Financiële verordening voor het openbaar lichaam van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland

1. Het algemeen bestuur stelt bij de vaststelling van de kadernota de programma-indeling vast voor de begroting.

2. Het algemeen bestuur stelt per programma de beleidsindicatoren vast voor het meten en verantwoorden van de inzet van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid.

1. De begroting en jaarstukken worden opgesteld en ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

2. In het proces van het opstellen van begroting en jaarstukken wordt aangesloten bij de bepalingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) en de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zaanstreek –Waterland. Hierin zijn onder meer afspraken opgenomen ten aanzien van inspraak en zienswijze gemeenten, verzending naar Provincie in het kader van interbestuurlijk toezicht, verzendtermijnen en gemeentelijke bijdragen. Aanvullingen hierop zijn opgenomen in de onderstaande artikelen.

1. Het algemeen bestuur stelt per kalenderjaar vooraf de begroting vast en neemt kennis van de financiële meerjarenraming voor de drie achtereenvolgende jaren. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

2. De begroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

3. In de begroting zijn mede de lasten van de (vervangings-)investeringen opgenomen.

4. Het dagelijks bestuur zendt de deelnemende gemeenten een concept begroting voor het jaar t+1. De gemeenten worden daarbij uitgenodigd hun zienswijze kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij de concept begroting en biedt het algemeen bestuur de begroting aan voor begrotingsjaar t+1 ter vaststelling. De termijnen die gelden voor de afzonderlijke stappen in dit artikel zijn vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).

5. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de totale lasten van de programma’s en (bestemmings-)reserve tezamen, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet zonder akkoord van het algemeen bestuur worden overschreden.

6. Het dagelijks bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

7. Het dagelijks bestuur zendt de begroting na vaststelling binnen de wettelijk vastgestelde termijnen aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord – Holland.

1. In de begroting wordt de door elke deelnemende gemeente verschuldigde bijdrage voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft aangegeven.

2. Voor de financiële verdeelsleutel wordt uitgegaan van een bijdrage conform hetgeen is bepaald in artikel 23 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.

3. Als nadere bepaling op artikel 5, lid 2 wordt voor de verdeling van de gemeentelijke bijdrage als peildatum 1 januari van het voorgaand jaar aangehouden, zoals opgenomen in de meicirculaire gemeentefonds (t-1).

1. Het algemeen bestuur wordt middels tussentijdse bestuurlijke rapportage(s) geïnformeerd ten opzichte van de begroting. Indien nodig wordt hierbij een voorstel voor wijziging van de begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid gevoegd.

2. De bestuurlijke rapportage(s) omvat maximaal de eerste acht maanden van het boekjaar.

3. In de bestuurlijke rapportage(s) wordt gerapporteerd over de voortgang van het voorgenomen beleid, de planning, de financiën zowel wat betreft de baten en lasten als investeringen en over afwijkingen die nog worden verwacht.

4. De inrichting van de bestuurlijke rapportage(s) sluit aan bij de indeling van de begroting.

1. Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Aanvullend neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen en informeert het algemeen bestuur hierover.

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.

3. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen.

4. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) boven de vastgestelde verantwoordingsgrens nader toegelicht. Indien tijdig gemeld en in de jaarrekening toegelicht wordt voor de begrotingsrechtmatigheid niet als onrechtmatig beschouwd:

• -

  Onderschrijdingen van de lasten of investeringsbudgetten;

• -

  Lagere of hogere baten dan begroot.

1. De jaarstukken voldoen aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en bestaan uit een (beleidsmatig) jaarverslag en de (financiële) jaarrekening en is de tegenhanger van de begroting.

2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate verantwoording in de jaarstukken van de programma’s en legt de jaarstukken ter vaststelling aan het algemeen bestuur voor. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

• a.

  De mate van realisatie van de beoogde doelen en welke producten en diensten zijn geleverd;

• b.

  Welke investeringen zijn gerealiseerd;

• c.

  Wat de kosten en baten zijn;

• d.

  Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

• e.

  Hoe het rekeningresultaat bestemd wordt.

3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

4. Het dagelijks bestuur zendt binnen de wettelijk vastgestelde termijn de jaarstukken aan de raden en colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten ter informatie.

5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval binnen de wettelijke termijn, aan Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord - Holland.

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat het financiële beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de begroting en in de toelichting op de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

3. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten van het betreffende begrotingsjaar.

1. Het investeringsplan voor het begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren wordt jaarlijks opgenomen in de begroting.

2. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, indien nodig aangepast voor duurzame waardevermindering. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

3. Activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan € 15.000 exclusief btw worden niet geactiveerd, tenzij regelgeving anders voorschrijft.

4. De afschrijving van activa vindt lineair plaats. De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt dan wel verworven wordt.

5. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt conform BBV-voorschriften jaarlijks vastgesteld. Voor wat betreft het tijdelijk bezit van onroerend goed wordt een vast percentage gehanteerd, gezien de projectfinanciering op deze panden. De omslagrente wordt berekend over de boekwaarde op 1 januari van het begrotingsjaar.

6. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven conform de afschrijvingstermijnen in bijgevoegde tabel in bijlage 1. De opgenomen termijnen zijn de maximale afschrijvingstermijnen. Een kortere afschrijvingstermijn is mogelijk, wanneer de levensduur van het activum aantoonbaar korter is of het activum tussentijds afgestoten wordt.

1. De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt, indien van toepassing, een voorziening in mindering gebracht.

2. De vlottende activa van liquide middelen en overlopende posten worden tegen de nominale waarde opgenomen.

1. Het eigen vermogen wordt onderscheiden in reserves, gespecificeerd naar algemene reserve en de bestemmingsreserve en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.

2. Reserves zijn de vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorziene verlies.

3. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening, een overzicht van (de begrote onttrekkingen en toevoegingen aan) de reserves en voorzieningen. Het dagelijks bestuur neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in het Bbv.

4. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve

• b.

  de voeding van de reserve;

• c.

  de maximale hoogte van de reserve;

• d.

  de maximale looptijd van de reserve

5. Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een treasurystatuut ter vaststelling aan indien daar aanleiding toe is.

2. Dit treasurystatuut bevat de treasurydoelstellingen, de organisatorische vormgeving van de treasurytaken en de vermogensobjecten onder het beheer van treasury .

3. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door het algemeen bestuur vastgestelde treasurystatuut.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden enkel bezittingen opgenomen die nog een economische waarde vertegenwoordigen.

2. Indien een actief administratief is afgeschreven, maar nog in gebruik is, wordt deze gehandhaafd in de activa administratie.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de organisatie systematisch worden gecontroleerd.

4. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequaat risicomanagement en neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn opgenomen in de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing.

2. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken inzicht in de risico’s van materieel belang en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

3. Daarnaast maakt het dagelijks bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen de weerstandscapaciteit inzichtelijk en geeft aan in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang hiermee opgevangen kunnen worden.

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast:

• a.

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.