Regeling personeelsdossiers Veiligheidsregio Groningen

1. De verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van de VRG in het personeelsdossier heeft ten doel een effectief, efficiënt en sociaal verantwoord personeelsbeleid en -beheer te kunnen voeren, alsmede om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hieronder wordt mede begrepen:

• a.

  het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van en de controle op de naleving van de rechtspositieregelingen, waaronder gedragsregels, die de VRG voor haar medewerkers heeft vastgesteld,

• b.

  het verwerken van gegevens die het mogelijk maken voor de VRG om als sociale werkgever aandacht te besteden aan (mijlpalen in het leven en loopbaan van) medewerkers.

2. In aanvulling op het eerste lid, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt met als doel:

• a.

  het genereren van managementgegevens voor interne beleidsvoering, voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is;

• b.

  financiële controle betreffende juistheid, volledigheid, en tijdigheid van financiële gegevens, accountantscontrole en audits, voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is;

• c.

  het leveren van gegevens ten behoeve van de Werkgeversvereniging Samenwerkende Veiligheidsregio’s (WVSV), NIPV en overige samenwerkingspartners, voor zover zulks noodzakelijk is en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

• d.

  wetenschappelijke doeleinden, voor zover zulks daarvoor noodzakelijk is en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

3. De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in dit artikel omschreven doelstelling (‘doelbinding’), zijn toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (‘minimale gegevensverwerking’).

1. Het bestuur is verwerkingsverantwoordelijke en is daarmee verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in deze regeling. De directeur Veiligheidsregio ziet tevens toe op de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in deze regeling.

2. De beheerders zijn het sectorhoofd bedrijfsvoering en de teamleider P&OO, overeenkomstig de mandaatregeling Veiligheidsregio Groningen.

3. De beheerder is namens de verwerkingsverantwoordelijke belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig de AVG en de UAVG.

4. De beheerder draagt zorg voor een juiste en nauwkeurige verwerking van persoonsgegevens en draagt zorg voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

5. De beheerder is namens de verwerkingsverantwoordelijke belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de ingevoegde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens. Hieronder valt ook een periodieke (steekproefsgewijze) controle of gegevens nog kloppen.

1. Ten aanzien van de uitoefening door de medewerkers van de hen toegekende rechten geldt de AVG, op basis waarvan – onder de aldaar opgenomen voorwaarden - recht bestaat op:

• a.

  inzage van persoonsgegevens,

• b.

  rectificatie, aanvulling of wissing van persoonsgegevens,

• c.

  verzoek tot beperking van verwerking van persoonsgegevens,

• d.

  het maken van bezwaar tegen verwerking,

• e.

  het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit),

• f.

  het intrekken van verleende toestemming.

2. Ten aanzien van het inzagerecht als bedoeld onder lid 1 sub a. geldt als uitgangspunt dat een medewerker zijn/haar eigen personeelsdossier digitaal kan raadplegen. Indien en voor zover het personeelsdossier niet (direct) digitaal toegankelijk is voor de medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn papieren personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder, de betrokken personeelsadviseur of via personeelsbeheer. De beheerder, betrokken personeelsadviseur of medewerker personeelsbeheer eist voldoende waarborgen voor het verifiëren van de identiteit van degene die heeft verzocht om (digitale) inzage en/of de onder b t/m f genoemde rechten.

3. De rechten zoals genoemd in lid 1 onder a t/m f kunnen schriftelijk (waaronder mede begrepen per e-mail) worden ingeroepen bij de teamleider P&OO.

4. De beslissing (genomen door de teamleider P&OO) op het verzoek wordt binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld. De termijn van één maand kan gelet op de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken met twee maanden worden verlengd. Van de verlenging wordt de medewerker binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis gesteld, met vermelding van redenen voor de vertraging. Wanneer geen gevolg wordt gegeven aan het verzoek, wordt binnen één maand na ontvangst van het verzoek medegedeeld waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven.

5. De verzoeker ontvangt een afschrift van eventueel gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.

6. Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerde meegedeeld, waarbij medewerker wordt gewezen op zijn mogelijkheid van bezwaar en het indienen van een klacht bij de toezichthoudende autoriteit.

7. Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in de AVG en UAVG.

1. De verwerkingsverantwoordelijke en de beheerder kunnen functionarissen aanwijzen die uit hoofde van hun functie bevoegd zijn tot het verwerken van persoonsgegevens in personeelsdossiers. De bevoegdheid tot het verwerken van gegevens wordt beperkt tot die handelingen, die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een goede functie-uitoefening van de aangewezen functionaris.

2. In de autorisatiematrix Veiligheidsregio Groningen zijn de bevoegdheden van functionarissen opgenomen.

1. Verstrekking van gegevens aan derden is slechts toegestaan voor zover dat voortvloeit uit of verenigbaar is met het doel van verwerking van persoonsgegevens, als benoemd in artikel 2 van deze regeling, dit volgt uit een wettelijke verplichting of toestemming is verkregen van de medewerker.

2. Verstrekking van persoonsgegevens op grond van dit artikellid gaan niet verder dan noodzakelijk, waarbij wordt voldaan aan de vereisten van dataminimalisatie.

3. De verstrekking van persoonsgegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijke voorschrift geheimhouding is geboden.

1. In het personeelsdossier worden persoonsgegevens verwerkt, zoals nader beschreven in bijlage 1 van deze regeling en de in het tweede lid van dit artikel opgenomen gegevens.

2. Naast de in het eerste lid genoemde gegevens worden in personeelsdossiers de volgende gegevens verwerkt:

• a.

  Werkgeverskosten;

• b.

  Managementgegevens.

3. Onverminderd het bepaalde in artikel 27, eerste lid onder k, van de Wet op de Ondernemingsraden is de directeur Veiligheidsregio Groningen bevoegd om de gegevens in bijlage 1 van deze regeling te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen.

1. De in de personeelsdossiers opgenomen gegevens worden verkregen:

• a.

  van de medewerker;

• b.

  van de direct-leidinggevende;

• c.

  van personen en instanties die aan de medewerker redelijkerwijs bekend kunnen zijn.

2. In de personeelsdossiers worden voorts gegevens verwerkt die zijn samengesteld uit of afgeleid van gegevens, verkregen van bovengenoemde personen of instanties.

1. Het sectorhoofd bedrijfsvoering draagt de verantwoordelijke zorg voor tijdige vernietiging van de in het personeelsdossier verwerkte persoonsgegevens.

2. De personeelsgegevens in personeelsdossiers worden bewaard en vernietigd overeenkomstig de bewaartermijnen zoals opgenomen in bijlage 1. Gegevens waarvoor in bijlage 1 geen specifieke bewaartermijn wordt vermeld worden niet langer dan noodzakelijk bewaard.

3. Het sectorhoofd bedrijfsvoering, althans de namens het sectorhoofd bedrijfsvoering aan te wijzen functionarissen, selecteren in een zo vroeg mogelijk stadium de te vernietigen persoonsgegevens. Zij leggen dat vast in een vernietigingslijst, waarin een specificatie is opgenomen van het persoonsgegeven en op grond waarvan deze moet worden vernietigd.

4. De vernietigingslijst wordt aan de directeur Veiligheidsregio Groningen voorgelegd ter goedkeuring op de vernietiging van de aldaar genoemde documenten, waarna de vernietiging door de daartoe aan te wijzen functionarissen wordt uitgevoerd.

5. Het sectorhoofd bedrijfsvoering, althans de namens het sectorhoofd bedrijfsvoering aan te wijzen functionarissen, stellen een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde persoonsgegevens bevat, op grond waarvan is vernietigd en op welke wijze de vernietiging is geschied. Deze verklaring wordt ondertekend door de Directeur Veiligheidsregio Groningen. Een exemplaar van deze vernietigingslijst wordt bewaard door de Veiligheidsregio Groningen.