Financiële verordening Gemeente Alkmaar 2023

1. Uitgangspunt is dat onze werkzaamheden, individuele raadsvoorstellen, de beleids- en planning en control documenten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;

2. In eventuele beleidsnota’s op de diverse thema’s vast te stellen door de gemeenteraad worden alleen de specifiek gemeentelijke afspraken tussen de gemeenteraad en het college vastgelegd.

1. Uitgangspunten c.q. kaders voor het financieel beleid worden in separate nota’s per (hoofd-) onderwerp vastgelegd. In deze verordening wordt daar naar verwezen (zie artikel 13).

2. Het college biedt jaarlijks aan het presidium een bestuurlijke planning aan van alle planning & control producties voor het gehele (komende) uitvoeringsjaar.

3. Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringsaanvragen die de raad nog niet heeft geautoriseerd, worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten.

4. Voor het sluitend houden van de begroting zijn de volgende spelregels afgesproken:

• ➢

  Onderuitputting van de begroting en meevallers op de begroting vloeien terug naar de algemene middelen;

• ➢

  Voor nieuw beleid wordt eerst oud beleid geschrapt om nieuw beleid te kunnen bekostigen;

• ➢

  Tekorten moeten zo min mogelijk effect hebben op andere taken van de gemeente.

• ➢

  De bestemmingsreserve sociaal domein blijft behouden met een plafond van € 2 miljoen.

1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een Kadernota aan met daarin:

• ➢

  De beleidsontwikkelingen;

• ➢

  Een meerjaren investeringsopgave, inclusief impact daarvan op de begroting;

• ➢

  De financiële kaders en rekenkundige uitgangspunten voor de begroting en de meerjarenraming;

• ➢

  De rekenkundige uitgangspunten voor de begroting en de meerjarenraming.

De raad stelt deze nota vast.

1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma of onderdeel daarvan relevante beleids- en/of prestatie-indicatoren vast, voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke realisatie van maatschappelijke effecten en doelstellingen, inclusief de verplichte beleidsindicatoren.

3. Bij de begroting wordt onder ieder programma de begrote baten en lasten weergegeven en bij de jaarstukken onder ieder programma de gerealiseerde baten en lasten.

4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

5. In aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

6. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

7. Het college stelt ieder jaar over de realisatie van de lopende begroting een jaarrekening op en gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college aan de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

8. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Burgemeester en wethouders bieden dit voorstel in de tweede bestuursrapportage van het lopende begrotingsjaar aan de raad aan en daar waarin vooraf niet is voorzien bij het raadsvoorstel van de jaarrekening.

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting afzonderlijk de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

4. Tenzij anders toegelicht, worden voor de grondexploitaties opgenomen in de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG) de eerst volgende jaarschijf integraal in de volgende begroting verwerkt.

1. Het college en de raad maken bij het vaststellen van de planning van de P&C producties jaarlijks afspraken over het aantal en het moment van de tussentijdse verantwoording over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar. Wordt deze afspraak niet expliciet gemaakt, dan stelt het college twee keer per jaar een tussentijdse verantwoording op. De eerste tussentijdse rapportage tot en met mei van het jaar en de tweede tussentijdse rapportage tot en met september van het jaar.

2. Het college informeert de raad als zij verwachten, dat een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid, de raming van lasten of baten van een programma de geautoriseerde lasten of baten (dreigen te) gaan over- of onderschrijden, de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet gaan overschrijden. Het college voegt in dat geval een voorstel voor wijziging van de lasten en baten van het programma of krediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid bij.

3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s op themaniveau, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

1. In het kader van de actieve informatieplicht beslissen burgemeester en wethouders niet over: a. nieuwe voorstellen en nieuw te leveren prestaties in de individuele opgaves groter dan € 1 miljoen, b. aan- en verkoop van goederen of het aangaan van verplichtingen op werken en diensten alsmede het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen groter dan € 1 miljoen nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

2. Strategische aankopen uit het daarvoor bestemde fonds zijn van bovenstaande regel uitgezonderd.

1. Het college rapporteert en verantwoordt over de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 150.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen . De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatiebudgetten en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 lid 3.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding van de lasten waarbij direct gerelateerde inkomsten deze overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  Onderschrijdingen van baten en/of overschrijdingen van lasten en investeringsbudgetten zijn acceptabel als die tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze afwijkingen van de begroting zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het boekjaar dan wel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende boekjaar.

5. College en gemeenteraad maken nog geen afspraken over het uitgangspunt dat ook iedere afwijking op de overeengekomen prestaties zoals opgenomen in de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd en moet worden toegelicht. Gelijk aan voorgaande jaren wordt op voortgang van realisatie van prestaties (inclusief een toelichting op de afwijking) een kleuring gegeven op de realisatie van de prestatie. De indeling daarbij als volgt is: groen, “proces en beoogd resultaat loopt (nog steeds) volgens plan”, oranje, “proces wijkt af, maar met bijsturing zijn resultaten nog te behalen” en rood “proces verloopt niet volgens plan en resultaten behalen lukt onder huidige condities niet of zijn niet gehaald”.

6. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen .

2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Van de volgende thema’s worden de uitgangspunten en regels in afzonderlijke beleidsnota’s opgesteld:

• •

  Investeren en afschrijven

• •

  Reserves en voorzieningen

• •

  Weerstandsvermogen en risico’s

• •

  Onderhoud kapitaalgoederen

• •

  Rente

• •

  Treasury

• •

  Kostprijsberekening en prijzen economische activiteiten

• •

  Verbonden partijen

• •

  Vastgoed

• •

  Grondbeleid

• •

  Grondprijzen

1. Het college biedt de raad jaarlijks bij de begroting en jaarstukken de volgende paragrafen aan:

• •

  Lokale heffingen:

• •

  Weerstandsvermogen en risicobeheersing;

• •

  Onderhoud kapitaalgoederen

• •

  Financiering:

• •

  Bedrijfsvoering:

• •

  Verbonden Partijen;

• •

  Grondbeleid;

• •

  Openbaarheid;

1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij juiste, tijdige en volledige informatie aan de gemeenteraad kan verstrekken.

2. Het college zorgt voor en stelt vast:

• a.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• b.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• c.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• d.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

3. De financiële organisatie is zodanig van opzet dat er:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de units is;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden is;

• c.

  interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening zijn;

• d.

  kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de producten zijn.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor een jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheer handelingen. Bij afwijkingen en daar waar de interne beheersing versterking behoeft neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het grensbedrag dat bij de jaarrekening wordt gehanteerd voor overlopende posten/transitoria bedraagt ≥ € 15.000,-.

1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen . Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Burgemeester en wethouders zorgen voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de [aantal (bijvoorbeeld 4 of 5)] jaar. Bij afwijkingen in de administratie nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2023.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 212 Gemeente Alkmaar 2023.