Financiële verordening Werkorganisatie BUCH 2024

1. Uitgangspunt is dat beleids- en planning en control- documenten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;

2. In de in artikel 9 genoemde beleidsnota’s worden zoveel mogelijk alleen de kaders tussen het bestuur en de algemeen directeur vastgelegd.

1. Uitgangspunten c.q. kaders voor het financieel beleid worden in separate nota’s per (hoofd-) onderwerp vastgelegd. In deze verordening wordt daarnaar verwezen (zie artikel 9).

2. Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringsaanvragen die nog niet zijn geautoriseerd door het bestuur worden zoveel mogelijk behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten van de P&C cyclus. Indien het een grote beleidsverandering c.q. nieuw beleidsstuk betreft kan dit ook via een separaat bestuursvoorstel.

3. Voor het sluitend houden van de begroting zijn de volgende spelregels afgesproken:

• a)

  Zoveel mogelijk “nieuw voor oud”;

• b)

  Geld dat over is gaat naar de gemeenten;

1. De algemeen directeur biedt jaarlijks, uiterlijk voor 15 december van het jaar voorafgaande aan de behandeling van de begroting, aan het bestuur een Kadernota aan met daarin:

• a)

  De beleidsontwikkelingen;

• b)

  Een meerjaren investeringsplanning inclusief het effect op de liquiditeitsprognose;

• c)

  De financiële kaders en uitgangspunten voor de begroting en de meerjarenraming;

• d)

  Het meerjarig verloop van de reserves en eventuele voorstellen voor heroverweging van reserves.

2. Het bestuur stelt deze nota voor verzending aan de raden van de deelnemende gemeenten vast.

1. Het bestuur stelt per bestuursperiode de indeling van de begroting vast conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

2. Het bestuur stelt op voorstel van de algemeen directeur, per programma relevante beleids- en/of prestatie-indicatoren vast, voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de realisatie van maatschappelijke effecten en doelstellingen.

3. Bij de begroting worden per programma de begrote baten en lasten weergegeven en bij de jaarstukken per programma de gerealiseerde baten en lasten.

4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de investeringen, per cluster, het benodigde investeringskrediet weergegeven en in de jaarstukken de realisatie per cluster.

5. In de begroting wordt jaarlijks een post onvoorzien van € 100.000 opgenomen.

6. In de begroting en jaarstukken worden voor het overzicht incidentele baten en lasten alleen bedragen groter of gelijk aan € 50.000 opgenomen. Kleinere bedragen worden met betrekking tot het overzicht incidentele baten en lasten niet als materieel beschouwd.

1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de investeringen per cluster in het begrotingsjaar.

2. Bij de behandeling van de begroting en/of de kadernota geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt de algemeen directeur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 1 miljoen informeert de algemeen directeur het bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van Werkorganisatie BUCH.

1. De algemeen directeur informeert het bestuur via tussentijdse rapportages zoals vastgelegd in de BUCH breed geharmoniseerde P&C cyclus.

2. De financiële tussenrapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van:

• a)

  de baten en de lasten per programma;

• b)

  het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

• c)

  het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

• d)

  de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• e)

  het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d en,

• f)

  de mutaties in het investeringsschema per cluster.

3. De tussenrapportage over de beleidsvoortgang bevat tenminste per beleidsspeerpunt:

• a)

  voortgang beleid

• b)

  voortgang planning

• c)

  voortgang financiën

4. In de financiële tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten per programma en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

1. In onderstaande beleidsnota’s zijn de uitgangspunten en regels met betrekking tot de betreffende thema’s uitgewerkt,

2. Deze nota’s worden periodiek geactualiseerd, zoveel mogelijk BUCH breed geharmoniseerd en zoveel mogelijk tegelijkertijd ter vaststelling aan de BUCH raden en bestuur aangeboden:

• a)

  Nota vaste activa

• b)

  Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen/ratio

• c)

  Treasurystatuut

3. De nota’s worden periodiek geactualiseerd.

1. Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening gevormd wegens oninbaarheid.

2. Ten behoeve van de bepaling van de hoogte van de voorziening dubieuze debiteuren worden de debiteuren gecategoriseerd naar aard en omvang van de vordering. De volgende soorten vorderingen zijn te onderscheiden:

• a)

  Overige vorderingen

3. Jaarlijks wordt bij het opstellen van de jaarrekening de noodzakelijke omvang van de voorziening bepaald.

4. Vorderingen en schulden van openbare lichamen worden niet betrokken in de berekening van de voorziening voor oninbare vorderingen.

5. De algemeen directeur stelt de beleidsuitgangspunten voor het beoordelen van de oninbaarheid van de openstaande vorderingen vast, aan de hand waarvan de benodigde stand van de voorziening wordt bepaald.

1. Voor het bepalen van de geraamde integrale kostprijs diensten van de organisatie, die worden geleverd, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening zijn naast de directe kosten ook de indirecte kosten verwerkt, die samenhangen met de door de organisatie verrichte diensten.

2. In de kostprijs zijn naast de rechtstreeks te relateren lasten en baten opgenomen:

• a.

  de bijdragen aan en onttrekkingen uit voorzieningen voor het noodzakelijk onderhoud aan de betrokken activa;

• b.

  de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

3. De integrale kostprijs wordt bepaald door de directe loon- en overige kosten te vermeerderen met een opslag voor overhead.

4. De opslag voor overhead bevat maximaal de volgende toerekeningen:

• a.

  Kosten voor studie, 2% van de gemiddelde loonsom

• b.

  Reiskosten

• c.

  Kantoor automatisering

• d.

  Facilitair

• e.

  Personeelsadministratie / HR-advies en bedrijfszorg

• f.

  Huisvestingskosten.

5. De lasten voor overhead worden toegerekend door middel van het toepassen van een opslagpercentage op de directe loonkosten of een vast bedrag per jaar per fte.

6. Parralel aan het opstellen van de kaderbrief wordt het bedrag aan overhead en de normuren herijkt. Indien uit die herijking aanpassing noodzakelijk is, wordt dit door de algemeen directeur vastgesteld en ter kennisgeving aan het bestuur gestuurd.

7. Als op grond van wettelijke grondslagen een integrale kostprijs moet worden bepaald, dan wordt aan een taakveld een tabel toegevoegd. Via de tabel wordt de integrale kostprijs bepaald door de direct aan het product toerekenbare kosten te vermeerderen met de van toepassing zijnde opslagpercentages voor de overhead.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen;

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c)

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de dienstverlening;

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. De algemeen directeur draagt zorgt voor:

• a)

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b)

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c)

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d)

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e)

  de te maken afspraken met de aan de Gemeenschappelijke Regeling BUCH deelnemende gemeenten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f)

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie.

2) Het bestuur draagt zorg voor:

• a)

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, en diensten;

• b)

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt de algemeen directeur het bestuur het voorstel aan over de eventueel door te schuiven posten naar het volgende begrotingsjaar.

2. Het minimumbedrag voor een door te schuiven post is € 25.000 en dient verder aan de volgende voorwaarden te voldoen;

• a)

  Het betreft incidenteel budget, structureel budget komt niet in aanmerking;

• b)

  Er was sprake van overmacht waardoor de planning niet is gehaald.

1. De algemeen directeur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor een jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen en daar waar de interne beheersing versterking behoeft neemt de algemeen directeur maatregelen tot herstel.

2. De algemeen directeur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Werkorganisatie BUCH met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de algemeen directeur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

1. Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de algemeen directeur aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de Werkorganisatie BUCH, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Voorwaarden zoals gesteld in eigen interne regelgeving behoren alleen tot het normenkader voor zover het bepalingen betreft over recht, hoogte en duur.

2. De algemeen directeur biedt het bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a)

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b)

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c)

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• d)

  Afwijkingen op de baten die uiterlijk in de jaarrekening zijn toegelicht.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. De algemeen directeur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Werkorganisatie BUCH 2024.