Beleidsregel: Hotspot-monitor gemeente Moerdijk

Ondertekening

Toelichting

Artikel 1

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die grote invloed heeft uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente of heeft geleid tot intensieve interactie tussen overheid en inwoners. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor inwoners of in de media veel aandacht hebben gekregen. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over deze hotspots veilig te stellen en ze als blijvend te bewaren te waarderen. Voorbeelden zijn: een ramp, een internationaal sportevenement of een politiek omstreden besluit.

Daar waar het handelen van de overheid en burgers elkaar intens raken is het van belang de informatie van deze gebeurtenissen blijvend te bewaren. Daarnaast kan de neerslag van particuliere archiefvormers over deze gebeurtenissen ook verworven worden. Door tweejaarlijks een hotspotlijst vast te stellen, wordt voorkomen dat relevante cultuur-historische informatie wordt vernietigd.

De hotspot-monitor wordt opgesteld op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit1 en in navolging van de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017’ (kortweg: Selectielijst 2017)2 en de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ (kortweg: Selectielijst 2020)3. De Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020 verplichten de gemeentelijke zorgdrager (college van B&W) tot het opstellen van een lokale hotspot-monitor op basis waarvan in de Selectielijst 2017 en Selectielijst 2020 alle op termijn te vernietigen gewaardeerde bescheiden, kunnen worden aangewezen om blijvend te worden bewaard.

De hotspot-monitor fungeert als aanvullend instrument op de Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020.

Een hotspotlijst moet minimaal de volgende informatie bevatten:

• •

  De naam van de organisatie;

• •

  De titel en omschrijving van de hotspots;

• •

  De datering van de hotspots;

• •

  De toepassing van de criteria van elke hotspot.

Het uitvoeren van de hotspot-monitor is terugkerend proces dat pas achteraf kan worden toegepast. Tweejaarlijks wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan.

Het uitgangspunt van de hotspot-monitor is dat hotspots ‘kort na de gebeurtenis’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen:

Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om bescheiden al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie: digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen, wordt de kans dat archiefbescheiden verloren gaan verkleind.

Ten tweede wordt de actualiteit direct meegenomen door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen.

Verhouding tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG gaat uit van het principe van doelbinding: persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden. De AVG maakt daarbij een onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: Externe link:https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor blijvend te bewaren gegevens geldt ook de ‘archivering in het algemeen belang’. Archivering in het algemeen belang is in de AVG beperkt tot overheidsinstanties of openbare of particuliere organen die wettelijk verplicht zijn om informatie te beheren. Het uitgangspunt is dat archiefvormers ‘archivering in het algemeen belang’ al toepassen tijdens het verzamelen van persoonsgegevens en dus niet alleen na overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

In het kader van ‘archivering in het algemeen belang’ is het permanent bewaren van persoonsgegevens verenigbaar met de oorspronkelijke rechtmatige doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De belangenafweging en motivatie tot het permanent bewaren moet zijn neerslag vinden in de selectielijst waarover, desgevraagd, verantwoording moet kunnen worden afgelegd.

Een hotspotlijst, waarin de resultaten van de hotspot-monitor zijn opgenomen, bouwt voort op de selectielijst en dient dus enkel de (eventuele) gewijzigde waardering te verantwoorden, zonder alle informatie uit de selectielijst te hernemen.

Artikel 2

De volgende zaken worden niet als hotspots gezien maar vallen volgens de Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020 onder de volgende geformuleerde uitzonderingscriteria op basis waarvan zij mogen/moeten worden bewaard i.p.v. vernietigd:

• •

  Precedentwerking.

• •

  Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw gemeentehuis).

• •

  Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar).

• •

  Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving. In de Selectielijst 2012 wordt op een aantal plaatsen expliciet gesteld dat een precedent te bewaren is. Dergelijke verwijzingen zijn niet meer aanwezig in deze selectielijst. Precedenten dienen op grond van deze paragraaf blijvend te worden bewaard.

• •

  Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming).

• •

  Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren.

Artikel 3

De hotspotlijst wordt tweejaarlijks opgemaakt. De hotspots worden geïdentificeerd aan de hand van criteria. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen die de voorafgaande jaren gebeurd zijn4. Als zich geen hotspots voorgedaan hebben, worden dat jaar geen hotspots aangewezen.

Opzet hotspot-monitor en uitgangspunten

De hotspots worden geselecteerd door een hotspotcommissie. De hotspotcommissie wordt tweejaarlijks samengesteld uit minimaal één vertegenwoordiger uit elk Domein en minimaal één vertegenwoordiger uit de staf aan de hand van vaste profielen zoals hieronder genoemd. Het team Informatiemanagement en Facilitair is verantwoordelijk voor de uitvoering van de tweejaarlijkse monitor en levert de coördinator. De coördinator zal hiervoor ook samenwerken en afstemming zoeken met de archivaris bij het West-Brabants Archief (WBA). De leden van de hotspotcommissie worden gekozen aan de hand van de volgende profielen.

Profiel interne expert en externe expert hotspotcommissie

Profiel interne expert:

• •

  Is werkzaam bij de zorgdrager;

• •

  Is bij voorkeur een leidinggevende met meerdere beleidsterreinen onder zich;

• •

  Heeft een overzicht van wat er zich binnen de organisatie van de zorgdrager afspeelt;

• •

  Kan vanuit het perspectief van de decentrale overheid goed aanduiden wat de hotspots zijn

• •

  Voorbeelden:

  medewerker team Communicatie; omgevingsmanager; jurist; adviseur op beleidsterrein; portefeuillehouders; gemeentesecretaris; medewerker Informatiemanagement en facilitair.

Profiel externe expert:

• •

  Heeft zicht op de periode waarop de hotspot-monitor van toepassing is;

• •

  Heeft brede kennis van (actuele) vraagstukken en gebeurtenissen op lokaal of regionaal niveau;

• •

  Voorbeelden:

  gemeentearchivaris WBA (vanuit SIO); gemeenteraadslid; historicus; publicist; stads- of dorpsfotograaf; directeur van een bedrijf.

De advisering over de hotspots vindt plaats in het Strategisch Informatie Overleg (SIO). De gemeente draagt hiervoor voorafgaand aan het SIO een voorstel (conceptversie hotspotlijst) aan.

Niet alle hotspots houden zich aan gemeentegrenzen. De gemeente Moerdijk overlegt met de betrokken gemeenten over de conceptversie van de hotspotlijst voorafgaand aan het SIO zodat de hotspots met elkaar gedeeld worden. Op het moment dat er hotspots worden genoemd die betrekking hebben op meerdere zorgdragers, is het van belang de betreffende bescheiden bij alle betrokken archiefvormers uit te zonderen van vernietiging.

De gemeentelijke hotspotlijst wordt door het college van burgemeester en wethouders van de desbetreffende gemeente vastgesteld. De gemeenteraad wordt met een raadsinformatiebrief geïnformeerd.

Periodieke uitvoering

Stap 1 Research

In een overleg met verschillende interne experts worden de hotspots benoemd. Deze interne experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan en/of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. De coördinator nodigt de interne experts uit voor het overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt aan de interne experts gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van het afgelopen jaar en deze aan te leveren bij de coördinator/projectleider. Aan de hand van het ‘Sjabloon Hotspotlijst Publicatie’ wordt een eerste conceptversie van de hotspotlijst opgesteld.

Stap 2 Strategisch Informatie Overleg

In het SIO, het overleg met de interne coördinator, andere gemeenten, WBA en externe experts, wordt de concept hotspotlijst besproken en aangevuld. Aan het eind van het SIO heeft de gemeente Moerdijk een definitieve hotspotlijst voor gebeurtenissen van het voorafgaande jaren. Hierbij vormen de criteria uit artikel 4 het uitgangspunt. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen aandacht krijgen.

Stap 3 Voorbereiden besluitvorming

De lijst met hotspots die door het SIO is benoemd wordt ingebracht bij het college door de coördinator, naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt ook aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Als aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.

Stap 4 Vaststellen hotspots en publicatie

Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering. Na vaststelling van de hotspotlijst door het college en na kennisgeving aan de gemeenteraad, wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente.

Stap 5: Uitvoering geven aan de hotspot-monitor

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst wordt de hotspotstatus op de archiefbescheiden toegepast. De als hotspot aangemerkte archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. In een ‘Informatieoverzicht [naam hotspot]’ (Excel) worden de archiefbescheiden vermeld.

De hotspotstatus wordt vastgelegd in het informatiesysteem waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, zodat hier rekening mee kan worden gehouden in het beheer.