Organisatiebesluit gemeente Landsmeer 2024

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Gemeentesecretaris: de hoogst verantwoordelijke ambtenaar van de gemeente, de algemeen directeur die de eindverantwoordelijkheid heeft over de ambtelijke organisatie van de gemeente.

• b.

  Team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die een aantal taken uitvoert en die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris heeft.

• c.

  (Team)managers: managers die verantwoordelijk zijn voor de integrale leiding aan een team.

• d.

  Coördinator: plant en verdeelt de werkzaamheden en verzorgt de afstemming/coördinatie binnen onderdeel van een team.

• e.

  Budgethouder: de (team)manager aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• f.

  Deelbudgethouder: de ambtenaar van de gemeente aan wie de budgethouder het onder mandaat heeft verstrekt conform het mandaatregister

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheden

2. 1. Het ambtelijk apparaat

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende teams:

• a.

  Team bestuur en ondersteuning

• b.

  Team inwoners

• c.

  Team fysiek

• d.

  Team bedrijfsvoering

Artikel 4 Leiding dagelijks beheer

4. Gemeentesecretaris

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris. Hij treedt op als algemeen directeur.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de teammanagers en na overleg met het college aanwijzingen geven om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren

4.1 (Team)manager bestuur en ondersteuning :

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager bestuur en ondersteuning berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team.

.

4.2 (Team)manager inwoners

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager inwoners berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team.

4.3 (Team)manager fysiek

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager fysiek berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team.

4.4 (Team)manager Bedrijfsvoering

Onder de verantwoordelijkheid van de teammanager bedrijfsvoering berust de integrale aansturing en bedrijfsvoering van het team

.

Daar waar de (team)manager behoefte heeft aan een coördinator die als inhoudelijk aanspreekpunt kan fungeren en de dagelijkse werkzaamheden kan coördineren zal de (team)manager een voorstel doen aan het MT, om de module “coördinator” voor een medewerker toe te voegen aan de functie. In het MT wordt dit besluit genomen.

In bijlage 1 zijn de hoofdtaken per team beschreven.

§ 2 Functies

Artikel 7 Gemeentesecretaris

7.1 Gemeentesecretaris

7.1.1. Ondersteuning college

• a.

  de gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• b.

  de gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• c.

  de gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

• d.

  de secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

• e.

  de gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

• f.

  de gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst, de verslaglegging en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

7.1.2.Informatieplicht

De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de teammanagers schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties zijn verbonden.

7.2 Algemeen directeur

7.2.1. Eindverantwoordelijkheid:

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• e.

  de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

• f.

  de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

• g.

  de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

7.2.2. Aansturing teammanagers

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris. Hij bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de teammanagers, de samenwerking en samenhang tussen de teams.

§ 3 Financiële organisatie

§ 4 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening

Artikel 12 Begrotingscyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• a.

  De perspectiefnota met daarin de meerjarenraming;

• b.

  De programmabegroting;

• c.

  De berap1 en berap2;

• d.

  De jaarstukken;

• e.

  De belasting- en legesverordeningen

Artikel 13 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst vervolgens de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de teams

Artikel 14 Budgetbevoegdheden en plichten

Een budgethouder informeert de gemeentesecretaris tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 1.

  Het college kan bij specifieke verplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college, zoals verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties.

• 2.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het teamplan.

• 3.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats het verleende mandaat en het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente.

§ 5 Juridisch advies en rechtmatigheid

§ 6 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 18 Slotbepalingen

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2024.

• 1.

  Het organisatiebesluit, zoals vastgesteld door het college op 23 november 2018 , wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Landsmeer 2024