Beleidsregels evenementen Gemeente Ermelo 2024

Achtergrond nieuwe beleidsregels evenementen

Ermelo is een dorp met relatief veel evenementen. Jaarlijks worden er ongeveer 65 meldingen gedaan voor het organiseren van een klein evenement (buurt BBQ, wandeltocht, pupillenkamp, kraamverkoop, enzovoort) en worden er gemiddeld meer dan 100 vergunningsplichtige (grotere) evenementen georganiseerd. Met name deze grotere evenementen worden jaarlijks door duizenden mensen bezocht. In Ermelo zijn wij trots op alle grote en kleine evenementen, veelal ontstaan uit initiatief van onze inwoners en ondernemers.

Evenementen zorgen voor een levendige omgeving, een positief imago voor de gemeente en stimuleren de plaatselijke economie. Ze bieden bewoners, toeristen en recreanten de mogelijkheid om hun vrije tijd prettig door te brengen en dragen bij aan de leefbaarheid van de regio. Evenementen versterken namelijk het gemeenschapsgevoel en de betrokkenheid van bewoners en bezoekers bij de omgeving. Door maatschappelijke ontwikkelingen zoals de toename van vrije tijd, mobiliteit en welvaart zijn evenementen in hun aantal en omvang toegenomen. Dit verlangt concrete aandacht met name in het kader van het beheersen van de openbare orde, veiligheid, leefbaarheid, milieuaspecten en het beheer van de openbare ruimte. Enerzijds leveren evenementen namelijk een goede bijdrage aan het sociaal-maatschappelijke en culturele leven en geven ze een positieve impuls aan toerisme en recreatie en de plaatselijke economie. Anderzijds brengt het organiseren van een evenement risico’s met zich mee

op het gebied van openbare orde, brandveiligheid, verkeer en volksgezondheid.

Daarnaast kunnen evenementen hinder veroorzaken in de vorm van geluidshinder, verkeershinder of hinder in de directe woonomgeving. Het is daarom van belang om bij het organiseren van een evenement de mogelijke hinder en risico’s van tevoren in beeld te brengen en deze zo goed als mogelijk te beperken.

Doelstellingen beleidsregels

De Inspectie Veiligheid en Justitie (V&J) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) onderstrepen in hun onderzoeksrapport “meer aandacht nodig voor veiligheid en gezondheid bij publieksevenementen” het belang van een evenementenbeleid met concrete doelstellingen die voldoende houvast bieden voor het toetsen van aanvragen om evenementenvergunningen.

Deze behoefte is ook aanwezig bij organisatoren en de gemeente Ermelo. Daarnaast hebben bewoners behoefte aan kaders die de hinder van evenementen beperken. Dat betreft vooral geluidshinder en tevens hinder als gevolg van verstoring van de openbare orde en veiligheid rondom het evenemententerrein.

Deze beleidsregels hebben daarom als doel:

• •

  Duidelijkheid verschaffen over de verantwoordelijkheidsverdeling en in het bijzonder de verantwoordelijkheid die de organisator in de eerste plaats heeft voor het veilig en ordelijk verloop van het evenement.

• •

  Kaders stellen waaraan de plannen voor het evenement moeten voldoen, zodat met die plannen kan worden gestuurd op een goed en veilig verloop van het evenement, op basis van de aanwezige risico’s.

• •

  Een basis leggen voor een proces van continue verbeteren van de evenementen, door aandacht te schenken aan alle schakels in de “plan-do-check-acht cyclus”. Voor evenementen gaat het daarbij om de planvorming van de organisator en de toetsing daarvan bij vergunningverlening (plan), de uitvoering van het evenement (do), het toezicht op de naleving van de ingediende plannen en opgelegde vergunningvoorschriften (check) en de evaluatie waarin verbeteringen voor volgende edities worden vastgelegd (act).

• •

  Duidelijkheid verschaffen over het aantal toegestane geluidbelastende evenementen, waarbij recht wordt gedaan aan de behoefte aan evenementen (zoals blijkt uit een belevingsonderzoek, zie hoofdstuk 7).

• •

  De overlast voor omwonenden zoveel mogelijk beperken door acceptabele geluidsnormen (gebaseerd op een onafhankelijk opgestelde akoestische onderbouwing), toezicht daarop en handhaving daarvan.

• •

  Organisatoren van evenementen meer laten afstemmen met de omgeving over te verwachte hinder en mogelijke oplossingsrichtingen.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 van de beleidsregels is het juridisch kader geschetst voor het houden van evenementen. Daarnaast is in dat hoofdstuk een aantal algemene uitgangspunten geformuleerd waarop de beleidsregels zijn gebaseerd.

De beleidsregels zijn verder opgebouwd aan de hand van het proces dat voor het houden van een evenement wordt doorlopen. Dat proces begint met het aanmelden van een evenement op de evenementenkalender. In hoofdstuk 3 zijn de beleidsregels opgenomen over de beoordeling van die aanmeldingen.

Bij de plaatsing op de evenementenkalender of direct daarna wordt een risicoscan / behandelscan uitgevoerd. De uitkomst van deze scan bepaalt de behandelaanpak voor de vergunningaanvraag, de indieningstermijn en welke bijlagen moeten worden ingediend. Hoofdstuk 4 gaat nader in op de risicoscan.

Hoofdstuk 5 beschrijft hoe organisatoren moeten omgaan met buurtparticipatie. Een vroegtijdige dialoog met de buurt is belangrijk omdat dit eraan kan bijdragen dat zorgen van omwonenden in de planvorming van de evenementenorganisatoren worden meegenomen.

Hoofdstuk 6 gaat over het indienen van de vergunningaanvraag. Dit hoofdstuk bevat beleidsregels over het al-dan-niet weigeren van ‘te laat’ ingediende aanvragen. Daarnaast is in dit hoofdstuk beschreven welke indieningsvereisten gelden voor de verschillende evenementen.

In hoofdstuk 7 en 8 wordt ingegaan op de inhoudelijke beoordelingsgronden van de vergunningaanvraag. Regels over geluid zijn uitgewerkt in hoofdstuk 7. Overige toetsingsgronden zijn uitgewerkt in hoofdstuk 8.

Hoofdstuk 9 gaat over het toezicht op evenementen in de uitvoerende fase van de evenementen. In hoofdstuk 10 is beschreven voor welke evenementen de kosten voor gemeentelijke diensten zoals het leveren van hekken of afvalbakken wel en niet in rekening worden gebracht.

Het evenementenproces eindigt met de evaluatie van het evenement. Dat is tevens het vertrekpunt voor een eventuele volgende editie van het evenement. Hoofdstuk 11 gaat in op de evaluatie.

Juridische status beleidsregels

Onderstaande beleidsregels zijn vastgesteld door de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders, ieder voor zover bevoegd. In artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat een bestuursorgaan beleidsregels kan vaststellen met betrekking tot een hem toekomende of onder zijn verantwoordelijkheid uitgeoefende, dan wel door hem gedelegeerde bevoegdheid.

De burgemeester is bevoegd voor het verlenen van de evenementenvergunning en het vaststellen van beleidsregels met betrekking tot die bevoegdheid. Die beleidsregels zijn terug te vinden in de hoofdstukken 4, 5, 6, 8, 11 en paragraaf 9.1 en 9.2.

De beleidsregels in hoofdstuk 3 gaan over het beoordelen van aanmeldingen voor de evenementenkalender. Het vaststellen van de evenementenkalender is een bevoegdheid van het college. Het verlenen van geluidsontheffingen op grond van artikel 3.2 Verordening fysieke leefomgeving Ermelo is ook een bevoegdheid van het college. De beleidsregels uit hoofdstuk 3, 7 en paragraaf 9.3 zijn daarom vastgesteld door het college.

Hoofdstuk 2 en 10 bevatten geen beleidsregels maar schetsen het juridisch kader (H2) en voor welke evenementen de kosten voor gemeentelijke dienstverlening worden doorbelast (H10).

Bij het organiseren van een evenement moet een organisator zich aan de geldende bepalingen van wet- en regelgeving houden. In dit hoofdstuk wordt aan de hand van het wettelijke kader en de verschillende rollen en verantwoordelijkheden in het proces van vergunningverlening een doorkijk gegeven naar de formele uitgangspunten die de gemeente Ermelo voor de vergunningverlening voor evenementen in haar beleid heeft vastgesteld.

2.1 Juridisch kader

Gemeentewet

Op grond van artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester onder andere belast met het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden, waarvan sprake is bij evenementen. In het derde lid van artikel 174 is geregeld dat de burgemeester is belast met de uitvoering van verordeningen voor zover deze betrekking hebben op de genoemde openbare samenkomsten en vermakelijkheden.

Algemene plaatselijke verordening Ermelo 2023 (Apv)

De bevoegdheid van de burgemeester uit artikel 174 Gemeentewet is verder vertaald in de Apv. De volgende artikelen uit de Apv zijn het meest relevant voor evenementen(vergunningen):

• •

  Artikel 1:2 bepaalt binnen welke termijn vergunningaanvragen behandeld moeten worden.

• •

  Artikel 1:4 regelt de juridische grondslag voor het verbinden van voorschriften aan de vergunning.

• •

  Artikel 1:6 regelt in welke situaties vergunningen kunnen worden gewijzigd of ingetrokken.

• •

  Artikel 1:8 beschrijft op welke gronden vergunningaanvragen kunnen worden geweigerd. Hierin is tevens een weigeringsgrond opgenomen voor te laat ingediende aanvragen.

• •

  Artikel 2:24 beschrijft de definitie van een evenement. Daarin is uitgewerkt wat daaronder wel en niet wordt verstaan.

• •

  Artikel 2:25 regelt dat het verboden is om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Dit is de juridische grondslag voor het verlenen van de evenementenvergunningen.

• •

  Artikel 2:26 bepaalt dat het verboden is om bij een evenement de orde te verstoren.

Algemene wet bestuursrecht (Awb)

In artikel 4:81 van de Awb is bepaald dat een bestuursorgaan beleidsregels kan vaststellen met betrekking tot een hem toekomende of onder zijn verantwoordelijkheid uitgeoefende, dan wel door hem gedelegeerde bevoegdheid.

Gelet op dit artikel en de hierboven beschreven bevoegdheid van de burgemeester voor het verlenen van de evenementenvergunningen, is de burgemeester bevoegd tot het vaststellen van deze beleidsregels.

Hierop gelden twee uitzondering, namelijk voor wat betreft de beleidsregels die gaan over het verlenen van ontheffingen voor geluid en het beoordelen van aanmeldingen voor de evenementenkalender. Dit zijn bevoegdheden van burgemeester en wethouders. Daarom zijn zij ook bevoegd tot het vaststellen van de beleidsregels met betrekking tot deze onderwerpen.

Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (bgbop)

Dit besluit bgbop bevat regels over brandveilig gebruik van zogenaamde “overige plaatsen”, waaronder evenemententerreinen. Dit besluit is daarom op alle vergunningsplichtige buitenevenementen van toepassing. Voor evenementen in gebouwen gelden de regels uit het Besluit bouwwerken leefomgeving (voorheen Bouwbesluit 2012). In het Besluit bgbop is geregeld dat voor het in gebruik nemen van een overige plaats, welke is bestemd voor meer dan 150 personen, een melding moet worden ingediend op grond van het besluit bgbop. Hierop geldt een uitzondering als het gaat om evenemententerreinen en als voor het verkrijgen van de evenementenvergunning dezelfde indieningsvereisten gelden als op grond van het besluit. Bij die evenementen wordt de brandveiligheid namelijk al bij de beoordeling van de evenementenvergunning gedaan. De wetgever vindt het logischerwijs niet nodig om daarnaast ook nog een melding op grond van dat besluit in te laten dienen. De voorwaarde is dan wel dat voor de evenem

Verordening fysieke leefomgeving Ermelo

Voor diverse activiteiten bij een evenement, kan een vergunning of ontheffing nodig zijn op grond van de Verordening fysieke leefomgeving Ermelo. De meest voorkomende ontheffing op grond van deze verordening is de ontheffing voor het in werking hebben van geluidsapparaten ten behoeve van een evenement. Daarvoor is een ontheffing vereist van burgemeester en wethouders, op grond van artikel 3.2 van de Verordening fysieke leefomgeving Ermelo. In hoofdstuk 7 van deze beleidsregels is uitgewerkt hoe met het verlenen van deze ontheffingen wordt omgegaan. Daarin zijn regels opgenomen over spreiding, normering en controle.

Overige regelgeving

Voor het organiseren van een evenement zijn vaak meer vergunningen en ontheffingen nodig dan alleen de evenementenvergunning. Op grond van afdeling 3.5. Algemene wet bestuursrecht is een bestuursorgaan verplicht om een aanvrager in kennis te stellen van “andere op de aanvraag te nemen besluiten waarvan het bestuursorgaan redelijkerwijs kan aannemen dat deze nodig zijn voor de door de aanvrager te verrichten activiteit”.

De gemeente Ermelo hanteert in dit opzicht de methodiek van de gecombineerde aanvraag; als bij de aanvraag voor de evenementenvergunning blijkt dat meerdere toestemmingen of ontheffingen voor de activiteit nodig zijn dan worden deze in het proces vergunningverlening geïntegreerd. Hieronder worden een aantal veel voorkomende wettelijke regelingen kort omschreven.

Alcoholwet

In het kader van de Alcoholwet moet als er verstrekking van alcoholische drank buiten een horecabedrijf plaatsvindt, een tijdelijke ontheffing als bedoeld in artikel 35 Alcoholwet worden aangevraagd. Het betreft hier de bedrijfsmatige of anders dan om niet verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank waarbij de verstrekking moet plaatsvinden in bijzijn en onder leiding van een persoon die de leeftijd van eenentwintig jaar heeft bereikt en die niet in enig opzicht van slecht levensgedrag is.

Omgevingswet (voorheen Wet natuurbescherming)

Het grondgebied van de gemeente Ermelo heeft veel natuur en een aantal Natura 2000 gebieden. Als daar evenementen worden gehouden kan de voormalige Wet natuurbescherming van toepassing zijn (deze regels zijn vanaf 1 januari 2024 opgenomen in de Omgevingswet). Het college van gedeputeerde staten van de provincie is bevoegd gezag voor de uitvoering van die regels. Zij bepalen in de eerste plaats of activiteiten zijn toegestaan en of daarvoor vergunning is vereist. Dit doen zij na afstemming met de eigenaar van de grond (gemeente, Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, landgoederen, etc.). Om te zorgen voor een betere balans tussen natuur en recreatie heeft de provincie met andere partijen het Recreatiezoneringsplan Veluwe opgesteld. Een onderdeel daarvan is de recreatiezoneringskaart (www.recreatiezoneringopdeveluwe.nl). De evenementenlocaties in de bijlagen zijn getoetst aan deze zoneringskaart en beperkingen voor te houden evenementen zijn in de locatieprofielen (bijlage I opgenomen.

Het niet voldoen aan de regels over natuurbescherming is overigens geen grond om de evenementenvergunning te weigeren, maar aan de regels moet separaat worden voldaan om het evenement doorgang te laten vinden.

Omgevingswet (voorheen Wet ruimtelijke ordening)

Wanneer een evenement van significante (noemenswaardige) invloed is op de ruimtelijke kwaliteit van de woon-, werk- en leefomgeving moet deze invloed in een ruimtelijk besluit beoordeeld en geborgd worden. Voor het bepalen of een evenement ruimtelijk relevant is kan onderscheid worden gemaakt in verschillende situaties:

• •

  Incidenteel, kortdurend, maximaal een paar keer per jaar (verschillende) evenementen.

• •

  Op jaarbasis incidenteel, maar wel terugkerend, meerdere evenementen.

• •

  Regulier terugkerende grote evenementen.

Kortdurende incidentele evenementen kunnen overal in de gemeente Ermelo plaatsvinden en zijn vanwege het ontbreken van ruimtelijke relevantie niet in strijd met het bestaande ruimtelijke beleid. Op de locaties waar grotere, meerdere of meerdaagse evenementen kunnen worden georganiseerd is er wel sprake van ruimtelijke relevantie. Bij niet incidenteel gebruik van locaties, veel en/of langdurende evenementen moet er een en ander ruimtelijk geregeld worden. In ieder geval moeten evenementen expliciet mogelijk worden gemaakt in het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan). Waar dit niet het geval is moet een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsactiviteit verleend worden.

In planologische zin wordt van een evenement gesproken indien het voldoet aan de volgende begripsomschrijving:

“Elke voor publiek toegankelijke verrichting, georganiseerde gebeurtenis, openluchtmanifestatie, (thema-)dag of week en/of herdenking die al dan niet met een zekere regelmaat (bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks of jaar overstijgend) plaatsvindt;

• a.

  waardoor het normaal maatschappelijk gebruik van de gronden niet mogelijk is gedurende:

  • 1.

    tenminste één aaneengesloten periode van 24 uur (incl. het opbouwen en afbreken): of

  • 2.

    tenminste twee niet opeenvolgende dagen of vier niet opeenvolgende dagdelen: en

• b.

  met een omvang van meer dan 250 bezoekers/gasten/deelnemers/toeschouwers gelijktijdig aanwezig, en:

• c.

  met een langtijdgemiddeld beoordelingsniveau ( Lar,lt ) van meer den 40 dB(A) op de gevel van de dichtst bij gelegen woningen om en nabij het (evenementen)terrein.”

Voor evenementen in planologische zin moet het omgevingsplan zogenaamde planregels bevatten waarin wordt aangegeven dat gronden en bouwwerken gebruikt mogen worden ten behoeve van evenementen.

Indien bovenstaande regeling niet is opgenomen in het betreffende omgevingsplan, of als het evenement niet voldoet aan deze regeling, kan het evenement alleen doorgang vinden met een procedure waarbij wordt afgeweken van het omgevingsplan. In dat geval moet een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsactiviteit worden verleend.

2.2 Algemene uitgangspunten

Verantwoordelijkheden en rolverdeling

In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de verantwoordelijkheden die de verschillende partijen, de organisator, gemeente en hulpdiensten hebben bij te houden evenementen.

De organisator

De organisator is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een evenement organiseert en is degene die als eerste verantwoordelijk is voor een veilig en goed verloop van een evenement. Daarnaast is de organisator ook verantwoordelijk voor het voorkomen of beperken van overlast of negatieve effecten in de omgeving en bij de bezoekers, bijvoorbeeld met betrekking tot geluidsoverlast en verkeershinder.

In de voorbereiding op het evenement moet de organisator een inschatting maken van de risico’s die met de activiteit gepaard gaan en daarvoor de passende maatregelen treffen. In de beoordeling van de voorgenomen aanpak worden tussen organisator, gemeente en hulpdiensten afspraken gemaakt over de invulling en reikwijdte van deze verantwoordelijkheden. Deze afspraken worden waar nodig

als voorschriften in de vergunning vastgelegd. Daarbij worden de kaders van de gemeente Ermelo en landelijk geldende wet- en regelgeving gehanteerd. De organisator moet bij de aanvraag om een vergunning laten zien dat het voorgenomen evenement binnen deze kaders georganiseerd wordt.

De gemeente

De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde en veiligheid, gezondheid en bescherming van het milieu. De burgemeester beoordeelt deze aspecten aan de hand van de ingediende vergunningaanvraag. Dit gebeurt binnen het proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving. De burgemeester voert als bevoegd gezag de regie over dit vergunningenproces en kiest daarbij voor een integrale en risicogerichte benadering. Als voor een evenement meerdere toestemmingen of ontheffingen nodig zijn worden deze zoveel mogelijk tegelijkertijd met de evenementenvergunning verleend.

De burgemeester is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van toezicht en handhaving

bij evenementen. Leidend voor de inzet bij toezicht en handhaving is het gemeentelijke Uitvoeringsprogramma Handhaving. In dit programma worden jaarlijks prioriteiten gesteld in het inzetten van toezicht en handhaving.

De gemeente is ook verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de openbare ruimte.

Na het evenement moet de openbare ruimte opgeleverd worden in de staat van vóór het evenement. Afspraken over de controle op schade en eventuele herstelwerkzaamheden worden gemaakt tussen gemeente en organisator van het evenement.

Hulpdiensten / adviespartners

De hulpverleningsdiensten zoals de politie, Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) (bestaande uit brandweer en GHOR) en Omgevingsdienst Veluwe (ODV) zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de hen toebedeelde wettelijke taken en verantwoordelijkheden (bijv. openbare orde, (brand)veiligheid, hygiëne en gezondheid, milieu etc.) en adviseren de gemeente hierover bij een evenement.

De burgemeester maar ook politie, GHOR, VNOG en ODV kunnen in het voorkomende geval andere partijen raadplegen ten behoeve van de advisering en operationele voorbereiding op een evenement, bijvoorbeeld Staatsbosbeheer, het Waterschap, Rijkswaterstaat, NS of de Provincie.

Spreiding van evenementen / spreiding van hinder

Op verschillende locaties in Ermelo kunnen evenementen worden georganiseerd. Op het merendeel van de locaties gebeurt dit incidenteel en op een aantal locaties vinden enkele evenementen per jaar plaats. Op die locaties vinden doorgaans ook de grotere evenementen plaats die hinder voor de omgeving kunnen veroorzaken. Om de hinder te beperken wordt ervoor gekozen om evenementen te spreiden over de verschillende locaties. In hoofdstuk 7 wordt hierop nader ingegaan.

Evenementen op eigen terrein zijn evengoed evenementen

De meeste evenementen vinden plaats in de openbare ruimte en zijn voor iedereen toegankelijk. Daarnaast zijn er ook evenementen op eigen terrein die in beginsel voor een beperkte groep bezoekers toegankelijk zijn. Daarbij valt met name te denken aan evenementen op vakantieparken die zich voornamelijk richten op de gasten van die parken. Deze evenementen vallen ook onder de definitie van een ‘evenement’ zoals bedoeld in de APV. Daarin is opgenomen dat onder een evenement wordt verstaan “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak”. Daarbij doet niet ter zake of de verrichting van vermaak voor al het publiek of een beperkt publiek toegankelijk is. De risico’s in het kader van openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu zijn immers op eigen terrein evengoed aanwezig als in de openbare ruimte.

Doorlopende vergunningen en meerjarige vergunningen waar mogelijk

In de gemeente Ermelo worden tal van kleine initiatieven georganiseerd welke net voldoen aan de criteria om onder de vergunningsplicht te vallen. In een aantal gevallen gaat het om initiatieven op eenzelfde locatie en/of van eenzelfde organisator. Om de administratieve lasten voor de organisatoren van deze initiatieven te verminderen is het streven om hiervoor waar mogelijk een doorlopende vergunning te verlenen voor meerdere activiteiten gedurende het jaar of (indien de evenementen plaatsvinden op eigen terrein) meerdere jaren. Een doorlopende vergunning of meerjarige vergunning kan ook worden verleend voor de evenementen op eigen terrein, zoals hierboven genoemd. Doorlopende of meerjarige vergunningen worden in ieder geval niet verleend voor aandachtevenementen (B-evenementen) en risicovolle evenementen (C-evenementen), zoals beschreven in hoofdstuk 4.

De evenementenkalender wordt gehanteerd als het instrument om alle betrokken partijen al vroegtijdig in de bij hun rol en verantwoordelijkheid passende positie te brengen. Jaarlijks vraagt de gemeente aan de haar bekende organisatoren van vergunningplichtige evenementen of zij voor 1 november de gewenste data voor het betreffende of nieuwe evenement in het opvolgende jaar willen melden. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de evenementenkalender.

3.1 Aanmelden evenementenkalender

De voorbereidingen voor het evenementenseizoen starten al in oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt, met het opstellen van de jaarlijkse evenementenkalender. Begin oktober wordt gepubliceerd dat organisatoren van evenementen zich kunnen aanmelden voor een plaats op de evenementenkalender. Daarnaast krijgen de organisatoren, die vergunningsplichtige evenementen organiseren bericht hierover. Bij de aanmelding verschaft de organisator tenminste de volgende informatie over het evenement:

• •

  De dagen en tijden waarop hij beoogt het evenement te houden, inclusief de dagen dat wordt opgebouwd en afgebroken.

• •

  De locaties(s) waarop hij het evenement wil houden.

• •

  De geluidscategorie waarbinnen het evenement valt.

• •

  Een globale beschrijving van het evenement, ten minste bestaande uit: de activiteiten, muziekgenre, doelgroep, aantal bezoekers en andere relevante informatie voor het kunnen uitvoeren van de risicoscan.

• •

  Informatie die nodig is voor het toetsen van de aanvragen aan onderstaande beoordelingscriteria, die worden toegepast als er meerdere aanmeldingen voor een locatie zijn dan dagen beschikbaar of meerdere aanmeldingen voor eenzelfde dag zijn gedaan.

Voor de aanmeldingen wordt een formulier opgesteld waarin wordt gevraagd naar bovenstaande zaken. Aanmeldingen moeten uiterlijk 1 november zijn ontvangen. Aanmeldingen die daarna worden ontvangen, worden behandeld na vaststelling van de evenementenkalender.

3.2 De evenementenkalender

Bij het beoordelen van de aanmeldingen wordt beoordeeld of het aantal gevraagde evenementen per locatie past binnen de beleidsregels uit hoofdstuk 7. Daarnaast worden de aanmeldingen bekeken op knelpunten zoals bijvoorbeeld meerdere risicovolle evenementen op één dag en wordt via de veiligheidsregio afgestemd met andere gemeenten in de regio. De kalender wordt uiterlijk 31 december vastgesteld door burgemeester en wethouders.

Bij het beoordelen van de aanmeldingen wordt op basis van de regionale risicoscan op hoofdlijnen al een eerste globale inschatting gemaakt van de impact van de activiteit op het gebied van openbare orde en veiligheid en de (regionale) effecten daarvan voor de hulpdienstpartners. Dit geeft ook de geëigende behandelaanpak (reguliere aanpak dan wel risicoaanpak) en de bijbehorende behandeltermijn aan.

Het doel van de evenementenkalender is daarmee meerledig:

• •

  Met de evenementenkalender wordt gestuurd op spreiding van de geluidsdragende evenementen (zie ook hoofdstuk 7).

• •

  De evenementenkalender verschaft duidelijkheid aan organisatoren en belanghebbenden (zoals bewoners en bedrijven).

• •

  Organisatoren worden in staat gesteld tijdig een volledige vergunningaanvraag in te dienen.

• •

  De gemeente is in staat het proces van beoordeling en advisering voor te bereiden,

• •

  Er wordt gestuurd op het voorkomen van het aantal gelijktijdige evenementen binnen de regio die een verhoogd veiligheidsrisico met zich meebrengen. Tevens kunnen hulpdiensten adviseren over de veiligheidsrisico’s als door meerdere evenementen tegelijkertijd hun capaciteit ontoereikend is.

Ook nadat de evenementenkalender is vastgesteld, kunnen nog aanmeldingen voor evenementen binnenkomen. Bij het eerste contact tussen gemeente en de organisator van het nieuwe evenement kan op basis van de evenementenkalender vroegtijdig worden gesignaleerd of een voorgenomen evenement op een bepaalde datum en locatie realiseerbaar is. Als dat niet het geval is kan in deze gevallen in overleg met de organisator naar een oplossing worden gezocht. Nieuwe aanvragen zullen per geval en in relatie tot de al vastgestelde evenementenkalender bekeken worden.

3.3 Verdelen schaarse plaatsen op de evenementenkalender

Omdat het aantal toegestane evenementen per locatie beperkt is en omdat er slechts één evenement tegelijkertijd gehouden kan worden op een locatie, zijn plaatsen op de evenementenkalender zogenaamde ‘schaarse rechten’. Van een schaars recht is sprake als de overheid slechts een beperkt aantal rechten aan private partijen kan toekennen, zoals in dit geval een plaats op de evenementenkalender voor het houden van een evenement op een bepaalde locatie. Volgens vaste jurisprudentie moeten schaarse rechten worden verdeeld volgens een transparante procedure waarbij alle gegadigden gelijke kansen hebben om het schaarse recht te verwerven. In deze paragraaf wordt beschreven hoe de beoordeling plaatsvindt als er meerdere gegadigden zijn voor een beschikbare plaats op de evenementenkalender.

Het gaat daarbij om aanmeldingen die zijn gedaan vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement wordt gehouden. Aanmeldingen die later worden gedaan worden behandeld na vaststelling van de evenementenkalender en op volgorde van binnenkomst.

Eerst onderling overleg

Het kan voorkomen dat twee of meer partijen een evenement willen organiseren op dezelfde datum en op dezelfde locatie, of dat op voorhand kan worden vastgesteld dat evenementen met elkaar conflicteren. In die gevallen worden de partijen bijeengebracht en wordt samen met de gemeente gekeken naar alternatieve locaties of data.

Beoordelen aanmeldingen

Als partijen niet tot een oplossing komen zal het college de aanmeldingen beoordelen op basis van een puntensysteem. Daarbij geldt dat het evenement met het hoogst aantal punten de plaats op de evenementenkalender krijgt toegewezen.

Bij de beoordeling van de aanmeldingen wordt de puntentelling uit onderstaande tabel gehanteerd. Daarbij geldt dat ofwel het totaal aantal punten ofwel nul punten worden toegekend.

Bij een gelijk aantal punten, wordt de plaats op de evenementenkalender toegekend aan het evenement met het hoogst aantal punten bij de beoordelingscriteria onder categorie A. Wanneer die score ook gelijk is, wordt gekeken naar de hoogste score bij de beoordelingscriteria onder categorie B, enzovoort.

Toelichting op de criteria

• 1.

  Een belangrijke motor van de lokale economie is het toerisme. Daarom is het belangrijk dat evenementen zich richten op het vermaak van de toeristen. Tegelijkertijd is draagvlak onder de lokale bevolking belangrijk. Daarom is het belangrijk dat evenementen zich niet uitsluitend richten op toeristen, maar eveneens op de eigen inwoners. Aan evenementen die zich richten op deze beide doelgroepen wordt één punt toegekend. De organisator van het evenement kan aan de hand van de plannen, communicatieplan, promotiecampagne, etc. aantonen op welke doelgroepen men zich richt.

• 2.

  Om de lokale economie te stimuleren, maar eveneens om het aantal vervoersbewegingen voor de uitvoering van het evenement te beperken, is het wenselijk dat evenementen zoveel mogelijk worden uitgevoerd met lokale en regionale partijen. Hierbij wordt nadrukkelijk opgemerkt dat de organisator zelf niet lokaal hoeft te zijn om op dit criterium punten te scoren. Dan worden organisatoren van elders benadeeld en er is dan geen sprake van gelijke kansen.

• 3.

  Om de lokale economie te stimuleren wordt een punt toegekend aan evenementen met een economische spin-off voor andere ondernemers. Daarbij valt te denken aan een braderie, die veel bezoekers de winkelstraat intrekt of een toertocht die verschillende bedrijven betrekt in de route en het programma. Het gaat hier nadrukkelijk om de economische spin-off richting een brede groep ondernemers die in de meeste gevallen niet direct meeprofiteert van een evenement. De cafés waar het evenementenpubliek na afloop doorgaans heen gaat, wordt daarom buiten beschouwing gelaten. De spin-off richting restaurants telt daarentegen wel mee.

• 4.

  Met dit criterium wordt beoogd om zoveel mogelijk unieke evenementen per locatie toe te laten. Evenementen waarvan er meerdere edities per jaar plaatsvinden krijgen daarom voor de tweede, derde en elke daaropvolgende editie twee minpunten, zodat andere evenementen een grotere kans maken op een plek op de evenementenkalender.

• 5.

  Een evenement krijgt een minpunt als bij een vorige editie vergunningvoorschriften of andere regels zijn overtreden, met mogelijke gevolgen voor de openbare orde en veiligheid. Hierbij geldt dat sprake moet zijn van een ernstige overtreding met gevolgen voor de openbare orde of de veiligheid of dat sprake is van herhaaldelijke overtredingen. Tevens moet in de evaluatie van de betreffende editie van het evenement nadrukkelijk over de overtreding gesproken zijn en moet het voornemen tot toekenning van het minpunt vastliggen in het verslag van de evaluatie. Bij het criterium wordt gesproken over “hetzelfde evenement van dezelfde organisator”. Hiermee wordt voorkomen dat een evenement niet kan worden voortgezet door een geheel nieuwe partij. Om te voorkomen dat een evenement onder een andere naam doorgaat, wordt onder ‘hetzelfde evenement’ ook verstaan; min of meer hetzelfde evenement van dezelfde organisator. Ook het begrip ‘dezelfde organisator’ wordt breed geïnterpreteerd. Als één of meerdere personen uit de organisatie zich verenigingen in een nieuwe organisatie, kan dit eveneens worden aangemerkt als ‘dezelfde organisatie’.

• 6.

  Bij dit criterium geldt min of meer hetzelfde als bij criterium 5, met uitzondering dat het niet om ernstige of herhaaldelijke overtredingen gaat. Om goed naleefgedrag van de geluidsnormen te stimuleren wordt een minpunt toegekend bij elke overtreding daarvan.

• 7.

  Een punt wordt toegekend als voor de uitvoering van een evenement aantoonbare duurzaamheidsmaatregelen worden getroffen. Het moet daarbij gaan om meerdere maatregelen (tenminste twee), welke worden getroffen bovenop wat wettelijk al verplicht is en wat redelijkerwijs voor de hand ligt of van de organisator mag worden verwacht. Zo is bijvoorbeeld de inzet van ledverlichting in plaats van gloeilampen geen duurzaamheidsmaatregel, maar iets wat tegenwoordig voor de hand ligt en daarom redelijkerwijs van de organisator mag worden verwacht.

• 8.

  Van organisatoren wordt steeds meer verwacht dat zij hun verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van de gezondheid van het publiek. Aan evenementen waarbij hiervoor aantoonbare maatregelen worden opgenomen wordt een punt toegekend. Ook hier geldt dat het om maatregelen moet gaan die aanvullend zijn op hetgeen wettelijk al is bepaald of redelijkerwijs mag worden verwacht.

• 9.

  Inclusie is niet meer weg te denken in onze samenleving. Ook bij evenementen speelt dit een steeds grotere rol. Daarom worden organisatoren gestimuleerd om maatregelen te treffen zodat iedereen mee kan doen. Een punt wordt toegekend als een organisator maatregelen neemt in het kader van inclusie. Vanzelfsprekend moet het hier gaan om maatregelen die aanvullend zijn op hetgeen wettelijk al is bepaald of redelijkerwijs mag worden verwacht.

Bij twee criteria kunnen minpunten worden toegekend als gevolg van overtredingen. Hierover wordt opgemerkt dat deze minpunten enkel dienen om te sturen op kwaliteit bij de verdeling van schaarse vergunningen. De minpunten dienen niet om te sanctioneren. Daarvoor kan een separaat handhavingstraject worden opgestart.

3.4 Plaats op de evenementenkalender is nog geen vergunning

Organisatoren die hun evenement op de kalender geplaatst zien, kunnen er niet zonder meer van uitgaan dat hun evenement ook daadwerkelijk kan doorgaan. Hiertoe moet het volledige vergunningentraject doorlopen worden.

De burgemeester heeft bij de beoordeling van de vergunningaanvraag altijd de bevoegdheid om, als daar voldoende aanleiding voor is, de vergunning alsnog niet te verlenen. Ook kan de vergunning na verlening worden ingetrokken of gewijzigd.

Iedere aanmelding voor de evenementenkalender wordt door de gemeente onderworpen aan de regionale risicoscan (ook wel ‘behandelscan’ genoemd). Dit is een eerste globale inhoudelijke toets op basis waarvan de behandelaanpak wordt bepaald. De uitkomst van de scan bepaalt hoeveel weken vooraf de vergunningaanvraag moet worden ingediend (hoofdstuk 6) en welke partijen er benaderd worden voor de advisering bij die vergunningaanvraag.

De scan geeft nog geen uitsluitsel over de aanwezigheid of impact van specifieke risico’s en maatregelen. De scan is (slechts) een hulpmiddel om de behandelaanpak te bepalen. Een diepgaandere analyse van de risico’s en te treffen maatregelen volgt bij het opstellen van de plannen (door de organisator) en beoordeling daarvan (door burgemeester en hulpdiensten). Voor het uitvoeren van de risicoscan wordt het model gebruikt dat door de veiligheidsregio hiervoor is opgesteld.

Aan de hand van karakteristieke eigenschappen van het evenement zoals het publieksprofiel, activiteitenprofiel, ruimtelijk profiel en het organisatieprofiel wordt bepaald of sprake is van:

• •

  Reguliere evenementen (A-evenementen);

• •

  Aandachtevenementen (B-evenementen);

• •

  Risicovolle evenementen (C-evenementen).

De Handreiking evenementenveiligheid 2018 van het Instituut Fysieke Leefomgeving beschrijft deze categorieën als volgt.

Reguliere evenementen (A-evenementen)

De voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Aandachtevenementen (B-evenementen)

De voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Risicovolle evenementen (C- evenementen)

De voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Gevolgen uitkomsten risicoscan voor het proces

De uitkomsten van de risicoscan bepalen voor een deel welke indieningsvereisten gelden voor de aanvraag van een evenementenvergunning (zie hoofdstuk 6). Voor aandachtevenementen en risicovolle evenementen gelden andere indieningsvereisten dan voor reguliere evenementen.

Bovengenoemde risicoclassificatie bepaalt tevens de behandelaanpak voor vergunningverlening, toezicht (en handhaving) en evaluatie. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• •

  Bij risicovolle evenementen vindt, onder regie van de gemeente, ter voorbereiding op de advisering een overleg plaats met organisator en de hulpdiensten. Daarbij worden de belangrijkste risico’s vastgesteld en worden de maatregelen besproken die de organisator in de plannen voorstelt uit te voeren.

• •

  Bij aandachtevenementen kan, onder regie van de gemeente, ter voorbereiding op de advisering een overleg plaatsvinden met organisator en de hulpdiensten.

• •

  Voor reguliere evenementen worden doorgaans de standaardvoorschriften van de hulpdiensten opgenomen, terwijl voor aandachtevenementen en risicovolle evenementen een maatwerkadvies wordt gevraagd.

• •

  Bij alle aandachtevenementen en risicovolle evenementen vindt in beginsel toezicht plaats (exacte inzet van verschillende disciplines is afhankelijk van de aard van het evenement en wordt bepaald in het integraal handhavingsbeleid van de gemeente).

• •

  Reguliere evenementen worden in beginsel geëvalueerd door het toesturen en invullen van een evaluatieformulier, terwijl risicovolle evenementen altijd door middel van een gesprek met betrokkenen worden geëvalueerd. Bij aandachtevenementen wordt dat per situatie bekeken.

Een afschrift van de ingevulde scan wordt na plaatsing op de evenementenkalender aan de organisator van het evenement toegezonden.

5.1 Waarom betrekken omgeving?

De laatste jaren is het steeds gebruikelijker geworden dat initiatiefnemers hun plannen met de omgeving (moeten) bespreken. Deze trend is in het land zichtbaar bij ruimtelijke plannen maar ook steeds vaker bij evenementen. Het in een vroegtijdig stadium betrekken van de omgeving heeft een aantal voordelen voor een geslaagd evenement, namelijk:

• •

  Zorgen vanuit de omgeving over te verwachten hinder zijn in een vroeg stadium bij de organisator bekend, zodat deze maatregelen in de plannen kan opnemen om de zorgen en de hinder weg te nemen of te verkleinen.

• •

  Door de omgeving (tijdig) te betrekken kan het draagvlak voor het te houden evenement vergroten, waardoor ergernis en klachten in een later stadium waarschijnlijk afnemen (mits er uiteraard iets wordt gedaan met de ontvangen input). Dit draagt bij aan een beter imago van het evenement.

• •

  Organisator en omgeving staan direct met elkaar in contact, zodat korte lijnen in de communicatie ontstaan waardoor ook bij ervaren hinder tijdens de uitvoering van het evenement snel kan worden geschakeld.

• •

  Extra frisse blikken, naast die van de organisator en gemeente, kunnen soms tot vernieuwende en andere oplossingsrichtingen leiden.

5.2 Wanneer en hoe betrekken omgeving?

Zoals hierboven is toegelicht zit de kracht in de inspraak vooral in het in een vroegtijdig stadium betrekken van de omgeving, namelijk tijdens de planvorming. Op dat moment is nog de meeste ruimte om de plannen aan te passen op basis van de ontvangen input. Daarom wordt van de organisator van een evenement verwacht dat deze de omgeving betrekt voordat de vergunningaanvraag wordt ingediend.

Het betrekken van de omgeving is verplicht bij:

• •

  Alle geluidbelastende evenementen van categorie II en III;

• •

  Evenementen waarbij sprake is van een wegafsluiting die langer dan 4 uur duurt en waardoor omwonenden hun woning niet per auto kunnen bereiken;

• •

  Andere evenementen waarbij hinder voor de omgeving te verwachten is (bijvoorbeeld op basis van ervaringen van eerdere edities van het evenement) en waarvan bij plaatsing op de kalender is aangegeven dan de omgeving betrokken moet worden.

De wijze waarop de organisator de omgeving betrekt wordt enigszins vormvrij gelaten. De organisator van het evenement kan een inspraakavond houden, een laagdrempelige (digitale) enquête uitzetten of op een andere wijze de omgeving betrekken. Hieraan worden twee voorwaarden gesteld, namelijk:

• 1.

  De organisator moet bij de vergunningaanvraag een verslag indienen over het betrekken van de omgeving, waarin tenminste is uitgewerkt:

  • •

    Op welke wijze de omgeving is betrokken;

  • •

    Welke input is opgehaald;

  • •

    Tot welke veranderingen in de plannen dat heeft geleid;

  • •

    Een toelichting waarom bepaalde input niet tot verandering van de plannen heeft geleid.

• 2.

  De groep omwonenden die moet worden geïnformeerd over de mogelijkheid tot inspraak, betreft minimaal de bewoners van de adressen zoals (per locatie) vastgelegd in bijlage I.

Toelichting op de genoemde voorwaarden

Voor het beoordelen van de vergunningaanvraag en het afwegen van alle belangen is het voor de burgemeester relevant om te weten wat de inspraak van de buurt heeft opgeleverd. Daarom wordt daarvan een verslag gevraagd. Van de ontvangen input geeft de organisator daarin aan welke oplossingen in de planvorming zijn opgenomen om de zorgen van de omgeving weg te nemen. Wanneer om een bepaalde reden geen maatregelen worden genomen om zorgen weg te nemen, wordt dit ook vermeld. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als het technisch niet mogelijk is om de zorg weg te nemen, de kosten zo hoog zijn dat dat naar het oordeel van de organisator niet opweegt tegen het beoogde doel of andere nadelige neveneffecten optreden.

Wanneer wordt voorgesteld om ten aanzien van een bepaalde zorg geen maatregelen te treffen, kan bij het verlenen van de vergunning alsnog worden besloten om voorschriften aan de vergunning te verbinden. Daarin kan dan worden geregeld dat bepaalde maatregelen moeten worden uitgevoerd.

In de locatieprofielen in bijlage I is per locatie opgenomen op welke adressen tenminste de bewoners benaderd moeten worden door de organisator. De reden dat deze adressen vastliggen in deze beleidsregels is om interpretatieverschillen over het gewenste verspreidingsgebied van de correspondentie te voorkomen. In plaats van het verspreiden van correspondentie op de genoemde adressen kan de organisator, na akkoord van de gemeente, er ook voor kiezen om een oproep te plaatsen in het Ermelo’s weekblad waarin het bewoners oproept om hun input te geven over het te houden evenement. Hiervoor kan akkoord worden gegeven als het effectgebied van het evenement heel groot is, zoals bijvoorbeeld een hardloopevenement met wegafsluitingen op verschillende locaties. In beginsel wordt uitgegaan van het verspreiden van brieven in de directe omgeving.

6.1 Beleidsregels indieningstermijn vergunningaanvragen

In de APV staan twee termijnen die van invloed zijn op het proces van de behandeling van een vergunningaanvraag.

• •

  In artikel 1:2 APV is de beslistermijn opgenomen. Daarin is geregeld dat het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag op de vergunningaanvraag moet beslissen. Als die termijn niet gehaald wordt, kan deze eenmalig met acht weken worden verlengd.

• •

  In artikel 1:8, lid 2 APV is de indieningstermijn geregeld. In dat artikel is geregeld dat de vergunning kan worden geweigerd als de aanvraag minder dan acht weken voor de beoogde datum van de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is. In het derde lid is geregeld dat voor de evenementenvergunning een termijn van twaalf weken kan gelden. In artikel 2:25 APV is vervolgens nader uitgewerkt dat de termijn van twaalf weken geldt voor B-evenementen en C-evenementen.

Het woord ‘kan’ in artikel 1:8, lid 2 houdt in dat de burgemeester beoordelingsruimte heeft of hij van deze mogelijkheid gebruik maakt. Met andere woorden: de burgemeester kan ook besluiten om de aanvraag niet op deze grond te weigeren en inhoudelijk te beoordelen als hij van oordeel is dat een behoorlijke beoordeling van de aanvraag nog mogelijk is. Als beleidsregel geldt dat bij die beoordeling tenminste de volgende aspecten worden meegewogen:

• •

  De beschikbare ambtelijke capaciteit bij de gemeentelijke organisatie en de hulpdiensten, welke mede wordt bepaald aan de hand van de tijd van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend. Buiten de ‘piek’ van het evenementenseizoen is de kans groter dat een behoorlijke behandeling kan plaatsvinden dan tijdens de ‘piek’ van het evenementenseizoen, wanneer iedereen druk is met tijdig ingediende aanvragen.

• •

  De volledigheid van de aanvraag. De behoorlijke behandeling van een volledige aanvraag is eerder mogelijk dan van een onvolledige aanvraag, waarbij eerst om aanvullende gegevens moet worden gevraagd. Het wachten op die aanvullende gegevens maakt de resterende tijd voor het beoordelen van de aanvraag nog korter.

• •

  De mate waarin de aanvraag ‘te laat’ is. Behoorlijke behandeling van de aanvraag is eerder mogelijk bij een aanvraag die een dag na het verstrijken van de termijn wordt ingediend, dan een aanvraag die een week vóór het evenement wordt ingediend.

• •

  De aard en omvang van het evenement. De beoordeling van alle evenementen is niet hetzelfde. Zo kan bijvoorbeeld bij kleine evenementen eerder sprake zijn van voldoende tijd voor een behoorlijke behandeling dan bij grote evenementen.

6.2 Indieningsvereisten

Om te beoordelen hoe de organisator van het evenement invulling geeft de aspecten openbare orde, veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu en de risico’s tot het minimum beperkt, wordt naar de onderstaande documenten gevraagd. Daarbij is ook aangegeven voor welke evenementen welke documenten moeten worden ingediend.

Hieronder wordt beschreven uit welke onderdelen de genoemde documenten moeten bestaan. Voor de inhoud van de genoemde documenten is zoveel als mogelijk aangesloten bij het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid van de Vereniging van Evenementen Makers (VVEM). Het handboek bevat bruikbare normen die tot stand zijn gekomen door verschillende partijen die zich bezighouden met evenementenveiligheid (zowel vanuit overheidszijde als organisatoren). Het handboek is ook in diverse andere gemeenten een leidraad waardoor eenduidigheid en uniformiteit ontstaat. Voor een nadere verdieping in de indieningsvereisten wordt verwezen naar het handboek.

Plattegrond evenemententerrein

Op de plattegrond geeft de organisator aan hoe het evenemententerrein wordt ingedeeld. Een plattegrond moet op schaal worden ingetekend, een schaalaanduiding en noordpijl bevatten. Op de plattegrond moet tenminste het volgende staan aangegeven (mits aanwezig):

• •

  Grens evenemententerrein en begrenzing publieksgedeelte;

• •

  Calamiteitenroutes/aanrijdroutes, vluchtroutes, in- en uitgangen en nooduitgangen;

• •

  EHBO-post(en) en toiletten;

• •

  Alle bouwsels en objecten (bij bepaalde objecten kan gelden dat deze niet allemaal hoeven worden weergegeven, maar kan worden volstaan met de zone waarin deze zijn geplaatst (denk bijvoorbeeld aan een terras);

• •

  Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:

  • a.

    De voor personen beschikbare oppervlakte.

  • b.

    De gebruiksbestemming.

  • c.

    De opstelling van inventaris en van de in artikel 5.5 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: Besluit bgbop) bedoelde inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:

    • 1.

      Brand- en rookwerende scheidingsconstructies.

    • 2.

      Vluchtroutes.

    • 3.

      Draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16 Besluit bgbop.

    • 4.

      Nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan.

    • 5.

      Vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15 Besluit bgbop.

    • 6.

      Noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3 Besluit bgbop.

    • 7.

      Brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20 Besluit bgbop, en

    • 8.

      Brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24 Besluit bgbop.

• •

  Bak- en braadkramen (i.v.m. afstand tot andere bouwsels).

• •

  Locaties waar gasflessen en/of andere brandbare stoffen worden opgeslagen.

Draaiboek met veiligheidsparagraaf

Voor evenementen met een laag risico volstaat een draaiboek met een veiligheidsparagraaf in plaats van een veiligheidsplan. Dit draaiboek moet tenminste de volgende elementen bevatten:

• •

  Een algemene omschrijving van het evenement met daarin informatie over de locatie, datum, omschrijving van de activiteiten, bezoekersaantal en de doelgroep.

• •

  Planning / tijdschema met daarin de relevante momenten zoals de opbouw, opening, eindtijd, afbouw en oplevering terrein.

• •

  Programmering als sprake is van optredens.

• •

  Verkeer en parkeren. Deze paragraaf bevat een uitleg hoe de bezoekers naar en van het evenemententerrein zullen komen, welke extra maatregelen genomen zijn ten behoeve van het parkeren, hoe de bebording naar het festivalterrein is geregeld, of er verkeerregelaars en parkeerbegeleiders ingezet zullen worden, hoeveel en op welke plekken. Ook wordt aangegeven of tijdelijke afsluitingen van wegen nodig zijn en hoe die maatregelen worden uitgevoerd met bebording en/of verkeersregelaars.

• •

  Veiligheidsparagraaf, waarbij tenminste wordt ingegaan op het volgende:

  • a.

    Een beschrijving van de organisatie waarbij wordt beschreven wie verantwoordelijk is op welk moment.

  • b.

    De georganiseerde maatregelen naar de bezoekers zoals de toegang tot het evenement, kaartverkoop of niet, toegangsbeleid en eventuele huisreglement.

  • c.

    Een beschrijving van risico’s (wat kan er fout gaan) en wat doet de organisator om dat te voorkomen? Ook moet daarbij beschreven staan hoe de organisatie handelt als het toch fout gaat. Hierbij valt te denken aan scenario’s zoals slecht weer, te veel bezoekers of brand op het evenemententerrein.

  • d.

    Hoe de EHBO wordt geregeld.

  • e.

    Hoe de eventuele beveiliging wordt geregeld en welke eventuele andere medewerkers op het gebied van veiligheid (bijvoorbeeld reddingsbrigade of stewards) worden ingezet.

• •

  Lijst met contactgegevens.

Veiligheidsplan

Het veiligheidsplan voorziet in de maatregelen die de organisator treft ter voorkoming van incidenten en de maatregelen die genomen worden bij optredende incidenten. Bij grotere evenementen, waarbij in het kader van de uitvoering tijdens het evenement de aanwezigheid van de hulpdiensten benodigd is, blijft het veiligheidsplan leidend voor het bewaken van de veiligheid en de te nemen maatregelen bij incidenten.

Met het veiligheidsplan toont de organisator aan op welke wijze en met welke middelen de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij het evenement gewaarborgd zijn. Het veiligheidsplan bevat tenminste de volgende onderdelen:

• •

  Beschrijving van het evenement, bestaande uit het:

  • a.

    Activiteitenprofiel (datum, tijden evenement, data en tijden op- en afbouw, activiteiten, programmering, etc.).

  • b.

    Publieksprofiel (beschrijving doelgroep, aantal bezoekers over de hele dag en tegelijkertijd aanwezig, verblijfsduur bezoekers, bezoekersstromen, etc.).

  • c.

    Ruimtelijk profiel (beschrijving locatie en omgeving, bereikbaarheid evenemententerrein, voorzieningen water en stroom, etc.).

• •

  Beschrijving van de organisatie. Hier wordt beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe partijen onderling communiceren en afstemmen.

• •

  Risico-analyse, bestaande uit een inventarisatie en weging van de belangrijkste risico’s. Dit is de basis van het veiligheidsplan. Alles wat volgt in het veiligheidsplan dient immers om die risico’s te beperken zodat een veilig evenement kan worden georganiseerd. Voorbeelden van veelvoorkomende risico’s zijn: overcrowding van het evenemententerrein, gevaar door opkomend slecht weer of hitte, vechtpartijen, ordeverstoringen in de omgeving door vertrekkende bezoekers, tekort aan materialen door aan- en afvoerproblemen, onwel worden van personen al-dan-niet door overmatig alcohol- of drugsgebruik.

• •

  Maatregelen en acties die de (hoogste) risico’s beperken of uitsluiten, zoals:

  • a.

    Toezicht en beveiliging.

  • b.

    Weerscenario’s’ (hoe omgegaan wordt met (extreem) slecht weer en hitte.

  • c.

    Crowdmanagement en crowdcontrol maatregelen.

  • d.

    Brandveiligheidsmaatregelen en constructieve veiligheid.

  • e.

    Maatregelen in het belang van de publieke gezondheid.

• •

  Ontruimingsplanplan in het licht van noodzakelijke beëindiging van het evenement.

• •

  Afspraken tussen organisator en hulpdiensten; o.a. over de communicatie taken en verantwoordelijkheden van partijen bij opschaling.

• •

  Huisregels die gelden op het evenemententerrein.

• •

  Lijst met contactgegevens.

Het veiligheidsplan ziet niet alleen op de veiligheid op het evenemententerrein, maar tevens op de directe omgeving daarvan. Samen met het mobiliteitsplan moeten de maatregelen uit het veiligheidsplan zorgen voor een ordelijk komen en vertrekken van bezoekers.

Zorgplan

Vanwege enige overlap met het veiligheidsplan wordt het zorgplan vaak integraal opgenomen in het veiligheidsplan. Het plan beschrijft hoe er met de medische zorg wordt omgegaan. Het zorgplan of het veiligheidsplan moet tenminste voldoen aan de vereisten uit paragraaf 8.3 van de Veldnorm evenementenzorg. In het plan moet minimaal zijn opgenomen:

• •

  Naam, locatie, datum en tijden van het evenement.

• •

  Informatie over het evenement (type evenement, verwachte bezoekersaantallen, aard bezoekers, aard terrein).

• •

  Contactgegevens van de evenementenzorgorganisatie (EZO), de evenementorganisator, inzetcoördinator tijdens het evenement en andere contactpersonen tijdens het evenement.

• •

  Verwachte zorgvragen en risico’s.

• •

  Het aantal ingezette zorgverleners gespecificeerd naar zorgniveau.

Afhankelijk van de grootte van het evenement en het type evenement kunnen nadere zaken in het zorgplan worden opgenomen (zoals opgenomen in de Veldnorm evenementenzorg). In aanvulling daarop kan bij bepaalde activiteiten op evenementen worden gevraagd naar de hygiënemaatregelen die worden getroffen.

Mobiliteitsplan

Het mobiliteitsplan kan ook integraal onderdeel uitmaken van het veiligheidsplan. In plaats van mobiliteitsplan wordt ook regelmatig de term “verkeersplan” gebruikt. In dit plan beschrijft de organisator hoe het ordelijk komen en vertrekken van bezoekers is geregeld. Het doel van dit plan is tweeledig. Enerzijds is het ordelijk komen en vertrekken van bezoekers in het belang van die bezoekers en een optimale beleving van het evenement. Anderzijds dient het mobiliteitsplan om de hinder voor de omgeving te beperken. Door het evenement wijzigt de verkeerssituatie (omdat het drukker wordt in het verkeer of vanwege te treffen maatregelen). De organisator is als veroorzaker van de gewijzigde verkeerssituatie verantwoordelijk om dat in goede banen te leiden en hiervoor een plan op te stellen.

Het mobiliteitsplan bestaat tenminste uit de volgende onderdelen:

• •

  Een verwachting van de verdeling van de vervoerswijzen die de bezoekers kiezen om naar het evenement te komen; auto, fiets, te voet, openbaar vervoer, etc. Dit wordt ook wel de ‘modal split’ genoemd en is de basis van het mobiliteitsplan.

• •

  Een verwachting van de aankomst- en vertrektijden van bezoekers en deelnemers van het evenement.

• •

  Een beschrijving van de parkeerlocaties en het aantal beschikbare plaatsen voor de verschillende voertuigen. Vanzelfsprekend moet de capaciteit van de parkeerplaatsen, fietsenstallingen, etc. voldoende zijn voor het verwacht aantal voertuigen uit de modal split.

• •

  De bijbehorende routes en benodigde maatregelen voor een goede doorstroom (zoals van en naar parkeervoorzieningen).

• •

  De logistieke routes en processen die nodig zijn voor de materialen en goederenstroom.

• •

  De calamiteitenroutes voor de hulpdiensten.

• •

  Beschrijving van de mogelijke obstakels op routes en welke maatregelen nodig zijn om ze weg te nemen of te omzeilen.

• •

  Beschrijving van de impact op de reguliere verkeersdrukte en de omgeving rondom het evenemententerrein en welke maatregelen nodig zijn om overlast te voorkomen dan wel te reduceren.

• •

  Een tekening met daarop bovenstaande routes en de tijdelijke verkeersmaatregelen (hekken, verkeers- en redactieborden, parkeerverboden, verkeersregelaars, etc.). Indien nodig kan hierbij onderscheid worden gemaakt in verschillende fases van het evenement, zoals de in- en uitstroom.

Constructieve gegevens

Om te kunnen toetsen aan de constructieve veiligheid van bouwsels op het evenemententerrein kan aan de organisator worden gevraagd om constructietekeningen en –berekeningen. Daarnaast kan worden gevraagd hoe de constructies worden verankerd tegen omvallen en omwaaien. De gegevens moeten worden ingeleverd overeenkomstig hetgeen is bepaald in hoofdstuk 3 van de de Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning van het Centraal overleg Bouwconstructies. Bij het bouwen van de constructies moet men handelen overeenkomstig de ingediende constructieve gegevens. Net als bij bouwwerken ligt de verantwoordelijkheid daarvoor in de eerste plaats bij de organisator/bouwer. De gemeente kan besluiten daarop toe te zien.

(kermis)attracties en springkussens

Wanneer bij een evenement kermisattracties worden geplaatst wordt van iedere attractie zogenaamd RAS-nummer gevraagd. Iedere attractie moet beschikken over een certificaat van goedkeuring en merk van goedkeuring. Het certificaat en het merk moeten zijn afgegeven door een door de minister van Volksgezondheid, welzijn en sport (VWS) aangewezen keuringsinstelling (AKI). De bevoegdheid en de taak voor het keuren van de veiligheid van de attracties is belegd bij de AKI’s. De bevoegdheid voor die keuring ligt niet bij de burgemeester bij het afgeven van de evenementenvergunning. Wel mag de burgemeester, in het belang van de openbare veiligheid, zich ervan vergewissen dat de te plaatsen attracties goedgekeurd zijn. Dit wordt gedaan door het RAS-nummers van de attracties op te vragen. Via het Register attractie- en speeltoestellen (RAS) of de Nederlandse voedsel en warenautoriteit (NVWA) kan dan worden nagegaan of het een goedgekeurde attractie is.

Ook voor speeltoestellen zoals springkussens gelden voorwaarden op grond van landelijke wetgeving in het belang van de veiligheid. Op de locatie van het speeltoestel moeten de volgende documenten aanwezig zijn:

• •

  Een gebruiksinstructie waar alle relevante gegevens op vermeld staan voor een veilige opstelling en gebruik van het speeltoestel, zoals bijvoorbeeld instructies voor de verankering van een luchtkussen.

• •

  Een voor de huurder in te vullen blad waarop deze aantekeningen kan maken over onderhoud en ongevallen.

• •

  Kopie van de bladzijden uit het logboek of actueel dossier waaruit de typegoedkeuring blijkt.

Daarnaast moeten op het toestel en op de gebruiksinstructie identificatietekens staan, zodat een koppeling tussen het toestel, de gebruiksinstructie en het logboek of actueel dossier mogelijk is. Ook hier geldt dat het toezicht hierop en de keuring niet bij de burgemeester liggen in het kader van het afgeven van de evenementenvergunning, maar dat hij zich in het belang van de openbare veiligheid er wel van mag vergewissen of sprake is veilige speeltoestellen.

Geluidsplan

Bij geluidsdragende evenementen van de categorie II en III is sprake van geluidshinder voor de omgeving. Het is aan de organisator om erop te sturen dat deze hinder beperkt blijft en wordt voldaan aan de geldende geluidsnormen. Van een organisator mag daarom worden verwacht dat hij zich bewust is van de geluidproductie van het evenement en de verantwoordelijkheid neemt om tijdens het evenement te monitoren op de geluidbelasting, zodat kan worden bijgestuurd.

Daarom wordt bij geluidsdragende evenementen van categorie II en III geluidsevenementen (zie hoofdstuk 7) om een geluidsplan gevraagd. Een geluidsplan bestaat uit de volgende onderdelen:

• •

  Een akoestisch geluidsonderzoek, verricht door een onafhankelijk geluidsbureau. Hierin vindt een berekening plaats van het geluidsniveau op locatie, vertaald naar de geluidsbelasting bij de meest nabijgelegen en akoestisch relevante woningen en gebouwen.

• •

  Beschrijving van hoe men het geluid monitort en welke procedures worden gevolgd bij overschrijdingen van de voorgeschreven normen.

De geluidsmonitoring moet plaatsvinden met een geluidsmeter die de waarden registreert en opslaat zodat deze na afloop kunnen worden overlegd.

Bij geluid dragende evenementen van categorie II kan een geluidsplan worden gevraagd, maar daarvan kan ook worden afgezien. Dit wordt per situatie bekeken aan de hand van de locatie, eventuele klachten over geluid dragende evenementen op die locatie en vorige edities van het evenement. De verplichting om geluid te monitoren blijft voor deze evenementen wel van kracht. Een organisator kan immers niet weten of hij binnen de norm blijft met het geluid als hij de geluidbelasting zelf niet monitort. De organisator van deze evenementen moet ook vooraf beschrijven hoe de monitoring zal plaatsvinden, zodat dat kan worden beoordeeld bij behandeling van de vergunningaanvraag. Naar verwachting zal deze monitoring voor het overgrote deel bijdragen aan het verminderen van de geluidshinder. Wanneer blijkt dat de monitoring onvoldoende bijdraagt aan het beperken van de geluidshinder zal bij volgende edities in ieder geval om geluidsplan worden gevraagd.

De organisator van een evenement van geluidscategorie I hoeft geen geluidsplan in te dienen.

6.3 Bekendmaking vergunningaanvragen en besluiten

Wekelijks worden in de gemeenteberichten de aanvragen voor een evenementenvergunning gepubliceerd. Na de bekendmaking hebben belanghebbenden twee weken de gelegenheid om een zienswijze over een aangevraagde vergunning in te dienen. Gedurende de termijn kunnen de stukken van de aanvraag worden opgevraagd. Ingebrachte zienswijzen over aanvragen tot vergunning worden beoordeeld in de afhandeling van een vergunningaanvraag.

Daarnaast worden door de gemeente alle verleende evenementenvergunningen gepubliceerd. Eventuele bezwaarmakers hebben dan de gelegenheid om binnen 6 weken na datum van vergunningverlening

de tijd om bezwaar in te dienen. Ook hiervoor kunnen de aanvraag, bijlagen en het besluit worden opgevraagd. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het indienen van een bezwaar geen schorsende werking heeft.

Bij de meeste evenementen speelt geluid in meer of mindere mate een rol. Met name wanneer geluid een grotere rol speelt kan hinder voor de omgeving ontstaan. In dit hoofdstuk zijn beleidsregels opgenomen over het geluid bij evenementen. Met deze beleidsregels wordt gestreefd naar een evenwichtige balans tussen het mogelijk maken van evenementen en tegelijkertijd de hinder voor de buurt tot een verantwoord niveau te beperken. Dit wordt gedaan door het spreiden van evenementen over de beschikbare locaties, goed overleg met betrokkenen voorafgaand aan het evenement (zie hoofdstuk 5), geluidsnormering, monitoring van de geluidsnormen, toezicht en handhaving (zie hoofdstuk 9).

Wat onder een ‘verantwoord niveau’ wordt verstaan is aan de hand van onderzoeken en landelijk gebruikelijke normen toegelicht in paragraaf 7.1. In deze paragraaf zijn uitgangspunten uitgewerkt die een rol hebben vervuld bij de totstandkoming van de beleidsregels en de belangenafwegingen die daarin zijn gemaakt.

Omdat de geluidshinder niet van alle evenementen even groot is, zijn de evenementen met geluid ingedeeld in drie categorieën. Dit is uitgewerkt in paragraaf 7.2. In paragraaf 7.3 zijn regels over de eindtijd opgenomen. De spreiding van geluidbelastende evenementen over de locaties is uitgewerkt in paragraaf 7.4. Geluid heeft niet alleen effect op de leefomgeving, maar tevens op de gezondheid van het publiek (preventie gehoorschade). De normen die daarvoor gelden zijn uitgewerkt in paragraaf 7.5. In paragraaf 7.6 wordt ingegaan op geluid bij kermissen.

7.1 Uitgangspunten en afweging van belangen

Akoestische onderbouwing en belevingsonderzoek

In 2019 zijn ter voorbereiding op de vorige versie van de beleidsregels c.q. het evenementenbeleid twee onderzoeken verricht door een onafhankelijk op het gebied van geluid deskundig bureau; Geluid Meesters. Dit betreft de volgende onderzoeken:

• •

  Akoestische onderbouwing muziekevenementen gemeente Ermelo: Hierin worden de akoestische mogelijkheden beschreven voor 17 evenementenlocaties op basis van een rekenmodel en in het land gebruikelijke normen (afkomstig uit de Nota “Evenementen met een luidruchtig karakter” van de Inspectie Milieuhygiëne Limburg);

• •

  Belevingsonderzoek naar geluidaspecten muziekevenementen te Ermelo: Hierbij is onderzocht wat de beleving van (geluids)evenementen in Ermelo is. In dit onderzoek zijn meegenomen: inwoners van Ermelo, inwoners van Ermelo die tevens bezoeker van de evenementen zijn en personen die uitsluitend bezoeker van de evenementen zijn.

In het belevingsonderzoek valt op dat het merendeel van de inwoners van mening is dat evenementen een toegevoegde waarde hebben voor Ermelo. Uit het belevingsonderzoek valt ook op te maken dat het merendeel van de inwoners geen of draaglijke geluidshinder ervaart van evenementen. Daarom wordt er bij de beleidsregels voor gekozen om meer aansluiting te zoeken bij de geluidsruimte die op basis van de akoestische onderbouwing te verantwoorden is. Om ervoor te zorgen dat dit in balans is met het beperken van geluidshinder voor de omgeving, wordt niet de maximale ruimte benut maar wordt gestreefd naar een juiste balans tussen het mogelijk maken van evenementen en het beperken van de hinder. Concreet houdt dit in dat:

• •

  Voor de geluidsnormen wordt aangesloten bij de mogelijkheden uit de akoestische onderbouwing;

• •

  Voor de aantallen te houden evenementen per locatie is gezocht naar een balans tussen het mogelijk maken van de evenementen en tegelijkertijd het beperken van de geluidshinder. Daarom wordt op de meeste locaties niet het maximaal toelaatbare evenementen, dat mogelijk zou zijn volgens de akoestische onderbouwing, toe te staan.

Geluidsnormen overeenkomstig akoestische onderbouwing

Voor de geluidbelasting op de gevels wordt aangesloten bij de normen uit de akoestische onderbouwing en wordt niet langer een verlaging toegepast van 5dB(A) bij geluid dragende evenementen van categorie II in de avond en categorie III. Onderstaande tabel geeft het verschil uit het evenementenbeleid 2021 en deze beleidsregels weer.

Bij het afwegen van de belangen is het belang van de omwonenden van de evenemententerreinen afgewogen tegen het belang van de te houden evenementen. Daarnaast is ook gekeken naar het algemeen belang. Het belang van de omwonenden is het beperken van de geluidshinder. Het spreekt voor zich dat iedere lagere normering daaraan bijdraagt. Organisatoren hebben een belang bij voldoende geluidsruimte voor de te houden evenementen. Evenementen dienen een algemeen belang omdat deze belangrijk zijn voor de aantrekkelijkheid van de gemeente, zo blijkt ook uit het belevingsonderzoek1.

In de omgevingsvisie ligt vast dat we “Ermelo samen met ondernemers verder willen ontwikkelen als evenementendorp, waar in de komende jaren succesvolle, goedbezochte en veilige evenementen georganiseer worden, zodat een gevarieerd aanbod voor alle lagen van de Ermelose inwoners, ondernemers en gasten ontstaat.” Dit vraagt om bijpassende geluidsnormen. Geluid Meesters adviseert om een geluidsnorm van 75 dB(A) te hanteren en op een enkele locatie 80 dB(A).2 Dit sluit aan bij de in het land gebruikelijke normen (afkomstig uit de Nota “Evenementen met een luidruchtig karakter” van de Inspectie Milieuhygiëne Limburg). Tevens heeft de omgevingsdienst bij geluidmetingen geconstateerd dat de norm van 70 dB(A) aan de lage kant is op bepaalde locaties, vanwege de dichtbijgelegen woningen.

Bij de keuze om uit te gaan van de geluidsnormen uit de akoestische onderbouwing is tevens overwogen dat geluidshinder niet alleen wordt bepaald door een geluidsnorm, maar tevens door het aantal te houden evenementen en de naleving van de geluidsnormen. Het aantal te houden evenementen per locatie wordt in deze beleidsregels beperkt. Voor de naleving van de geluidsnormen zijn beleidsregels opgenomen over monitoring van geluid door de organisator en handhaving door of namens de gemeente.

Aantal evenementen per locatie: balans tussen mogelijk maken en hinder beperken

Voor de aantallen te houden evenementen per locatie is niet één op één het advies uit de akoestische onderbouwing overgenomen. Hierbij is tevens kritisch gekeken naar het beperken van de hinder voor de omgeving. De hierboven genoemden belangenafweging heeft ertoe geleid dat de aantallen te houden evenementen op een aantal locaties lager zijn vastgesteld dan mogelijk is volgens de akoestische onderbouwing. Dit is nader uitgewerkt in paragraaf 7.4 en per locatie gemotiveerd in bijlage II.

Behoefte aan duidelijke regels

Bij de terugblik op het beleid uit 2021 en de totstandkoming van deze beleidsregels is de behoefte gebleken aan duidelijkere regels over geluid. Naast de categorisering op basis van de geluidsnormen was er een onderverdeling gemaakt in tijden. Eén subcategorie evenementen mocht plaatsvinden tot 21:00 uur en een andere subcategorie vanaf 18:00 uur. In de praktijk kwam dat erop neer dat een evenement dat van 16:00 tot 23:00 duurde, in beide subcategorieën viel (en dus een beslag zou leggen op de toegestane evenementen in beide categorieën). Daarbij gold dan ook nog dat er voor de avond, welke ingaat om 19:00 uur, andere geluidsnormen golden dan voor de dag. Om de regels te verduidelijken is de tijd losgelaten bij de categorisering en vindt de categorisering uitsluitend plaats op basis van de geluidbelasting.

Maximaal geluidsniveau in deze beleidsregels is bepalend

Bij de uitvoering van het beleid uit 2021 is door middel van ontheffingen op grond van artikel 3.2 Verordening fysieke leefomgeving Ermelo afgeweken van de geluidsnormen uit het beleid. De ontheffing is echter niet bedoeld om af te wijken van de beleidsregel. In artikel 3.2 Verordening fysieke leefomgeving Ermelo is geregeld dat het verboden is om zonder ontheffing van burgemeester en wethouders geluidsapparatuur in werking te hebben en daarmee voor de omgeving geluidshinder te veroorzaken. De beleidsregel bepaalt hoeveel keer ontheffing van het verbod wordt gegeven en welke geluidsnorm daarbij wordt opgenomen. Het is niet zo dat de ontheffing dient om af te wijken van de beleidsregel. Dan zou de beleidsregel immers van weinig tot geen toegevoegde waarde zijn.

De geluidsnormen en het aantal toegestane evenementen zijn tot stand gekomen op basis van onafhankelijke onderzoeken uit 2019 en het afwegen van belangen. Met name de akoestische onderbouwing geeft aan wat een acceptabel geluidsniveau is en welke aantallen evenementen daarbij acceptabel zijn. Het is daarom in het belang van de direct omwonenden niet gewenst om van die normen af te wijken. De reden dat afgelopen jaren in de praktijk hogere geluidsnormen werden toegestaan dan volgens het beleid was toegestaan, was voornamelijk omdat de normen uit het beleid het nauwelijks mogelijk maakten om evenementen te organiseren. Nu die ruimte in overeenstemming is gebracht met het advies uit de akoestische onderbouwing (door het aantal dB(A) niet langer met 5 te verlagen) is het toestaan van hogere normen dan uit deze beleidsregels door middel van onthffingen niet langer nodig c.q. wenselijk.

Geen uitzonderingspositie voor Koningsdag

Omdat Koningsdag een nationale feestdag is die in de gehele gemeente Ermelo wordt georganiseerd en met jaarlijks wisselende programma’s, is dat evenement in het beleid uit 2021 niet meegeteld bij de jaarlijks toelaatbare geluidsevenementen. Echter is niet te motiveren waarom Koningsdag een bijzondere status zou hebben (ten opzichte van andere feestdagen of andere jaarlijks terugkerende evenementen). Als op Koningsdag een geluid dragend evenement wordt gehouden op een van de locaties, telt deze daarom mee bij het aantal te houden evenementen voor die locatie. Bij het bepalen van de aantallen is hiermee rekening gehouden.

Geluidbelastende evenementen in beginsel alleen toegestaan op de evenementenlocaties

Voor het houden van geluidbelastende evenementen geldt de regel dat deze in beginsel alleen mogen worden gehouden op de locaties zoals genoemd in paragraaf 7.4. Hierop gelden twee uitzonderingen, namelijk:

• •

  Incidenteel voor het houden van niet jaarlijks terugkerende evenementen welke logischerwijs niet op een van de locaties uit paragraaf 7.4 gehouden kunnen worden. Daarbij valt te denken aan een opening van een bedrijf of instelling, waarbij feestelijkheden voor de deur plaatsvinden.

• •

  Als ‘pilot’ om te onderzoeken of een nieuwe locatie geschikt is voor het houden van evenementen. In het kader van spreiding van evenementen (en daarmee gepaard gaande hinder) is het gewenst om permanent open te staan voor het onderzoeken van nieuwe locaties. Dit wordt mogelijk gemaakt onder de volgende voorwaarden:

  • ○

    De locatie moet bijdragen aan de spreiding van evenementen en de daarmee gepaard gaande hinder en is daarom op een redelijke afstand gelegen van de locaties uit paragraaf 7.4. Van een ‘redelijke afstand’ is sprake als de te verwachte geluidshinder, afkomstig van de nieuwe locatie, aantoonbaar in andere wijken te verwachten is dan de geluidshinder van de locaties uit paragraaf 7.4.

  • ○

    De locatie is te gebruiken door meerdere initiatiefnemers. Locaties op particulier terrein lenen zich niet goed voor de spreiding van evenementen omdat de beschikbaar afhankelijk is van derden.

  • ○

    De omgeving is vooraf betrokken, waarbij de gemeente vooraf aangeeft welke omwonenden tenminste moeten worden betrokken.

  • ○

    Het houden van een evenement moet veilig kunnen plaatsvinden. Daarom adviseren de hulpdiensten hierover aan de voorkant.

  • ○

    Het houden van evenementen wordt met de omgeving geëvalueerd.

  • ○

    Na twee evenementen op de locatie wordt besloten om de locatie te handhaven en als zodanig in deze beleidsregels op te nemen of dat deze ongeschikt is voor het blijven organiseren van evenementen.

In beide van bovenstaande gevallen geldt dat mogelijk tevens een omgevingsvergunning voor het strijdig gebruik van het omgevingsplan is vereist (zie paragraaf 2.1).

Verder geldt de regel dat evenementen in de buurt van een evenementenlocatie niet worden aangemerkt als evenementen op de evenementenlocatie. In de beleidsregels uit 2021 was geregeld dat het begrip ‘locatie’ ruim moest worden geïnterpreteerd en dat daaronder ook een iets andere locatie in de directe nabijheid kon worden gerekend. Mede in verband met de behoefte aan duidelijke regels is dit niet langer gewenst.

Dagen op- en afbouw tellen niet mee als geluidsdag

Enkele dagen voorafgaand aan het evenement wordt er vaak al opgebouwd en na afloop wordt er enkele dagen afgebouwd. Deze dagen tellen niet mee bij het aantal geluidsdagen per locatie zoals hieronder vermeld. Om de hinder van de op- en afbouw te beperken wordt in beginsel aan de vergunning het voorschrift verbonden dat op- en afbouw niet is toegestaan tussen 23:00 en 7:00 uur. In uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken als op- of afbouw in de nacht strikt noodzakelijk is in het belang van de openbare orde of de openbare veiligheid.

7.2 Categorieën geluidbelastende evenementen

In principe kan ieder evenement waarbij geluidsversterkende apparatuur wordt gebruikt - en waarvoor een ontheffing nodig is op grond van artikel 3.2 van de Verordening fysieke leefomgeving Ermelo - worden beschouwd als geluid belastend evenement. Echter is een evenement waarbij muziek op de achtergrond wordt gespeeld, moeilijk te vergelijken met een dance-event waarbij de bastonen soms kilometers ver nog hoorbaar zijn. Daarom wordt in deze beleidsregels onderscheid gemaakt in drie categorieën geluidbelastende evenementen, namelijk:

• •

  Categorie I evenementen: dit zijn evenementen waarbij de geluidsbelasting van het evenement maximaal 60 dB(A) bedraagt op de gevel van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige gebouwen (oftewel achtergrondmuziek).

• •

  Categorie II evenementen: dit zijn evenementen waarbij de geluidbelasting van het evenement maximaal 75 dB(A) en 88 dB(C) bedraagt op de gevel van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige gebouwen.

• •

  Categorie III evenementen: dit zijn evenementen waarbij de geluidbelasting van het evenement maximaal 80 dB(A) en 93 dB(C) bedraagt op de gevel van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige gebouwen.

7.3 Eindtijd evenementen

Voor de eindtijd van het geluid bij evenementen (categorie I, II en III) geldt het volgende:

• a.

  Eindtijd door de week (zondag tot en met donderdag): 23:00 uur;

• b.

  Eindtijd in het weekend (vrijdag en zaterdag): 23:30 uur;

• c.

  Eindtijd op doordeweekse dagen als de volgende dag een landelijke feestdag is: 23:30 uur.

• Voor de eindtijd van de feestdagen zelf worden de tijden uit punt a en b aangehouden. De daaropvolgende dag kan immers voor veel omwonenden een werkdag zijn en daarom wordt aangesloten bij de regels die gelden voor doordeweekse dagen en het weekend.

7.4 Spreiding van geluidbelastende evenementen over de locaties

In verband met een de bescherming van het woon- en leefklimaat rondom evenemententerreinen wordt gestreefd naar een spreiding van de geluidbelastende evenementen categorie II en III over de verschillende locaties. Hiervoor is per locatie bepaald hoeveel evenementen zijn toegestaan. Zoals in paragraaf 7.1 is gemotiveerd is de ‘Akoestische onderbouwing muziekevenementen gemeente Ermelo’ deels leidend geweest voor het bepalen van de aantallen evenementen per locatie. Voor een evenwichtige balans, tussen het bieden van ruimte voor de evenementen en het beperken van hinder voor de buurt, is het aantal toegestane geluidbelastende evenementen per locatie kritisch tegen het licht gehouden. Hierbij is gestreefd naar een evenwichtigere spreiding van evenementen over de verschillende locaties.

Categorie I evenementen leiden doorgaans niet tot geluidshinder in de omgeving en zijn daarom op alle locaties onbeperkt toegestaan. Categorie II en III evenementen zijn in beginsel alleen toegestaan op onderstaande locaties (zie voor uitzonderingen paragraaf 7.1).

Onderstaande tabel geeft aan hoeveel dagen er geluid mag worden gemaakt binnen de genoemde categorie.

• *

  Tijdens de jaarlijkse ijsbaan mogen zes evenementen van geluidscategorie II worden gehouden, mits de evenementen na 22:00 uur een geluidbelasting hebben van maximaal 60 dB(A) op de gevels van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige gebouwen.

Bij toepassing van bovenstaande aantallen geldt het volgende:

• •

  Als sprake is van een tweedaags evenement geldt dat als twee geluidsdagen.

• •

  Als sprake is van een evenement met meerdere podia op meerdere van de hierboven genoemde locaties (georganiseerd door één of meerdere organisatoren) telt het evenement op iedere locatie eenmaal mee voor het genoemde aantal toegestane evenementen.

In bijlage II is gemotiveerd hoe bovenstaande aantallen evenementen tot stand zijn gekomen aan de hand van de akoestische onderbouwing, de huidige praktijk en het beleid uit 2021.

Hardheidsclausule

Op grond van artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht handelt het bestuursorgaan overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen.

In aanvulling daarop kan onder bepaalde voorwaarden worden afgeweken van bovenstaande beleidsregels over het aantal geluidbelastende evenementen per locatie, zoals opgenomen in bovenstaande tabel. Daarbij geldt als uitgangspunt dat slechts kan worden afgeweken mits:

• •

  Sprake is van een evenement dat landelijke uitstraling heeft of minimaal publiek trekt tot ver buiten de gemeentegrenzen, anders dan toeristen die in de regio verblijven en al tot de reguliere doelgroep (zouden moeten) horen;

• •

  Het evenement zich substantieel onderscheidt van de andere evenementen op de betreffende locatie en daarmee een toegevoegde waarde is voor het evenementenaanbod van Ermelo.

• •

  Het evenement onvoorzienbaar was op het moment dat er nog ruimte was op de betreffende locatie, volgens de toegestane aantallen uit bovenstaande tabel (dit houdt onder andere in dat geen sprake kan zijn van een terugkerend evenement);

• •

  Een alternatieve locatie, waar nog wel ruimte is voor extra geluidsdagen, niet tot de reële mogelijkheden behoort (bijvoorbeeld omdat deze te klein is of niet beschikbaar is);

• •

  Maximaal sprake is van één extra geluidsdag op de betreffende locatie;

• •

  Het evenement geen belemmering vormt voor andere te houden evenementen op de genoemde locatie;

• •

  Het evenement achteraf wordt geëvalueerd met de organisator en omwonenden.

Soundcheck

In de geluidsontheffing worden voorschriften opgenomen over het tijdstip waarop de soundcheck mag plaatsvinden. Tevens wordt in de voorschriften bepaald hoe lang de soundcheck mag duren.

Bereikbaarheid voor klachten

De organisator is in de eerste plaats het aanspreekpunt voor (geluids)klachten van derden. Hiertoe dient de organisator op een adequate manier een telefoonnummer kenbaar te maken (bewonersbrief, website, et cetera) waarop hij tijdens het evenement bereikbaar is.

7.5 Preventie gehoorschade

Naast de geluidsnormen in het belang van de bescherming van het milieu (voorkomen geluidshinder) gelden er geluidsnormen in het belang van de volksgezondheid (preventie gehoorschade). Deze geluidsnormen hebben een ander doel, namelijk de bescherming van het publiek van de evenementen in plaats van de omgeving.

Een aantal partijen, waaronder het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM), de Nederlandse vereniging va podpodia en festival en de GGD/GHOR zijn een convenant aangegaan; het ‘Vierde convenant preventie gehoorschade versterkte muziek’. Met dat convenant dragen de convenantspartijen bij aan het voorkomen van het ontstaan van gehoorschade door hard versterkt geluid en/of versterkte muziek, door hiertoe binnen hun verantwoordelijkheid en mogelijkheden doeltreffende maatregelen te nemen. Zij zetten zich er maximaal voor in om te zorgen dat bezoekers van de bij hen aangesloten leden op een voor het gehoor veilige manier van muziek kunnen genieten.

Omdat niet alle (Ermelose) evenementenorganisatoren zijn aangesloten bij een van de convenantpartners, kan er niet automatisch van worden uitgegaan dat de afspraken uit het convenant worden overgenomen bij de uitvoering van de evenementen in Ermelo. Omdat het in het belang van de bescherming van de volksgezondheid wel gewenst is om preventieve maatregelen tegen gehoorschade te nemen, zijn de belangrijkste afspraken uit het convenant als beleidsregel overgenomen.

Geluidsnorm preventie gehoorschade

Aan de geluidsontheffing wordt daarom het voorschrift verbonden dat de audio-emissies, gemeten in het midden van het publieksvak op twee meter hoogte, zich moet beperken tot een van de onderstaande hoogste equivalent gemiddelde geluidsniveaus:

• *

  Voor de doelgroep wordt uitgegaan van de aanwezigheid van meer dan 50% van een bepaalde doelgroep.

Het kan voorkomen dat de norm, gemeten op de dansvloer, tot hogere of lagere geluidbelasting op de gevels van de dichtstbijzijnde geluidsgevoelige gebouwen leidt. Dit is afhankelijk van factoren zoals de uitstraling van het geluid door opstelling van de speakers en de afstand tot de geluidsgevoelige gebouwen. Omdat aan beide normen moet worden voldaan is de laagste norm leidend.

Aanbieden gehoorbescherming

Als op het evenement sprake is van een geluidsniveau, gemeten op twee meter hoogte op een representatieve plek op de dansvloer, van meer dan de hieronder genoemde geluidsniveaus, moeten bezoekers adequate gehoorbeschermingsmiddelen kunnen verkrijgen:

Deze gehoorbeschermingsmiddelen zijn op een laagdrempelige wijze (tegen kostprijs) beschikbaar en goed vindbaar voor de bezoekers. De gehoorbeschermingsmiddelen dienen voldoende te dempen (SNR minimaal 15 dB) zodat bezoekers bij de afgesproken maximale geluidsniveaus op een voor het gehoor veilige manier van muziek kunnen genieten. Tevens dienen de gehoorbeschermingsmiddelen te beschikken over een kwalitatief goed muziekfilter.

7.6 Geluid bij een kermis

Een kermis is gelet op het geluid toegestaan op alle locaties zoals hierboven genoemd. Daarbij geldt dat de kermis moet passen binnen het aantal geluidsdagen dat op de betreffende locatie is toegestaan. Vanzelfsprekend moet het ook fysiek en technisch passen op de genoemde locatie.

Op een kermis staan meerdere attracties, elk met hun eigen geluid (muziek, sirene, omroeper, etc.). Bij een geluidsmeting op de gevel van de dichtstbijzijnde woning blijkt echter niet van welke attractie een eventuele overschrijding van de geluidsnorm afkomstig is. Daarom kan ervoor worden gekozen om een normering voor het bronvermogen per attractie op te nemen in de vergunning. Echter is het aan de vergunninghouder om ervoor te zorgen dat de geluidsnorm niet wordt overschreden en daartoe maatregelen te treffen en afspraken te maken met de exploitanten, zodat de gezamenlijke muziekbelasting binnen de norm blijft. In verband met deze verantwoordelijkheidsverdeling wordt in de vergunning een geluidsnorm opgenomen zoals hierboven genoemd (in plaats van een norm ten aanzien van het bronvermogen bij de attracties).

In artikel 1:8 van de APV is geregeld dat de vergunning kan worden geweigerd in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of de bescherming van het milieu. De beleidsregels in dit hoofdstuk geven een nadere uitleg van deze weigeringsgronden en beschrijven waarop wordt getoetst bij de beoordeling van de vergunningaanvraag.

8.1 Openbare orde en openbare veiligheid

Reguleren bezoekersaantallen

De organisator moet in zijn vergunningaanvraag aangeven hoeveel bezoekers tijdens het evenement worden verwacht. Daarbij gaat het om het totaalaantal bezoekers over de hele dag(en) en het maximaal tegelijkertijd aanwezige bezoekers. De grootte en inrichting van het evenemententerrein en alle te nemen veiligheidsmaatregelen moeten op het maximaal tegelijkertijd aanwezige aantal bezoekers zijn afgestemd.

Het maximum aantal bezoekers van een evenement is met name afhankelijk van de inrichting van het evenementterrein. De twee belangrijkste factoren die het maximumaantal bezoekers bepalen zijn:

• •

  Het netto vloeroppervlak waar het publiek zich kan begeven (het totaal vloeroppervlak min de bebouwde delen). Hierbij geldt dat voor elke persoon 0,25 m2 wordt gerekend, overeenkomstig artikel 5.17 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Besluit bgbop).

• •

  De vluchtcapaciteit, waarbij het uitgangspunt geldt dat het terrein binnen vier minuten ontruimd moet zijn volgens de doorstroomcapaciteit uit artikel 3.35 Besluit bgbop.

De organisator moet in het veiligheidsplan gemotiveerd aangeven wat de capaciteit van het evenemententerrein is. Tevens moet de organisator aangeven hoe hij stuurt op het niet overschrijden van dat maximum aantal bezoekers. Bij evenementen met kaartverkoop gebeurt dat door het aantal te verkopen kaarten aan een maximum te verbinden. Bij vrij toegankelijke evenementen moet de organisator daarvoor andere maatregelen treffen.

Beveiliging en visitatiebeleid

Bij evenementen kan de gemeente eisen dat de organisator de beschikking heeft over particuliere beveiliging. Deze beveiliging moet worden uitgevoerd conform de Nederlands Technische Afspraak (NTA) 8020-30 “Evenementenbeveiliging en publieksbeveiligingsdiensten”. Als onderdeel van het veiligheidsplan moet de organisator een beveiligingsplan maken. Hierin moet in ieder geval aan de orde komen:

• •

  Aantal beveiligers;

• •

  Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

Het aantal beveiligers wordt per evenement bepaald en ligt in de eerste plaats in het veiligheidsplan vast. Als de voorgestelde inzet ontoereikend is kan door middel een vergunningvoorschrift een ander aantal beveiligers worden voorgeschreven. Specifieke taken worden vooraf door de gemeente bepaald, na overleg met de organisator en waar nodig met de Officier van Justitie en de politie. Hierbij dienen sluitende afspraken te worden gemaakt over de reikwijdte van de bevoegdheden van de beveiligingsbeambten. De organisator dient de uitwerking van het visitatiebeleid door middel van huisregels aan de bezoekers kenbaar te maken.

Brandveiligheid, basishulpverlening en calamiteitenroutes

In artikel 2.1 van het Besluit bgbop is bepaald dat een gebruiksmelding op grond van dat besluit niet nodig is als sprake is van een evenement waarvoor een evenementenvergunning is vereist en daarvoor dezelfde indieningseisen gelden als op grond van het Besluit bgbop. Dat laatste is geborgd in hoofdstuk 6. De beoordeling van de brandveiligheid en basishulpverlening (waaronder onder andere begrepen de aanwezige calamiteitenroutes) wordt getoetst aan het Besluit bgbop.

Verkeersveiligheid en bereikbaarheid

De verkeersveiligheid en bereikbaarheid kunnen op drie manieren een rol spelen bij het beoordelen van de vergunningaanvraag, namelijk als het gaat om:

• •

  De verkeersstromen van bezoekers en deelnemers van het evenement en andere weggebruikers;

• •

  Het gebruik van de wegen zelf ten behoeve van het evenement, bijvoorbeeld als parcours bij een sportevenement;

• •

  De bereikbaarheid van het evenemententerrein en omliggende woningen en overige gebouwen (o.a. voor hulpdiensten).

Bij de beoordeling van de verkeersstromen van bezoekers, deelnemers en andere weggebruikers wordt beoordeeld:

• •

  Of een realistische inschatting is gemaakt van de vervoerswijzen (modal split);

• •

  Of is voorzien in parkeergelegenheid voor alle bezoekers, zodat parkeerhinder in omliggende wijken wordt voorkomen;

• •

  Of de juiste verkeersmaatregelen worden getroffen om de verkeersstromen in goede banen te leiden;

• •

  Of de calamiteitenroute geborgd is.

Het gebruik van de wegen ten behoeve van evenementen (vaak sportevenementen) is slechts incidenteel toegestaan. Bij de beoordeling of wegen kunnen worden gebruikt ten behoeve van evenementen wordt het volgende beoordeeld en meegewogen in de belangenafweging:

• •

  De noodzakelijk van het afsluiten van de weg (of zijn er betere alternatieven);

• •

  De mate van hinder voor andere weggebruikers en de alternatieven die worden geboden om die hinder te beperken (omleidingen), rekening houdend met de tijdsduur van de afsluiting;

• •

  De reguliere drukte op de af te sluiten wegen;

• •

  De bereikbaarheid van woningen en bedrijven als gevolg van de afsluiting.

Constructieve veiligheid

De veiligheid en betrouwbaarheid van de constructie van tijdelijke bouwwerken (tenten, podia, tribunes etc.) dient door de organisator te worden geborgd. De organisator is verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en juiste constructieve berekeningen met bijbehorende tekeningen (zie hoofdstuk 6).

De constructies kunnen worden getoetst aan de bepalingen uit de laatste versie van de “Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning”.

Terrorisme en aanslagen

In de voorbereiding naar de evenementen hoeven hier regulier geen extra maatregelen voor opgenomen te worden tenzij hier een concrete aanleiding toe is. Indien deze er is, zal in direct overleg tussen de burgemeester, politie en de organisator hieraan nadere invulling worden gegeven.

8.2 Volksgezondheid en toegankelijkheid

De volksgezondheid van deelnemers en bezoekers dient tijdens het evenement te zijn gewaarborgd.

De organisator dient hiertoe maatregelen te nemen welke aansluiten bij de te verwachten risico’s

en het aantal te verwachten bezoekers. Dit kan variëren van inzet van evenementenzorgverleners van het zorgniveau “Basis Eerste Hulp” of “Evenementen Eerste Hulp” tot meer professionele hulpverlening bij evenementen met een verhoogd risico op alcohol- en drugsgebruik. De beoordeling van deze aspecten geschiedt aan de hand van een op te stellen zorgplan (of veiligheidsplan). Een aantal onderdelen waarop wordt getoetst is hieronder nader uitgewerkt.

Wanneer in het zorgplan onvoldoende of de onjuiste maatregelen worden voorgesteld om de risico’s in het kader van de volksgezondheid tot een acceptabel niveau te beperken, kan het uitvoeren van extra maatregelen als voorschrift aan de vergunning worden verbonden. Dit kan ook een wijziging van het maximumaantal bezoekers inhouden als het op basis van de maatregelen niet verantwoord is om het aantal bezoekers toe te laten dat in de aanvraag is vermeld.

Evenementenzorg

In het belang van de volksgezondheid wordt beoordeeld of de juiste en voldoende evenementenzorg wordt ingezet, overeenkomstig de Veldnorm evenementenzorg.

Toiletten

In verband met de hygiëne is het van belang dat er voldoende toiletten met toiletpapier en handenwasgelegenheden worden ingezet. Het aantal toiletten wordt bepaald aan de hand van de WC calculator van het Kenniscentrum evenementen. Daarnaast moet tenminste één toilet aanwezig zijn voor mindervaliden.

Toegankelijkheid mindervaliden

Ermelo heeft altijd al oog gehad voor mensen met een beperking en is van mening dat ook organisatoren van evenementen hier aandacht aan moeten besteden. Voor het toegankelijker maken van het evenement voor mindervaliden geldt het volgende:

• •

  Indien mogelijk moet een verhard hoofdpad aanwezig zijn op het evenemententerrein.

• •

  In het veiligheidsplan moet de veiligheid van mensen met een beperking worden meegenomen.

• •

  De organisator moet communiceren over wat er op het evenement wel en wat niet bereikbaar is voor mindervaliden, zodat onduidelijkheid wordt voorkomen.

• •

  Kabels moeten worden weggewerkt met kabelgoten met een helling van maximaal 15%.

Blindengeleidestroken

Het is niet toegestaan om objecten te plaatsen op een blindegeleidestrook of binnen de afstand van 0,50 meter van de strook.

Drugs

Bij bepaalde evenementen komt het voor dat sprake is van een verhoogd risico op drugsgebruik (waaronder begrepen het gebruik van lachgas). In het kader van de volksgezondheid is dit ongewenst en bovendien is het bezit strafbaar op grond van de Opiumwet. Bij evenementen met bijvoorbeeld een verhoogd risico op het gebruik van drugs is de organisatie verplicht om zich voor te bereiden op de juiste preventieve maatregelen (bijvoorbeeld visiteren en voorlichting), repressieve maatregelen (handelen evenementenzorgverleners) en nazorg. Dit is uitgewerkt in het zorgplan (of veiligheidsplan).

8.3 Bescherming van het milieu

Afvalverwijdering

Ter bescherming van het milieu moet worden voorkomen dat na een evenement afval achterblijft

op de locatie of in de directe omgeving. De organisator is verantwoordelijk voor het opruimen van het vrijgekomen afval en het afvoeren daarvan. Hiertoe worden voorwaarden opgenomen in de vergunning.

Onder de directe omgeving wordt tenminste verstaan: alles binnen de straal van 100 meter van het evenemententerrein, de parkeerplaatsen (incl. fietsenstallingen) en looproutes van het evenemententerrein naar de parkeerplaatsen.

Oplaten van ballonnen

De gemeente Ermelo heeft in artikel 2.13 Verordening fysieke leefomgeving Ermelo opgenomen dat het verboden is ballonnen, van welk materiaal dan ook, door middel van hete lucht afkomstig van vuur,

dan wel door middel van helium of andere gassen, op te laten stijgen. Dit geldt ook tijdens te houden evenementen.

Grasvelden/zachte ondergronden

Een aantal evenementen vindt plaats op een onverharde ondergrond (gras of zand). Door een regenbui verandert de ondergrond snel in een modderpoel. Daarom moet een verhard hoofdpad worden aangebracht van rijplaten of honingraatmatten, zodat het terrein bereikbaar blijft, ook voor ouderen, mensen met een handicap en mensen met een kinderwagen. Stro, houtsnippers of grind als ondergrond zijn niet toegestaan, omdat ze gaan vastklitten aan schoenen en wielen.

Bescherming openbaar groen

Op een aantal evenementenlocaties bevinden zich bomen. Bij het plaatsen van (zware) objecten moet rekening worden gehouden met de bescherming van die bomen. Hiervoor moet de evenementenorganisator voldoen aan de kaders uit de ‘Bomenposter, werken rondom bomen’ (bijlage III).

8.4 Beleidsregels bepaalde type evenementen

Voor het verlenen van vergunningen voor bepaalde type evenementen gelden specifieke beleidsregels. Ook kan het zijn dat er juist geen specifieke beleidsregels gelden en dat dat wordt toegelicht om misverstanden te voorkomen.

Grootschalige braderieën

Jaarlijks vinden in de zomerperiode braderieën plaats in het centrum van Ermelo. Dit is een positieve ontwikkeling die bijdraagt aan gezelligheid in het centrum. Ook trekken de braderieën toeristen naar het centrum. De braderieën en in het bijzonder de geluidsdragende activiteiten en randprogramma’s daarbij doen een steeds groter beroep op de beschikbare (geluids)ruimte op de evenemententerreinen. Ook neemt de verkeershinder als gevolg van de drukte toe. Daarom is het aantal grootschalige braderieën dat gehouden mag worden aan een maximum verbonden. Dit maximum is vastgesteld op:

• •

  zeven braderieën per jaar;

• •

  waarbij randprogrammering van geluidscategorie II of III slechts is toegestaan tijdens de zes edities die vallen in de zomervakantie van de regio midden.

Onder “grootschalige braderieën” wordt verstaan een braderie waarbij meer dan 2.500 bezoekers worden verwacht. Voor kleinere braderieën geldt geen maximum, tenzij sprake is van geluid. Dan gelden de regels uit hoofdstuk 7.

Voetbal op grote schermen

Tijdens een Europees kampioenschap of wereldkampioenschap voetbal willen ondernemers wedstrijden uitzenden op grote schermen. Wanneer de schermen niet worden geplaatst in een horeca-inrichting of op het bijbehorende terras worden deze initiatieven aangemerkt als een evenement, waarvoor een evenementenvergunning is vereist. De aanvrager is daarbij gebonden aan dezelfde regels als bij andere evenementen, inclusief het aantal toegestane geluidsdagen.

Zoals in het juridisch kader is beschreven, is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe hieraan invulling wordt gegeven bij de uitvoering van het evenement. In de paragrafen 9.1 en 9.2 is beschreven hoe het toezicht en de handhaving zal plaatsvinden, met in paragraaf 9.3 specifieke aandacht voor het toezicht op geluidsnormen.

9.1 Toezicht

In het vergunningverleningsproces worden de plannen van organisatoren zorgvuldig getoetst en afgestemd met de betrokken hulpdiensten. Daar waar nodig worden er op basis van de risicoanalyse en de adviezen van de hulpdiensten (aanvullende) vergunningvoorschriften opgenomen. Deze (aanvullende) voorschriften kunnen zich richten op de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu. De organisator is verantwoordelijk voor de uitvoering van de eigen plannen en naleving van de gestelde voorschriften om zo het evenement beheersbaar te houden en veilig en ordelijk te laten verlopen. De gestelde voorschriften gelden voor het gebied waar het evenement wordt georganiseerd en waar eventuele neveneffecten optreden. De burgemeester heeft daarbij de verantwoordelijkheid om toe te zien of de vergunningvoorschriften worden nageleefd en daar waar nodig te handhaven.

Doel toezicht: verbeteren evenementen en naleefgedrag

Hoewel bij toezicht vaak direct ook aan handhaving (sanctioneren) wordt gedacht, moet worden opgemerkt dat dat niet in de eerste plaats het doel is van het toezicht op evenementen. Het doel van het toezicht is om de veiligheid op en rondom de evenementen te verbeteren en geluidshinder af te laten nemen. Dit gebeurt door het geven van aanwijzingen om onveilige situaties op te lossen en input te vergaren voor de evaluatie van het evenement. Aan de hand van die evaluatie kunnen in een volgende editie van het evenement verbeteringen worden aangebracht in de planvorming van de organisator en/of vergunningvoorschriften. Het toezicht is op die manier een belangrijke schakel in de “plan-do-check-act cyclus”, die tot continue verbetering moet leiden.

Dit wil overigens niet zeggen dat er niet handhavend opgetreden wordt bij overtredingen (zie paragraaf 9.2).

Risicogericht toezicht

Honderd procent toezicht op de regels is praktisch gezien haast onmogelijk/onbetaalbaar. Het toezicht bij evenementen wordt daarom risicogericht ingezet. Dat wil zeggen dat de hoogste risico’s de hoogste prioriteit krijgen in het toezicht. De risicoanalyse, welke onderdeel is van het veiligheidsplan van de organisator, is daarom een belangrijk instrument bij het bepalen van de prioriteiten in het toezicht. Naast de risicoanalyse wordt daarbij het volgende meegewogen:

• •

  Ervaring met de organisator. Een doorgaans goed naleefgedrag verkleint de kans op overtredingen.

• •

  Zorgen uit de omgeving over bepaalde onderwerpen, die naar voren zijn gebracht bij de organisator of bij de gemeente.

• •

  Recente landelijke gebeurtenissen die veel impact hebben gehad.

Afstemming andere instanties belast met toezicht

Niet enkel de gemeente maar meerdere instanties zijn belast met het toezicht en/of hebben de bevoegdheid tot handhavend optreden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de veiligheidsregio, de omgevingsdienst, de provincie (bv. voor afsteken vuurwerk) of de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit. Ondanks deze bevoegdheid tot handhaving, die zij direct ontlenen uit mandaat, de wet of een verordening, stemmen zij waar nodig af met de burgemeester.

In het kader van de integraliteit is het belangrijk dat wordt afgestemd of handhaving van een regel onevenredig nadelige gevolgen heeft voor andere aspecten. Voor adequaat toezicht en handhaving op evenementen hebben gemeente en overige toezichthoudende instanties daarom behoefte aan een kader waarbinnen kan worden gecontroleerd en zo nodig kan worden gehandhaafd. Deze kaders liggen op hoofdlijnen vast in het Handhavings- en uitvoeringsprotocol (HUP).

Multidisciplinaire schouw evenementen (vóór aanvang evenement)

Voor aanvang van risicovolle evenementen (C-evenementen) vindt een multidisciplinaire schouw plaats. De schouw is gericht op het constateren van veiligheidsrisico’s en deze alsnog te voorkomen of te verkleinen.

De diensten met toezichthoudende taken op het gebied van veiligheid schouwen het terrein aan de hand van de gestelde vergunningsvoorwaarden. De gemeente is integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de schouw samen met de betrokken diensten. De organisator wordt onmiddellijk geïnformeerd over knelpunten die tijdens de schouw aan het licht komen.

De geconstateerde gebreken moeten voor aanvang van het evenement door de organisator worden opgelost. Lukt dit niet of zijn de gebreken dusdanig ernstig dat dit niet mogelijk is dan kan het evenement worden stilgelegd of beëindigd (afhankelijk van het risico dat gepaard gaat met de gebreken).

Toezicht tijdens het evenement

Wanneer overtredingen van vergunningsvoorschriften worden geconstateerd wordt

als eerste gekeken of de overtreding ter plaatse kan worden opgelost. Lukt dit niet of onvoldoende, dan wordt een bestuurlijke rapportage opgemaakt op basis waarvan de burgemeester of het college kan handhaven. In sommige gevallen zullen diensten op basis van de eigen bevoegdheden direct optreden.

9.2 Handhaving

Handhavingsinstrumenten

Als blijkt dat de organisator zich niet aan de voorschriften heeft gehouden kunnen er consequenties aan verbonden worden. Een maatregel kan variëren van een bestuurlijke waarschuwing tot onmiddellijke stillegging van het evenement.

Afhankelijk van de aard en ernst van de geconstateerde overtreding of het niet nakomen van afspraken beslist de burgemeester, dan wel het college welke bestuurlijke maatregel passend is. De burgemeester, dan wel het college beschikt over diverse bestuurlijke instrumenten om de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu te beschermen. Voor de keuze bij de in te zetten instrumenten zijn het Integraal Handhavingsbeleid 2021 – 2023 en het HUP bepalend.

Beoordelingstermijn voor overtredingen

Een maatregel kan gevolgen hebben voor meerdere evenementen van één organisator. Wanneer een organisator bijvoorbeeld meerdere evenementen per jaar organiseert en er bij één van die evenementen ernstige overtredingen zijn begaan, kunnen er voor de andere evenementen van die organisator extra vergunningsvoorschriften opgesteld worden, dan wel kan de vergunning worden gewijzigd, ingetrokken of geweigerd. De termijn kan teruggaan tot maximaal twee jaar, hierbij worden alle bestuurlijke maatregelen en vastgelegde overtredingen van de afgelopen twee jaar in meegenomen.

9.3 Controle geluidsnormen

De metingen zijn gericht op het handhaven van de geluidsnormen bij de omliggende woningen zoals vooraf bepaald en vastgesteld in de evenementenvergunning. Hierbij zijn er de volgende aandachtspunten:

• •

  De norm geldt op de gevel van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige bestemming. Afhankelijk van de positionering van het podium is/zijn de maatgevende woning(en) vastgesteld. Voor de in hoofdstuk 7 genoemde locaties zijn de posities van de maatgevende meetpunten gegeven in de locatieprofielen in bijlage I.

• •

  De metingen worden uitgevoerd volgens de meet- en rekenmethode geluid van de Omgevingswet (Aanvullingsregeling geluid bijlage IVH), deze is praktisch gelijk aan de Handleiding meten en rekenen industrielawaai 1999 (HMRI), welke tot 31 december 2023 van kracht was. Er wordt geen bedrijfsduurcorrectie of toeslag voor muziekgeluid toegepast. Indien wordt gemeten met gevelreflectie (direct voor de gevel), moet 1 à 2 meter voor de voorgevel worden gemeten, en moet het gemeten niveau met 3 dB (i.v.m. gemeten reflectie) worden verlaagd.

• •

  Om de controlemetingen bij handhaving uitvoerbaar te houden, wordt een meethoogte van

• •

  1,5 meter aangehouden. In sommige gevallen kan het voorkomen dat gemeten wordt voor een commerciële ruimte (kantoor, winkel e.d.) met woningen daarboven. In die gevallen wordt dus niet direct voor de gevel van de woning gemeten maar een aantal meter eronder. Uit het rekenmodel blijkt dat het niveauverschil op de begane grond en de eerste verdieping verwaarloosbaar is. Er hoeft dus geen correctie plaats te vinden.

• •

  Er wordt een equivalent geluidniveau (Leq) gemeten: het energetisch gemiddeld geluidniveau gedurende een tijdsbestek van driemaal één minuut met een tussenliggende periode (tussen twee metingen) van tenminste één minuut, uitgedrukt in dB(A). Daarnaast wordt, indien mogelijk simultaan, op dezelfde wijze de dB(C) waarde gemeten.

• •

  In overleg met de gemeente kan ervoor worden gekozen om tijdens de soundcheck voorafgaand aan een muziekevenement controlemetingen conform bovenstaande punten uit

• •

  te voeren. De evenementenorganisatie kan op deze manier worden aangegeven tot welk niveau de installatie in werking mag zijn zodat nog aan de grenswaarden wordt voldaan. Hierdoor kan de evenementenorganisatie zelf de situatie onder controle houden en worden mogelijke overschrijdingen zo veel mogelijk voorkomen.

In de uitvoerende fase van het evenement geldt dat bij het organiseren hiervan regelmatig een beroep wordt gedaan op inzet van de gemeentelijke organisatie (anders dan de wettelijke taken in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving). Dit betreft met name de inzet vanuit team Wijkservice, welke kan bestaan uit het leveren van afzetmaterialen, verkeersborden voor eventuele wegomleggingen, containers voor afvalverzameling, schoonmaken, herstel en inzaaien van het evenemententerrein enzovoort.

Vanuit dienstverlenend oogpunt past het dat de gemeente organisatoren hierin faciliteert. Daarbij geldt echter wel dat de organisatoren van alle evenementen daarvoor een kostendekkende vergoeding horen te betalen. In het verleden gold de regel dat niet-commerciële evenementen hiervoor geen vergoeding hoefden te betalen. Om een gelijk speelveld te realiseren tussen alle evenementen en omdat het onderscheid tussen commercieel en niet-commercieel vaak voor verschillende interpretatie vatbaar is, wordt hierin één gelijke lijn getrokken.

Evaluatie evenement

Alle evenementen worden na afloop geëvalueerd. De wijze waarop dat gebeurt is afhankelijk van de risico’s en geluidbelasting. Voor het evalueren gelden de volgende uitgangspunten:

• •

  Reguliere evenementen (A-evenementen) worden geëvalueerd door het toesturen en invullen van een evaluatieformulier.

• •

  Bij aandachtevenementen (B-evenementen) wordt per situatie beoordeelt hoe er wordt geëvalueerd.

• •

  Risicovolle evenementen (C-evenementen) en geluidbelastende evenementen van categorie III worden altijd geëvalueerd door middel van een gesprek;

Voor de evaluatie wordt de evenementenorganisatie door de gemeente uitgenodigd, alsmede de adviseurs en toezichthouders die eerder in het proces een rol hebben gehad (hulpdiensten, omgevingsdienst etc.). In geval van klachten van omwonenden kan ook met hen worden geëvalueerd. Bij de evaluatie wordt de effectiviteit van de getroffen maatregelen ten aanzien van de risico’s beoordeeld en worden conclusies getrokken die in het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog betere opzet. Ook het verloop van de activiteiten wordt in dit licht besproken. Daarnaast worden eventuele op- en aanmerkingen of klachten van belanghebbenden uit de buurt meegenomen in de evaluatie.

De insteek van het evaluatieoverleg is dat op alle fronten de uitkomsten waar nodig leiden tot concrete verbeteringen. Bij geconstateerde ernstige overtredingen kunnen eventuele consequenties voor volgende jaren of andere evenementen worden aangegeven. De uitkomst van de evaluatie kan de volgende gevolgen hebben:

• •

  De planvorming, uitvoering en vergunningverlening behoeven geen aanpassing voor de volgende editie.

• •

  De plannen van de organisator en/of de uitvoering daarvan moet voor een volgende editie (of een volgend evenementen van dezelfde organisator) op onderdelen worden verbeterd.

• •

  Het proces van vergunningverlening moet op onderdelen worden verbeterd.

• •

  Aan de vergunning moeten andere voorschriften worden verbonden.

• •

  De wijze van informatievoorziening aan omwonenden moet worden aangepast.

• •

  Voor de beoordeling bij plaatsing op de evenementenkalender worden één of twee minpunten toegekend omdat ernstige of herhaaldelijke overtredingen zijn geconstateerd, met betrekking tot de openbare orde en veiligheid en/of overtreding van de geluidsnorm is geconstateerd.

• •

  Aan de organisator wordt meegedeeld dat toekomstige vergunningaanvragen voor het betreffende evenement naar alle waarschijnlijkheid worden geweigerd in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en/of bescherming van het milieu.

Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt ook aan de organisator uitgereikt.

Algehele evaluatie evenementenseizoen

Naast de evaluatie van bovengenoemde evenementen vindt er jaarlijst een algehele evaluatie van het evenementenseizoen plaats met de adviespartners (hulpdiensten en omgevingsdienst). In deze evaluatie wordt teruggekeken op het evenementenseizoen in het algemeen en wat veel voorkomende positieve ontwikkelingen en aandachtspunten zijn op het gebied van openbare orde, veiligheid, volksgezondheid, de bescherming van het milieu, het proces van vergunningverlening, advisering, toezicht en handhaving en communicatie. Daarin worden ook afspraken gemaakt over hoe daar voor het volgende evenementenseizoen verbetering in aan te brengen.

De beleidsregels treden in werking tijdens het ‘evenementenseizoen’. Daarom is het voor een aantal beleidsregels, in verband met de rechtszekerheid, niet gewenst om deze per direct in werking te laten treden. Als overgangsregeling geldt daarom het volgende:

• •

  De regel dat de omgeving moet worden betrokken vóór het aanvragen van de vergunning geldt niet wanneer de vergunningaanvraag reeds is ingediend of gelet op artikel 1:8 en 2:25 binnen vier weken moet worden ingediend. In die gevallen moet de omgeving in ieder geval worden betrokken voordat de vergunning wordt verleend (overeenkomstig het evenementenbeleid 2021). De overige beleidsregels uit hoofdstuk 5 over het betrekken van de omgeving treden direct na bekendmaking in werking.

• •

  Beleidsregels over het aantal te houden geluid dragende evenementen van de categorieën II en III, treden niet in werking als het gaat om:

  • -

    Evenementen in het kalenderjaar 2024; en

  • -

    Waarvoor de organisator vóór vaststelling van deze beleidsregels een bevestiging heeft ontvangen dat het evenement is geplaatst op de evenementenkalender.

• De overige beleidsregels over geluid uit hoofdstuk 7 en paragraaf 9.3 treden direct na bekendmaking in werking.

Alle overige beleidsregels treden direct na bekendmaking in werking. Alle vergunningaanvragen worden daaraan getoetst. Vergunningen die reeds zijn verleend blijven, in verband met de rechtszekerheid, ongewijzigd van kracht.