Subsidieregeling Maatwerk dorpshuizen gemeente Westerkwartier 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a)

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier;

• b)

  Gemeente: de gemeente Westerkwartier;

• c)

  Vrijwilligersorganisatie: een vereniging of stichting bestaande uit vrijwilligers;

• d)

  Asv: de Algemene Subsidieverordening gemeente Westerkwartier 2019;

• e)

  Sociale activiteiten: activiteiten die bijdragen aan de kwaliteit van leven;

• f)

  Leefbaarheid: de mate waarin het dorp aantrekkelijk is om in te wonen;

• g)

  Algemene voorzieningen: aanbod van diensten of activiteiten dat, zonder voorafgaand onderzoek naar de behoeften, persoonskenmerken en mogelijkheden van de gebruikers, toegankelijk is en dat is gericht op maatschappelijke ondersteuning;

• h)

  Subsidie: een tegemoetkoming in de vorm van een geldelijke bijdrage;

• i)

  Dorpshuis: de aangewezen accommodaties in bijlage 1 van het dorpshuizenbeleid 2023 ‘Samen bouwen aan leefbare dorpen’;

• j)

  Subsidieplafond: het bedrag dat maximaal beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies in deze subsidieregeling in het betreffende subsidiejaar;

• k)

  Exploitatiebegroting 1 : een financieel overzicht van de kosten en opbrengsten die verwacht wordt voor het komende jaar, de komende jaren of een specifiek project;

• l)

  Jaarrekening: een samenvatting van de financiële situatie van het dorpshuis in het afgelopen jaar (boekjaar). De jaarrekening bestaat uit 3 onderdelen: de balans, de winst- en de verliesrekening;

• m)

  Jaarverslag: een verslag over de activiteiten en ontwikkelingen van het dorpshuis in een bepaald jaar;

• n)

  Egalisatiereserve: Deze reserve kan toenemen/ontstaan door het verschil tussen het verleende en vastgestelde subsidiebedrag van het betreffende jaar. Deze reserve is bedoeld om kosten te dekken die komen kijken bij de exploitatie van een dorpshuis, zoals onderhoudskosten van je bedrijfspand en bedrijfsmiddelen.

Artikel 2 Doelstelling

De gemeente Westerkwartier erkent de meerwaarde die de dorpshuizen hebben voor de dorpen. Ze zijn belangrijk voor de leefbaarheid, bieden onderdak aan het verenigingsleven, hebben een sociale ontmoetingsfunctie, bieden een plek dicht bij de inwoners en zijn tot slot een partner in het creëren van algemene voorzieningen binnen het sociaal domein. Doelstelling van deze regeling is om de bestaande dorpshuizen zo veel mogelijk te behouden voor de leefbaarheid in de dorpen.

Op grond van deze subsidieregeling kan het college een subsidie verlenen voor het ondersteunen van:

• a.

  De instandhouding en de verbreding van de activiteiten, voorzieningen of functies van dorpshuizen die bij voorkeur positief bijdragen aan de exploitatie en de maatschappelijke meerwaarde;

• b.

  De algehele exploitatie van een dorpshuis voor zover dat noodzakelijk is om het dorpshuis draaiende te houden.

Artikel 3 Voorwaarden

Een subsidie als bedoeld in artikel 2 Doelstelling verlenen we onder de volgende voorwaarden:

• a.

  De aanvrager is een vrijwilligersorganisatie en zonder winstoogmerk werkzaam. Daarnaast is de aanvrager:

  • 1.

    eigenaar van het dorpshuis;

    of

  • 2.

    stichtings-, verenigingsbestuur van het dorpshuis;

    of

  • 3.

    vereniging gebruikers van het dorpshuis;

    of

  • 4.

    een door het dorpshuisbestuur gemachtigde partij.

• b.

  Het dorpshuis staat genoemd in bijlage 1 van het dorpshuizenbeleid 2023 ‘Samen bouwen aan leefbare dorpen’;

• c.

  De subsidie is conform het bepaalde in artikel 7 Subsidieplafond en wijze van verdeling, lid e jaarlijks aan te vragen en is bedoeld als bijdrage zoals beschreven in artikel 4 Subsidiabele kosten;

• d.

  Er is een (meerjaren) activiteitenplan met begroting opgesteld;

• e.

  Specifiek voor een exploitatiesubsidie wordt een exploitatieplan gevraagd; inclusief:

  • 1.

    begroting betreffende jaar;

  • 2.

    jaarrekening voorgaande jaar;

  • 3.

    jaarverslag van voorgaande jaar;

  • 4.

    aanpak op welke wijze het dorpshuis het financiële gat kleiner gaat maken.

    Dorpshuizen De Schutse en De Hazelaar zijn uitgesloten van een exploitatiesubsidie;

• f.

  De eigen inkomsten en andere dekkings-/subsidiemogelijkheden zijn benut en inzichtelijk gemaakt in het activiteitenplan dan wel exploitatiebegroting;

• g.

  Een investering of activiteit die bijdraagt aan de sociale doelstellingen van de gemeente heeft een pré, passend bij en gedragen door het dorp. De behoefte is vooraf geïnventariseerd;

• h.

  Er is rekening gehouden met het geldende bestemmingsplan/vastgestelde omgevingsplan; hierin staan alle gemeentelijke regels voor de leefomgeving, en eventueel benodigde vergunningen [www.ruimtelijkeplannen.nl -> www.omgevingswet.nl]

• i.

  Verantwoording: de toegekende subsidie moet achteraf verantwoord worden. Dit kan op de volgende manieren:

  • 1.

    Voor 1 april in het daaropvolgende jaar middels verslag met korte uitleg over het behaalde resultaat, bij voorkeur met foto’s;

    of

  • 2.

    Bij een verstrekte exploitatiesubsidie voor 1 juli in het daaropvolgende jaar door middel van een jaarverslag en een vastgestelde jaarrekening, begeleid met het verzoek de exploitatiesubsidie vast te stellen.

• De verantwoording wordt opgestuurd naar leefbaarheid@westerkwartier.nl.

  NB: Tenzij anders is aangegeven, mag de gemeente Westerkwartier de foto’s gebruiken voor communicatieve doeleinden, uiteraard met bronvermelding.

Artikel 4 Subsidiabele kosten

• a.

  Onder de instandhouding en de verbreding van de activiteiten, voorzieningen of functies van dorpshuizen zijn de volgende zaken subsidiabel:

  • 1.

    tegemoetkoming in de kosten voor de uitvoer en uitbreiding van (nieuwe) sociale activiteiten en (algemene) voorzieningen, die voldoen aan de volgende voorwaarden:

    • i.

      die bijdragen aan de leefbaarheid in het dorp;

    • ii.

      in het teken staan van verbinding, sociaal contact, ontmoeten of ondersteuning;

    • iii.

      bij voorkeur met aandacht voor kwetsbare inwoners en specifieke doelgroepen;

    • iv.

      passend bij en gedragen door de inwoners;

    • v.

      bij voorkeur positief bijdragend aan de exploitatie.

  • 2.

    tegemoetkoming in de kosten voor de aanschaf van middelen en faciliteiten en eventuele inhuur van een adviseur, die bijdragen aan de (door)ontwikkeling van de sociale activiteiten en voorzieningen;

of

• b.

  Onder de algehele exploitatie van een dorpshuis, voor zover dat noodzakelijk is om het dorpshuis draaiende te houden, zijn de volgende zaken subsidiabel:

  • 1.

    tegemoetkoming in de kosten van de huur van het dorpshuis ter voorkoming van een financieel gat in de exploitatie;

  • 2.

    tegemoetkoming in de exploitatiekosten wanneer een dorpshuis het ondanks alle getroffen maatregelen en financiële ondersteuning van andere instanties het op eigen kracht niet redt.

• Let wel, een tegemoetkoming in de exploitatiesubsidie is niet structureel. Er dient te allen tijde een plan aan ten grondslag te liggen om het financiële gat jaarlijks kleiner te maken.

Artikel 5 Weigeringsgronden

• a.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 4:25 en 4:35 Algemene wet bestuursrecht en artikel 9 van de Algemene subsidieverordening gemeente Westerkwartier 2019, wordt de subsidie in ieder geval geweigerd indien de aanvrager niet voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in artikel 3 Voorwaarden.

• b.

  De subsidie kan worden geweigerd wanneer een dorpshuis niet aan betalingsverplichtingen aan de gemeente voldoet en volledig geweigerd indien afspraken hierover niet worden nagekomen.

• c.

  De subsidie wordt niet verstrekt voor:

  • 1.

    activiteiten die niet openbaar toegankelijk zijn;

  • 2.

    (klein) onderhoud of hoge energielasten;

  • 3.

    renovatie- of verbouwkosten;

  • 4.

    sec de (verlaging van) consumptiekosten.

Artikel 6 Hoogte van de subsidie

De subsidie bedraagt afhankelijk van het type aanvraag:

• a.

  (Nieuwe) sociale activiteiten en voorzieningen: tot een maximaal bedrag van € 3.000 per jaar;

• b.

  Aanschaf van middelen en faciliteiten: maximaal 75% van de investeringskosten en nooit meer dan € 1.000 per jaar;

• c.

  Exploitatiesubsidie inclusief eventuele huurverplichting: Maximaal 15% van de totale exploitatiebegroting, maar in elk geval nooit meer dan de hoogte van het financiële gat dat in de exploitatiebegroting zichtbaar onderbouwd is.

Artikel 7 Subsidieplafond en wijze van verdeling

Conform artikel 5 van de Asv heeft de gemeenteraad een subsidieplafond vastgesteld. Deze subsidie wordt als volgt verdeeld:

• a.

  Het beschikbare bedrag wordt verdeeld op volgorde van ontvangst van de aanvragen;

• b.

  Beoordeling van de subdoelen/activiteiten genoemd in artikel 2 Doelstelling vindt per subdoel/activiteit in ‘het (meerjaren) activiteitenplan met kostenplaatje’ [zie bijlage 1] plaats, dan wel het exploitatieplan inclusief begroting in zijn totaliteit;

• c.

  Subsidie wordt alleen toegekend wanneer er sprake is van cofinanciering in de vorm van eigen investering, werving andere fondsen, investering door samenwerkingspartners/derden en/of inzet vrijwilligers;

• d.

  Bij de beoordeling van artikel 7, lid a, b en c streven we naar een evenredige verdeling van de middelen over de verschillende dorpshuizen;

• e.

  Een aanvrager kan meerdere malen per jaar een subsidieaanvraag indienen voor (nieuwe) sociale activiteiten en voorzieningen en de aanschaf van middelen en faciliteiten. Echter, de som van alle aanvragen mag niet meer bedragen dan de vastgesteld jaartarieven uit artikel 6 Hoogte van de subsidie. Een exploitatiesubsidie daarentegen kan slechts één keer per jaar worden aangevraagd.

Artikel 8 Aanvraag

Een aanvraag voor subsidie wordt digitaal ingediend bij burgemeester en wethouders met gebruikmaking van een aanvraagformulier op de website van de gemeente Westerkwartier.

• a.

  De aanvraag gaat vergezeld van een activiteitenplan inclusief begroting [zie bijlage 1].

of

• b.

  De aanvraag gaat vergezeld van een exploitatieplan inclusief begroting en indien reeds aanwezig de jaarrekening en het jaarverslag van het voorgaande jaar [3 documenten]. Het exploitatieplan wordt voorzien van een paragraaf waaruit blijkt welke inspanningen het dorpshuis gaat leveren om het financiële gat in de begroting verder te dichten.

Artikel 9 Aanvraagtermijn

• a.

  Subsidieaanvragen voor de onderdelen uit artikel 4 Subsidiabele kosten, lid a moeten vóór 1 november zijn ingediend.

• b.

  De subsidieaanvraag voor de exploitatiesubsidie voor het lopende jaar moet vóór 1 april zijn ingediend. Voor de aanvraag van 2024 wordt een uitzondering gemaakt en geldt de uiterste aanvraagdatum 30 juni.

Artikel 10 Beslistermijn

Het college beslist op een subsidieaanvraag binnen 8 weken.

Artikel 11 Subsidievaststelling

• a.

  Subsidies tot en met € 5.000 worden direct vastgesteld. Van de aanvrager wordt wel verwacht dat deze achteraf, op uiterlijk 31 maart het daaropvolgende jaar, de activiteit verantwoord conform artikel 3 Voorwaarden, lid i;

• b.

  Voor subsidie van meer dan € 5.000 tot het maximale bedrag van 15% van de totale exploitatiebegroting, geldt het volgende: Van de aanvrager wordt verwacht dat deze achteraf, op uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar, een verzoek tot subsidievaststelling indient. Met dit verzoek wordt conform artikel 3 Voorwaarden, lid i een jaarverslag en vastgestelde jaarrekening meegezonden waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. De subsidie wordt binnen zes weken na ontvangst van het verzoek tot subsidievaststelling vastgesteld.

Artikel 12 Terugvordering, verlaging of intrekking

Terugvordering, verlaging of intrekking van de subsidievergoeding kan plaatsvinden als blijkt dat:

• a.

  De aanvrager geen eigenaar meer is van het dorpshuis waarvoor de subsidie is verleend;

• b.

  De aanvrager niet meer als partij verantwoordelijk is voor de invulling van de sociale activiteiten en of maatschappelijke functie in het dorpshuis;

• c.

  Er voor 1 juli van het daaropvolgende jaar geen verantwoording is afgelegd zoals gesteld in artikel 3 Voorwaarden lid i.;

• d.

  Indien het dorpshuis achteraf toch een positief resultaat van meer dan €2.000 heeft behaald op de totale exploitatiebegroting, dan wordt het verschil bij de subsidievaststelling van de exploitatiesubsidie van dat betreffende jaar teruggevorderd.

• e.

  Het verschil tussen het vastgestelde subsidiebedrag en de kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend, tot een maximumbedrag van € 2.000, moet ten gunste komen van de egalisatiereserve.

Artikel 13 Meldingsplicht

De subsidieontvanger stelt het college zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van beëindiging van de eigendom van het dorpshuis waarvoor de subsidievergoeding wordt verstrekt.

Artikel 14 Hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere gevallen afwijken van de bepalingen van deze regeling indien toepassing van de regeling tot onbillijkheden van overwegende aard leidt. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in de beschikking; brief met besluit over de subsidieaanvraag.

Artikel 15 Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze regeling wordt op voorgeschreven wijze bekendgemaakt en treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024.

Artikel 16 Citeerartikel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Subsidieregeling Maatwerk Dorpshuizen gemeente Westerkwartier 2024’.