Gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex 2018

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie, genaamd Avalex.

2. Avalex is gevestigd te Delft.

1. De colleges wijzen elk uit hun midden één lid van het bestuur aan.

2. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het college uit wiens midden men is aangewezen.

3. Elk lid van het bestuur heeft één stem per 10.000 inwoners overeenkomstig het aantal inwoners van de gemeente waaruit hij afkomstig is, naar boven op een veelvoud van 10.000 afgerond. Het stemgewicht van elk lid wordt jaarlijks in de eerste vergadering door het bestuur vastgesteld, op basis van het inwonertal, bedoeld in artikel 1, onder h.

4. Het bestuur besluit met twee-derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

5. Geldige besluiten kunnen alleen worden genomen in een vergadering waarbij ten minste vier leden van het bestuur aanwezig zijn, die samen tenminste een meerderheid van stemmen vertegenwoordigen ten opzichte van het maximale aantal mogelijke stemmen.

6. Indien de stemmen ten aanzien van een specifiek onderwerp in twee opeenvolgende vergaderingen duurzaam blijken te staken, wordt de geschillenregeling, bedoeld in artikel 24, van kracht.

7. De colleges wijzen voor ieder door hen aangewezen lid tevens een plaatsvervangend lid uit hun midden aan, dat het lid bij afwezigheid in het bestuur kan vervangen.

8. Het bestuur kan één of meer leden van het bestuur belasten met een specifieke functie of met het zorgdragen voor een specifieke portefeuille en het betreffende bestuurslid dienaangaande mandaat, volmacht dan wel machtiging verlenen om namens het bestuur te handelen.

9. Het bestuur kan een governance-protocol vaststellen waarin de governance van Avalex en de samenwerking van de deelnemende gemeenten in Avalex is uitgewerkt. Het bestuur kan eveneens een bestaande governance-code, die passend is voor Avalex, van toepassing verklaren.

1. Het bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en werkzaamheden vast.

2. Het reglement wordt aan de colleges toegezonden. De colleges ontvangen voorts onverwijld een aangepast reglement van orde op het moment dat het bestuur dit reglement wijzigt.

3. Het bestuur vergadert jaarlijks ten minste tweemaal, en voorts zo vaak als het daartoe besloten heeft.

1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

2. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

3. De voorzitter is, onverminderd de taken van de secretaris, verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en de vergaderorde binnen het bestuur, onverminderd het bepaalde bij of krachtens artikel 5.

4. Het bestuur kan de voorzitter mandaat, volmacht dan wel machtiging verlenen om namens het bestuur te handelen.

5. De voorzitter vertegenwoordigt de bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte.

1. Het bestuur benoemt een secretaris. De secretaris is tevens de directeur van Avalex.

2. Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de directeur. De directeur is niet tevens lid van het bestuur, een college, een raad, dan wel werknemer van een van de deelnemende gemeenten. Artikel 101, van de Gemeentewet, is zoveel als mogelijk van overeenkomstige toepassing.

3. Het bestuur stelt de arbeidsvoorwaarden vast. In het reglement van orde, bedoeld in artikel 5, kunnen nadere regels worden gesteld.

4. Om uitvoering te geven aan het tweede en derde lid adviseert een werkgeverscommissie het bestuur hieromtrent.

5. De werkgeverscommissie stelt een reglement op voor haar werkzaamheden, bedoeld in het vierde lid, en het bestuur stelt dit vast.

6. De directeur is bij de vergaderingen van het bestuur aanwezig en staat het bestuur bij.

7. De directeur medeondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

8. Het bestuur wijst in de organisatieverordening een vervanger van de directeur aan, die de directeur bij diens afwezigheid kan vervangen.

1. De directeur is onder verantwoordelijkheid van het bestuur belast met de leiding van Avalex en met de zorg voor een juiste taakvervulling door Avalex. De directeur wordt aangemerkt als (formeel) bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

2. Het bestuur stelt in de organisatieverordening nadere regels vast betreffende de taken en bevoegdheden van de directeur.

1. Avalex kan ten behoeve van de colleges taken uitvoeren, of doen uitvoeren op het gebied van het gemeentelijke afvalbeleid, die voortvloeien uit de Wet milieubeheer. Dit omvat ten minste de volgende taken:

• a.

  de inzameling van huishoudelijke afvalstoffen zoals groente- fruit- en tuinafval (gft), papier, glas, textiel en restfractie, alsmede van klein chemisch afval (kca);

• b.

  onderhoud en beheer van milieustraten;

• c.

  onderhoud en beheer van inzamelmiddelen;

• d.

  zorg dragen dat het ingezamelde huishoudelijke afval wordt verwerkt.

2. Avalex is eigenaar van de ingezamelde en in te zamelen afvalstoffen, bedoeld in het eerste lid, en draagt vanuit die verantwoordelijkheid zorg voor de meest duurzame en efficiënte verwerking.

3. De deelnemende gemeenten kunnen aanvullende taken die samenhangen met de taken in het eerste lid, maar niet rechtstreeks daaruit voortvloeien, opdragen aan Avalex.

4. Het bestuur van Avalex is verantwoordelijk voor de voorbereiding, besluitvorming en uitvoering van taken, bedoeld in het eerste en het tweede lid, die door Avalex worden verricht.

5. Avalex kan met derden overeenkomsten sluiten die verband houden met het al dan niet structureel laten uitvoeren van werkzaamheden ten aanzien van taken als bedoeld in het eerste of tweede lid, of daarmee samenhangen. Avalex kan tevens overeenkomstig artikel 11, derde en vierde lid, een rechtspersoon oprichten, mede oprichten dan wel mede deelnemen in rechtspersonen.

6. Er is een opdrachtgeversoverleg bestaande uit de leden van de colleges die de portefeuille afval behartigen. Het opdrachtgeversoverleg beraadslaagt zo vaak als het bestuur of een opdrachtgever dit nodig acht met elkaar en met de directeur over de taakopdracht aan Avalex. Het opdrachtgeversoverleg kan een ambtelijk opdrachtgeversoverleg de opdracht geven zijn vergaderingen voor te bereiden.

1. Avalex gaat jaarlijks met elke deelnemende gemeente een dienstverleningsovereenkomst aan waarin wordt gespecificeerd welke taken als bedoeld in artikel 9, eerste en tweede lid, Avalex voor de betreffende gemeente uitvoert of doet uitvoeren en onder welke inhoudelijke en financiële voorwaarden dit plaatsvindt.

2. Het staat de deelnemende gemeenten niet vrij om taken als bedoeld in artikel 9, eerste lid, aan te besteden aan derden.

3. Het bestuur stelt een format vast voor de dienstverleningsovereenkomst alsmede de algemene voorwaarden die gelden voor de dienstverleningsovereenkomsten. Het opstellen van een format voor de dienstverleningsovereenkomst en de algemene voorwaarden geschiedt in co-creatie tussen ambtelijke vertegenwoordigers van Avalex en de deelnemende gemeenten. Het opdrachtgeversoverleg geeft zijn zienswijze op concepten voor het format voor de dienstverleningsovereenkomst alsmede de algemene voorwaarden voordat deze worden vastgesteld.

1. De colleges kunnen, direct of indirect, bevoegdheden voor de uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 9, eerste en tweede lid, aan de directeur in mandaat opdragen. Mandaten als bedoeld in de vorige zin, worden opgenomen in separate mandaatbesluiten. Deze mandaatbesluiten worden opgenomen in een mandaatregister.

2. De colleges dragen geen bevoegdheden over aan het bestuur.

3. Het bestuur kan besluiten tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Het bestuur besluit hiertoe alleen indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het belang, genoemd in artikel 2. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het bestuur te brengen.

4. Het derde lid is van overeenkomstige toepassing op deelname aan gemeenschappelijke regelingen overeenkomstig de wet.

1. Het bestuur verstrekt aan de raden de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen. De inlichtingen kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden verstrekt.

2. Een lid van het bestuur legt aan het college dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door het bestuur gevoerde beleid. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.

3. Een lid van het bestuur verstrekt het college dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat college gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.

4. Een lid van het bestuur legt aan de raad van de deelnemende gemeente waarvan het college hem heeft aangewezen verantwoording af over het door het bestuur gevoerde beleid. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.

5. Een lid van het bestuur verstrekt aan de raad van de deelnemende gemeente waarvan het college hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van die raad gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.

6. Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft aangewezen worden ontslagen indien dit lid niet langer het vertrouwen van dat college bezit.

7. In aanvulling op de in de wet genoemde besluiten die voor zienswijze dienen te worden voorgelegd aan de raden van de deelnemende gemeenten, kan het bestuur van Avalex een voorgenomen besluit dat belangrijke wijziging van de strategie betekent of belangrijk gevolg voor de toekomst van Avalex heeft, ook voor zienswijze voorleggen aan de raden. Het gaat hierbij om strategische samenwerkingsverbanden, met grote financiële impact, waaronder het toetreden van nieuwe deelnemers.

8. Het bestuur verstrekt zowel het college als de raden van de deelnemende gemeenten periodiek informatie over de voortgang van de Avalex-dienstverlening, zoals vastgelegd in de DVO.

9. Participatie van ingezetenen uit deelnemende gemeenten over de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid verloopt via de gemeentelijke processen. Avalex vervult hierin een ondersteunende rol.

1. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat Avalex over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen met het in acht nemen van terzake geldende wettelijke bepalingen en bevoegdheden van colleges en raden van deelnemende gemeenten.

2. Indien een deelnemende gemeente weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, dan is artikel 24 van overeenkomstige toepassing.

3. Het bestuur stelt een bijdrageverordening vast, waarin in elk geval de kostenverdeling wordt geregeld, dat wil zeggen op welke wijze en in welke mate de deelnemende gemeenten financieel bijdragen aan de middelen voor instandhouding van Avalex. In de bijdrageverordening wordt tevens geregeld hoe deelnemende gemeenten bijdragen aan de vorming van eigen vermogen in de vorm van reserves teneinde uitvoering te geven aan het eerste lid.

4. Het bestuur stelt overeenkomstig artikel 35, zesde lid, van de wet, een financiële verordening vast waarmee uitvoering wordt gegeven aan artikel 212 Gemeentewet, alsmede een treasury statuut.

5. Elke deelnemende gemeente draagt overeenkomstig de bijdrageverordening, bedoeld in het derde lid, de kosten voor de taken bedoeld in artikel 9, eerste lid, alsmede voor aanvullende taken bedoeld in artikel 9, derde lid. De geldende afspraken over de bekostiging worden in de dienstverleningsovereenkomst genoemd.

6. In geval Avalex in haar exploitatie positieve resultaten behaalt, worden deze resultaten verplicht toegevoegd aan de reserve, tenzij het bestuur besluit tot uitkering aan de deelnemende gemeenten.

7. Ten behoeve van de financiële verantwoording wordt een (externe) accountant en controller van Avalex benoemd. De accountant wordt benoemd door het bestuur. Om de onafhankelijkheid van de controller binnen Avalex te borgen wordt:

• a.

  in het op te stellen reglement Auditwerkgroep, bedoeld in het negende lid, de procedure voor een rechtstreekse escalatielijn van de controller naar het bestuur opgenomen;

• b.

  door de directeur, voorafgaand aan de start van de werving het gewenste profiel van de controller besproken met het bestuur;

• c.

  een gesprek tussen het bestuur en de voorkeurskandidaat, voorafgaand aan de benoeming, onderdeel van het selectieproces, en

• d.

  het functioneren van de controller meegenomen in een jaarlijks gesprek tussen bestuur en directeur. Dit gesprek wordt geïnitieerd door de directeur. In dit gesprek vindt een evaluatie door het bestuur en de directeur plaats, betreffende de aansturing van Avalex.

8. Het bestuur draagt zorg voor de inrichting, ondersteuning en instandhouding van een Auditwerkgroep Avalex.

9. Voor de werkwijze van de Auditwerkgroep, bedoeld in het achtste lid, stelt het bestuur een reglement vast.

10. Voor het betalen van rente en aflossing van aan te gane geldleningen en in rekening-courant op te nemen gelden staan de deelnemende gemeenten garant jegens de geldgever voor zover terzake door andere overheidsorganen geen garantie is verstrekt, tot de door de GR verstrekte garanties voor de schulden van derden zoals schulden van HVC. De deelnemende gemeenten nemen deel in de garantie op de wijze waarop dit in de bijdrageverordening nader is bepaald.

1. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting ten minste 12 weken voordat deze wordt vastgesteld toe aan de raden.

2. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

3. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

4. Het bestuur stelt de raden van de deelnemende gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

5. Het bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient. Daarnaast stelt het bestuur een ontwerpmeerjarenbegroting op voor de aansluitende periode van drie jaar.

6. Na vaststelling van de begroting zendt het bestuur de begroting aan de raden, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

7. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten, vergezeld van de zienswijzen, bedoeld in het derde lid.

8. Het eerste, derde en zesde lid, zijn van overeenkomstige toepassing op alleen die besluiten tot wijziging van de begroting, waarbij wijziging wordt gebracht in de hoogte van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Het vierde en zesde lid zijn ook van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met dien verstande dat wijzigingen in de begroting ook kunnen worden vastgesteld gedurende het jaar waarvoor de begroting geldt, en dat in dit geval inzending aan gedeputeerde staten binnen twee weken na vaststelling plaatsvindt.

1. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

2. Het bestuur zendt voor 30 april van het jaar volgende op het jaar, waarop de jaarrekening betrekking heeft, een voorlopige jaarrekening aan de raden.

3. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten.

1. Het bestuur draagt zorg voor een vijfjaarlijkse evaluatie van de regeling. De eerste evaluatie vindt plaats uiterlijk vijf jaar na inwerkingtreding van de regeling, of zoveel eerder als gewenst.

2. Onderdeel van de evaluatie, bedoeld in het eerste lid, zijn in ieder geval:

• a.

  de wijze waarop Avalex bijdraagt aan het belang waarvoor zij is ingesteld en de kwaliteit van haar taakuitvoering;

• b.

  de kostenverdeling, bedoeld in artikel 15, derde lid, en

• c.

  de governance van Avalex, waaronder de rollenscheiding, sturing en verantwoording.

3. Bij aanvang van de evaluatie, zoals bedoeld in het eerste en tweede lid, zijn de evaluatie-indicatoren bekend. Deze vormen de basis voor de daaropvolgende evaluaties.

4. Consultatie van de raden zal expliciet onderdeel uitmaken van deze evaluatie.

1. De colleges van burgemeester en wethouders van andere gemeenten dan die bedoeld in artikel 1, onder c en d, kunnen een verzoek tot toetreding indienen bij het bestuur.

2. Het bestuur zendt het verzoek tot toetreding onverwijld door aan de colleges.

3. Toetreding tot de regeling is slechts mogelijk indien de colleges, die op dat moment deelnemen, daartoe unaniem besluiten met toestemming van hun raden als bedoeld in artikel 1 van de wet.

4. Het bestuur kan voorwaarden verbinden aan de toetreding, voordat over de toetreding wordt besloten.

1. Een college richt een verzoek tot uittreding aan het bestuur. Het bestuur neemt het verzoek tot uittreding in behandeling en stelt de voorwaarden vast. Het bestuur spant zich in binnen zes maanden na het verzoek tot uittreding deze voorwaarden te hebben vastgesteld.

2. Een college dient een verzoek tot uittreding een volledig kalenderjaar voorafgaand aan de beoogde ingangsdatum van de uittreding aanhangig te maken bij het bestuur. Het bestuur kan een college ontheffing verlenen van de termijn van een volledig kalenderjaar als hiervoor bedoeld.

3. Een besluit tot uittreding kan niet worden genomen gedurende de eerste vijf jaren na de oorspronkelijke inwerkingtreding van de regeling of na de toetreding, indien het de toetreder betreft.

4. Bij het vaststellen van voorwaarden voor uittreding baseert het bestuur zich op de volgende kosten voor uittreding:

• –

  investeringen (inclusief onderhouds-/vervangingsinvesteringen): generiek naar rato en individuele naar betreffende gemeente

• –

  contractuele verplichtingen jegens derden, beide voor zover gerelateerd aan de DVO van de uittredende gemeente

• –

  effecten bezien op uittreding Avalex met betrekking tot deelnemingen aan derden

• –

  financiële gevolgen voor de directe kosten en de overheadkosten, waaronder personeel

• –

  aandeel naar rato in de algemene reserve, waarbij de algemene reserve van Avalex niet onder het weerstandsvermogen mag uitkomen

• –

  desinvesteringskosten van inzamelmiddelen en -voorzieningen, conform afspraak in de dienstverleningsovereenkomst

• –

  advies- en begeleidingskosten van het proces tot uittreding, door de uittredende partij.

  Daarnaast wordt voor personeel zoveel mogelijk uitgegaan van het principe ‘mens volgt werk’, indien taken overgaan naar een andere organisatie.

5. De uittredingsvergoeding wordt vastgesteld met inachtneming van het volgende:

• a.

  de accountant van Avalex en de accountant van de deelnemende gemeente van het college die wenst uit te treden benoemen gezamenlijk een derde onafhankelijke deskundige die de hoogte van de uittredingsvergoeding zal vaststellen;

• b.

  voorafgaand aan de benoeming van de onafhankelijke deskundige wordt de formule voor de vaststelling van de hoogte van de uittredingsvergoeding door het bestuur vastgesteld, met inachtneming van het vierde lid;

• c.

  de vaststelling van de uittredingsvergoeding door de onafhankelijke deskundige is bindend voor de deelnemende gemeente en voor Avalex.

6. Een college dat verzocht heeft tot uittreding kan, nadat de hoogte van de kosten zoals genoemd in het vierde lid en, voor zover van toepassing, beëindiging van de activiteiten van Avalex overeenkomstig het vierde lid vastgesteld is, ervoor kiezen om indien van toepassing en voor zover akkoord bevonden door het bestuur personeel of verplichtingen van Avalex over te nemen in ruil voor kwijtschelding van dat deel van de verschuldigde kosten van desintegratie of beëindiging van activiteiten.

7. Het eerste tot en met het zesde lid zijn zo veel mogelijk van toepassing bij opheffing.

8. Een college kan slechts besluiten tot uittreding na toestemming van zijn raad, bedoeld in artikel 1, van de wet. Uittreding van een college vergt eveneens een wijziging van de regeling met inachtneming van artikel 23. Indien na uittreding slechts één college blijft deelnemen aan deze regeling, is een verzoek tot uittreding een verzoek tot opheffing.

1. Het bestuur kan een voorstel voor wijziging van de regeling aan de colleges zenden.

2. De regeling is gewijzigd indien de colleges unaniem met de wijziging instemmen, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

1. Voordat over een geschil als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van gedeputeerde staten wordt ingeroepen, spant het bestuur zich in om een en ander minnelijk met elkaar op te lossen.

2. Indien een minnelijke oplossing niet wordt bereikt, wordt het geschil voorgelegd aan een onafhankelijke arbiter of commissie van arbiters die een bindend advies uitbrengt.

3. De arbiter, bedoeld in het tweede lid, wordt door de partijen bij het geschil gezamenlijk benoemd en krijgt een door partijen in gezamenlijkheid geformuleerde opdracht.

4. Slechts in geval partijen het bij een geschil niet eens kunnen worden over de benoeming van de arbiter, bedoeld in het tweede lid, dan wel zijn opdracht of in het geval partijen van mening zijn dat de arbitrage, bedoeld in het tweede lid, inhoudelijk of qua proces niet voldeed aan daaraan gestelde eisen wordt de beslissing van gedeputeerde staten, bedoeld in het eerste lid, ingeroepen.

5. Elke bij het geschil betrokken deelnemende gemeente draagt de eigen kosten, voortvloeiend uit de procedures betreffende dit artikel. Eventuele gezamenlijke kosten zullen gelijkelijk worden verdeeld.

1. Het bestuur is verplicht de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

2. Overeenkomstig een door het bestuur vast te stellen regeling, draagt het bestuur zorg voor de archiefbescheiden. Het bestuur deelt voornoemde regeling mee aan gedeputeerde staten.

3. De kosten, verbonden aan de uitoefening van de zorg voor de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede lid, komen ten laste van Avalex.

4. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995, over te brengen archiefbescheiden is de archiefbewaarplaats van de gemeente Delft aangewezen.

5. Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van het bestuur, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast de archivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt het bestuur een regeling vast. Het bestuur deelt voornoemde regeling mee aan de colleges.

6. De archivaris wordt door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.

7. Het bestuur heeft de archivaris Delft aangewezen voor het toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

1. Het college van de gemeente Delft zendt deze regeling aan gedeputeerde staten.

2. Het college van de gemeente Delft draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling in alle deelnemende gemeenten, onverminderd het bepaalde in artikel 26, tweede lid, van de wet.