan worden aangevraagd voor DAEB activiteiten die lopen vanaf 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027;

3. Door het Energiedienstenbedrijf voor de volgende activiteiten:

a. Het ontzorgen van woningeigenaren en VvE’s bij de woningverduurzaming door te fungeren als one-stop-shop voor een stapsgewijze of ineens aardgasvrij (klare) renovatie van de woning of Vve door:

i. Het opstellen van schriftelijke op maat gemaakte adviezen voor de verduurzaming naar een aardgasvrij(klaar) woning of VvE inclusief een vergaande inschatting van de kosten voor de uitvoering en inzicht in financieringsopties en het effect op maandelijkse lasten voor én na de verduurzamingsrenovatie (hierna: klimaatplan);

ii. Het verzorgen van een compleet begeleidingstraject voor het verduurzamen van VvE’s waarbij het Energiedienstenbedrijf het bestuur van de VvE ontzorgt, adviseert en begeleidt in de besluitvormingsprocedures, de voorbereidingsprocedures rondom de wet natuurbescherming en vergunningverlening, en de coördinatie op zich neemt. Dit leidt tot een direct aardgasvrij renovatie of een stapsgewijze verduurzamingsaanpak;

iii. Indien een Woningeigenaar of VvE na het advies met prijsinschatting een definitieve totaalofferte wil, begeleidt het Energiedienstenbedrijf de woningeigenaar of VvE naar één van de bedrijven uit het samenwerkingsverband, welke een totaalofferte zal opstellen voor de verduurzaming. Het opstellen van de definitieve offerte door een bouw- of installatiebureau valt nadrukkelijk niet onder de subsidiabele activiteiten;

iv. Nadat de woningeigenaar of VvE akkoord gaat met de definitieve offerte van de partij uit het samenwerkingsverband en deze ondertekent; het coördineren van de verduurzamingswerkzaamheden met de bouw- en of installatiecoalitie en de woningeigenaar of VvE;

v. Het bieden van nazorg door bij oplevering van de werkzaamheden de uitgevoerde werkzaamheden te controleren op de manier van uitvoering en opgeleverde kwaliteit.

b. Het borgen van de kwaliteit van de dienstverlening en het verzorgen van een passende aanbieding met de beste prijs/kwaliteit verhouding door:

i. Het digitaliseren en standaardiseren van adviesproducten en het leveren van digitale inmeet modules voor woningen en het ontwikkelen en bijhouden van een klantvolgsysteem met als doel de dienstverlening voor de woningeigenaar te optimaliseren én om te kunnen opschalen en zoveel mogelijk woningeigenaren van dienst te kunnen zijn;

ii. Het bewaken van de kwaliteit van de afgegeven adviezen door de onafhankelijke adviseurs van het Energiedienstenbedrijf;

iii. Het vormen en onderhouden van een samenwerkingsverband met meerdere bouw- en installatiecoalities, die in samenwerkingsverband aardgasvrij (klaar) renovaties in één keer of stapsgewijs uit kunnen voeren. Deze bouw- en installatiebedrijven kunnen, na een selectie met open, eerlijke en transparante criteria van het Energiedienstenbedrijf, toetreden aan het samenwerkingsverband om, na het opstellen van een klimaatplan, werk te verkrijgen. In dit samenwerkingsverband worden de werkzaamheden aan een woning of VvE op elkaar afgestemd met als doel de woningeigenaar compleet te ontzorgen;

iv. Het leveren van een second opinion op offertes met een kostendeskundige indien vermoeden bestaat dat de prijs en kwaliteit uit de definitieve offerte niet in verhouding is;

v. Het toezien op het leveren van kwaliteit door ingeschakelde bouwers en installateurs bij het uitvoeren van de verduurzamingswerkzaamheden;

vi. Het bewaken van de onafhankelijkheid van de advisering en erop toezien dat er geen gedwongen winkelnering optreedt naar klanten. Dit houdt in dat klanten tot aan de ondertekening van de definitieve offerte eenvoudig en op elk moment uit het proces kunnen stappen of voor een ander bouw-/installatiebedrijf kunnen kiezen.

4. Door Hilverzon U.A. voor de volgende activiteiten:

a. Het bevorderen van collectieve burgerdeelname aan de energietransitie met vrijwillige energiecoach activiteiten, namelijk:

i. Het enthousiasmeren van inwoners door het voeren van campagnes en acties gericht op het besparen van energie in de woning;

ii. Het geven van gratis voorlichting over het aanbrengen van kleine energiebesparende maatregelen, het geven van energiezuinige gedragstips en het bespreken van het effect van verduurzamingsmaatregelen op- en aan een woning;

iii. Het bij elkaar brengen van kleine bewonersgroepen die bestaan uit tenminste 3 huishoudens uit hetzelfde of aangrenzend postcode-6 gebied, die gezamenlijk hun woningen willen verduurzamen door met de bewoners in gesprek te gaan over de wijze waarop zij hun buren kunnen overtuigen, het faciliteren van bijeenkomsten met bewonersgroepen en nadere opvolging te geven aan de vragen of behoefte van de bewonersgroep;

iv. Het begeleiden van deze bewonersgroepen, bestaande uit minstens 3 huishoudens bij het voorbereiden en uitvoeren van (onderdelen van) woningverduurzaming waarbij de bewonersgroepen collectief verduurzamingsmaatregelen gaan inkopen of collectieve projecten gaan opzetten. Hierbij treedt Hilverzon U.A. op als begeleider, bijvoorbeeld door met de groep samenwerkingsafspraken te maken over het opvragen van offertes;

v. Zowel individuele inwoners en bewonersgroepen van minstens 3 huishoudens op weg te helpen door hen te begeleiden naar aanbieders van voor hen geschikte diensten. Bijvoorbeeld gezamenlijk met deze bewoners het aanmeldformulier van de partij binnen de ketensamenwerking in te vullen of te helpen bij het aanvragen van offertes.

b. Het ondersteunen van lokale energieopwekprojecten door:

i. Het identificeren van locaties waar collectieve opwekprojecten kunnen worden gerealiseerd;

ii. Het uitvoeren van haalbaarheidsonderzoeken voor deze locaties;

iii. Het verrichten van gerichte werkzaamheden die noodzakelijk zijn in de voorbereiding van een collectief opwekproject, zoals maar niet uitsluitend het doen van constructieberekeningen, het ontwerpen van de constructie en het aanvragen van de benodigde vergunningen;

iv. Het voeren van campagne om Hilversummers te werven die deels eigenaar willen zijn van het collectieve opwekproject;

v. Het helpen tot stand brengen van deze collectieve opwekprojecten, waar iedere Hilversummer aan deel kan nemen en waar de bewoners 100% eigenaar zijn van de projecten (100% lokaal eigendom);

vi. Het geven van algemene informatie en ondersteuning aan bewonersgroepen over de stappen die nodig zijn voor oprichting van een energiecoöperatie.

5. Beiden DAEB organisaties kunnen de meerjarige basissubsidie aanvragen voor activiteiten die noodzakelijk zijn om de bovenstaande activiteiten en de onderlinge samenwerking te ondersteunen, namelijk:

a. De eigen website te verbeteren, onderhouden en door te ontwikkelen om te blijven voorzien in juiste en actuele informatie aan de Hilversummers en daarin te verwijzen naar www.hilversum.nl/energieloket;

b. Het beheren en onderhouden van een eigen klantvolgsysteem en informatie-uitwisseling binnen de Hilversumse energietransitie ketensamenwerking conform de regelgeving zoals uitgewerkt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met als doel de klantreis voor bewoners zo goed mogelijk te stroomlijnen;

c. Aansluiten bij de communicatiecampagne van de gemeente Hilversum als het gaat om verduurzaming van woningen door gebruik te maken van de ontwikkelde materialen;

d. Campagne voeren op de eigen dienstverlening met online en offline middelen en daarbij gebruik te maken van het partnerlogo;

e. Het doen van voorstellen aan de gemeente Hilversum voor gezamenlijke campagnes gericht op verduurzamingsmaatregelen en het meewerken aan de uitvoering van deze campagnes ten aanzien van de hiervoor beschreven taken.

6. Het monitoren en rapporteren over het effect van alle hierboven genoemde activiteiten uit Artikel 4.3, 4.4 en 4.5.

Artikel 5 Subsidieaanvrager

Het College kan subsidie op grond van deze regeling uitsluitend verstrekken aan partijen die aangewezen zijn als Dienst van Algemeen Economisch Belang voor de Hilversumse Energietransitie.

Artikel 6 Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

Kosten waarvoor subsidie kan worden verstrekt vanuit het Programma Energietransitie zijn:

1. De basiskosten van de organisatie voor het leveren van de activiteiten ter uitvoering van de RES en TVW in de periode van 2024 tot en met 2027. Hieronder vallen onder andere personele inzet, kantoorkosten en huur;

2. De kosten voor het (door)ontwikkelen van (nieuwe) producten en dienstverlening ten behoeve van het uitvoeren van activiteiten die bijdragen aan de doelstellingen uit de RES en TVW;

7. Vanuit deze regeling mag bij de inzet van personeel maximaal schaal 11 uit de CAO gemeente ambtenaren worden gesubsidieerd.

Artikel 7 hoogte van de subsidie en bevoorschotting

1. De subsidie voor de DAEB activiteiten van het Energiedienstenbedrijf bedraagt maximaal 70% van de subsidiabele kosten, waarbij dit percentage als gemiddelde over de gehele looptijd mag worden gehanteerd, volgens de volgende verdeling:

a. 2024, maximaal 100% van de subsidiabele kosten, maximaal € 235.000;

b. 2025, maximaal 82% van de subsidiabele kosten, maximaal € 225.000;

c. 2026, maximaal 62% van de subsidiabele kosten, maximaal € 200.000;

d. 2027, maximaal 50% van de subsidiabele kosten, maximaal € 175.000.

2. De subsidie voor de DAEB activiteiten van Hilverzon UA bedraagt maximaal 100% van de subsidiabele kosten, waarbij de volgende verdeling per jaar mag worden gehanteerd:

a. 2024, maximaal 100% van de subsidiabele kosten, maximaal € 250.000;

b. 2025, maximaal 100% van de subsidiabele kosten, maximaal € 350.000;

c. 2026, maximaal 100% van de subsidiabele kosten, maximaal € 420.000;

d. 2027, maximaal 100% van de subsidiabele kosten, maximaal € 430.000.

3. De subsidie wordt per jaarlijks voorschot uitgekeerd, waarbij de bevoorschotting in de subsidiebeschikking worden opgenomen.

Artikel 8 Subsidieplafond

1. Het subsidieplafond bedraagt voor de DAEB activiteiten die het Energiedienstenbedrijf verricht maximaal € 835.000;

2. Het subsidieplafond bedraagt voor de DAEB activiteiten die Hilverzon U.A. verricht in maximaal € 1.450.000;

3. Het besluit voor de jaren 2024-2027 is onder voorbehoud van de jaarlijkse vaststelling van de gemeentebegroting;

4. Onder artikel 4:28 van de Awb bestaat de mogelijkheid dat het subsidieplafond wordt verlaagd. Een verlaging kan gevolgen hebben voor reeds verleende subsidies.

HOOFDSTUK 3 PROCES VAN SUBSIDIEVERLENING

Artikel 9 Aanvraag tot subsidieverlening

1. Een aanvraag om subsidie op grond van deze uitvoeringsregeling dient door Het College te zijn ontvangen uiterlijk op 1 augustus 2024;

2. Een aanvraag om een subsidie wordt online ingediend bij het College met gebruikmaking van het daarvoor bestemde aanvraagformulier op www.hilversum.nl/subsidie;

3. Bij de aanvraag overlegt de Aanvrager een meerjarenplan voor 4 jaar met daarin de volgende elementen;

a. Een activiteitenplan waarin de activiteiten of te leveren prestaties worden omschreven in relatie tot de begroting;

b. Een beschrijving van de meerjaren ontwikkeling die de Aanvrager voor ogen heeft, hoe deze ontwikkeling gerealiseerd wordt en hoe het tijdspad daartoe uitziet. Hierbij beschrijft de Aanvrager ook hoe deze ontwikkeling aansluit op de afspraken die gemaakt worden in het Ketenoverleg;

c. Een plan van aanpak om binnen deze vier jaar de organisatie te Professionaliseren, waarbij aandacht wordt besteed aan:

I. Een beschrijving van het managementsysteem dat wordt toegepast om kwaliteit van de dienstverlening te evalueren, verbeteren en borgen voor langere periode;

II. De manier van het toetsen van Good Governance van de organisatie en het bestuur;

III. Indien van toepassing; manieren waarop de organisatie ontwikkelt naar financiële onafhankelijkheid van de gemeente Hilversum.

d. Een begroting van het dekkingsplan voor de kosten voor de activiteiten voor de periode van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. Het dekkingsplan bevat:

I. Een opgave van bij anderen aangevraagde dan wel toegekende subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;

II. Een overzicht van de totale kosten en het percentage subsidie dat de Aanvrager per kalenderjaar wenst te ontvangen, waarbij voldaan moet worden aan de vastgestelde percentages uit artikel 7.

3. Het College is bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in dit artikel genoemde gegevens en bescheiden te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk zijn.

Artikel 10 Beoordeling

1. De aanvraag wordt beoordeeld op de volgende punten:

a. Of de Aanvrager voldoet aan de voorwaarden uit deze regeling zoals beschreven in artikel 4, 5 en 6;

b. Of de beoogde resultaten in het plan van aanpak aansluiten op de doelstellingen van het Programma Energietransitie, zoals vastgelegd in de Transitievisie Warmte, Hilversums Isolatie Programma en de Regionale Energie Strategie.

2. Voor alle verplichtingen uit Artikel 13 tot en met 13D geldt dat moet worden uitgelegd hoe deze onderdelen geborgd zijn danwel een verklaring worden afgegeven akkoord te zijn. Indien deze onderdelen nog niet worden toegepast of onvolkomen zijn, dient te worden uitgelegd waarom dat zo is en een planning aangegeven te worden wanneer dit wel toegepast wordt.

Artikel 11 Beslistermijn

3. Het College beslist binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag;

4. Het College kan de in het tweede lid genoemde termijn voor ten hoogste 13 weken verdagen;

Artikel 12 Gronden voor afwijzing

Onverminderd het bepaalde in artikel 8 van de ASV 2021 wordt de subsidie in ieder geval geweigerd indien:

a. De Aanvrager niet is aangewezen als Samenwerkingspartner en er geen aanwijzing is voor de uitvoering van een DAEB door de gemeente;

b. De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, in strijd zijn met het gemeentelijk beleid;

c. De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd in strijd zijn met regionaal beleid;

d. De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd al voldoende worden uitgevoerd door een andere partij.

HOOFDSTUK 4 VERPLICHTINGEN

Artikel 13 Subsidieverplichtingen

Aan de Aanvrager worden de volgende verplichtingen opgelegd:

1. De Aanvrager verricht de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend;

2. De Aanvrager overlegd jaarlijks een rapportage dat de volgende onderdelen bevat:

a. Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;

b. De resultaten die de activiteiten hebben opgeleverd;

c. Een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (jaarrekening) waarbij een overzicht gegeven wordt aan welke activiteiten de ontvangen subsidie is besteed;

d. In het financiële overzicht moet duidelijk worden hoeveel Inkomsten zijn gegenereerd door het uitvoeren van de activiteiten met de verstrekte subsidie en hoe dit zich verhoudt tot kostendekking van de basiskosten;

e. Een Bestuursverslag van hoe er in de periode van 2024 tot en met 2027 is gewerkt aan de professionalisering van de organisatie, welke gerelateerd wordt aan het eerder ingediende plan.

3. Elke twee jaar overlegt de Aanvrager een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijke accountant;

Artikel 13A Verplichtingen ten aan zien van de kwaliteit van de dienstverlening

Aan de Aanvrager worden de volgende verplichtingen opgelegd:

1. De Aanvrager investeert in duurzame relaties met klanten die advies over verduurzaming zoeken, danwel hun woning willen verduurzamen. Na het verstrekken van een klimaatplan of coaching is het nog niet klaar. De Aanvrager draagt zorg voor nog één of meer contactmomenten na het verstrekken van advies of coaching met als doel het optimaliseren van de conversie;

2. De Aanvrager geeft aan met welke werkwijze ze beogen de conversie te optimaliseren;

3. De Aanvrager heeft een proces ingericht om de kwaliteit van de coaching en advisering te waarborgen en volgt dit proces ook op;

4. De Aanvrager zorgt voor een gedegen monitoringssysteem, waar de opvolging van de coaching of adviesgesprekken mee gemonitord kunnen worden;

5. De Aanvrager definieert nieuwe acties om nieuwe doelgroepen mee aan te spreken. Een voorbeeld kunnen nieuwe acties zijn om de VVE’s te activeren, of juist een actie gericht op huurders;

6. De Aanvrager werkt in deze acties samen met partijen die de nieuwe doelgroep op een natuurlijke manier zouden kunnen bereiken.

Artikel 13B Verplichtingen ten aanzien van professionalisering

Aan de Aanvrager worden de volgende verplichtingen opgelegd:

1. Deel te nemen aan de jaarlijks uit te voeren evaluatie over het voorgaande jaar, waarbij de behaalde resultaten in relatie tot de doelstellingen en de vastgestelde jaarrekening van de Aanvrager wordt geëvalueerd in een gesprek met de Gemeente;

2. Uitvoering te geven aan het plan van aanpak professionalisering zoals bedoeld onder Artikel 9 lid 3 sub c van deze regeling;

3. Het plan van aanpak professionalisering wordt jaarlijks besproken en geëvalueerd met de gemeente;

4. De Aanvrager beschrijft de verhouding tussen het aantal fte in dienstverband en de flexibele schil. Met deze regeling meerjarige basiskosten beoogt de gemeente voor een langere periode zekerheid te kunnen bieden aan de partners, om ook gemakkelijker vaste mensen in dienst te kunnen nemen. Door het aannemen van mensen in dienstverband kunnen de overhead kosten omlaag worden gebracht en is de continuïteit van de dienstverlening beter gewaarborgd;

5. De Aanvrager heeft een plan voor het borgen van de inzet van personeel of vrijwilligers;

6. De aanwezigheid van een bewezen managementsysteem. De Aanvrager beschrijft welk managementsysteem gebruikt is of gaat worden binnen een redelijk termijn;

7. De Aanvrager heeft een monitoringscyclus ingericht dat past bij de processen en werkzaamheden;

8. De Aanvrager beschikt over een klantvolgsysteem, waarmee het mogelijk is resultaten te monitoren;

9. De Aanvrager beschikt over een klachtenprocedure;

10. De Aanvrager beschikt over een gedegen financiële administratie;

11. De Aanvrager geeft de risico’s van de organisatie en diensten aan en beschrijft ook hoe deze risico’s beheerst worden.

Artikel 13C Verplichtingen ten aanzien van de financiën

1. De Aanvrager kan financiële continuïteit gedurende de subsidiabele periode;

2. De Aanvrager heeft geen winstoogmerk;

3. De Aanvrager heeft een sluitende begroting over een periode van 4 jaar;

4. De Aanvrager heeft een solvabiliteitsratio boven de 25%;

5. Indien van toepassing laat de Aanvrager een realistische prognose zien om te ontwikkelen naar financiële onafhankelijkheid;

6. Indien de Aanvrager gedurende de looptijd van deze subsidie aanvullende inkomsten genereert, bijvoorbeeld door middel van Kick-back fees of het aanbieden van aanvullende dienstverlening, zal in de jaarlijkse rapportage moeten worden aangetoond dat de combinatie van deze inkomsten en de verleende subsidie tot maximaal 100% kostendekkendheid van de gesubsidieerde activiteiten heeft geleid;

7. Indien de Inkomsten meer dan 100% van de subsidiabele kosten dekken, wordt dit tijdig gemeld aan de subsidieverlener, waarna overleg plaats vindt over de inzet van deze Inkomsten om overcompensatie tegen te gaan. De extra inkomsten kunnen ingezet worden voor:

b. aanvullende activiteiten en projecten die passen bij de doelstellingen van het programma Energietransitie van de gemeente;

c. Het optimaliseren van de dienstverlening;

d. Een lagere kostprijs voor de gebruikers van de diensten;

e. Indien de extra inkomsten niet leiden tot meer activiteiten en hogere kosten, leidt dit tot een lagere vaststelling van de subsidie.

Artikel 13D Verplichtingen ten aanzien van samenwerking in de keten:

1. De Aanvrager is verplicht deel te nemen aan de ‘Ketensamenwerking energietransitie Hilversum,’ door:

a. Actieve deelname aan het periodieke Ketenoverleg;

b. Een bijdrage te leveren aan een op te stellen Samenwerkingsovereenkomst energietransitie Hilversum waarin concrete afspraken over de samenwerking tussen de Samenwerkingspartners worden vastgelegd en deze ook te ondertekenen;

c. Zich in te zetten de gezamenlijke doelstellingen te behalen, zoals vastgelegd in de Samenwerkingsovereenkomst;

d. Elk kwartaal een rapportage te leveren aan de gemeente over de voortgang van de activiteiten, die wordt gedeeld in het Ketenoverleg;

2. De Aanvrager neemt deel aan de gezamenlijk ontwikkelde communicatiecampagne ten aanzien van de wijkaanpak en woningverduurzaming;

3. In alle acties vanuit de campagne dragen de samenwerkende partners de gezamenlijke campagnekleding;

4. Alle uitingen van de Aanvrager binnen de campagne en de wijkaanpak zijn in de gezamenlijke campagne huisstijl;

5. De Aanvrager gebruikt alle voor hem relevante binnen de campagne ontwikkelde materialen over woningverduurzaming worden gebruikt;

6. Op alle eigen communicatie van de Aanvrager die gerelateerd zijn aan woningverduurzaming en of opwekprojecten wordt tenminste het partnerlabel gevoerd;

7. De Aanvrager gebruikt de uitingen en partnerlabels zoals aangeleverd in de toolkit en ontwikkelen geen eigen varianten hierop;

8. De communicatiemiddelen die Aanvrager zelf ontwikkelt met het gebruik van de toolkit dienen voor productie of publicatie geaccordeerd te worden door de communicatiemedewerker van de gemeente.

Artikel 13E Informatieverplichtingen

Aan de Aanvrager worden de volgende Verplichtingen opgelegd:

1. De opgedane ervaringen en kennis wordt op verzoek van de gemeente Hilversum gedeeld met de gemeente Hilversum, binnen de grenzen van het redelijke;

2. De Aanvrager staat de gemeente in overleg toe publicitair gebruik te maken van de met de activiteiten behaalde resultaten en deze te delen met andere belanghebbenden;

3. De Aanvrager informeert het college zo spoedig mogelijk over:

a. Besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon;

b. Relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

c. Ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen niet, niet tijdig of niet geheel kan worden voldaan;

d. Wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de gesubsidieerde rechtspersoon, de persoon van de bestuurder of bestuurders, indien van toepassing de persoon van de toezichthouder of toezichthouders en het doel van de rechtspersoon.

4. De Aanvrager stelt de gemeente onverwijld schriftelijk op de hoogte indien zij vaststellen dat er te veel gecompenseerd is in het kader van de aangewezen DAEB activiteiten;

5. De Aanvrager hanteert, indien van toepassing, een gescheiden boekhouding ten aanzien van de op grond van deze subsidieregeling te subsidiëren activiteiten en eventuele private activiteiten.

HOOFDSTUK 5 VASTSTELLING VAN DE SUBSIDIE

Artikel 14 Aanvraag tot subsidievaststelling

1. De Aanvrager dient voor 1 juni 2028 een vaststellingsaanvraag in;

2. De aanvraag tot vaststelling wordt schriftelijk ingediend bij het college met, indien van toepassing, gebruikmaking van het daarvoor bestemde aanvraagformulier. Bij de aanvraag overlegt de Aanvrager:

a. Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;

b. De resultaten die de activiteiten hebben opgeleverd;

c. Een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekeningen van de voorgaande 4 jaar) waarbij een overzicht gegeven wordt aan welke activiteiten de ontvangen subsidie is besteed;

d. In het financiële overzicht moet duidelijk worden hoeveel Inkomsten zijn gegenereerd door het uitvoeren van de activiteiten met de verstrekte subsidie en hoe dit zich verhoudt tot kostendekking van de basiskosten;

e. Een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant;

f. Een Bestuursverslag van hoe er in de periode van 2024 tot en met 2027 is gewerkt aan de professionalisering van de organisatie, welke gerelateerd wordt aan het eerder ingediende plan.

3. Het College kan bepalen dat ook andere, of minder, dan de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd.

4. Het College zal bij de tussentijdse (of jaarlijkse) beoordelingen controleren of in het voorgaande jaar sprake is van overcompensatie. Indien de overcompensatie minder dan 5% bedraagt mag deze verrekend worden als voorschot voor de daaropvolgende periode. Indien de overcompensatie meer dan 5% bedraagt wordt dat deel ingehouden bij de jaarlijkse bevoorschotting en de subsidie dus deels teruggevorderd;

5. Het College zal bij vaststelling aan het einde van de looptijd van deze subsidieregeling indien er sprake is van overcompensatie deze onverwijld terugvorderen.

Artikel 15 Beslistermijn

1. Het College beslist binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag;

2. Het College kan de in het tweede lid genoemde termijn voor ten hoogste 13 weken verdagen.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 16 Hardheidsclausule

1. Het College kan in bijzondere gevallen van de bepalingen in deze verordening afwijken indien strikte toepassing daarvan leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.

2. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het College.

Artikel 17 Inwerkingtreding, duur en ondertekening

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht per 1 januari 2024 in werking en is van toepassing op de periode van 2024 tot en met 2027.

Artikel 18 Aanhalingstitel

Nadere Regels Meerjarige Basissubsidie Energietransitie Hilversum 2024-2027.

Hilversum, 18 juni 2024

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera dr. ir. G.M. van den Top