Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024-2028

1. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

1.1 Doel Inkoopbeleid

De inkoopdoelstellingen van de gemeente zijn af te leiden van de verschillende raads- of

organisatiedoelen. Ze zijn strategisch van karakter en zijn onder meer gericht op het verlagen van

de integrale inkoopkosten, het verminderen van toeleveringsrisico’s, het verhogen van product- en

leverancierskwaliteit, het verhogen van de effectiviteit en efficiency en het verhogen van het aantal

rechtmatige inkopen. Het Inkoopbeleid is gefundeerd op een vijftal ankers die elk vanuit een eigen

invalshoek inhoud en betekenis geven aan de uitvoering van het inkoopbeleid:

1. Het creëren van waarde binnen de kaders van wet- en regelgeving.

2. Het bevorderen van (regionale) marktwerking.

3. Ontwikkelen van een optimale prijs/kwaliteit verhouding in aanbestedingen.

4. Toezien op een beheersbaar en verantwoord risicoportfolio.

5. Duurzaamheid.

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid aldus de volgende doelstellingen realiseren:

Waardecreatie

Met waarde creatie beoogt de afdeling Inkoop haar expertise maximaal aan te wenden binnen het

inkoopproces opdat recht- en doelmatigheid op evenwichtige wijze de doelstellingen van de aanbesteding

invult.

(Regionale) Marktwerking

Voor Noardeast-Fryslân is de verankering en verbinding in en met de regio Noordoost Friesland van

levensbelang. Met als doel, waar mogelijk het versterken van lokale en regionale economie en

werkgelegenheid. Inkoop toetst of alle (Meervoudig Onderhandse) aanbestedingen gemotiveerd is

omschreven of en op welke wijze (Regionale) Marktwerking wordt nagestreefd.

Optimale prijs/kwaliteit verhouding

Het leveren van ‘Value-for-Taxpayers-money’ is een van de grondbeginselen van het

Aanbestedingsrecht. Deze verplichting uit wet- en regelgeving wordt door Inkoop gemonitord op

basis van objectieve en transparante expertise. Met andere woorden: leiden de verschillende

(sub-) gunningscriteria ertoe dat aan de ene kant aanbestedingsdoelstellingen worden gerealiseerd

en anderzijds hiervoor een faire prijs wordt betaald.

Beheersbare risico’s

De ambities uit het strategisch plan van Noardeast-Fryslân zullen in aanbestedingen telkens

vergezeld worden met een grondige risicoanalyse. Vanuit het perspectief van governance zal Inkoop

hierin objectief en transparant adviseren.

Duurzaamheid

De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwikkeling en stellen daarom bij inkopen en

aanbestedingen duurzaamheidscriteria. Duurzaam inkopen levert een belangrijke bijdrage aan de

balans van de drie P’s: People, Planet en Profit. De gemeente wil zuinig omgaan met o.a. energie en

grondstoffen en minder afval produceren. Om dit te bereiken, zetten ze onder andere in op duurzaam

inkopen. De gemeente heeft de ambitie om in 2025 25% circulair in te kopen en in 2030 75%.

Sociale en milieuaspecten worden meegenomen in het inkoopproces door middel van

duurzaamheidscriteria.

Om de gemeentelijke inkoopdoelstellingen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële,

economische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze

uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

2. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

Met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid, heeft de gemeente een actueel beleid dat voldoet aan

alle huidige wet- en regelgeving. De gemeente neemt de Europese en Nationale aanbestedingswetgeving

en flankerend beleid met de daarbij behorende Richtlijnen, richtsnoeren en jurisprudentie in acht.

Daarbij wordt specifiek aandacht geschonken aan de algemene beginselen van Europees

Aanbestedingsrecht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Deze basisbeginselen zijn:

• Gelijke behandeling/Niet discrimineren: De gemeente behandelt aanbieders op gelijke wijze.

• Transparantie: Het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn.

• Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben.

• Proportionaliteit: De last moet in verhouding zijn tot de/het gevraagde Dienst en-/of Levering of werk.

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan ondernemers mogen niet onevenredig zijn in

verhouding tot het voorwerk van de opdracht. Eisen, voorwaarden en criteria worden toegepast met

in achtneming van de Gids Proportionaliteit.

• Wederzijdse erkenning: Het erkennen van elkaars normen en wet- en regelgeving.

• Fair-Play: De gemeente handelt zonder vooringenomenheid.

Het spreekt voor zich dat inkooptrajecten aan de eisen van rechtmatigheid moeten voldoen.

2.1 Wettelijke kaders

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving

wordt door de gemeente restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik

van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de

gemeente meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

1. Aanbestedingswet 2012: dit wettelijk kader implementeert de Europese Richtlijnen. Deze wet biedt

één kader voor overheidsopdrachten boven en onder de drempelwaarden en de rechtsbescherming

bij aanbestedingen;

2. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig uit

de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De

interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve

Mededelingen etc. van de Europese Commissie en uit jurisprudentie van het Europese Hof;

3. Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten;

4. Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten;

5. Algemene Wet Bestuursrecht: onder andere de algemene beginselen van behoorlijk bestuur voor

zover deze gecodificeerd zijn;

6. Wet markt en overheid: regels om concurrentie door de

overheid op de markt tegen te gaan;

7. De algemene beginselen van Europees Aanbestedingsrecht en de algemene beginselen van behoorlijk

bestuur.

8. Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT): specifieke regelgeving voor IT-diensten.

9. Algemene inkoopvoorwaarden Leveringen & Diensten.

2.2 Richtsnoer het ARW 2016

(Aanbestedingsreglement voor Werken)

Bij het plaatsen van opdrachten voor Werken onder de Europese drempelwaarden moet de gemeente,

in beginsel, verplicht het ARW 2016 toepassen. Voor Werken boven de Europese drempelwaarden

staat het vrij om het ARW 2016 toe te passen. Ook kan het ARW worden toegepast op aan Werken

gerelateerde Diensten en Leveringen. Dit kunnen Europese- en Nationale aanbestedingen zijn.

2.3 Grensoverschrijdend belang

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieopdrachten zowel boven de (Europese)

drempelbedragen alsook beneden de (Europese) drempelbedragen, met een duidelijk

grensoverschrijdend belang de algemene beginselen van gelijke behandeling, non-discriminatie,

transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning in acht.

2.4 Bepalen aanbestedingsprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode:

Stap 1: Werk, Levering of Dienst?

Werk

De definitie van ‘Werken’ is: het product van bouw- dan wel water- of wegenbouwkundige Werken in

hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Hieronder vallen alle bouwkundige en civieltechnische Werken zoals de bouw van een brug, een

kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden

van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder Werken. In bijlage II van de

Richtlijn 2014/24/EU staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder Werken vallen.

Levering

De definitie van een ‘Levering’ is: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of

huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Het gaat in dit geval om een overheidsopdracht

die betrekking heeft op de levering van producten en in bijkomende orde op werkzaamheden voor het

aanbrengen en installeren van deze producten. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de levering van

kantoorartikelen, warme drankenvoorzieningen en WMO hulpmiddelen.

Dienst

De definitie van een ‘Dienst’ is: alle opdrachten die niet als Levering of Werk kunnen worden aangemerkt.

Diensten zijn niet tastbaar. Voorbeelden van Diensten zijn schoonmaakdienstverlening,

accountantsdienstverlening, hulp bij het huishouden of ingenieursdiensten.

Combinatie

Het komt wel eens voor dat een overheidsopdracht onder meerdere regimes valt. Denk bijvoorbeeld

aan het leveren en plaatsen van openbare verlichting. In dat geval moet berekend worden wat de

hoogste waarde heeft, het werk, de Levering of de Dienst. Als de Levering de hoogste waarde heeft,

dan valt de opdracht onder Leveringen.

Stap 2: Bepalen van de opdrachtwaarde

De te volgen aanbestedingsprocedure vloeit voort uit de totale opdrachtwaarde, exclusief BTW maar

inclusief alle mogelijke opties en verlengingen. Alle gelijksoortige opdrachten binnen de gemeente

moet daarvoor bij elkaar opgeteld worden. Het ‘knippen’ in opdrachten om daarmee onder het

Europese drempelbedrag te komen, is verboden. Het is wel mogelijk om de opdracht in percelen te

verdelen of meerdere individuele Europese aanbestedingen te organiseren. Voor opdrachten die

over langere tijd plaatsvinden, zijn specifieke regelingen opgenomen voor het bepalen van de

opdrachtwaarde. Voor opdrachten met een vaste looptijd van maximaal 12 maanden (het betreft

hier geen opdrachten die jaarlijks verlengd worden met dezelfde leverancier) geldt de totale waarde

voor de gehele looptijd. Bedraagt de looptijd meer dan 12 maanden, dan betreft het de totale waarde

met inbegrip van de geraamde restwaarde. Ook kan het gaan om een opdracht voor onbepaalde duur

of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald. Dan geldt als contractwaarde het maandelijks te

betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.

Bij een raamovereenkomst dient de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te

plaatsen opdrachten als uitgangspunt te worden genomen voor het bepalen van de opdrachtwaarde.

Bij de raming van de waarde van een overheidsopdracht voor Werken houdt de gemeente rekening

met de waarde van de Werken en met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van

die Werken noodzakelijke Leveringen en Diensten die door de gemeente ter beschikking van de

aannemer wordt gesteld.

Stap 3: Drempelbedragen

De gemeente verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten de

aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in de tabel in bijlage 1.

Stap 4: Criteria voor bepalen inkoopprocedure

De te volgen inkoopprocedure wordt tezamen met de inkoopadviseurs bepaald aan de hand van de

volgende criteria:

• Omvang van de opdracht;

• Transactiekosten voor de gemeente en

de inschrijvers;

• Aantal potentiële inschrijvers;

• Gewenst eindresultaat;

• Complexiteit van de opdracht;

• Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Hiernaast kan ervoor worden gekozen om voor zover de regelgeving dat toelaat, een bijzondere

procedure te volgen, zoals een prijsvraag, concurrentiegerichte dialoog, innovatie partnerschap,

dynamisch aankoopsysteem, prestatie-inkoop (Best Value Procurement) of een

onderhandelingsprocedure.

2.5 Mandatering

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen

van de gemeente ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Echter, dit beleid gaat niet in op de vraag

wie er bevoegd is om de gemeente te binden aan overeenkomsten met een derde (bijvoorbeeld een

bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegdheid wordt namelijk geregeld in de mandaatregeling. Wel

is het zo dat het proces van inkopen en aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om de gemeente te

binden aan overeenkomsten, onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces

wordt in de praktijk altijd gevolgd of afgesloten met een overeenkomst. Om bovenstaande reden

dienen voorafgaand aan het traject en bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de bepalingen

van de geldende mandaatregeling nageleefd te worden.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van

een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente

en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel aan

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente dient altijd te worden voorzien van een

advies van de inkoopadviseur. Volgens artikel 4:84 Awb dient een bestuursorgaan te handelen

overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben,

die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te

dienen doelen. In de praktijk en naar aanleiding van rechtspraak betekent dit het volgende. Ervan

uitgaande dat de beleidsregel rechtmatig is, is er alleen reden voor afwijken in een geval van

bijzondere omstandigheden.

2.7 Klachtenprocedure

Bij iedere aanbesteding wordt in het aanbestedingsdocument de klachtenprocedure opgenomen. De

gemeente vermeldt hierbij op welke wijze ondernemers hun klachten ten aanzien van de betreffende

aanbestedingsprocedures kunnen indienen en op welke wijze en op welke termijn de klachten

vervolgens zullen worden behandeld en zullen worden afgedaan. Klachten zullen nooit worden

behandeld door een ambtenaar die bij de betreffende aanbesteding betrokken was.

2.8 Uitzonderingen

Er zijn situaties waarvoor de aanbestedingsregels niet of slechts in beperkte mate gelden. De voor de

gemeente belangrijkste uitzonderingen liggen op het gebied van de publiek-publieke samenwerking,

alleenrechten, horizontale (zuiver inbesteden) en verticale samenwerking (quasi-inbesteden). Om

ervoor te zorgen dat de samenwerking niet leidt tot vervalsing van de mededinging ten opzichte van

ondernemers worden strikte voorwaarden gesteld aan gunning van een opdracht bij dergelijke

samenwerking. De gemeente kan de genoemde vormen toepassen als aan de geldende regelgeving

op deze onderwerpen is voldaan.

2.8.1 Sociale en andere specifieke diensten

Voor zogenoemde Sociale en andere specifieke Diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien

de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze Diensten. Dit zijn bijvoorbeeld Diensten op het

gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten

voor onderwijs en enkele juridisch Diensten. Er wordt onderscheid gemaakt naar de volgende

drempelbedragen:

• Boven de drempel - €750.000

De specifieke voorschriften die gelden voor een sociale en andere specifieke Diensten staan genoemd

in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Deze artikelen zijn alleen van toepassing

indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van € 750.000 overschrijdt. Een aankondiging

(met eventueel een vooraankondiging) en een gunningsbericht zijn bij deze procedure verplicht.

In de aankondiging moeten onder meer de technische specificaties van de opdracht worden

opgenomen. Daarbij moeten de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure worden toegelicht.

De gegunde opdracht moet verplicht gepubliceerd worden op TenderNed.

• Onder de drempel - €750.000

Bij Sociale en andere Specifieke Diensten onder de € 750.000 wordt een Nationale aanbesteding of een

(meervoudige) onderhandse procedure gebruikt, waarbij een proportioneel aantal offertes gevraagd

wordt. Indien er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de opdracht moeten

worden aangekondigd.

2.10 Gunningscriterium

De gemeente moet bij aanbestedingen gunningscriteria opstellen. Op duidelijke, precieze en ondubbel-

zinnige wijze, moeten inhoudelijke criteria voor de keuze van de beste aanbieding worden opgesteld.

De gemeente kan kiezen tussen drie sub gunningscriteria:

1. beste prijs-kwaliteitverhouding;

2. laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit;

3. laagste prijs.

Voor Europese aanbestedingen en aanbestedingen onder de drempel op grond van de aanbestedingswet

is het gebruik van de beste prijs-kwaliteitverhouding het uitgangspunt.

2.10.1 Beste prijs- kwaliteitverhouding (Beste PKV)

Bij beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV, voorheen EMVI) wegen naast prijs ook andere kwaliteits-

aspecten mee in de beoordeling van inschrijvingen.

2.10.2 Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit

Sinds 1 juli 2016 is het mogelijk om op basis van laagste kosten een opdracht te gunnen. Het gaat om

laagste kosten die berekend zijn op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten. De

levenscycluskosten hebben betrekking op de kosten gedurende de gehele levenscyclus van een dienst,

Levering of Werk zoals:

• Kosten gedragen door de gemeente of andere gebruikers in verband met de verwerving, de interne

kosten (bijvoorbeeld voor benodigde research), de ontwikkeling, de productie, het vervoer, het

onderhoud, het verbruik en de verwijdering of het hergebruik.

• Kosten toegerekend aan externe milieueffecten, zoals verontreiniging veroorzaakt door de winning

van de in het product verwerkte grondstoffen, door het product zelf of bij de productie ervan, mits

deze in geld uitgedrukt en gecontroleerd kunnen worden.

2.10.3 Laagste prijs

Het laagste prijs criterium is het eenvoudigste criterium om te hanteren bij een gunning. Alleen de prijs

telt. Een inschrijving die niet aan de minimumkwaliteit voldoet wordt terzijde gelegd en een inschrijving

die uitgaat boven de minimumkwaliteit wordt niet extra gewaardeerd. Dit criterium wordt alleen

gebruikt als de gewenste kwaliteit vaststaat, zoals bij elektriciteit, of als het bestek de te leveren

prestatie zeer nauwkeurig omschrijft zoals vaak het geval is bij de aanbesteding van bouwwerken

/ infrastructuur (met name RAW (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw)

-bestekken).

2.11 Concessieovereenkomsten

De gemeente kan bij opdrachtverlening ook te maken krijgen met concessieovereenkomsten voor

(openbare) Werken en voor Diensten. Bij concessieovereenkomsten geeft de gemeente opdracht

aan een concessiehouder, waarbij er een exclusief exploitatierecht op het te realiseren Werk of

Dienst aan laatstgenoemden wordt gegeven. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van

parkeergarages, zwembaden, reclamemasten, afvalverwerking, cateringdiensten of bij

vervoersconcessies. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de

uitvoering van het Werk of de Dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een

exploitatierecht. Kenmerkend is dat het exploitatierisico ligt bij de exploitant. Als dit laatste niet

het geval is, dan is geen sprake van een concessie, maar van een gewone overheidsopdracht.

2.11.1 Concessie voor Diensten

Een concessie voor Diensten heeft over het algemeen dezelfde kenmerken als een normale overheids-

opdracht voor Diensten, met als verschil dat de tegenprestatie van de aanbestedende Dienst niet

bestaat uit een betaling, maar uit verlening van een exploitatierecht. De Europese commissie heeft

aangegeven dat er sprake is van een duidelijke indicatie van een concessie, indien het economische

risico van de exploitatie, van de aanbestedende Dienst aan de marktpartij wordt overgedragen.

Een voorbeeld is de verlening van een overheidsopdracht van een decentrale overheid aan een

andere partij, om een welzijnsdienst of reclamediensten uit te voeren en te exploiteren.

2.11.2 Concessie voor Werken

Een concessieovereenkomst voor Werken betreft een overeenkomst met dezelfde kenmerken als

overheidsopdrachten voor Werken. Alleen bestaat de tegenprestatie bij een concessie zoals

genoemd, hetzij uit uitsluitend het recht het Werk dat het voorwerp van de overeenkomst vormt,

te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling. Een voorbeeld van een concessie voor Werken is

een decentrale overheid die aan een andere partij een opdracht verleent om een parkeergarage te

bouwen en te exploiteren. De verlening van het recht om het Werk te exploiteren vormt een

tegenprestatie voor de bouw van de garage.

2.12 Algemene (inkoop)voorwaarden

Bij inkopen en aanbestedingen voor Leveringen en Diensten van de gemeente wordt in principe de

algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeentevan toepassing verklaard. De algemene leverings-

of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden van de hand gewezen. Niet in alle gevallen

worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie

verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is

dat algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden

daarop aan te passen. Wanneer er contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan die in

onderling overleg tussen belanghebbenden zijn opgesteld dan past de gemeentedeze integraal toe.

2.13 Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij ICT (GIBIT)

De VNG heeft in samenwerking met gemeente en leveranciers de Gemeentelijke inkoopvoorwaarden

bij IT (GIBIT) opgesteld met de bedoeling uniforme voorwaarden te maken voor gemeente en

gemeentelijke samenwerkingsverbanden. De gemeente past deze GIBIT voorwaarden toe bij het

inkopen van ICT.

2.14 De Nieuwe Regeling (DNR)

Voor projecten waarbij het gaat om ontwerpen, adviseren en organiseren in de gebouwde omgeving

(bv. door architecten, ingenieurs en andere (stedenbouwkundige) adviseurs) kan het handig zijn de

algemene branchevoorwaarden DNR te gebruiken. De gemeente kan, in de door henzelf aan te

wijzen situaties, gebruik maken van de DNR, wanneer zij dat voor een goed verloop van het

project aangewezen achten.

2.15 Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk

algemene voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de

Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAVGC 2005).

Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het

gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de

andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht

door een derde partij wordt gedaan. Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, wordt de

UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en

meer verantwoordelijkheden. De gemeente past de UAV 2012 en/of de UAV-GC 2005 zo veel

mogelijk toe.

2.16 Wet Bibob

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel

om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan een

bestuursorgaan een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of

marktpartij indien het vermoeden bestaat dat de overheidsopdracht misbruikt wordt om

‘criminele’ activiteiten te faciliteren. Op 1 augustus 2020 is de Wet Bibob gewijzigd. De wet is

van toepassing op alle overheidsopdrachten.

De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid voor onderzoek door gebruik van minder vergaande

instrumenten in de vorm van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring

Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. Het Bibob-advies is verstrekkender dan de

informatie die de Gedragsverklaring Aanbesteden aantoont.

Het Bibob-onderzoek is ook een zwaar middel dat een forse inbreuk maakt op de privacy van de

betrokkene en/of zijn zakelijke omgeving. Er wordt een zorgvuldige afweging gemaakt of

toepassing van het Bibob-instrumentarium proportioneel is.

3. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

3.1 Marktconsultatie

Een marktconsultatie is een, door de gemeente, georganiseerde informatie-uitwisseling met

belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding. Ondernemers zijn

als potentiele leverancier belanghebbende partijen, maar ook burgers (als afnemer van bepaalde

Diensten) en belangenorganisaties kunnen worden uitgenodigd. Aan de hand van de opgedane

informatie en inzichten stelt de gemeente de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht

vast. Dit kunnen zeer concrete vragen zijn: welke selectie of gunningscriteria moeten worden

toegepast, en welke gewichten moeten worden verbonden aan de gunningscriteria in een ‘Beste

Prijs Kwaliteit verhouding‘ (Beste PKV) aanbesteding? Maar het kan juist ook gaan over het inzicht

krijgen in of zicht krijgen op mogelijke oplossingen voor een probleem. Ook kan de markt om

ideeën gevraagd worden. Bijvoorbeeld door het stellen van vragen aan de markt zoals: ‘Welke

vragen zou de gemeente moeten stellen, opdat u voor het geschetste probleem de meest ideale

oplossing kunt benoemen?’.

3.2 Samenwerking

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog hebben voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt

zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisaties als voor samenwerkingen met andere

gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld

betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen,

belastingen en sociale regelgeving. Daarbij dient wel rekening gehouden te worden met de

bepalingen ten aanzien van clusteren zoals omschreven in paragraaf 3.3.

3.3 Clusteren

Het is niet toegestaan om opdrachten onnodig te clusteren c.q. samen te voegen. Bij het samenvoegen

van opdrachten houdt de gemeente rekening met de structuur en de concurrentie in de markt, de

organisatorische gevolgen en risico’s voor de gemeente en de ondernemer en de mate van

samenhang van de opdrachten. Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de

mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet merkbaar c.q. verder dan noodzakelijk wordt

beperkt. Voordat opdrachten worden samengevoegd wordt in ieder geval acht geslagen op:

• de samenstelling van de relevante markt en de invloed

van de samenvoeging op de toegang;

• tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;

• de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de gemeente

en de ondernemer;

• de mate van samenhang van de opdrachten.

Indien de gemeente besluit om opdrachten samen te voegen, dan zal dit bij de bepaling van de

aanbestedingsstrategie en in het aanbestedingsdocument worden gemotiveerd en wordt de

opdracht verdeeld in percelen. Wanneer het verdelen in percelen niet als passend wordt geacht,

dan wordt dit ook gemotiveerd in het aanbestedingsdocument.

3.4 Regionale economie en MKB

De gemeente heeft het uitgangspunt om de regionale economie zoveel mogelijk te stimuleren, zonder

dat dit tot enigerlei vorm van ongelijke behandeling van ondernemers leidt. In gevallen waar een

enkelvoudig onderhandse uitnodiging en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding is toegestaan,

wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers. Dit doet de gemeente

door, indien mogelijk, bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding tenminste één leverancier uit

de regio uit te nodigen.

Midden- en kleinbedrijf (MKB).

De gemeente heeft als doel om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen

en aanbestedingen. Onder MKB wordt verstaan een bedrijf met max. 100 medewerkers. Uitgangspunt

is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt bij inkopen de

mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doen de gemeente door opdrachten

zinvol te verdelen in kleinere percelen bij aanbestedingen, het verminderen van de lasten en het

niet gebruiken van onnodig zware selectie- en gunningscriteria zodat bedrijven uit het MKB ook aan

“grotere” aanbestedingen deel kunnen nemen. De gemeente streeft er op deze manier naar zoveel

mogelijk opdrachten open te stellen voor het MKB (zie hiervoor verder paragraaf 4.4).

3.5 Verlagen administratieve lasten

De gemeente verlicht de administratieve lasten door zoveel mogelijk gebruik te maken van uniforme

documenten en werkwijzen, die eraan bijdragen dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet

steeds met verschillende soorten documenten en procedureregelingen worden geconfronteerd. Daar

waar nog niet digitaal wordt aanbesteed, wordt bijvoorbeeld gewerkt met model aanbestedings-

documenten. Voor de bewijslast zal het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument worden gebruikt.

Ondernemers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij de inschrijving aan te leveren maar

kunnen volstaan met dit document.

3.6 Vergoeding bij inschrijving

De gemeente geeft in beginsel geen vergoeding van inschrijfkosten. Alleen voor aanbestedingen

waarbij van de inschrijvers onevenredig veel werkzaamheid wordt gevraagd om tot een

inschrijving te komen, kan een tegemoetkoming in de kosten plaatsvinden. Dit kan zich

voordoen bij het vragen om een voorontwerp of bij een prijsvraag.

4. ETHISCHE EN IDIëLE UITGANGSPUNTEN

De gemeente kan naast een doelmatige verhouding tussen prijs en kwaliteit ook andere belangen

hebben. Deze belangen worden verwoord in ethische en ideële uitgangspunten en voorzien in

aspecten waarmee bij inkopen en aanbesteden rekening gehouden moet worden.

4.1 Integriteit

De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel

dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich

aan de vastgestelde gedragscodes ten aanzien van integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief,

waardoor belangenconflicten worden voorkomen.

De gemeente zorgt ervoor dat er passende maatregelen worden genomen om belangenconflicten tijdens

de aanbestedingsprocedures doeltreffend te voorkomen, te onderkennen en op te lossen teneinde

vervalsing van mededinging te vermijden en gelijke behandeling van alle ondernemers te verzekeren.

Een belangenconflict betreft bijvoorbeeld de situatie waarbij ambtenaren of bestuurders die betrokken

zijn bij een aanbesteding financiële of andere persoonlijke belangen hebben bij de uitkomst van een

procedure.

De gemeente beoogt enkel integere ondernemers te contracteren. De gemeente wil enkel zaken doen

met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing

van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld

door het gebruik van het ‘Uniforme Europese Aanbestedingsdocument’ in combinatie met de

‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Maatschappelijke waarde

De gemeente draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de

publieke middelen bij het aangaan van een schriftelijke overeenkomst. De gemeente verstaat onder

maatschappelijke waarde: “Het (extra) voordeel dat een inkoopproces oplevert voor een

gemeenschap of voor de maatschappij.” De gemeente geeft in haar inkoopfunctie bewust en

structureel inhoud aan haar maatschappelijke rol, op een wijze die verder gaat dan de wet verplicht

en leidt tot toegevoegde waarde voor zowel de eigen organisatie als de maatschappij. Dit doet de

gemeente door maatregelen te nemen op het gebied van:

• duurzaam inkopen;

• social return on investment;

• sociale werkvoorziening;

• innovatie.

4.2.1 Duurzaamheid

De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwikkeling en stelt daarom bij inkopen en

aanbestedingen duurzaamheidscriteria. Onder duurzame ontwikkeling verstaat de gemeente: een

ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie, zonder daarmee voor toekomstige

generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. Voor wat

betreft de concrete uitvoering van deze duurzaamheidsontwikkeling dient het volgende onderscheid

gemaakt te worden:

• eisen aan de leveranciers (door middel van geschiktheidseisen);

• eisen aan de producten (door middel van materiële criteria);

• wensen aan de producten (door middel van gunningscriteria).

Zowel voor de eisen aan de leveranciers als aan de in te kopen producten wordt aansluiting gezocht

bij de door de Rijksdienst Ondernemend Nederland ontwikkelde criteria voor duurzaam Inkopen.

Dit zijn criteria waaraan leveranciers en producten dienen te voldoen bij een inschrijving. De

gewijzigde wet biedt meer mogelijkheden voor dialoog met de markt en meer ruimte voor het

uitvragen van duurzame en innovatieve oplossingen. Een nieuwe aanbestedingsprocedure

hiervoor is het innovatiepartnerschap.

4.2.2 Sociale werkvoorziening NEF

Bij aanbestedingen waarbij er mogelijkheden zijn om gebruik te maken van de inzet vanuit de sociale

werkvoorziening, zullen deze mogelijkheden binnen de wettelijke kaders, worden benut. De

gemeente maakt daarbij gebruik van het Werk- Leerbedrijf NoardEast Fryslân (Dokwurk). Het

werkvoorzieningsschap is een zelfstandige organisatie en maakt geen onderdeel uit van de gemeente.

Het betreft een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De gemeente

kan een opdracht aan een Sociale Werkvoorzieningsschap verlenen zonder toepassing van de (gehele)

Europese aanbestedingsrichtlijn, wanneer het voldoet aan de voorwaarden uit wet- en regelgeving en

jurisprudentie op dit gebied.

4.2.3 Social Return

Social return is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente hecht grote

waarde aan het verbeteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De

gemeente heeft als doel haar eigen Inkoop- en aanbestedingsbeleid in te zetten voor:

• het creëren van lokale arbeidsmogelijkheden: leerwerk- en werkervaringsplekken, stage;

• het stimuleren van sociaal ondernemen;

• het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

De gemeente vraagt met SROI opdrachtnemers een bijdrage te leveren aan de versterking van de

sociale infrastructuur. Inkopen en aanbesteden zijn instrumenten die hier een wezenlijke bijdrage

aan kunnen leveren. Dit geldt zowel voor inkopen en aanbestedingen van Werken, Leveringen als

Diensten. Hiervoor verplicht de gemeente zich om vanaf € 100.000 voor Diensten en vanaf

€ 250.000 voor Werken een Social Return eis van 2% van de totale opdrachtsom exclusief BTW op te

nemen. Daarnaast kan een gunningscriterium worden toegevoegd tot 5% van de totale opdrachtsom

exclusief BTW. Het vaststellen van de definitieve SROI-component blijft maatwerk, dat wil zeggen dat

deze branche- en projectspecifiek is en proportioneel wordt toegepast. Dokwurk is specialist op het

gebied van Social Return in de regio. De gemeente heeft Dokwurk aangewend om samen met de

opdrachtnemer vorm te geven aan SROI. Voor opdrachtnemers die hun SROI verplichting moeilijk

binnen de opdracht kunnen invullen biedt Social Return ruimte, in overleg met Dokwurk voor een

eigen en creatieve invulling van Social Return.

4.2.4 Aanvaardbare omstandigheden

Bij alle inkopen van de gemeente geldt dat deze Leveringen, Diensten of Werken geweerd worden indien

zij niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie

van werknemers, niet betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Ook discriminatie

bij werving en selectie van personeel en discriminatie van klanten kan een reden zijn voor het weren

van inkoop.

4.3 Innovatie

De gemeente is een groot voorstander van innovatie en kan met hun Inkoop- en aanbestedingsbeleid

impact hebben op bestaande, opkomende en nieuw (te ontwikkelen) markten. Het is daarbij belangrijk

een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen. Innovatiegericht

inkopen gaat over de inkoop van verbeterde en vernieuwende producten ten behoeve van een betere

dienstverlening door de gemeente. Innovatiegericht inkopen heeft soms tot doel een oplossing,

product of dienst in te kopen die de gemeente nog niet kent, of die er nog niet is. In het laatste geval

dient de gemeente de betreffende oplossing, het betreffende product of dienst samen met de markt

te ontwikkelen. Innovatief inkopen gaat over vernieuwing in het proces van aanbesteden. Een

vernieuwing in het proces kan soms leiden tot een betere inkoop. De gemeente wil innovatiegericht

inkopen en innovatief inkopen koppelen aan hun behoefte aan slimme oplossingen voor regionale

uitdagingen, zoals mobiliteitsvraagstukken, de transitie naar een circulaire economie en een gezonder

klimaat. De gemeente wil dit bereiken door:

• Maatschappelijke vraagstukken in de markt te zetten in plaats van oplossingen. Slimme oplossingen

bedenk je vaak samen met de markt. Deze manier van samenwerken vraagt om een andere benadering

ten aanzien van de inkooprelatie. De gemeente zoekt de ruimte in haar aanbestedingen door

oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op een open manier uit te vragen. Daarbij wordt

zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de beschikbare innovatieve inkoopmethodes, zoals bijvoorbeeld,

Best Value Procurement, het innovatiepartnerschap en de prijsvraagmethode.

• Samen te werken met startende en sociale ondernemers. De gemeente werkt samen met (startende)

ondernemers om vernieuwende oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken te ontwikkelen.

Startups (waaronder sociale ondernemers) zijn vaak innovatieve ondernemers en dragen bij aan

economische groei en werkgelegenheid. De gemeente wil in het bijzonder startups een kans geven

door als overheid soms op te treden als (eerste) klant of investeerder in onderzoek en realisatie.

4.4. Uitnodigingsbeleid en leveranciersevaluatie (Better Performance)

De gemeente zal voor onderhandse opdrachten de selectie van Ondernemer(s) objectiveren volgens

de Aanbestedingswet 2012. Een belangrijk onderdeel van het uitnodigingsbeleid kan de

leveranciersevaluatie zijn. Leveranciersevaluatie is een onderdeel van de uitvoering van het

contractmanagement. De prestaties van gecontracteerde Ondernemers worden periodiek geëvalueerd.

Een frequentie en moment worden bepaald door de aard van de opdracht (looptijd van het contract,

financiële risico’s, is er sprake van een project, etc.). De methode van beoordeling is objectief en

transparant. De informatie uit de leveranciersevaluaties wordt gebruikt voor besluitvorming

betreffende contractverlenging en mogelijk uitnodigingen in nieuwe aanbestedingen. Slecht

presteren kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van één of meer Ondernemers bij onderhandse

aanbestedingen.

BIJLAGE

De Europese Commissie stelt elke twee jaar de Europese drempelbedragen vast.