Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Etten-leur 2024

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente

Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente De Gemeente Etten-Leur

Inkopen (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en/of de Europese aan bestedingsrichtlijnen.

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het raadsprogramma 2022-2026 concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

• •

  GIBIT en Gemeentelijke ICT Kwaliteitsnormen;

• •

  Uniforme Administratieve voorwaarden.

In de Offerteaanvraag is aangeduid welke voorwaarden van toepassing zijn. De Gemeente kan andere voorwaarden van toepassing verklaren in geval zij die meer passend acht.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

Ten tijde van het vaststellen van dit beleid geldt geen verplichte klachtenafhandeling. De gemeente zal een klachtenregeling instellen die voldoet aan de nieuwe, nog vast te stellen Aanbestedingswet.

4.1 Integriteit

• a.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

• De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De gemeente Etten-Leur verstaat onder integriteit dat bestuurders en ambtenaren hun functie adequaat en zorgvuldig uitoefenen, met inachtneming van hun verantwoordelijkheden en de geldende regels. Als regels ontbreken of onhelder zijn, dan handelt men op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Men neemt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen, is aanspreekbaar op het eigen gedrag, en spreekt anderen hier zo nodig op aan.

• De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes zoals opgenomen in het personeelshandboek. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor (de schijn van) belangenverstrengeling en bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen wordt voorkomen.

• b.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

• De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden en door toepassing van de Wet Bibob. In het gemeentelijke Bibob beleid is vastgelegd op welke wijze de Gemeente de uit de Wet Bibob voortvloeiende bevoegdheden toepast bij overheidsopdrachten.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

• a.

  Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven Inkopen (‘MVOI’) betekent dat de we breder kijken dan alleen inkopen; het gaat ook over duurzaam intern opdrachtgeverschap. Dat betekent het geheel aan interne processen en activiteiten bij de gemeente om van duurzame beleidsdoelen naar concrete uitvoering door marktpartijen te komen. Anders gezegd: MVOI gaat de hele organisatie aan. MVOI gaat dus, naast klimaat, duurzaamheid en milieu, ook over inclusie en diversiteit, social return en ketenverantwoordelijkheid. De gemeente streeft hierbij naar inkopen met impact waarmee maatschappelijke doelen kunnen worden gerealiseerd. De Gemeente wil MVOI stimuleren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

• De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen.

• In het Plan van Aanpak Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVOI) leggen we vast uit hoe we duurzaamheid toevoegen in onze aanbestedingen. Dit nieuwe plan wordt nog opgesteld. Hierin is per thema concreet aangegeven hoe de gemeente Etten-Leur invulling geeft aan duurzaam, milieuvriendelijke en circulair inkopen

• b.

  De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.

• Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

• Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeente kan social return inzetten voor:

  • •

    Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  • •

    Het stimuleren van sociaal ondernemen.

  • •

    Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

5.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on) afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Product- en marktanalyse

• a.

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Daar waar mogelijk volgens de geldende wet- en regelgeving zullen lokale ondernemers worden uitgenodigd. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

  Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoor zieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) onderstaande tabel. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert. De verkorte en uitgebreide strategie worden door de Gemeente schriftelijk goedgekeurd. (Bedragen zijn exclusief BTW)

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.

De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Aanbesteding Vrij naar Lysons & Parmacon, 2008

6.2 Inkopen in de organisatie

Binnen de gemeente Etten-Leur is sprake van een decentrale inkoopfunctie, waarbij iedere afdeling in beginsel zelf verantwoordelijk is voor de inkopen en bestellingen. Hierbij kan de gemeente Etten-Leur gebruik maken van de begeleiding van de inkoopadviseurs van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant.

6.3 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.