Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg

Geldend van 04-06-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024

Intitulé

Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg

Hoofdstuk 1 Inleidende en algemene bepaling

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • -

    Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • -

    Raden: de raden van de deelnemende gemeenten Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg;

  • -

    Rekenkamer: de Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg

  • -

    Regeling: de gemeenschappelijke regeling ten behoeve van de Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg.

Hoofdstuk 2 Instelling

Artikel 2 Belangenbehartiging

De regeling behartigt op effectieve en efficiënte wijze de belangen van de deelnemende gemeenten op het gebied van de uitvoering van de taken van de rekenkamer, zoals genoemd in de Gemeentewet.

Artikel 3 Gemeenschappelijke rekenkamer

  • 1. De raden richten door deze regeling een gemeenschappelijke rekenkamer op, als bedoeld in artikel 81l van de Gemeentewet.

  • 2. Het gemeenschappelijke orgaan is genaamd ‘Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg’ en is gevestigd in Voorschoten.

  • 3. De rekenkamer kan tevens worden aangeduid als ‘Rekenkamer' met daaraan toegevoegd de naam van één van de deelnemende gemeenten.

  • 4. De hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer) uit de Gemeentewet zijn van toepassing op de gemeenschappelijke rekenkamer.

Hoofdstuk 3 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 4 Toetreding en uittreding

  • 1. Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de deelnemende raden en de raad van de toetredende gemeente.

  • 2. Uittreding uit deze regeling kan geschieden na een daartoe strekkend besluit van de raad van de uittredende gemeente.

  • 3. Dit besluit wordt uiterlijk twaalf maanden voor de beoogde uittredingsdatum aan de raden en de leden van de rekenkamer medegedeeld.

  • 4. De financiële gevolgen van een uittreding en de daarbij behorende verplichtingen van de uittredende gemeente worden door de raden vastgesteld na het horen van de voorzitter van de rekenkamer.

Artikel 5 Wijziging en opheffing

  • 1. Deze regeling kan zowel op voorstel van de rekenkamer als op voorstel van één van de raden worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van de raden.

  • 2. Deze regeling wordt opgeheven wanneer er slechts één gemeenteraad overblijft in deze regeling.

Hoofdstuk 4 Werkwijze

Artikel 6 Ondersteuning van de rekenkamer

  • 1. De rekenkamer heeft een ambtelijk secretaris.

  • 2. Er is een postadres van de rekenkamer gevestigd in de gemeente Voorschoten.

  • 3. De secretaris ondersteunt de rekenkamer voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden.

  • 4. De voorzitter van de rekenkamer stuurt de secretaris aan.

  • 5. De raden besluiten, op voordracht van de voorzitter van de rekenkamer, tot het aanwijzen van de secretaris.

  • 6. De griffier van de gemeente waar het postadres van de rekenkamer is gevestigd, gaat een overeenkomst aan die strekt tot het in dienst nemen van de secretaris.

  • 7. De gemeente waar het postadres is gevestigd, draagt zorg voor de betaling van de vergoeding aan de leden en de ambtelijk secretaris van de rekenkamer. Ook verzorgt deze gemeente de overige betalingen van de rekenkamer, na accordering van de voorzitter van de rekenkamer.

Artikel 7 Het onderzoek

  • 1. De rekenkamer bepaalt welke onderzoeken worden verricht.

  • 2. De onderzoekscapaciteit wordt zoveel mogelijk evenredig verdeeld over de deelnemende gemeenten.

  • 3. De rekenkamer legt tweejaarlijks een onderzoeksprogramma voor aan de raden. De raden kunnen voorstellen voor onderzoek aandragen bij de rekenkamer.

  • 4. De rekenkamer bericht in hoeverre aan een verzoek van een raad zoals bedoeld in lid 3 wordt voldaan.

  • 5. Indien op verzoek van een raad of enkele raden een extra onderzoek wordt verricht door de rekenkamer, zijn de daaraan verbonden meerkosten voor rekening van die gemeente(n).

  • 6. De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op met nadere richtlijnen voor de inrichting en de uitvoering van het onderzoek.

Artikel 8 Overleg

  • 1. De rekenkamer voert ten minste jaarlijks overleg met vertegenwoordigers van de raden.

  • 2. Bij dit overleg worden in ieder geval de begroting en de jaarrekening van de rekenkamer besproken.

  • 3. De rekenkamer vraagt bij belangrijke bedrijfsvoeringbeslissingen de vertegenwoordigers van de raden vooraf om een zienswijze.

  • 4. De rekenkamer meldt het aan de vertegenwoordigers van de raden als er zich zaken voordoen waarvan de raden kennis zouden moeten nemen.

Artikel 9 Klankbordgroep

  • 1. Er is een klankbordgroep voor de rekenkamer.

  • 2. Iedere gemeenteraad wijst uit zijn midden twee leden aan voor de klankbordgroep. De raden kunnen daarnaast plaatsvervangers benoemen die hen bij afwezigheid kunnen vervangen.

  • 3. De klankbordgroep fungeert als onafhankelijk sparringpartner voor de rekenkamer.

  • 4. De klankbordgroep heeft een reglement van orde.

Hoofdstuk 5 Financiën

Artikel 10 Bijdragen deelnemende gemeenten

  • 1. De raden stellen, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.

  • 2. De hoogte van het budget is vastgesteld op het bedrag van € 1,22 per inwoner, uitgaande van het totale aantal inwoners van de deelnemende gemeenten per 1 januari van het jaar daarvoor. Dit bedrag wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd volgens de prijsindex van het CBS (genoemd CPI Alle huishoudens).

Hoofdstuk 6 Benoeming en rechtspositie

Artikel 11 Benoeming

  • 1. De rekenkamer bestaat uit zes leden, waaronder een voorzitter.

  • 2. De raden worden betrokken bij de selectieprocedure van de leden van de rekenkamer.

  • 3. De raden benoemen de leden van de rekenkamer op voordracht van de vertegenwoordiging van de raden door een gelijkluidend besluit.

  • 4. De leden van de rekenkamer leggen de eed of verklaring en belofte af in één van de raden van de deelnemende gemeenten.

  • 5. De leden van de rekenkamer, waaronder de voorzitter, kunnen maximaal één keer voor een periode van zes jaar worden herbenoemd.

Artikel 12 Vergoeding

  • 1. De vergoeding voor de leden, plaatsvervangend voorzitter en voorzitter van de rekenkamer is gebaseerd op de gewogen gemiddelde raadsvergoeding in de gemeenten Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg.

  • 2. Voor de berekening van de gewogen gemiddelde raadsvergoeding geldt de volgende formule:

  • (aantal inwoners van Wassenaar x raadsvergoeding in Wassenaar) +

  • (aantal inwoners van Voorschoten x raadsvergoeding in Voorschoten) +

  • (aantal inwoners van Oegstgeest x raadsvergoeding in Oegstgeest) +

  • (aantal inwoners van Leidschendam-Voorburg x raadsvergoeding in Leidschendam-Voorburg)

  • gedeeld door het totaal van aantal inwoners van Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg.

  • 3. De hoogte van de vergoeding bedraagt voor:

    • -

      Een lid: 25% van het bedrag van de uitkomst van de formule in lid 2;

    • -

      Een plaatsvervangend voorzitter: 35% van het bedrag van de uitkomst van de formule in lid 2;

    • -

      Een voorzitter: 45% van het bedrag van de uitkomst van de formule in lid 2.

  • 4. Voor het bepalen van het aantal inwoners in de gemeenten en de hoogte van de raadsvergoeding wordt als peildatum aangehouden 1 januari.

  • 5. De leden van de rekenkamer ontvangen daarnaast een vergoeding voor hun reiskosten. Dit is maximaal de belastingvrije kilometervergoeding. Kosten van openbaar vervoer worden geheel vergoed.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 13 Inwerkingtreding en evaluatie

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van publicatie en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

  • 2. Deze regeling wordt minimaal eenmaal in de vier jaar geëvalueerd door de raden.

Artikel 14 Citeertitel

Deze gemeenschappelijke regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg van 13 februari 2024.

de griffier,

R.G.R. Jeene

de voorzitter,

M.W. Vroom

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Voorschoten, gehouden op 7 maart 2024.

de griffier,

Drs. B.J. Urban

de voorzitter,

Drs. N. Stemerdink

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Wassenaar gehouden op dinsdag 26 maart 2024.

de griffier,

drs. J. Kleinhesselink

de voorzitter,

drs. L.A. de Lange

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 25 april 2024.

de griffier,

Fred Kromhout

de voorzitter,

Emile Jaensch

Toelichting bij Gemeenschappelijke regeling Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg

Algemeen

De Gemeentewet biedt via artikel 81l gemeenten die gebruik willen maken van dezelfde rekenkamer de mogelijkheid om een dergelijke samenwerking vorm te geven in een gemeenschappelijke regeling.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel geeft definities. De Gemeentewet schrijft voor dat de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet worden toegepast voor samenwerking via een gemeenschappelijke rekenkamer. Bij de toepassing hiervan is een aantal artikelen van de Wgr buiten werking verklaard.

Artikel 3 Gemeenschappelijke rekenkamer

Er dient een gemeenschappelijk orgaan te worden opgericht door middel van een gemeenschappelijke regeling, omdat dit zo is voorgeschreven in artikel 81l van de Gemeentewet. De Gemeentewet geeft aan dat onder andere de artikelen 1 en 8, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen toegepast dienen te worden bij het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer.

De Gemeentewet geeft een regeling voor de decentrale rekenkamer. Deze is met name terug te vinden in hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer). De gemeente mag daar bij verordening niet van afwijken. Om te onderstrepen dat dit ook geldt voor de gemeenschappelijke rekenkamer in een gemeenschappelijke regeling, wordt hiernaar in dit artikel verwezen.

Het gemeenschappelijk orgaan is genaamd Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg maar kan ook worden aangeduid als de Rekenkamer [naam eigen gemeente] of de Rekenkamer met daarachter de naam van één van de andere deelnemende gemeenten.

Een gemeenschappelijk orgaan bezit anders dan een openbaar lichaam geen rechtspersoonlijkheid. Het kan dus niet zelfstandig deelnemen aan het maatschappelijk verkeer en bijvoorbeeld geen arbeidsovereenkomsten sluiten. Personeel dat werkt voor een gemeenschappelijk orgaan moet dus altijd in dienst zijn van één of meer van de deelnemende partijen. Een ander verschil is dat het gemeenschappelijk orgaan maar één bestuur heeft en niet zoals het openbaar lichaam een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.

Artikel 4 Toetreding en uittreding

Bij toetreding van een gemeente zorgen alle deelnemers ervoor dat er zo spoedig mogelijk een gelijkluidend besluit wordt genomen door de raden.

Omdat uittreding tot krimp van de personeelsbezetting kan leiden en ook andere kosten, kunnen de deelnemende gemeenten bepalen dat er kosten zijn verbonden aan de uittreding.

Artikel 5 Wijziging en opheffing

Ook indien deze regeling dient te worden gewijzigd, zorgen de deelnemers ervoor dat dit op zo spoedig mogelijke termijn gebeurt. De griffiers van de deelnemende gemeenten beslissen onderling wie de coördinatie van werkzaamheden voor een wijziging of opheffing op zich neemt.

Volgens artikel 9 lid 1 van de Wgr dienen bij een regeling voor onbepaalde tijd bepalingen te worden opgenomen over wijziging, opheffing, toetreding en de gevolgen van uittreding. Hierin is met dit artikel voorzien. Aangezien het een gemeenschappelijk orgaan betreft en geen rechtspersoonlijkheid bezit, hoeven geen afspraken te worden opgenomen over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon.

Artikel 8 Overleg

Om een goede communicatie tussen de rekenkamer en de raden te bevorderen wordt tenminste jaarlijks overleg gevoerd tussen de rekenkamer en vertegenwoordigers van de raden.

Het overleg heeft onder andere de volgende functies: het adviseren over de ontwerpbegroting alvorens deze voor zienswijze aan de raden wordt voorgelegd, het bespreken van de jaarrekening alvorens deze wordt vastgesteld en het bespreken van andere belangrijke bedrijfsvoerings- beslissingen.

Artikel 9 Klankbordgroep

De raden stellen een klankbordgroep in die fungeert als een klankbord voor de rekenkamer. De klankbordgroep is een informeel overlegorgaan en kan de rekenkamer gevraagd en ongevraagd van advies voorzien. De klankbordgroep kan met de rekenkamer sparren over thema`s die leven in de raad als mogelijk onderzoeksonderwerp en over lopende onderwerpen.

De klankbordgroep wordt niet betrokken bij:

  • •

    De besluitvorming van de rekenkamer over het starten van een onderzoek;

  • •

    De uitvoering van onderzoeken;

  • •

    De vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies.

Ook hebben de leden van de klankbordgroep geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard.

Artikel 10 Bijdragen deelnemende gemeenten

Volgens artikel 34 van de Wgr wordt de begroting door het gemeenschappelijk orgaan vastgesteld. Dat is de rekenkamer. Met het vaststellen van de begroting wordt niet de hoogte van de bijdrage van de deelnemers aan de regeling vastgesteld. Met andere woorden: de begroting wordt vastgesteld aan de hand van de door de raden ter beschikking gestelde financiële middelen.

Bij het opstellen van een begroting moet de indexering worden geschat. De werkelijke indexering is pas na afloop van een kalenderjaar bekend. Nacalculatie vindt plaats op basis van de cijfers van het CBS (genoemd CPI Alle huishoudens).

Onderuitputting in enig jaar kan worden gecompenseerd in volgende jaren. Enige reservevorming is mogelijk indien een lopend onderzoek niet afgerond is voor het einde van het kalenderjaar. Het is niet de bedoeling dat de rekenkamer vermogen opbouwt. Indien onderuitputting in volgende jaren niet gecompenseerd kan worden, stort de rekenkamer het overschot naar evenredigheid terug naar de gemeenten.

Artikel 11 Benoeming

Na afloop van de wettelijke periode kan het lid van de rekenkamer worden herbenoemd voor een nieuwe periode. De raden herbenoemen het lid van de rekenkamer op voordracht van een vertegenwoordiging van de raden door een gelijkluidend besluit.

Artikel 12 Vergoeding

Artikel 81o Gemeentewet bepaalt dat de vergoeding die de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen en de tegemoetkoming in de kosten die zij ontvangen, in de gemeenschappelijke regeling worden geregeld.

De vergoeding is sinds 2019 gebaseerd op de gewogen gemiddelde raadsvergoeding van de deelnemende gemeenten volgens de volgende formule:

(aantal inwoners van Wassenaar x raadsvergoeding in Wassenaar) +

(aantal inwoners van Voorschoten x raadsvergoeding in Voorschoten) +

(aantal inwoners van Oegstgeest x raadsvergoeding in Oegstgeest) +

(aantal inwoners van Leidschendam-Voorburg x raadsvergoeding in Leidschendam-Voorburg) /

totaal van aantal inwoners van Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg = € …

Voor de vergoeding voor de leden, plaatsvervangend voorzitter en voorzitter van de Rekenkamer WVOLV is uitgegaan van respectievelijk 25%, 35% en 45% van de gewogen gemiddelde raadsvergoeding in de gemeenten Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg. De vergoeding voor de leden van de rekenkamer volgt de indexatie van de raadsvergoedingen. Die worden ieder jaar op 1 januari geïndexeerd. De vergoeding voor de leden van de rekenkamer wordt ieder jaar in januari berekend op basis van de geïndexeerde raadsvergoedingen.

Schematisch weergegeven:

W (inw. x €) + V (inw. x €) + O (inw. x €) + LV (inw. x €)

----------------------------------------------------------------= € … (= gewogen gemiddelde)

totaal inwoners W,V, O en LV op 1 januari

Voorzitter: 45% x € … (gewogen gemiddelde)

Plaatsvervangend voorzitter: 35% x € … (gewogen gemiddelde)

Leden: 25% x € … (gewogen gemiddelde)