Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg WerkSaam Westfriesland

Geldend van 15-06-2024 t/m heden

Intitulé

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg WerkSaam Westfriesland

Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland;

gelet op artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer WerkSaam Westfriesland;

besluit vast te stellen:

Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg WerkSaam Westfriesland.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

  • 1.

    Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

  • 2.

    SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft.

  • 3.

    Archiefbescheiden: bescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995.

  • 4.

    WFA: de gemeenschappelijke regeling Westfries Archief waarvan de directeur door het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland is aangewezen als archivaris.

Artikel 2. Taken en bevoegdheden

  • 1.

    Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het dagelijks bestuur inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

  • 2.

    Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

    • a.

      Situaties van vervreemding van archiefbescheiden;

    • b.

      Situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

  • 3.

    Het SIO kan inhoudelijk deskundigen met betrekking tot het werkgebied van WerkSaam Westfriesland en het WFA uitnodigen bij het overleg.

Artikel 3. Samenstelling SIO

  • 1.

    In het SIO hebben structureel zitting:

    • a.

      de archivaris

    • b.

      de manager Innovatie en Informatisering van WerkSaam

    • c.

      de archiefinspecteur

    • d.

      de clustermanager Innovatie en Informatisering van WerkSaam

    • e.

      een informatieadviseur van WerkSaam

  • 2.

    Voorzitter van het SIO is de manager Innovatie en Informatisering.

  • 3.

    Secretaris van het SIO is de clustermanager Innovatie en Informatisering.

Artikel 4. Voorzitter

Een plaatsvervangend voorzitter wordt uit het midden van het SIO benoemd.

Artikel 5. Secretariaat

De secretaris neemt het initiatief voor de bijeenkomsten van het SIO.

Artikel 6. Agendacommissie

  • 1.

    Er is een agendacommissie ten behoeve van de voorbereiding van de agendering en advisering van het SIO.

  • 2.

    De agendacommissie bestaat uit de secretaris en de informatieadviseur.

  • 3.

    De agendacommissie kan besluiten om een inhoudelijk deskundige uit te nodigen voor een bijeenkomst van het SIO of voor een bepaald agendapunt tijdens de bijeenkomst van het SIO.

Artikel 7. Werkwijze

  • 1.

    Het SIO komt tenminste 1 maal per jaar bijeen.

  • 2.

    In gevallen waarin dit instellingsbesluit niet voorziet, beslist de voorzitter.

  • 3.

    Het SIO kan haar werkwijze nader uitwerken in een huishoudelijk regelement, met inachtneming van de Beheerregeling Informatiebeheer WerkSaam Westfriesland 2024 en dit instellingsbesluit.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie.

Artikel 9. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland d.d. 13 juni 2024.

Voorzitter,

Y.W. Nijsingh

Directeur algemene bedrijfsvoering,

D.G.H. Gelinck

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

Na overleg met de archiefinspecteur van het Westfries Archief is gekozen voor het instellen van het SIO WerkSaam Westfriesland. Zij kan advies geven aan het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur. De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid).