Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024

Geldend van 23-05-2024 t/m heden

Intitulé

Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024

Het college van de gemeente Lelystad

Overwegende dat handhaving van het Unierecht kan worden verbeterd door doeltreffende bescherming te bieden aan melders van mogelijke misstanden;

Gelet op het gestelde in artikel 160 lid 1 van de Gemeentewet,

Gelet op het gestelde in de Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden,

Gelet op het gestelde in de Wet bescherming klokkenluiders,

Met instemming van de ondernemingsraad d.d. 30 april 2024;

BESLUIT:

Vast te stellen de navolgende

Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024

Algemeen

Personen die voor een overheidsorganisatie werken (of met een dergelijke organisatie in contact staan vanwege hun werk) zijn vaak als eerste op de hoogte van misstanden die zich in die werkgerelateerde context voordoen. Door deze misstanden te melden, handelen deze personen als “klokkenluiders”. Zij spelen daarbij een sleutelrol bij het onthullen en voorkomen van misstanden en daardoor bij het beschermen van het maatschappelijk belang. Vaak echter weerhoudt vrees voor benadeling potentiële klokkenluiders ervan melding te maken van hun bezorgdheid of vermoedens. Dit is onwenselijk omdat meldingen mogelijke misstanden aan het licht kunnen brengen en zo grote maatschappelijke schade kunnen voorkomen.

Om klokkenluiders te beschermen is de Richtlijn (EU) 2019/1937 vastgesteld en daaruit volgend de Wet bescherming klokkenluiders. Hierin wordt onder andere geregeld dat klokkenluiders bescherming genieten tegen benadeling als gevolg van het melden van (een vermoeden van) een misstand.

Om bescherming op grond van de Wet bescherming klokkenluiders te genieten, moeten melders, in het licht van de omstandigheden en de informatie waarover zij ten tijde van de melding beschikken, redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de door hen gemelde zaken op waarheid berusten. Dit vereiste is een essentiële voorzorgsmaatregel tegen kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke meldingen, aangezien het ervoor zorgt dat wie opzettelijk en bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geen bescherming geniet. Tegelijk zorgt dit vereiste ervoor dat de bescherming niet verloren gaat als de melder te goeder trouw onjuiste informatie over een misstand heeft gemeld. Evenzo komen melders in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de Wet bescherming klokkenluiders als zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie binnen het toepassingsgebied van de Richtlijn valt.

Algemeen

Deze klokkenluidersregeling legt uit wat je kunt doen als je denkt dat er bij de gemeente Lelystad sprake is van een misstand of een (toekomstige) inbreuk op het EU-recht en de waarborgen die je o.a. als melder hebt tegen benadeling als gevolg van het doen van een melding.

Wanneer kun je een misstand of (toekomstige) inbreuk op het EU-recht melden?

  • Als je vermoedt dat er sprake is van een misstand van maatschappelijk belang of als je informatie hebt over een (toekomstige) inbreuk op EU-recht door de gemeente Lelystad of een medewerker van de gemeente Lelystad. Een persoonlijk conflict op de werkvloer is geen misstand van maatschappelijk belang. Fraude is dat bijvoorbeeld wel. Schending van de AVG is een voorbeeld van een inbreuk op het EU-recht;

  • Als het vermoeden of de informatie die je hebt gebaseerd is op dingen die je zelf gezien of gehoord hebt of stukken die je zelf in handen hebt. Het mag niet (alleen) gaan om informatie die je “van horen zeggen hebt; en;

  • Als je via je werk een relatie hebt (gehad) met de gemeente Lelystad. Bijvoorbeeld omdat je bij ons werkt(e) of diensten of goederen aan ons levert of omdat je bij onze organisatie solliciteert. Ook als je niet in dienst bent (geweest) bij de gemeente Lelystad, maar wel een werkrelatie hebt gehad met ons, kun je dus melden.

Heb je twijfels of wil je advies?

Twijfel je of er wel sprake is van een misstand? Of weet je niet zeker of je iets wilt melden of waar je dat moet doen? Je kunt voor informatie en advies anoniem terecht bij het Huis voor Klokkenluiders via (www.huisvoorklokkenluiders.nl). Werk je voor of bij de gemeente Lelystad, dan kun je ook informatie en advies inwinnen bij de vertrouwenspersoon.

Bij wie kun je melden?

Als je aan de hiervoor genoemde eisen voldoet, dan kun je het vermoeden van een misstand intern melden binnen onze organisatie. Je kunt de melding richten aan:

per mail: klokkenluider@lelystad.nl 

schriftelijk: in een witte enveloppe gericht aan:

gemeente Lelystad

t.a.v. klokkenluider

Antwoordnummer 1

8200 VB Lelystad

mondeling: afspraak maken via klokkenluider@lelystad.nl

telefonisch: terugbelverzoek via klokkenluider@lelystad.nl

per mail: vertrouwenspersoon@lelystad.nl

Je mag er ook voor kiezen om een externe melding te doen bij een instantie die daarvoor aangewezen is door de overheid. Welke instanties dat zijn en hoe je dat doet, staat in deze regeling. Je mag ook eerst intern melden en daarna alsnog een externe melding doen. Bij intern melden kan de misstand het snelst worden aangepakt en dan kan de organisatie zo nodig direct maatregelen nemen om de misstand te stoppen.

Bij een strafbaar feit ben je altijd verplicht om aangifte te doen. Dit staat los van de melding.

Wat gebeurt er na de interne melding?

Na de melding ontvang je binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging. Verder beslist de algemeen directeur (of de griffier wanneer de melding over de griffie gaat) of de melding verder onderzocht kan of moet worden. Als de melding alleen gebaseerd is op informatie die je “van horen zeggen hebt”, doet de gemeente geen onderzoek. Ook als de melding niet over een maatschappelijke misstand of over een inbreuk op het EU-recht gaat, start de gemeente geen onderzoek.

Als de algemeen directeur of de griffier besluit om onderzoek te doen, dan wordt dit uitgevoerd door onpartijdige onderzoekers. Dit kunnen interne functionarissen zijn of een extern onderzoeksbureau. Dit beslist de algemeen directeur of de griffier en daarvan krijg je bericht. Tijdens het onderzoek blijft je identiteit beschermd, tenzij je toestemming geeft om die bekend te maken. Ook de identiteit van de persoon of personen over wie de melding gaat of die daarin als getuigen worden genoemd, blijft geheim. De informatie die je geeft wordt zorgvuldig behandeld. Alleen de personen die betrokken zijn bij de melding en het onderzoek kunnen deze informatie inzien.

Nadat het onderzoek afgerond is, informeert de gemeente je over diens standpunt ten aanzien van de melding en over de stappen die ondernomen zijn of genomen gaan worden. De gemeente moet dat uiterlijk binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding doen. Doet de gemeente dat niet op tijd? Dan kun je een externe melding doen.

Ben je het niet eens met het standpunt van de gemeente of de stappen die genomen zijn? Dan kunt je dit aangeven. De algemeen directeur of de griffier kan dan besluiten een nieuw of aanvullend onderzoek te doen. Blijft de gemeente bij diens standpunt en zijn jullie het niet eens? Dan kun je besluiten om een externe melding te doen. Bijvoorbeeld bij het Huis voor Klokkenluiders. Ook hierover kunt je van tevoren eerst advies inwinnen als je twijfelt.

Bescherming voor melders, hun adviseurs en andere betrokkenen

Als je een melding doet volgens deze procedure, dan word je beschermd tegen benadeling door de gemeente. Ook je adviseurs of bijvoorbeeld een familielid die bij de organisatie werkt, worden beschermd tegen benadeling. Van benadeling is sprake als de organisatie vanwege de melding maatregelen neemt die nadelig zijn voor je. Denk hierbij aan ontslag, inhouden van salaris, niet voortzetting van een leverancierscontract of niet in dienst nemen.

Wanneer je denkt dat je benadeeld wordt doordat je de melding hebt gedaan, kun je de algemeen directeur, griffier of het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl) vragen om onderzoek te doen naar de manier waarop er met je wordt omgegaan. In geval van benadeling heb je recht op juridische bijstand.

De bescherming tegen benadeling geldt soms ook als je het vermoeden van een misstand openbaar maakt. Daarmee wordt bijvoorbeeld bedoeld dat je naar de pers stapt. Maar bij openbaarmaking geldt de bescherming alleen als je aan bepaalde eisen voldoet, namelijk:

  • 1.

    je hebt voor de openbaarmaking eerst een interne en/of externe melding gedaan, en;

  • 2.

    je hebt redelijke gronden om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft. Je baseert je hierbij bijvoorbeeld op de informatie die je van de gemeente of instantie waar je de externe melding hebt gedaan, hebt gekregen over de beoordeling of opvolging van de melding, of;

  • 3.

    je hebt redelijke gronden om aan te nemen dat de misstand:

    • een dreigend reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang, of

    • dat er een risico bestaat op benadeling, of

    • dat het - als je de misstand zou melden - niet waarschijnlijk is dat de misstand of inbreuk doeltreffend wordt verholpen.

In deze gevallen is voorafgaande interne of externe melding geen voorwaarde. Wel geldt ook hierbij de voorwaarde dat je redelijke gronden moet hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is.

Inhoudsopgave

Artikel 1 Begripsbepalingen

Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de melder

Artikel 3 Interne melding

Artikel 4 Behandeling van de interne melding

Artikel 5 Uitvoeren van intern onderzoek

Artikel 6 Besluit tot extern onderzoek

Artikel 7 Standpunt van de werkgever

Artikel 8 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

Artikel 9 Externe melding

Artikel 10 Vertrouwelijkheid

Artikel 11 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling

Artikel 12 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling

Artikel 13 Rapportage en evaluatie

Artikel 14 Slotbepaling

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Afdeling advies van het

Huis voor Klokkenluiders

de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a lid 2 van de Wet bescherming klokkenluiders

Afdeling onderzoek van het

Huis voor Klokkenluiders

de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a lid 3 van de Wet bescherming klokkenluiders

Algemeen directeur

de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur van de gemeente Lelystad of diens plaatsvervanger, namens de werkgever bevoegd tot behandeling van een melding binnen de ambtelijke organisatie.

Betrokken derde

een derde die verbonden is met een melder en die kan worden benadeeld door de werkgever van de melder of een persoon of organisatie waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is, en

een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is

Bevoegde autoriteit

een autoriteit die op grond van de Wet bescherming klokkenluiders is aangewezen voor het ontvangen en behandelen van meldingen van een vermoeden van een misstand

Degene die een melder bijstaat / adviseur

een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een melder adviseert in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is

Gemeente

de gemeente Lelystad

Griffier

de griffier van de gemeente Lelystad of diens plaatsvervanger, namens de werkgever bevoegd tot behandeling van een melding binnen de griffie

Melder

een klokkenluider, een natuurlijke persoon die in de context van diens werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt

Melding

melding van een vermoeden van een misstand

Meldkanaal

organisatie en procedure bij een bevoegde autoriteit voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen

Misstand

  • a.

    een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of

  • b.

    een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

    • 1°.

      een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel

    • 2°.

      een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten

  • Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

Onderzoekers

de persoon of personen aan wie de werkgever het onderzoek naar de misstand opdraagt

Richtlijn

Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden

Schending van het Unierecht

een handeling of nalatigheid die:

  • a.

    onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of

  • b.

    het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van het in de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen

Vermoeden van een misstand

het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie

Vertrouwenspersoon

de functionaris die als zodanig benoemd is door de werkgever

Werkgerelateerde context

toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als bedoeld in artikel 17da van de Wet bescherming klokkenluiders, indien zij dergelijke informatie zouden melden

Werkgever

de gemeente Lelystad

Werknemer

Personen in dienst van of werkzaam voor gemeente Lelystad

Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de melder

  • 1. Een melder kan bij een vermoeden van een misstand of informatie over een (toekomstige) inbreuk op het EU-recht:

    • -

      een adviseur in vertrouwen raadplegen, en/of;

    • -

      de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

  • 2. Een werknemer kan daarnaast tevens de interne of externe vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen.

  • 3. Degene die de melder bijstaat of een betrokken derde kan bij een vermoeden van een misstand en/of informatie over een schending van het Unierecht de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

Artikel 3 Interne melding

  • 1. Een interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de gemeente in dienst is of was. Een interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de organisatie in dienst is of was, maar die door diens werkzaamheden wel met de gemeente in aanraking is gekomen.

  • 2. Het heeft de voorkeur dat de melder diens melding intern doet. Maar de melder kan op grond van artikel 9 van deze regeling ook direct een melding doen van een vermoeden van een misstand of (toekomstige) inbreuk op het EU-recht bij een bevoegde autoriteit of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

  • 3. Een melder met een vermoeden van een misstand of (toekomstige) inbreuk op het EU-recht kan daarvan melding doen bij de volgende functionarissen:

    • a.

      De algemeen directeur, op de volgende wijze:

      • -

        per mail via klokkenluider@lelystad.nl

      • -

        schriftelijk, in een witte enveloppe gericht aan:

        gemeente Lelystad

        t.a.v. klokkenluider

        Antwoordnummer 1

        8200 VB Lelystad

      • -

        mondeling, in persoon binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie. Hiervoor afspraak maken via klokkenluider@lelystad.nl

      • -

        telefonisch, hiervoor terugbelverzoek doen via klokkenluider@lelystad.nl

    • b.

      De vertrouwenspersoon, door contact op te nemen via vertrouwenspersoon@lelystad.nl .

  • 4. Mondelinge en telefonische meldingen bij de algemeen directeur worden geregistreerd door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. De algemeen directeur krijgt hierbij administratieve ondersteuning van een senior functionaris van P&O die bij het gesprek aanwezig is, voor verslaglegging zorgt en aan geheimhouding is gebonden over hetgeen wordt besproken. De melder krijgt de gelegenheid om de weergave van het gesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

  • 5. De vertrouwenspersoon stuurt de melding in overleg met de melder door naar de algemeen directeur.

  • 6. De algemeen directeur kan interne functionarissen belasten met:

    • -

      het verrichten van onderzoek;

    • -

      het advisering van de algemeen directeur;

    • -

      het verrichten van administratieve ondersteuning.

  • 7. Een melding wordt opgenomen in een daarvoor ingericht intern en vertrouwelijk register. Met het doen van de melding geeft de melder expliciet toestemming voor de opname van de melding in dit register.

  • 8. De gegevens in dit register zijn alleen toegankelijk voor functionarissen die zijn betrokken bij de afhandeling van de melding of het doen van onderzoek naar aanleiding van de melding. Meer informatie over de rechten en plichten in geval van gegevensverwerkingen kun je vinden op www.lelystad.nl/privacy.

  • 9. De algemeen directeur stuurt de melder binnen zeven dagen na ontvangst een ontvangstbevestiging van de melding. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. Tevens wordt vermeld of en zo ja wie is belast met de in lid 6 genoemde taken.

  • 10. Als er sprake is van een strafbaar feit moet de melder aangifte doen. Ook als er een melding gedaan is.

Artikel 4 Behandeling van de interne melding

  • 1. Een melding van een vermoeden van een misstand wordt bij de ontvangst ervan geregistreerd in een daarvoor ingericht intern en vertrouwelijk register. Als het gemelde vermoeden van een misstand betrekking heeft op een schending van het Unierecht, dan wordt dit erbij vermeldt.

  • 2. De gegevens van de melding in het register worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn. Zolang een onderzoek naar een melding loopt of als nadien een melding bij een bevoegde autoriteit is gedaan of een klacht- of gerechtelijke procedure loopt, blijven de gegevens van een melding in het register in ieder geval behouden.

  • 3. De algemeen directeur stelt direct na de melding een onderzoek in naar de vermoede misstand, tenzij:

    • a.

      het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden; of

    • b.

      op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.

  • 4. De algemeen directeur besluit of de uitvoering van het onderzoek bij interne of bij externe onderzoekers wordt belegd.

  • 5. In het geval de algemeen directeur besluit tot een intern onderzoek wijst de algemeen directeur intern functionarissen aan voor de uitvoering van het onderzoek, administratieve ondersteuning en advisering over eventuele maatregelen.

  • 6. De algemeen directeur ziet er op toe dat de interne onderzoekers het onderzoek deskundig en onpartijdig uitvoeren.

  • 7. De algemeen directeur informeert de melder schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd, direct nadat het onderzoek ingesteld is.

  • 8. Als de algemeen directeur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert deze de melder schriftelijk binnen twee weken na de melding. Daarbij geeft de algemeen directeur aan waarom geen onderzoek wordt ingesteld.

  • 9. De algemeen directeur beoordeelt of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit of externe instantie (bijvoorbeeld de politie) van de melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als de algemeen directeur de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt deze de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

  • 10. De algemeen directeur informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

Artikel 5 Uitvoeren van intern onderzoek

  • 1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het vastgestelde verslag.

  • 2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag van het eigen horen.

  • 3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

  • 4. Melders mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

  • 5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het concept onderzoeksrapport verplicht.

  • 6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de algemeen directeur en de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 6 Besluit tot extern onderzoek

  • 1. De algemeen directeur belegt een eventueel extern onderzoek bij deskundige en onpartijdige externe onderzoekers.

  • 2. Het extern onderzoek wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen van de externe onderzoekspartij. De externe onderzoekers informeren melder over de voorwaarden en waarborgen die gelden voor het externe onderzoek.

  • 3. Voor zover de externe onderzoekers dit in het belang van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten, kunnen de externe onderzoekers binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen en alle werknemers spreken en of horen.

  • 4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

  • 5. De algemeen directeur kan interne functionarissen van team P&O aanwijzen die het proces van het extern onderzoek begeleiden en de algemeen directeur adviseren over eventueel te nemen maatregelen met betrekking tot de melding.

Artikel 7 Standpunt van de werkgever

  • 1. De algemeen directeur informeert de melder uiterlijk binnen acht weken na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk over het standpunt van de werkgever met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke stappen de melding en het onderzoek hebben geleid.

  • 2. Als duidelijk is dat de werkgever het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de algemeen directeur de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. De totale termijn voor afronding van het onderzoek bedraagt niet meer dan twaalf weken na ontvangst van de melding.

  • 3. Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt de werkgever of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, ontvangt de melder hiervan een afschrift.

  • 4. De werkgever informeert de personen op wie de melding betrekking heeft op dezelfde manier als de melder over de in dit artikel genoemde standpunten, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.

Artikel 8 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

  • 1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren.

  • 2. Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hierop en stelt de werkgever zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.

  • 3. Als de werkgever de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte brengt of heeft gebracht over het onderzoeksrapport en/of zijn standpunt ten aanzien van de melding, stuurt de werkgever ook de reactie van de melder als bedoeld in lid 1 en 2 aan deze instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.

Artikel 9 Externe melding

  • 1. De melder is niet verplicht om een melding van een vermoeden van een misstand eerst intern te melden. De melder kan daarvan ook direct een externe melding doen. Verder kan de melder ook kiezen voor een externe melding als de melder:

    • a.

      het niet eens is met het standpunt van de werkgever of van oordeel is dat de melding ten onrechte terzijde is gelegd of onvoldoende onderzocht is; of

    • b.

      niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding een standpunt heeft ontvangen over diens interne melding.

  • 2. De melder kan ook direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand bij een bevoegde autoriteit. De melder hoeft dit niet te motiveren. Wel mag van de melder worden verlangd dat de melder rekening houdt met de voorkeur van de werkgever om misstanden in elk geval ook intern te melden. Ook mag van de melder worden verlangd dat deze bij een externe melding rekening houdt met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van die melding.

  • 3. Externe meldingen kunnen gedaan worden bij een bevoegde autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn in elk geval:

    • -

      het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl);

    • -

      de Autoriteit Consument en Markt (ACM) (www.acm.nl);

    • -

      de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (www.afm.nl);

    • -

      de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);

    • -

      De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) (www.dnb.nl);

    • -

      de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ) (www.igj.nl);

    • -

      de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (www.nza.nl);

    • -

      de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl);

    • -

      bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en;

    • -

      bestuursorganen, of onderdelen daarvan, die taken of bevoegdheden hebben op een van de gebieden, genoemd in artikel 2, eerste lid, van de Richtlijn.

  • 4. De melder kan op de volgende wijze een melding doen:

    • a.

      schriftelijk;

    • b.

      mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of

    • c.

      op diens verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie.

  • 5. Een mondelinge melding wordt geregistreerd door:

    • a.

      het maken van een gespreksopname in een duurzame en opvraagbare vorm. Hiervoor is voorafgaande instemming van de melder vereist; of

    • b.

      een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek, waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

  • 6. Indien nodig kan de melder bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders informatie inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit.

Artikel 10 Vertrouwelijkheid

  • 1. Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan de betrokkenen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden dat die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift. Vertrouwelijk zijn in elk geval:

    • a.

      gegevens over de identiteit van de melder;

    • b.

      gegevens van degene over wie de melding wordt gedaan of met wie die persoon in verband wordt gebracht;

    • c.

      gegevens van in de melding genoemde derden;

    • d.

      alle informatie die tot de hiervoor onder a, b en c genoemde gegevens herleidbaar is; en

    • e.

      bedrijfsgeheimen in de zin van artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.

  • 2. De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding en het onderzoek zodanig wordt bewaard, dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding en het onderzoek betrokken zijn.

  • 3. De identiteit van de melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald, wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder.

  • 4. Als de melder geen toestemming heeft gegeven diens identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder diens melding gedaan heeft of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.

  • 5. Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen. Behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

  • 6. De identiteit van de adviseur van de melder of degene die hem bijstaat en van betrokken derden is ook vertrouwelijk. Deze wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder respectievelijk de adviseur of degene die de melder bijstaat of de betrokken derden.

Artikel 11 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling

  • 1. De werkgever zorgt ervoor dat de melder bij diens werk op geen enkele wijze nadelige gevolgen ondervindt van de melding.

  • 2. De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat de melder de melding naar behoren heeft gedaan en bij de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is.

  • 3. De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:

    • a.

      de melder bij de openbaarmaking redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de openbaarmaking juist is;

      en

    • b.

      de melder voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze regeling, en de melder op basis van de informatie die de melder heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft;

      of

    • c.

      de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat:

      • i.

        de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of

      • ii.

        een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie; of

      • iii.

        het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen.

  • 4. Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan het nemen van een voor de melder nadelige maatregel, zoals:

    • a.

      ontslag of schorsing;

    • b.

      een boete zoals bedoeld in artikel 7:650 BW;

    • c.

      demotie;

    • d.

      het onthouden van bevordering;

    • e.

      een negatieve beoordeling;

    • f.

      een schriftelijke berisping;

    • g.

      overplaatsing;

    • h.

      discriminatie;

    • i.

      intimidatie, pesterijen of uitsluiting;

    • j.

      smaad of laster;

    • k.

      voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, en

    • l.

      intrekking van een vergunning.

  • 5. Onder benadeling wordt ook verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.

  • 6. Als de werkgever na het doen van een melding een voor de melder nadelige maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom de werkgever deze maatregel nodig acht. Ook legt de werkgever uit waarom deze maatregel geen verband houdt met de melding.

  • 7. De werkgever spreekt personen die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een sanctie opleggen overeenkomstig het binnen de organisatie vastgestelde sanctiebeleid.

  • 8. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat en voor een betrokken derde.

Artikel 12 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling

  • 1. De functionaris bij wie de melder zijn melding gedaan heeft, bespreekt samen met de melder welke risico’s op benadeling aanwezig zijn. Ook bespreekt deze functionaris op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de melder kan doen als deze van mening is dat sprake is van benadeling.

  • 2. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan de melder:

    • a.

      dat bespreken met de functionaris bij wie de melder de melding gedaan heeft. De functionaris en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De functionaris maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit, na goedkeuring door de melder, naar de werkgever;

      en/of

    • b.

      de werkgever verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er met de melder wordt omgegaan;

      en/of

    • c.

      hierover advies inwinnen bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders;

      en/of

    • d.

      een bejegeningsonderzoek aanvragen bij de afdeling onderzoek van het Huis voor de Klokkenluiders.

  • 3. De melder, de persoon die voornemens is om een vermoeden van een misstand te melden, degene die de melder bijstaat of een betrokken derde heeft recht op juridische bijstand wanneer deze persoon als gevolg van de melding benadeeld wordt en aan de voorwaarden hiervoor voldoet. Dit geldt zowel tijdens als na de behandeling van de melding bij de werkgever of een bevoegde autoriteit. De juridische bijstand wordt kosteloos verleend en geldt ook voor bemiddeling via mediation. Voorwaarde hierbij is dat de melding verloopt via de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. Zij beoordelen of rechtsbijstand en/of mediation noodzakelijk is en kunnen een verwijzingsbrief geven voor gratis rechtsbijstand van een advocaat of mediator.

  • 4. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat en voor een betrokken derde.

Artikel 13 Rapportage en evaluatie

  • 1. De werkgever stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:

    • a.

      informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;

    • b.

      informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;

    • c.

      algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;

    • d.

      informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding, een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.

  • 2. De werkgever stuurt de rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad.

Artikel 14 Slotbepaling

Deze regeling wordt aangehaald als de ‘Klokkenluidersregeling gemeente Lelystad 2024’ en treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Ondertekening

Lelystad, 14 mei 2024

Het college van Lelystad,

de secretaris,

de burgemeester,