Ondermandaatbesluit bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023

Geldend van 17-04-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-09-2023

Intitulé

Ondermandaatbesluit bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023

De directeur van de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord;

Overwegende;

  • -

    Dat het uit een oogpunt van efficiënte bedrijfsvoering wenselijk en noodzakelijk is om het ondermandaat te regelen voor de bedrijfsvoeringstaken;

  • -

    Gelezen het positieve advies van de Ondernemingsraad dd. 28 augustus 2023

Gelet op artikel 4, lid 5 van de Instructie, mandaat, machtiging en volmacht directeur Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023 in samenhang met titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

Besluit

vast te stellen het navolgende Ondermandaatbesluit bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Mandaat

De bevoegdheid om in naam van de mandaatgever een besluit te nemen

Mandaatgever

Het dagelijks bestuur

Volmacht

De bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur of de voorzitter privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten of zaken af te doen namens het dagelijks bestuur of de voorzitter

Machtiging 

De bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur en de voorzitter handelingen te verrichten of zaken af te doen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn

Directeur

De directeur van de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN)

Afdelingsmanager

De leidinggevende van de afdeling

Teamleider

De leidinggevende van een team

Plaatsvervanger

De persoon met hetzelfde of een hoger functieprofiel als degenen die hij of zij tijdelijk vervangt

Medewerker

Een ieder werkzaam bij de OD NHN, zoals in de regeling omschreven onder het begrip ambtenaar, waaronder mede hen die werkzaam zijn op grond van bijvoorbeeld een detacherings-, inhuur of overeenkomst van opdracht niet zijnde de directeur

Piketmedewerker

De medewerker die buiten de voor hem geldende werktijden beschikbaarheidsdienst heeft

Artikel 2 Ondermandaat

  • 1. De directeur verleent ondermandaat aan de medewerker om taken uit te voeren en beslissingen te nemen voor zover deze zijn opgenomen in bijlage 1.

  • 2. Aan de directeur blijven de taken en bevoegdheden voorbehouden die bij of krachtens de Gemeenschappelijke regeling OD NHN en de directeursinstructie aan zijn functie zijn toegekend en die naar hun aard niet voor ondermandaat in aanmerking komen.

  • 3. De directeur is bevoegd om het verleende ondermandaat al dan niet tijdelijk geheel of gedeeltelijk in te trekken.

Artikel 3 Reikwijdte van het ondermandaatbesluit

  • 1. Dit besluit is van toepassing op alle interne aangelegenheden en besluiten, ten aanzien van de bedrijfsvoeringstaken van de OD NHN.

  • 2. Dit besluit heeft geen betrekking op de opgedragen taken van de gemeenten en provincie waarvoor aparte instructies van toepassing zijn.

Artikel 4 Ondermandaat afdelingsmanager

  • 1. De afdelingsmanager maakt van het ondermandaat slechts gebruik voor zover dit betrekking heeft op de werkzaamheden ten aanzien van de afdeling waar hij of zij leiding aan geeft.

  • 2. De afdelingsmanager is bevoegd reguliere uitgaven te doen binnen de gestelde financiële kaders.

  • 3. In voorkomend geval ziet dit ondermandaatbesluit ook op de plaatsvervanger van de afdelingsmanager zoals opgenomen in de vervangingsregeling.

Artikel 5 Ondermandaat teamleider

  • 1. De teamleider maakt van het ondermandaat slechts gebruik voor zover dit betrekking heeft op de werkzaamheden ten aanzien van het team waar hij of zij leiding aan geeft.

  • 2. De teamleider is bevoegd reguliere uitgaven te doen binnen de gestelde financiële kaders.

  • 3. In voorkomend geval ziet dit ondermandaatbesluit ook op de plaatsvervanger van de teamleider zoals opgenomen in de vervangingsregeling.

Artikel 6 Inhoud ondermandaat

  • 1. Tenzij anders in dit besluit is bepaald, wordt in dit ondermandaatbesluit en de daarop rustende bepalingen onder ondermandaat ook submachtiging en subvolmacht verstaan.

  • 2. Het ondermandaat omvat naast het nemen van besluiten, het verrichten van rechtshandelingen en de vertegenwoordiging in- en buiten rechte, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren.

  • 3. Tenzij anders bepaald strekt het ondermandaat tevens tot intrekking en wijziging van een besluit.

Artikel 7 Grenzen aan het ondermandaat

  • 1. Het ondermandaat is beperkt tot de dagelijkse en bestendige uitvoering en toepassing van regels en voorschriften en daarmee verband houdende handelingen. Het ondermandaat is daarmee niet van toepassing als de afdoening van een zaak niet als routine kan worden aangemerkt en/of een afzonderlijke specifieke beoordeling/afweging noodzakelijk is.

  • 2. Het ondermandaat is alleen geldig binnen de kaders van het van toepassing zijnde beleid en begroting.

  • 3. In ieder geval mag van een ondermandaat geen gebruik worden gemaakt indien:

    • a)

      de mandaatgever zelf wil beslissen;

    • b)

      het onderwerp politiek gevoelig is of kan leiden tot bestuurlijke afbreuk, daarvan is in ieder geval sprake in de volgende gevallen;

      • -

        het voor meerdere bestuurslagen tegelijk politiek gevoelig is (lees: PNH én één of meerdere gemeenten);

      • -

        het voor meerdere (buur-)gemeenten tegelijk politiek gevoelig is;

    • c)

      zich consequenties voordoen buiten de Nederlandse rechtsorde;

    • d)

      er geen budget is of als er budget wordt overschreden;

    • e)

      er grote financiële risico’s aan een besluit verbonden zijn;

    • f)

      er in afwijking of in strijd met bestaand beleid, richtlijnen, algemene of bijzondere aanwijzingen van de mandaatgever, wettelijke of interne voorschriften wordt besloten;

    • g)

      er risico is op precedentwerking.

  • 4. Uitgaven voor projecten met een afdelingoverschrijdend budget worden door alle betrokken afdelingsmanagers ondertekend.

  • 5. De bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan en uitgaven te doen binnen de kaders van een gegeven budget is beperkt tot een bedrag met een omvang van maximaal;

    • a)

      Voor de afdelingsmanager, € 50.000,- per geval.

    • b)

      Voor de teamleider, € 10.000,- per geval.

    • c)

      Voor de piketmedewerker tijdens piketdienst, € 5.000,- per geval.

Artikel 8 Ondertekening

  • 1. De bevoegdheid om in ondermandaat een besluit te nemen houdt tevens in het besluit te mogen ondertekenen, tenzij dit anders is bepaald.

  • 2. Besluiten in ondermandaat genomen, worden als volgt ondertekend;

    • a)

      voor de bedrijfsvoeringstaken

      Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord

      Namens dezen,

      Handtekening

      Naam en functieaanduiding (van de ondergemandateerde )

Artikel 9 Overig

In gevallen waar dit ondermandaatbesluit niet in voorziet of in het geval er onduidelijkheid is over een uit te oefenen bevoegdheid in ondermandaat, beslist de directeur.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Ondermandaatbesluit bedrijfsvoeringstaken Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023’.

Artikel 11 Inwerkingtreding

  • 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 september 2023.

  • 2. Alle eerder verleende ondermandaatbesluiten die betrekking hebben op bedrijfsvoeringstaken zijn ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld op 12 september 2023

De directeur,

Q.M. Foppe

Bijlage 1

 

Mandaatregister Omgevingsdienst Noord-Holland Noord 2023
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Omschrijving

Mandaatgever

Gemanda- teerde / ondergemandateerde en tevens onderteken-ingsbevoegd

Beoordelaar in personeels-informatiesysteem

Regeling/Instructie/kader
 
 
 
 
 
 

A

Personeel
 
 
 
 
 

Arbeidsovereenkomsten aangaan, wijzigingen en beëindigen
 
 
 
 
 

Arbeidsovereenkomst aangaan

DB

Directeur

Afdelingsmanager

Directeursinstructie Hoofdstuk 2 cao SGO m.u.v. artikel 2.8 en 2.9
 

Arbeidsovereenkomst wijzigen (waaronder promotie, demotie en de garantietoelage)

DB

Directeur

Afdelingsmanager

Directeursinstructie Artikel 3.5, 3.6 en 2. 3.15 cao SGO
 

Arbeidsovereenkomst beëindigen

DB

Directeur

Afdelingsmanager

Directeursinstructie Artikel 2.10 cao SGO Burgerlijk Wetboek 7
 

Vaststellingsovereenkomsten sluiten

DB

Directeur

n.v.t.

Directeursinstructie Burgerlijk Wetboek 7
 

Detacheringsovereenkomsten sluiten

DB

Directeur

n.v.t.

Directeursinstructie
 

Werkervaringsovereenkomst sluiten

DB

Teamleider

Teamleider

Artikel 2.8 cao SGO
 

Stageovereenkomst sluiten

DB

Teamleider

Teamleider

Artikel 2.9 cao SGO
 
 
 
 
 
 
 

Salaris, salaristoelagen en vergoedingen
 
 
 
 
 

Toekennen functioneringstoelage, arbeidsmarkttoelage, waarnemingstoelage en afbouwtoelage

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.8, 3.9, 3.10

en 3.16 cao SGO

 

Toekennen jubileumuitkering

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.17 cao SGO
 

Toekennen gratificatie vanwege uitstekend functioneren of bijzondere prestaties

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.18 cao SGO

Hfst. 3.4 personeelshandboek
 

Toekennen extra periodieke salarisverhoging

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.4 cao SGO
 

Toekennen vergoeding BHV

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.20 cao SGO
 

Toekennen reis- en verblijfkostenvergoeding en woon-werkverkeer

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.21 en 3.22 cao SGO en hfst. 3.2 personeelshandboek

 

Toekennen thuiswerkvergoeding

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 3.22A cao SGO
 

Werkgeversverklaring

DB

Medewerker HR

n.v.t.

Salarisadministratie
 
 
 
 
 
 
 

Arbeidsduur en werktijden
 
 
 
 
 

Toekennen vermeerderen of verminderen arbeidsduur

DB

Directeur

Afdelingsmanager

Burgerlijk Wetboek 7
 

Tijdelijke uitbreiding arbeidsduur naar maximaal 40 uur per week

DB

Afdelingsmanager/Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 5.1 cao SGO
 

Afspraken maken over de werktijden

DB

Afdelingsmanager/Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 5.4 cao SGO

 
 
 
 
 
 
 

Vakantie en verlof
 
 
 
 
 

Afspraken maken over opname vakantieverlof en verlof spaaruren

DB

Afdelingsmanager/Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Hfst. 6.1 personeelshandboek en artikel 6.3 cao SGO
 

Verzoek verkoop bovenwettelijke vakantie-uren afwijzen.

DB

Afdelingsmanager

n.v.t.

Artikel 6.5 cao SGO
 

Toekennen van kort- en langdurend zorgverlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof, ouderschapsverlof, adoptie- en pleegzorgverlof, verlof voor aangaan huwelijk of geregistreerd partnerschap, onbetaald verlof en politiek verlof

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 6.7, 6.8, 6.9, 6.10, 6.12, 6.13, 6.14 en 6.17 cao SGO en Wet arbeid en zorg.

 

Toekennen calamiteiten- en ander kort verzuimverlof, geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Wet arbeid en zorg
 
 
 
 
 
 
 

Arbeidsongeschiktheid
 
 
 
 
 

Aanpassen loondoorbetaling bij langdurige arbeidsongeschiktheid.

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 7.1 cao SGO

 

Niet aanpassen loondoorbetaling bij langdurige arbeidsongeschiktheid en terminale ziekte.

DB

Afdelingsmanager

n.v.t.

Artikel 7.1 cao SGO
 

Toekennen arbeidsongeschiktheid in en door de dienst.

DB

Directeur

n.v.t.

Artikel 7.3 cao SGO
 

Uitvoering begeleiding ziekteverzuim gelet op Wet Verbetering Poortwachter.

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

De Wet Verbetering Poortwachter en hfst. 7.1 personeelshandboek
 

Duurzame inzetbaarheid
 
 
 
 
 

Uitvoeren van de regelingen gesprekscyclus en opleiden en ontwikkelen.

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 8.1 en 8.2 cao SGO en hfst. 8.1 en 8.2 personeelshandboek

 

Vaststellen persoonlijk ontwikkelplan

DB

Afdelingsmanager/ Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Artikel 8.7 cao SGO en hfst. 2.1 personeelshandboek.

 
 
 
 
 
 
 

Werving en selectie
 
 
 
 
 

Vrijgeven vacature

DB

Afdelingsmanager/Teamleider

Afdelingsmanager/ Teamleider

Binnen vastgestelde formatiebegroting
 

Uitvoeren regeling werving en selectie

DB

Afdelingsmanager/Teamleider

Afdelingsmanager / Teamleider

Hfst. 2.1 personeelshandboek
 

Inhuur personeel

DB

Afdelingsmanager
 

Inkoopbeleid en inhuurproces personeel
 
 
 
 
 
 
 

Integriteitsbeleid
 
 
 
 
 

Uitvoeren sanctiebeleid

DB

Directeur

Teamleider

Hfst. 1.2.1 personeelshandboek en Burgerlijk Wetboek 7
 

Toekennen nevenwerkzaamheden

DB

Directeur

Teamleider

Hfst. 1.1.5. personeelshandboek
 
 
 
 
 
 

B

OVERIGE BEDRIJFSVOERINGSTAKEN
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Omschrijving

Mandaatgever

Gemandateerde en tevens onderteken-ingsbevoegd

Verder ondergemandateer-de en tevens ondertekenings- bevoegd

Instructie, kader
 
 
 
 
 
 
 

Het houden van aanbestedingen
 
 
 
 
 
  • -

    het houden van aanbestedingen

  • -

    voeren van prijsonderhandelingen

  • -

    het gunnen van opdrachten die zijn aanbesteed

DB

Directeur

Afdelingsmanager

Met inachtname van de budgethoudersregeling
 
 
 
 
 
 
 

Inkoop
 
 
 
 
 
  • -

    omvat het plaatsen van bestellingen

  • -

    het voeren van onderhandelingen en het verrichten van correspondentie met leveranciers tot het moment van de aanschaf van de producten/diensten en de daarbij behorende nazorg

  • -

    inkoop van diensten

DB

Directeur

Afdelingsmanager tot €50.000,-.

Teamleider tot €10.000,-.

Piketmedewerker tot €5.000,-

Met inachtname van de budgethoudersregeling en het inkoopbeleid

Teamleider I&A is bevoegd tot een bedrag van €30.000,-
 
 
 
 
 
 
 

Nieuwe / extra opdrachten
 
 
 
 
 
  • -

    Bepalen of een verzoek van een deelnemer leidt tot een nieuwe of extra opdracht.

  • -

    Uitbrengen offerte.

DB

Directeur

Afdelingsmanager/ accounthouder

Waarde opdracht, >€5.000,-, als er meerdere afdelingen bij betrokken zijn, vindt er eerst overleg plaats in het MT.
 
  • -

    Bepalen of een verzoek van een deelnemer leidt tot een nieuwe of extra opdracht.

  • -

    Uitbrengen offerte

DB

Directeur

Afdelingsmanager/ teamleider

Waarde opdracht, <€5.000,-, als er meerdere afdelingen bij betrokken zijn, vindt er eerst overleg plaats in het MT.
 
 
 
 
 
 
 

Onrechtmatige daad 6:162 en 6:74 BW
 
 
 
 
 

Beoordelen van aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad of uit overeenkomst

  • -

    namens de omgevingsdienst afwijzen van aansprakelijkheid

  • -

    namens de omgevingsdienst aanvaarden van aansprakelijkheid

DB

Directeur
 

Burgerlijk Wetboek 6
 
 
 
 
 
 
 

Verhalen van schade 6:162 en 6:74 BW
 
 
 
 
 
  • -

    (rechts)personen aansprakelijk stellen voor schade welke voortvloeit uit het niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomen van een overeenkomst

  • -

    (rechts)personen aansprakelijk stellen voor schade welke voortvloeit uit onrechtmatige daad

  • -

    voegen als benadeelde partij in een strafrechtelijke procedure

DB

Directeur

Afdelingsmanager

Burgerlijk Wetboek 6
 
 
 
 
 
 
 

Verzekeringen
 
 
 
 
 
  • -

    Aangaan, opzeggen, wijzigen van verzekeringen.

  • -

    beheren van verzekeringen (polissen en contracten)

DB

Directeur

Afdelingsmanager Bedrijfsvoering

Met inachtname van het inkoopbeleid

 

Op naam stellen van voertuigen

DB

Directeur

Specialist financiën
 
 

Het doen van aangifte en vrijstelling vragen BPM

DB

Directeur

Specialist financiën

 
 
 
 
 
 
 
 

Aangifte
 
 
 
 
 

Aangifte bij vernieling eigendom van de omgevingsdienst en misdrijven jegens medewerkers van de omgevingsdienst

DB

Directeur

Afdelingsmanager Bedrijfsvoering
 
 

Het doen van aangiften van schade bij verzekeringsmaatschappij

DB

Directeur

Afdelingsmanager Bedrijfsvoering
 
 
 
 
 
 
 
 

Gerechtelijke procedures
 
 
 
 
 

Gerechtelijk bevel

  • -

    het in ontvangst nemen van een gerechtelijk bevel waarbij de omgevingsdienst als rechtspersoon strafrechtelijk wordt gedagvaard

DB

Directeur

Afdelingsmanager, Juristen afdeling Bedrijfsvoering

Direct overleg met directeur; dagelijks bestuur informeren in eerstvolgende vergadering
 

Dagvaarding

  • -

    het in ontvangst nemen van een dagvaarding

DB

Directeur

Afdelingsmanager, Juristen afdeling Bedrijfsvoering

Direct overleg met directeur; dagelijks bestuur informeren in eerstvolgende vergadering
 

Vertegenwoordiging in rechte

  • -

    Het voeren van verweer in civiele en arbitrale procedures waarin de omgevingsdienst wordt gedagvaard.

DB

Directeur

Afdelingsmanager

In overleg met juristen van de afdeling Bedrijfsvoering
 
 
 
 
 
 

C

FINANCIEN
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Mandaatgever

Gemandateerde en tevens onderteken- ingsbevoegd.

Verder ondergemandateer-de en tevens ondertekenings- bevoegd.

Instructie, kader
 
 
 
 
 
 
 

Het doen van uitgaven binnen de begroting en vastgestelde budgetten en aangaan van financiële verplichtingen

DB

Directeur

Conform geldende budgethouders- regeling en het inkoopbeleid 
 
 

Het uitvoeren van handelingen zoals genoemd in treasurystatuut (2022) Omgevingsdienst Noord-Holland Noord

DB

Directeur

Conform treasurystatuut
 
 

Het afboeken van vorderingen

DB

Directeur

Afdelingsmanager
 
 

Het accorderen van binnenkomende facturen

DB

Directeur

zie budgethouders- regeling