Financiële verordening 2023-1 Omgevingsdienst Brabant Noord

Artikel 1: Begripsbepaling

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de omgevingsdienst;

• b.

  Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst;

• c.

  Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Brabant Noord

2. In deze verordening en bij de toepassing ervan wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie. Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  Administratieve organisatie. Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de Bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijk leiding.

• c.

  Rechtmatigheid. Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving. De rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het Dagelijks Bestuur vanaf het verslagjaar 2023 toelicht of er rechtsmatigheidsfouten boven de verantwoordingsgrens waren.

• d.

  Doelmatigheid. Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• e.

  Doeltreffendheid. Mate waarin de ODBN erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken.

• f.

  Financiële administratie. Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de ODBN, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• g.

  Investering. Een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

• h.

  Functionele tarieven. Aan personele functies binnen de omgevingsdienst Brabant Noord zijn functieschalen gekoppeld. Op basis van de functieschaal wordt een uurtarief toegepast.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling voor de begroting vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de geleverde dienstverlening en de maatschappelijke effecten van het beleid.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de baten en lasten weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. Bij de jaarstukken wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de werkelijke uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  Bij de begroting en jaarverslag wordt een overzicht opgenomen waarin de gezamenlijke deelnemersbijdrage per taak wordt weergegeven.

• 5.

  Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast voor de wettelijke deadline opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 6.

  Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening toe aan de financieel toezichthouder voor de wettelijke deadline opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  De algemene financiële en beleidsmatige kaders worden voor de wettelijke deadline opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen voorafgaand aan het volgende begrotingsjaar vastgesteld door het algemeen bestuur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stuurt voor de wettelijke deadline opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de gemeenteraden en provinciale staten;

• 3.

  In de begroting wordt een post onvoorzien van € 100.000 opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma alsmede de in de begroting opgenomen eventuele investeringskredieten.

• 2.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het dagelijks bestuur voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

• 3.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als ze verwacht, dat de lasten of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Het Algemeen Bestuur stelt de rapporteringsgrens gelijk aan de in het boekjaar geldende rechtmatigheidsverantwoording, namelijk 1% van de vastgestelde begroting.

• 6.

  Conform gemeenschappelijke regeling ODBN zendt het dagelijks bestuur de conceptbegroting met bijbehorende toelichting, met inachtneming van de wettelijke zienswijze termijn, voordat zij ter definitieve vaststelling aan het algemeen bestuur wordt geagendeerd, toe naar raden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten.

• 7.

  Conform gemeenschappelijke regeling ODBN kunnen de Raden en Provinciale Staten binnen de wettelijke termijn na toezending van de ontwerpbegroting hun zienswijzen daarover naar voren brengen. Het dagelijks bestuur stelt aan de hand van de ontwerpbegrotingen en de ontvangen zienswijzen de definitieve begroting op.

• 8.

  Conform gemeenschappelijke regeling ODBN stel het algemeen bestuur de begroting vast voor de wettelijke deadline opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 9.

  Direct na de vaststelling zendt het dagelijks bestuur de begroting naar de deelnemers.

• 10.

  Na vaststelling en voor de wettelijke deadline opgenomen in de Wet gemeenschappelijke regelingen stuurt het dagelijks bestuur de vastgestelde begroting op naar de financieel toezichthouder.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage(*)

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages ten minste tweemaal per jaar over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zo nodig voorstellen ter actualisering van de begroting.

• 2.

  In de tussenrapportages worden afwijkingen op de te bereiken doelstellingen en de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten van de programma’s en investeringskredieten in de begroting toegelicht en bijgesteld.

(*) In de financiële verordening worden kaders vastgelegd over het financiële beleid. Artikel 6 gaat over het rapporteren over de uitvoering van de begroting van concern ODBN. Het gaat in deze niet om e individuele tussenrapportages over de uitvoering van het werkprogramma van de individuele deelnemers.

Artikel 7. Informatieplicht

Het dagelijks bestuur informeert op grond van het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet het algemeen bestuur actief over nieuwe ontwikkelingen met eventuele financiële consequenties die ingrijpende gevolgen hebben voor de omgevingsdienst. Het dagelijks bestuur besluit in dergelijke gevallen of indien het algemeen bestuur hierom verzoekt, niet eerder dan nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over het voornemen. Het algemeen bestuur moet in de gelegenheid zijn gesteld om zijn wensen en bedenkingen ter kennis te brengen van het dagelijks bestuur.

Het Algemeen Bestuur stelt de rapporteringsgrens gelijk aan de in het boekjaar geldende rechtmatigheidsverantwoording, namelijk 1% van de vastgestelde begroting.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de omgevingsdienst bericht dat alle overheidsinstellingen samen het collectieve aandeel van de overheid in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur indien dit consequenties heeft voor de begroting ODBN.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Voor het waarderen en afschrijven van vaste activa worden de regels uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten gehanteerd.

• 2.

  Vaste activa wordt afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4.

  Voor investeringen wordt, in overeenstemming met de notitie rente een omslagrente toegerekend, zodra de ODBN leningen aantrekt.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota reserves en voorzieningen aan. In deze nota wordt door het algemeen bestuur het volgende vastgesteld en behandelt;

  • a.

    De vorming en besteding van reserves;

  • b.

    De vorming en besteding van voorzieningen.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een bestedingsvoornemen wordt minimaal aangegeven;

  • a.

    Het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    De voeding van de reserve;

  • c.

    De looptijd.

Artikel 12. Kostprijsberekening

• a.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten en indirecte kosten betrokken.

• b.

  De toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van door de omgevingsdienst te leveren producten en diensten, gebeurt op basis van de directe uren voor de betreffende activiteit.

Artikel 13. Prijzen economische activiteiten

Het dagelijks bestuur past bij economische activiteiten de gedragsregels als bedoeld in hoofdstuk 4b (Overheden en overheidsbedrijven) van de Mededingingswet toe, tenzij het activiteiten betreft die het algemeen bestuur heeft aangewezen als activiteiten die plaatsvinden in het algemeen belang.  

Artikel 14. Vaststelling hoogte tarieven

Het dagelijks bestuur doet het algemeen bestuur jaarlijks en indien nodig tussentijds, een voorstel voor de hoogte van de tarieven.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    Voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

• 3.

  Het dagelijks bestuur legt het treasurystatuut ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. Het treasurystatuut geeft een uiteenzetting van het treasurybeleid en geeft een beschrijving van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het kader van de treasuryfunctie.

Artikel 16. Paragrafen

Op grond van artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten kent de begroting en jaarstukken een aantal verplichte paragrafen waarin de beleidslijnen vastgelegd worden met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Voor de omgevingsdienst zijn een aantal verplichte paragrafen niet van toepassing. De volgende paragrafen worden niet nader toegelicht in de begroting en jaarstukken; de paragraaf lokale heffing, de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen en de paragraaf grondbeleid.

Artikel 17. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1.

  De kasgeldlimiet;

• 2.

  De rente risiconorm;

• 3.

  Het EMU saldo.

Artikel 18. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

• 1.

  In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval het weerstandsvermogen op. De kengetallen zoals opgenomen in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording worden meerjarig gepresenteerd.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt een nota risicomanagement en weerstandsvermogen vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • 1.

    Visie op risicobeheersing

  • 2.

    Methode van risicocalculatie

  • 3.

    Normering van de financiële kengetallen

Artikel 19. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 20. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten op voor de verbonden partijen.

Artikel 21. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen;

• b.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts;

• c.

  Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie en dienstenverlening;

• e.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• g.

  De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• h.

  Het verstrekken van de vereiste informatie aan het rijk, de provincie, gemeenten en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het concern ODBN.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a.

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  De te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 23. Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt voor rechtmatig handelen in het boekjaar en toetst dat en dat de constateringen getrouw worden toegelicht in de jaarrekening. ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel en/of aanpassing van het toekomstig beleid.

Artikel 24. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten. Deze regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie en Aanbestedingswet.

Artikel 25. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

Het Algemeen Bestuur stelt de rapporteringsgrens gelijk aan de in het boekjaar geldende rechtmatigheidsverantwoording, namelijk 1% van de vastgestelde begroting.

Artikel 26. Begrotingsrechtmatigheid

• 1.

  Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het Dagelijks Bestuur:

  • a.

    bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het Algemene Bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt

  • b.

    toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld

  • c.

    als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast.

• 2.

  De begrotingsonrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau van de programma, zoals deze door het Algemeen Bestuur zijn geautoriseerd.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • d.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van een aanvullende toelichting bij de vaststelling van de jaarrekening.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 27. Voorwaardencriterium

Besteding en inning opbrengsten van gelden door de Omgevingsdienst zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door het dagelijks bestuur moet worden getoetst. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante door het Algemeen Bestuur vastgestelde interne regelgeving en overige wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 28. Het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium (M&O-criterium)

Een gemeenschappelijke regeling dient misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De aard van de activiteiten van de ODBN maakt dat het vaststellen van het beleid hieromtrent in een specifieke nota niet passend is. De ODBN heeft een ODBN beleidsstuk opgesteld waaruit blijkt hoe de organisatie het misbruik en oneigenlijk gebruik toetst. Misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen door in de verschillende regelingen en procedures passende maatregelen te voorzien. Voor bestaande procedures en interne controlemaatregelen op de naleving daarvan moet worden getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn genomen.

Artikel 29. Begrotingswijziging

Het dagelijks bestuur is bevoegd om de begroting budgettair neutraal te wijzigen voor uitgaven die volledig worden gedekt door specifieke uitkeringen en/of subsidies als er geen sprake is van beleidsvrijheid voor de organisatie.

Artikel 30. Incidentele budgetten

Incidentele budgetten zijn maximaal 2 jaar inzetbaar. Wanneer een incidenteel toegekend budget over de jaargrens heen meegenomen wordt, wordt deze jaarresultaat bepalend toegevoegd aan de reserve ‘Incidentele projecten’. Nut en noodzaak hiervan moeten onderbouwd worden en vermeld worden in de jaarstukken.

Artikel 31. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking daags na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023.

• 2.

  Met deze nieuwe verordening vervalt automatisch de voorgaande verordening.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Omgevingsdienst Brabant Noord 2023-1.