Evenementenbeleid

Tot 2019, voordat Covid’19 ons land in de greep nam, mocht de gemeente Duiven jaarlijks met trots een flink aantal evenementen verwelkomen. Een actief verenigingsleven met veel enthousiaste vrijwilligers zorgde voor een levendige gemeente. Tot 2019 gold het Evenementenbeleid 2014-2018. Dit beleid legde de toen geldende praktijk vast. Het was grotendeels een uitwerking van de Algemene plaatselijke verordening (Apv). Inmiddels is er in 2019 een nieuwe APV ingevoerd, waardoor een deel van het oude beleid niet meer klopt. Een update is daarom noodzakelijk. Dit beleid is op een praktische en integrale manier ingestoken om tegelijkertijd samen met inwoners, verenigingen en ondernemers nieuwe mogelijkheden te onderzoeken. We hebben daarom gekozen om voor een algehele herziening van het beleid te gaan, in plaats van enkel een update. Voor de regels in de APV, verwijzen we naar de APV zelf. Inmiddels is er een evenementenvisie opgesteld.

Dit beleid omvat een aantal praktische zaken rondom de ondersteuning van de gemeente en zaken rondom veiligheid die niet in de APV aan bod komen. Met het evenementenbeleid willen we evenementen zo integraal mogelijk benaderen: vanuit de ambities van de vrijetijdseconomie, maar ook rekening houdend met de mogelijkheden op het gebied van ruimtelijke ordening en de rol in acht nemend die de gemeente heeft op het gebied van veiligheid, vergunningverlening, toezicht en handhaving.

Hopelijk draagt dit evenementenbeleid bij aan een levendige gemeente met mooie goed georganiseerde evenementen door enthousiaste inwoners en organisatoren. Na de afgelopen moeilijke tijd komen evenementen als welkome afwisseling en dragen ze bij aan een extra beetje geluk van de inwoners van de gemeente Duiven en de Liemers.

1.1 Proces en participatie

Het participatieproces om te komen tot een evenementenbeleid is in drie delen geknipt.

1. Evenementenvisie: de stip op de horizon

Op 10 november 2020 is de evenementenvisie door de gemeenteraad vastgesteld op basis van het vorige evenementenbeleid, de bijeenkomst over het nieuwe evenementenbeleid tijdens de Dialoog- en Doorpak Weken Duiven (DDWD) begin 2019, diverse gesprekken, externe ontwikkelingen (trends, nieuwe APV, Omgevingswet, etc.) en na het bestuderen van beleidsstukken van andere gemeenten.

2. Evenementenbeleid m.b.t. praktische zaken (bijvoorbeeld subsidies, facilitering en geluid)

In huidige document hebben we bij deze onderwerpen op basis van ervaringen binnen de gemeentelijke organisatie beleid opgesteld. Een aantal onderwerpen zullen pas op een later moment worden uitgewerkt en zijn daarom opgenomen in de uitvoeringsagenda. Wat betreft financiële en facilitaire ondersteuning is de aansluiting gezocht bij het Stimuleringsbeleid, zoals dat in 2018 is vastgesteld. Opgenomen is om meerjarige evenementen met meerjarige sponsoring te gaan vragen om, net als andere verenigingen, een meerjarenplan op te stellen zodat ook zij toekomstbestendig worden. In deze meerjarenplannen komen dan ook de maatschappelijke opgaven aan bod en de bijdrage die evenementen hieraan kunnen leveren.

3. Locatieprofiel per locatie

Deze locatieprofielen stellen we in co-creatie op met input van omwonenden, evenementen-organisatoren en andere belanghebbenden voor de betreffende locatie. Voor de belangrijke evenementenlocaties willen we een kort en helder locatieprofiel opstellen waarin in ieder geval het volgende staat omschreven:

• •

  visie op de locatie als geheel;

• •

  visie op de locatie als evenementenlocatie;

• •

  huidig bestemmingsplan locatie;

• •

  specifieke kwaliteiten van de evenementenlocatie (USP’s = Unique Selling Points);

• •

  praktische zaken (grootte terrein, bereikbaarheid, parkeren, pacht, toegankelijkheid, electriciteit etc.);

• •

  visie op duurzaamheid (effect op de omgeving);

• •

  gewenst evenementenprofiel (aantal evenementen per jaar per categorie, doelgroep, aard);

• •

  benodigde acties om de visie te realiseren.

1.2 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 is de uiteindelijke evenementenvisie te lezen. Hoofdstuk 3 gaat in op de rol van de gemeente als “medemogelijkmaker”. Hoofdstuk 4 gaat in op de rol van de gemeente op het gebied van veiligheid, vergunningverlening, toezicht en handhaving. In hoofdstuk 5 wordt de aanpak voor de totstandkoming van de locatieprofielen toegelicht. Hoofdstuk 6 licht toe hoe het evenementenbeleid in de toekomst kan worden aangepast en aangevuld. Ten slotte is in hoofdstuk 7 de uitvoeringsagenda te vinden.

“De dorpen, parken en het landschap in de gemeente Duiven bieden een goed podium voor evenementen. We zijn trots op evenementen die bijdragen aan een goed woon-, leef- en werkklimaat in de Liemers. We streven hierbij naar balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Het beoogde evenementenaanbod richt zich in eerste instantie op de inwoners van de Liemers, maar is ook bedoeld voor bezoekers van buiten onze regio. Om de toekomstbestendigheid van evenementen te bevorderen, hecht de gemeente belang aan (cultureel) ondernemerschap, samenwerking met andere maatschappelijke partijen en de verduurzaming van evenementen.

Rolverdeling

Ondernemers, verenigingen, clubs en enthousiaste inwoners (vrijwilligers) organiseren de evenementen in de gemeente Duiven. Zij vormen mede het cement binnen onze samenleving. De gemeente haakt in op deze positieve energie en heeft een faciliterende rol bij nieuwe en bestaande initiatieven.

De gemeente stimuleert evenementen die verder reiken dan de gemeentegrenzen en die kijken naar de Liemers als samenwerkende regio met gedeelde belangen. Evenementen die de sterke punten van De Liemers benadrukken en daarmee de regio op de kaart kunnen zetten, worden hierin ondersteund.

De gemeente heeft ook met betrekking tot veiligheid een rol op het gebied van vergunningverlening, handhaving en een coördinerende rol voor wat betreft de communicatie met hulpdiensten.”

De gemeente Duiven wil als partner optreden naar evenementenorganisatoren. Dit betekent dat de gemeente waar mogelijk wil faciliteren, ondersteunen, stimuleren en als partner wil optreden. De ervaring leert dat er behoefte is aan duidelijkheid rondom de ondersteuning vanuit de gemeente.

3.1 Financiële ondersteuning

Jaarlijks komen er diverse sponsoring aanvragen binnen bij de gemeente. De aanvragen worden onderscheiden in incidentele en terugkerende aanvragen. In de praktijk komt het voor dat evenementen jaar na jaar dezelfde sponsoring aanvragen. Dit staat op gespannen voet met verenigingen en stichtingen die een meerjarenplan dienen te overleggen alvorens ze in aanmerking komen voor een jaarlijkse subsidie in het kader van het stimuleringsbeleid.

Ook evenementen die een aanvraag doen voor een sponsoring komen nadat dit beleid is vastgesteld in aanraking met het stimuleringsbeleid. Deze is gebaseerd op 5 ontwikkellijnen. De organisator schrijft een meerjarenplan om te komen tot toekomstbestendigheid.

• 1.

  Ontwikkelgerecht anders steunen

• Van belang bij deze ontwikkellijn is de toekomstbestendigheid. Nagedacht wordt over de status van het evenement over 4 jaar. In het meerjarenplan, opgesteld door de organisator, worden wederzijdse afspraken gemaakt rondom het ontwikkeltraject tot een (financieel) toekomstbestendig evenement. De wederzijdse afspraken worden gemaakt middels een vast formulier tijdens de jaargesprekken.

• 2.

  Stimuleren van samenwerkingen

• De gemeente hecht waarde aan het stimuleren van samenwerkingen van ondernemers en organisatoren onderling. En denkt hierin Liemersbreed mee.

• 3.

  Gemeente als partner

• De gemeente werkt graag samen met de evenementenorganisator als medemogelijkmaker. Vooral bij evenementen die bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen. Bijvoorbeeld het bijdragen aan vrijetijdseconomie, duurzaamheid en sociaal domein.

• 4.

  Helder samenspel met professionals

• De gemeente is graag de schakel tussen de evenementenorganisatoren en professionals. Ook zet de gemeente graag haar eigen professionals in om bij te dragen aan een positieve ontwikkeling rondom een evenement. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de regelgeving in de APV.

• 5.

  Investeren in initiatieven

  De gemeente hecht waarde aan nieuwe initiatieven vanuit de maatschappij. Deze initiatieven kunnen bijdragen aan het positief op de kaart zetten van de gemeente. Vernieuwing speelt in deze ontwikkellijn een belangrijke rol.

3.3 Elektriciteit

Momenteel zijn er diverse evenementenkasten in gebruik in de gemeente. Deze worden gebruikt voor de standplaatsen, de markt en evenementen in de gemeente. Gezien de hoge vaste lasten is onderzoek naar de nut en noodzaak van belang. Wellicht zijn er andere goedkopere of duurzamere varianten beschikbaar. In het locatieprofiel komt de beschikbaarheid en noodzakelijkheid van elektriciteit aan bod.

3.3 Gebruik gemeentegrond

De meest gebruikte evenementenlocaties komen aan bod in het hoofdstuk over locatieprofielen. Voor niet-commerciële evenementenorganisatoren zullen wij geen pacht vragen voor het gebruik van gemeentegrond, voor evenementen met als doel het genereren van omzet wel.

Op dit moment wordt er alleen pacht gevraagd aan de kermisorganisator. Dit wordt iedere drie jaar opnieuw vastgesteld in een aparte overeenkomst. Echter er is ook sprake van andere commerciële evenementenorganisatoren en de gemeente wil ook voor hen pacht van gemeentegrond gaan vaststellen. De hoogte van de pacht zal onderdeel worden van het locatieprofiel. Uitzondering hierop blijft de overeengekomen pacht met de kermisorganisator.

Parkeerplaatsen op gemeentegrond, al dan niet gepacht, mogen niet ingezet worden als betaalde parkeergelegenheid door de evenementenorganisator.

3.4 Evenementenkalender

Vanuit evenementenorganisatoren is de behoefte aan een evenementenkalender aangegeven. Als gemeente willen we graag aan deze wens gehoor geven. Zoals in de visie aangegeven gaan we uit van een Liemersbrede insteek.

Hierbij is het de doelstelling om een aantrekkelijke, volledige, Liemersbrede kalender op te stellen, die zowel op papier als digitaal toegankelijk zal zijn. De agenda moet gevuld worden door alle betrokken partijen op een efficiënte manier.

In 2020 heeft de invoering van de e-formulieren voor de vergunningaanvragen en meldingen plaatsgevonden. Er is ingebouwd dat invulvelden (uiteraard rekening houdend met de AVG regelgeving) automatisch worden doorgestuurd naar de redactie van De Liemers Helemaal Goed Courant. Zij kunnen deze velden opnemen in de offline evenementenkalender, de WhatsUp-pagina.

De digitale kalender zou op eenzelfde manier gevuld kunnen worden. De nieuwe website www.kijkverderindeliemers.nl zou een passende plek zijn voor de digitale kalender. Mede omdat de samenwerking tussen de Liemerse gemeenten rondom vrijetijdseconomie en branding hierin uitgewerkt is. De wens voor een digitale liemersbrede kalender wordt hierin meegenomen.

3.5 Evenementen en duurzaamheid

Milieu, circulariteit en duurzaamheid zijn onderwerpen die steeds belangrijker worden, ook met betrekking tot evenementen. Als gemeente willen we hierin als partner van de evenementenorganisatoren optreden. Samen willen we op verkenning gaan hoe deze onderwerpen op evenementen toe te passen. Om deze zoektocht samen aan te gaan, gaan we de komende vijf jaar een jaarlijkse pilot uitvoeren op dit onderwerp. In 2019 is er al een pilot gestart. Twee studenten van de Hogeschool Arnhem-Nijmegen onderzochten hoe het gesteld was met de duurzaamheid van de jaarlijkse ijsbaan in Duiven.

In oktober 2020 is er een prijsvraag uitgeschreven voor alle verenigingen en stichtingen van de gemeente Duiven. Het meest originele idee rondom circulariteit heeft gewonnen. Het prijzengeld was in totaal € 5.000 en is verdeeld in een 1e, 2e, 3e en 4e prijs. De eerstvolgende pilot vindt plaats in 2022. Na elke pilot zullen we beoordelen of hieruit beleid voort kan komen dat aan het evenementenbeleid kan worden toegevoegd.

3.6. Evenementen en inclusiviteit

De gemeente Duiven onderschrijft het belang van een goede toegankelijkheid van Duivense evenementen voor mensen met een (lichamelijke) beperking. Een ieder die een evenement wenst te bezoeken, moet hiertoe in staat kunnen worden gesteld. Als gemeente geven we onze evenementenorganisatoren graag dit advies mee. Uitgangspunt is dat elk evenement of festival bereikbaar en bruikbaar is voor alle deelnemers of bezoekers en dat iedereen op een gelijkwaardige wijze kan deelnemen. Toegankelijkheid is voor iedereen van belang. Daarnaast verhoogt bij grote drukte een goede toegankelijkheid de veiligheid. Bij calamiteiten kan toegankelijkheid zorgen voor een ordelijke ontruiming. Het advies is dan ook om duidelijk te communiceren over de toegankelijkheid tijdens het evenement en over welke voorzieningen aanwezig zijn. Denk hierbij aan aangepaste parkeerplaatsen, aangepast toilet, rolstoelplaatsen, ringleiding of gebarentolk. Geef ook eerlijk aan als iets niet toegankelijk is en de reden hiervan. Vermeld bij deze informatie ook een contactpersoon voor vragen.

Samen met de werkgroep inclusiviteit binnen de gemeente wordt eraan gewerkt om onderdelen uit de inclusiviteitsagenda met betrekking tot evenementen verder vorm te geven.

De gemeente heeft ook met betrekking tot veiligheid een rol op het gebied van vergunningverlening, handhaving en een coördinerende rol voor wat betreft de communicatie met hulpdiensten. Om de balans tussen leefbaarheid en levendigheid in de dorpen te handhaven en waar mogelijk te verbeteren, is het belangrijk in dit beleid hier een aantal zaken over op te nemen.

4.1 Vergunningverlening

Vele zaken met betrekking tot dit onderwerp zijn reeds geregeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). In de APV zijn voor evenementen vijf veiligheidscategorieën te onderscheiden. Elk evenement wordt ingedeeld in een categorie op basis van risico’s. De gemeente beoordeelt in welke categorie een evenement wordt geplaatst. Hierbij spelen diverse factoren een rol.

De volgende categorieën worden onderscheiden:

• -

  Meldingsvrij evenement: kleinschalig evenement zonder noemenswaardig risico;

• -

  Klein evenement: een straatfeest, buurtbarbecue of een daarmee gelijk te stellen activiteit voor zover de activiteit ten hoogste één dag duurt.

• -

  Categorie A-evenement: evenement met een laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving;

• -

  Categorie B-evenement: evenement met een verhoogd risico, waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving;

• -

  Categorie C-evenement: risicovol evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving.

In de APV is geregeld bij welke categorie welk soort plan bij de vergunning dient te worden aangeleverd. Denk hierbij aan een verkeers-, gezondheids-, mobiliteits-, of veiligheidsplan. In de uitvoeringsagenda is opgenomen om van elk plan een voorbeeld op te nemen op de website. Dit verlicht de werkdruk voor de evenementenorganisator.

Voor evenementen in het Natura 2000 gebied in gemeente Duiven dient een vergunning te worden aangevraagd bij de provincie.

4.2 Veiligheid, toezicht en handhaving

De evenementenorganisator blijft altijd eindverantwoordelijk voor de veiligheid op het evenement, maar de gemeente heeft in toezicht en handhaving een belangrijke rol.

Locatieprofiel per locatie

Dit locatieprofiel stellen we in co-creatie op met input van omwonenden, evenementen-organisatoren en andere belanghebbenden voor de betreffende locatie.

Voor de belangrijke evenementenlocaties willen we een kort en helder locatieprofiel opstellen waarin in ieder geval het volgende staat omschreven:

• •

  visie op de locatie als geheel;

• •

  visie op de locatie als evenementenlocatie;

• •

  huidig bestemmingsplan locatie;

• •

  specifieke kwaliteiten van de evenementenlocatie (USP’s = Unique Selling Points);

• •

  praktische zaken (grootte terrein, bereikbaarheid, parkeren, pacht, toegankelijkheid, elektriciteit etc.);

• •

  visie op duurzaamheid (effect op de omgeving)

• •

  gewenst evenementenprofiel (aantal evenementendagen per jaar per categorie, doelgroep, aard);

• •

  benodigde acties om de visie te realiseren.

Voor de volgende locaties zal een locatieprofiel worden opgesteld:

• •

  Horsterpark;

• •

  Centrum Duiven (inclusief Liemers Plein);

• •

  Schuttersplein Groessen;

• •

  Commendarijestraat Groessen;

• •

  Loostraat (Willem Tell) Loo;

• •

  Veldje aan de Woerdstraat;

• •

  Locaties waar evenementen (kunnen) worden georganiseerd zoals het buitengebied, Eilandplein en parken in de wijk.

Deze locatieprofielen stellen we samen op met input van omwonenden, evenementenorganisatoren en andere belanghebbende voor de betreffende locatie. De uitvoering hiervan is opgenomen in de uitvoeringsagenda.

Zoals eerder aangegeven heeft dit beleid geen einddatum. Van tevoren is immers niet te voorspellen tot wanneer het beleid actueel blijft. Verzoeken om het beleid aan te passen of aan te vullen kunnen vanuit de gemeente komen maar ook vanuit evenementenorganisatoren en inwoners. Ook kunnen externe factoren om een aanpassing of aanvulling vragen, bijvoorbeeld nieuw landelijk beleid of jurisprudentie. Indien het aantallen aanpassingen/wijzigingen het nodig acht wordt door de medewerker Vrijetijdseconomie samen met de wethouder Vrijetijdseconomie beoordeeld of het nodig is het beleid volledig te herzien en te herschrijven.