Mandaatbesluit 2024, Organisatiebreed, Dragende organisaties Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, Teams Werkmaatschappij 8KTD

1. INLEIDING

Ten behoeve van een doelmatig, efficiënt en snelwerkend openbaar bestuur is het algemeen gebruikelijk om te werken met een systeem, waarbij bevoegdheden/taken van een bestuursorgaan via mandaat, volmacht of machtiging worden uitgevoerd door anderen.

Ook in de gemeenten Achtkarspelen (8K) en Tytsjerksteradiel (Td) wordt al vele jaren op die manier gewerkt. Beide gemeenten kennen een uitgebreid mandaatbesluit, waarin (per cluster en team) is vastgelegd welke, en aan wie, bevoegdheden zijn gemandateerd.

Op grond van de besluiten van de Raden van beide gemeenten is gekozen voor een vorm van samenwerking tussen 8K en TD, waarbij de gemeenten hun zelfstandigheid behouden en ook ieder een eigen organisatie (de dragende organisaties) in stand houden.

Daarnaast hebben de colleges en de burgemeesters, met toestemming van de Raden, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD (WM8KTD) vastgesteld, die op 1 januari 2014 in werking is getreden en met ingang van 1 januari 2025 wordt ontbonden. De WM8KTD is een openbaar lichaam (zelfstandig rechtsorgaan) in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (GR).

De WM8KTD voert uitvoerende en dienstverlenende taken uit voor de deelnemende gemeenten. In artikel 4 van de GR WM8KTD staat dat de deelnemers gemeentelijke taken door het openbaar lichaam laten uitvoeren en waar dat takenpakket zich in ieder geval tot uit strekt.

Daarnaast is in artikel 5 van de GR bepaald, dat de bevoegde bestuursorganen van de deelnemers in afzonderlijke delegatie-, mandaat-, machtigings- en volmachtbesluiten vastleggen welke bevoegdheden, samenhangend met de taakgebieden, overgedragen respectievelijk toegekend worden aan de overeenkomstige bestuursorganen, directie, leidinggevenden en ambtenaren van de WM8KTD.

In het Organisatieplan Werkmaatschappij 8KTD, dat door de colleges en de burgemeesters van beide deelnemende gemeenten en door het dagelijks bestuur van de WM8KTD is vastgesteld, is vastgelegd hoe de organisatie van de WM8KTD is opgebouwd (managers, teams/eenheden) en welke taken aan die managers en teams zijn opgedragen. Impliciet zijn daarmee ook de daarmee samenhangende bevoegdheden in mandaat overgedragen aan de bestuursorganen van het openbaar lichaam (AB, DB, Voorzitter).

Voor de beide Dragende Organisaties (DO) geldt dat de taken van de Teams Beheer van beide organisaties uitgevoerd blijven door de gemeenten zelf. De met die taken samenhangende bevoegdheden zijn vanzelfsprekend niet in mandaat overgedragen en blijven bij de bekende bevoegde bestuursorganen (Raad, B&W, burgemeester).

Daarnaast is er het document ‘Governance/besturingsfilosofie dragende organisaties – Werkmaatschappij 8KTD’, waarin de kaders nader zijn uitgewerkt en de verhoudingen tussen de verschillende bestuursorganen en de directie en de leidinggevenden zijn weergegeven.

2. Toepassing van dit Mandaatbesluit

Dit Mandaatbesluit is gebaseerd op de hierboven genoemde documenten. Voor wat betreft de toepassing in de dagelijkse praktijk ligt het startpunt bij de vraag: ‘waar ligt de verantwoordelijkheid/bevoegdheid voor de betreffende taak?’. Daarin kunnen drie situaties worden onderscheiden:

• 1.

  Taak behoort tot de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van de Raad, B&W/de Burgemeester en is niet overgedragen aan de WM8KTD.:

  → uitvoering door (eigen) DO. Dit betreft alleen nog de afdeling Beheer van beide DO’s.

  

  → mandaatverlening door Raad, B&W/Burgemeester conform takenpakket aan de afdeling Beheer van de dragende organisatie(s) aan AD/M/evt. A.

  Vb.: - Beslissingen in mandaat genomen door de afdeling Beheer,

  

• 2.

  Taak behoort tot de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van het DB/voorzitter van de WM8KTD.

  → uitvoering conform takenpakket door een team van de WM8KTD.

  

  Op het moment dat sprake is van delegatie van een bevoegdheid aan de WM8KTD dan dient er bij de hiervoor genoemde ondertekening te worden vermeld: “op basis van het delegatiebesluit van (datum)”

  → mandaatverlening door DB/Voorzitter aan M/T/evt. A. In de WM8KTD wordt niet aan de AD gemandateerd, maar direct aan de M, omdat er sprake is van 2 directeuren.

  → besluit in mandaat

  Vb.: - Arbeidsovereenkomsten met de medewerkers van de WM8KTD

  

• 3.

  Taak is de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van B&W/Burgemeester en is niet overgedragen aan de WM8KTD, maar de dragende organisatie schakelt de Werkmij. wel in bij de uitvoering (dienstverlening):

  → mandaatverlening door B&W/Burgemeester aan AD/M/T/evt. A

  → besluit in mandaat ‘Namens burgemeester en wethouders/de burgemeester van A of T ‘

  • V.b.:
    • –

      Het opleggen van een verblijfsontzegging aan een bepaalde persoon [Bevoegdheid Burgemeester, mandaat Team TH&V];

    • –

      Besluiten tot afwijking van de termijn voor lijkbezorging [Bevoegdheid Burgemeester, mandaat Team Publieksdiensten];

    • –

      Aangaan van geldleningsovereenkomsten langlopende leningen t.b.v. de gemeente 8K of T-diel [Bevoegdheid B&W, mandaatAD/M/T(eamleider Administratie en Belastingen]

Dit integrale, drie organisaties omvattende, Mandaatbesluit vervangt, voorzover opgenomen in dit integrale mandaatbesluit, alle voorgaande mandaatbesluiten in de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel.

NB: de mandaatgever blijft te allen tijde bevoegd om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen. Het krijgen van verantwoordelijkheden brengt ook het afleggen van verantwoording met zich mee. Degene aan wie mandaat is verleend kan in overleg met de leidinggevende aangeven geen gebruik te (kunnen) maken van zijn/haar mandaat wanneer bijvoorbeeld het te nemen besluit buiten zijn /haar taakgebied valt. Ook kan worden gedacht aan de situatie waarin de gemandateerde van oordeel is dat het te nemen besluit een te zware verantwoordelijkheid met zich meebrengt.

3. JURIDISCHE EN ORGANISATORISCHE ASPECTEN

3.1.1 Begrippen delegatie en mandaat

Delegatie en mandaat zijn geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Delegatie

Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent (art 10:13 Awb). In het huidige besluit zijn geen delegatiebesluiten opgenomen.

Met de woorden “onder eigen verantwoordelijkheid” wordt het verschil tussen delegatie en mandaat aangegeven: bij delegatie is het zo, dat het bestuursorgaan, dat zijn bevoegdheid heeft overgedragen, zelf die bevoegdheid en verantwoordelijkheid verliest (zolang het delegatiebesluit in stand is), terwijl dat bij mandaat niet het geval is (zie hieronder).

Delegatie aan ondergeschikten is niet toegestaan (art. 10:14 Awb). Dit heeft te maken met het hiervoor genoemde karakter van delegatie dat de bevoegdheid onder eigen verantwoordelijkheid wordt uitgeoefend door degene die de bevoegdheid gedelegeerd krijgt. Dit verdraagt zich niet met een hiërarchische ondergeschiktheidsrelatie.

Delegatie is slechts toegestaan als dit bij wettelijk voorschrift mogelijk is gemaakt (art. 10:15 Awb). De wetgever heeft een bevoegdheid immers niet voor niets aan een bepaald bestuursorgaan toebedeeld en moet daarom ook instemmen met een eventuele delegatiemogelijkheid.

Zo bepaalt artikel 156 van de Gemeentewet dat de raad aan burgemeester en wethouders of een bestuurscommissie bevoegdheden van de raad kan overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. In datzelfde artikel is tegelijkertijd een aantal bevoegdheden genoemd die niet kunnen worden overgedragen, omdat de wetgever die kennelijk exclusief aan de raad wilde voorbehouden (bijvoorbeeld het vaststellen of wijzigen van de begroting).

Mandaat

Mandaat is de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen (art. 10:1 Awb).

In tegenstelling tot delegatie blijft de mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen. Dit is de kern van mandaat, dat immers een vertegenwoordigingsfiguur is. Mandaat kan dus aan een ondergeschikte worden verleend en zelfs aan personen of functies die niet vallen onder de verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In het laatste geval dient degene aan wie het mandaat wordt verleend, daarmee in te stemmen (art. 10:4 Awb). Dit is het geval van het mandateren aan de bestuursorganen in de Werkmaatschappij.

Mandaat kan niet worden verleend als een wettelijk voorschrift dat bepaalt of als de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

De Awb noemt een aantal gevallen waarbij mandaat niet mogelijk is (art. 10:3 Awb):

• 1.

  Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

• 2.

  Mandaat wordt in ieder geval niet verleend indien het betreft een bevoegdheid:

  • a.

    tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

  • b.

    tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

  • c.

    tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

• 3.

  Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

• 4.

  Indien artikel 5:53 van toepassing is, wordt mandaat tot het opleggen van een bestuurlijke boete niet verleend aan degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.

Wanneer de aard van een bevoegdheid zich tegen mandaat verzet is niet eenvoudig aan te geven. Meestal gaat het om zware bevoegdheden, die de wetgever om die reden uitdrukkelijk aan een bepaald bestuursorgaan heeft opgedragen.

De Awb maakt een onderscheid tussen afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat.

Afdoeningsmandaat is het gewone mandaat zoals hiervoor omschreven: de gemandateerde neemt zelf het besluit namens het bestuursorgaan, inclusief de ondertekening ‘namens mandaatgever”. Bij ondertekeningsmandaat neemt het bestuursorgaan zelf het besluit, alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan gebeurt door een ander. Deze methode wordt gebruikt voor die gevallen waarin de wet mandaat niet toestaat, maar waarbij ter ontlasting van het bestuursorgaan de afdoening door ambtenaren plaatsvindt.

Daarnaast kennen we nog de begrippen ‘volmacht’ en ‘machtiging’ :

volmacht: de bevoegdheid om het bestuursorgaan of de gemeente als rechtspersoon formeel te vertegenwoordigen bij (meestal privaatrechtelijke) rechtshandelingen, b.v. het ondertekenen van een overeenkomst of akte. Volgens artikel 171 van de Gemeentewet is de vertegenwoordiging in en buiten rechte van de gemeente opgedragen aan de burgemeester. De burgemeester kan de vertegenwoordiging opdragen aan een ander persoon (volmacht).

N.b.: Het besluit tot het aangaan van een overeenkomst of tot een andere rechtshandeling moet eerst wel door het bevoegde bestuursorgaan of de bevoegde gemandateerde zijn genomen. De volmacht heeft alleen betrekking op de vertegenwoordiging bij het ondertekenen.

machtiging: de opdracht verstrekt door het bevoegde bestuursorgaan om in zijn naam en onder zijn verantwoordelijkheid (feitelijke) handelingen te verrichten, die noch besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb, noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn (b.v.: machtiging om een bestuursorgaan te vertegenwoordigen bij een zitting van de rechtbank).

In de praktijk worden de begrippen mandaat, volmacht en machtiging vaak in één adem genoemd. Waar mogelijk is in de bijbehorende overzichten (kolom bevoegdheid) onderscheid aangebracht, maar als algemene regel geldt dat onder mandaat mede wordt begrepen volmacht en/of machtiging.

3.1.2. Begrip attributie

Attributie is geregeld in de artikelen 10:21 Awb en 10:22 Awb. Deze artikelen zien op de situatie waarbij een bevoegdheid is toebedeeld door het ene bestuursorgaan aan een persoon of college dat werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van een ander bestuursorgaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat bij wet bevoegdheden direct worden toegekend aan gemeenteambtenaren. Heffingsambtenaren zijn een voorbeeld hiervan. Zij ontlenen rechtstreeks aan de Algemene wet inzake rijksbelastingen de bevoegdheid om belastingaanslagen vast te stellen en te heffen (zijn dus een zelfstandig bestuursorgaan), maar zijn als medewerker ondergeschikt aan het college (vallen als medewerker dus hiërarchisch onder het college).

3.2. Uitgangspunten verlening mandaat

In de visiedocumenten en organisatieplannen (afdelings- en teamplannen) van de dragende organisaties en de WM8KTD is vastgelegd dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd.

De AD/secretaris is de eerst verantwoordelijke voor de (eigen) dragende organisatie, maar de twee directeuren/secretarissen vormen (gezamenlijk) ook de directie van de WM8KTD. De bevoegdheden van de afdelingmanager Beheer (binnen de dragende organisaties) en van de clustermanagers van de WM8KTD zijn afgeleid van die van de AD/secretarissen. Het ligt daarom voor de hand dat het mandaat voor de uitvoering van bestuursbevoegdheden door het bevoegde bestuursorgaan in beginsel aan de AD/secretaris wordt verleend, welke de bevoegdheden kan ondermandateren aan een manager.

Bij de WM8KTD wordt het mandaat voor de uitvoering van de bestuursbevoegdheden rechtstreeks aan de (betreffende) manager verleend, omdat de directie uit 2 personen bestaat en niet aan 2 personen hetzelfde mandaat kan worden verleend.

De managers kunnen een of meer van de aan hen gemandateerde bevoegdheden weer ondermandateren aan een teamleider, die bevoegd is ondermandaat te verlenen aan de functionaris (A) die de bevoegdheden feitelijk uitvoert.

De belangrijkste uitgangspunten waaronder mandaat wordt verleend luiden als volgt.

• 1.

  Mandaat wordt verleend aan de AD/secretaris. Deze is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan een manager, die op zijn/haar beurt bevoegd is ondermandaat te verlenen aan een teamleider. De teamleider is vervolgens bevoegd ondermandaat te verlenen aan de functionaris die de bevoegdheden feitelijk uitvoert. In de overzichten zijn zowel de gemandateerden als de onder-gemandateerden benoemd.

  De bijbehorende schematische overzichten zijn zo opgesteld, dat de ondermandaten (althans voor de benoemde bevoegdheden) geacht worden structureel te zijn verleend.

• 2.

  Bij mandatering wordt in beginsel de gehele uitvoering van de bevoegdheid gemandateerd, inclusief de bevoegdheid tot het opleggen van een last onder bestuursdwang/dwangsom. Bij ondermandaat geldt dit beginsel niet, degene die ondermandaat verleent kan deze bevoegdheden aan zich houden, zoals het ook mogelijk is andere voorwaarden aan het ondermandaat te verbinden.

• 3.

  De uitoefening van de mandaatbevoegdheden vindt plaats binnen het voor het betreffende terrein vastgestelde beleid en binnen de daarvoor door de raad vastgestelde budget-ruimte.

• 4.

  In de volgende gevallen pleegt de gemandateerde eerst overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder, die vervolgens beslist of het besluit door de mandaatgever (= het verantwoordelijke bestuursorgaan) zélf moet worden genomen.

  • a.

    de te nemen beslissing wijkt (op een onderdeel) af van bestaand beleid, richtlijnen of voorschriften (de door het bevoegde bestuursorgaan vastgestelde beleidsregels, die betrekking hebben op de gemandateerde bevoegdheden, worden bij de uitoefening van het mandaat altijd in acht genomen)

  • b.

    er bestaat het voornemen tot aanvulling of wijziging van het bestaand beleid, richtlijnen of voorschriften.

  • c.

    uit de te nemen beslissing kunnen niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties voortvloeien.

  • d.

    tijdens de voorbereiding van het besluit komt naar voren dat de te nemen beslissing bestuurlijk of maatschappelijk gevoelig ligt.

  • e.

    het om zwaarwichtige onderwerpen gaat, die voorzienbaar politieke consequenties met zich mee zullen brengen dan wel ongewenste precedentwerking kunnen hebben;

  • f.

    het onderwerpen betreft, waarbij de standpunten van de portefeuillehouder, de ambtenaar en/of adviserende instanties uiteenlopen;

  • g.

    de (onder)gemandateerde of zijn plaatsvervanger, de gemeentesecretaris/directeur of de manager daartoe de wens te kennen geeft.

• 5.

  Indien een krachtens mandaat te nemen besluit (ook) het taakgebied raakt van een andere afdeling van de dragende organisatie/ander team van de WM8KTD, dan wordt dit besluit vooraf aan de manager van die afdeling/teamleider van dat team voorgelegd.

  Indien over het te nemen besluit geen overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken onderdelen, dan wordt het voorgenomen besluit aan de directeur/secretaris voorgelegd. Deze neemt het besluit vervolgens zelf (krachtens mandaat) of beslist dat het besluit door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester resp. het dagelijks bestuur, de voorzitter van de WM8KTD moet worden genomen.

• 6.

  Alle mandaten en ondermandaten zijn vastgelegd in de bijlagen van het mandaatbesluit. Alle eerdere mandaatbesluiten, volmachten en machtigingen komen te vervallen op het moment dat het Mandaatbesluit 2024 wordt vastgesteld, voor zover deze zijn verwerkt in het nieuwe Mandaatbesluit.

3.3. Ondertekening en bezwaar/beroep

Wanneer een bevoegdheid krachtens (onder)mandaat wordt uitgeoefend worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

• –

  aanduiding van het ter zake bevoegde bestuursorgaan;

• –

  namens deze(n);

• –

  functie-aanduiding, handtekening en naam van de (onder)gemandateerde.

Wanneer tegen een krachtens mandaat genomen besluit bezwaar of beroep openstaat, wordt daarvan in dat besluit melding gedaan, onder vermelding van de vereisten als bedoeld in artikel 6:5 van de Awb en de termijn waarbinnen bezwaar of beroep kan worden aangetekend.

3.4. Bekendmaking

Mandaatbesluiten zijn besluiten in de zin van de Awb en werken dus pas nadat zij bekend zijn gemaakt. Omdat het voor de burgers als mogelijke belanghebbenden ook van belang is dat zij kennis kunnen nemen van de bevoegdheidsverdeling binnen de gemeente, zal de vaststelling van het mandaatbesluit bekend moeten worden gemaakt op de voorgeschreven (elektronische) wijze. Het besluit zelf zal ter inzage worden gelegd en op de gemeentelijke website worden geplaatst.

3.5. Actualisering

Het mandaatbesluit wordt periodiek geactualiseerd en aangepast. Tussentijds worden alleen afzonderlijke mandaatbesluiten genomen of afzonderlijke volmachten/machtigingen verleend als dit noodzakelijk is in verband met nieuwe of gewijzigde regelgeving en/of wijzigingen in de organisatie. Deze afzonderlijke mandaatbesluiten worden bij een eerstvolgende actualisering in het mandaatbesluit opgenomen.

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Achtkarspelen, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Tytsjerksteradiel, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de Werkmaatschappij 8KTD, ieder afzonderlijk voor de haar/hem toekomende bevoegdheden en gezamenlijk;

gelet op het bepaalde in Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t e n

vast te stellen het volgende "Mandaatbesluit 2024, Organisatiebreed, Dragende organisaties Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, Teams Werkmaatschappij 8KTD "