Budgethoudersregeling gemeente Wassenaar 2024

1. Op dit besluit zijn de begripsbepalingen van artikel 1 van de Mandaatregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024 van overeenkomstige toepassing.

2. In aanvulling op lid 1 wordt in dit besluit verstaan onder:

• a.

  budget: een door de raad voor een bepaald jaar op programmaniveau beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten;

• b.

  budgethouder: de beheerder van een door de hoofdbudgethouder toebedeeld budget. Onder budgethouder wordt ook verstaan de hoofdbudgethouder voor een budget dat aan de hoofdbudgethouder is toegekend;

• c.

  griffie: de raadsgriffie van de gemeente Wassenaar;

• d.

  griffier: de raadsgriffier van de gemeente Wassenaar;

• e.

  hoofdbudgethouder: de door het college aangewezen beheerder van het totale budget van de gemeente Wassenaar;

• f.

  investering: een uitgave waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven;

• g.

  krediet: een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een investering;

• h.

  mandaatregeling: de Mandaatregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024 of diens rechtsopvolger;

• i.

  PAV’er: de Prestatie Akkoord Verklaarder, oftewel de medewerker die geautoriseerd is om de prestatielevering te registreren in het goedkeuringsproces van de betaalbaarstelling van facturen;

• j.

  verplichting: de financiële verplichting of op geld waardeerbare component van een publiek- of privaatrechtelijke rechtshandeling, (waaronder bij een raamovereenkomst slechts een verplichting tot afname of een boetebeding ter ondersteuning van een exclusiviteitsbeding wordt verstaan).

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt in diens rol van algemeen directeur aangewezen als hoofdbudgethouder.

2. De manager van een eenheid wordt uit hoofde van zijn functie voor de uitvoering van het reguliere werk en de budgetten die hun eenheid aangaan door de gemeentesecretaris/ algemeen directeur aangewezen als budgethouder.

3. De regisseurs van de eenheden Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning en Ruimtelijke Ontwikkeling worden uit hoofde van hun functie voor de uitvoering van het reguliere werk en de budgetten die hun deel van de eenheid aangaan door de gemeentesecretaris/algemeen directeur aangewezen als budgethouder.

4. Voor de uitvoering van opgaven, projecten en programma’s wordt de ambtelijk opdrachtgever door de gemeentesecretaris/algemeen directeur als budgethouder aangewezen, voor zover de gemeentesecretaris/algemeen directeur niet zelf de ambtelijk opdrachtgever is.

5. De griffier wordt uit hoofde van zijn functie aangewezen als budgethouder van de budgetten voor de griffie en de gemeenteraad.

6. De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie, of bij gebreke daarvan de griffier, wordt uit hoofde van zijn functie aangewezen als budgethouder van de rekenkamercommissie.

1. De hoofdbudgethouder en budgethouders genoemd in artikel 2 worden bij afwezigheid of verhindering vervangen door:

• -

  de hoofdbudgethouder door de plaatsvervangend algemeen directeur, zoals is bepaald in de Organisatieregeling; - de managers van de eenheden door een andere manager van een eenheid, zoals is bepaald in de Organisatieregeling;

• -

  de regisseurs worden vervangen door de manager van de betreffende eenheid;

• -

  de ambtelijk opdrachtgever door een door de hoofdbudgethouder aangewezen vervanger, tenzij de gemeentesecretaris zelf de ambtelijk opdrachtgever is, dan wordt deze vervangen door de plaatsvervangend algemeen directeur;

• -

  de griffier wordt vervangen door een plaatsvervangend griffier.

2. De hoofdbudgethouder en budgethouders melden wijzigingen (of laten deze melden) bij de eenheid HR, Financiën & Inkoop ten behoeve van de routing van de facturen en het vastleggen van de juiste parafen.

1. De hoofdbudgethouder is ten opzichte van het college verantwoordelijk voor het beheer van de aan hem toebedeelde budgetten en kredieten in de programmabegroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

2. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de ramingen en het beheer van alle programma's, investeringen, opgaven en projecten en de rapportage hierover aan het 3 college.

3. De hoofdbudgethouder verstrekt het college, binnen de planning en control cyclus, meermalen per jaar informatie over:

• -

  actuele ontwikkelingen en de invloed daarvan op beschikbare budgetten;

• -

  eventuele afwijkingen van de beschikbaar gestelde budgetten, kredieten en de bijbehorende resultaten.

4. De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de budgethouders over ontwikkelingen in de budgetten.

5. De hoofdbudgethouder ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Wassenaar.

6. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen van de aan hem toebedeelde budgetten en kredieten in de programmabegroting.

7. Wanneer er sprake is van opbrengsten, stuurt de hoofdbudgethouder een getekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

1. De budgethouder is verantwoordelijk voor de ramingen van de aan hem toegewezen budgetten, het beheer daarvan en het verstrekken van informatie (rapportage) daarover aan de hoofdbudgethouder.

2. De budgethouder neemt bij het uitoefenen van de budgetverantwoordelijkheden de mandaatregeling en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Wassenaar in acht.

3. Een budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen van de aan hem toegewezen budgetten en kredieten in de programmabegroting.

4. Wanneer er sprake is van opbrengsten stuurt de budgethouder een getekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

5. Een budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige nacalculatie en een rechtmatige afsluiting van diens werkzaamheden waarop het beheer ziet ten aanzien van regulier werk, opgaven of projecten.

1. De PAV’er stelt vast dat de gefactureerde dienst of het product is geleverd en draagt zorg voor een juiste en tijdige verwerking van de factuur.

2. Nadat de PAV’er heeft vastgesteld dat de dienst of het product is geleverd kan de budgethouder goedkeuring verlenen voor de prijs en prestatie en daarmee de factuur betaalbaar stellen.

3. Wanneer er geen PAV’er is, geldt dat een budgethouder, onder toepassing van het vier-ogen-principe, met een andere budgethouder of de hoofdbudgethouder kan vaststellen dat een prestatie is geleverd, waardoor de rol van PAV’er komt te vervallen.

1. Onder eindverantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder, fiatteren budgethouders uitgaven en inkomsten binnen de kaders van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met inachtneming van de geldende regelgeving, ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde aan hen toebedeelde budgetten.

2. Verplichtingen aangaan ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden door of met toestemming van de budgethouder en voor zover het resterende budget of krediet met het aangaan van de verplichting niet wordt overschreden.

3. Betalingen verrichten ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden door of in opdracht van een budgethouder, vergezeld van een (digitale) parafering.

1. Afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan het in artikel 5, derde lid en artikel 7 derde lid van de Financiële verordening gemeente Wassenaar 2023 genoemde bedrag gedurende het exploitatiejaar dienen door de budgethouder gerapporteerd te worden in de hiervoor bedoelde planning en control producten (Voor- en Najaarsnota). De budgethouder stelt altijd eerst de hoofdbudgethouder hiervan in kennis.

2. Voor afwijkingen of te verwachten afwijkingen in investeringen groter dan het in artikel 3, derde lid en artikel 7 derde lid van de Financiële verordening gemeente Wassenaar 2023 genoemde bedrag gedurende het jaar, dient bij het college melding te worden gedaan. Ingeval van overschrijdingen groter dan € 250.000 wordt niet gewacht op een tussentijdse rapportage, maar informeert het college de raad via een raadsinformatiebrief.

3. Budgethouders mogen onderschrijdingen niet gebruiken om extra uitgaven te doen, deze vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

1. Voor een aantal kostensoorten ontvangt de gemeente Wassenaar centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op budgetten van verschillende taakvelden en budgethouders. Het gaat bijvoorbeeld om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen en om doorbelastingen van ondersteunende eenheden. Deze lasten worden in één keer betaald en vervolgens vanuit de eenheid HR, Financiën & Inkoop doorverdeeld naar de functionele budgetten.

2. De personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen), kapitaallasten, dotaties aan voorzieningen, reservemutaties en boekingen vanuit de administratie van derden worden centraal berekend.

3. In afwijking van de bepalingen in hoofdstuk 2 van deze regeling worden de kosten uit het eerste en tweede lid door de eenheid HR, Financiën & Inkoop verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De budgethouders worden van deze verdeling in kennis gesteld.

4. De eenheid HR, Financiën & Inkoop is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

1. De financiële administratie is verantwoordelijk voor het beheer van de lijst van de budgethouders en hun vervangers.

2. De financiële administratie bewaakt het goedkeuringsproces en het nakomen van de betaaltermijnen.

3. De financiële administratie is verantwoordelijk voor actuele budgetinformatie.

4. De financiële administratie is verantwoordelijk voor de toetsing en bewaking van de rechtmatige autorisaties van uitgaven en de vastlegging van verplichtingen.

5. De financiële administratie toetst periodiek de rechtmatigheid van uitgaven door middel van de rechtmatigheidscontroles.

6. De financiële administratie draagt zorg voor een juiste doorverdeling van de in artikel 10, lid 1 en 2 genoemde kosten.

1. De functie van hoofdbudgethouder en budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie. De verschillende taken in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden moeten gescheiden zijn.

2. Declaraties of eigen facturen worden met toepassing van het vier-ogen-principe ter beoordeling voorgelegd aan de manager van de eenheid of de regisseurs van de eenheden Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning en Ruimtelijke Ontwikkeling of de ambtelijk opdrachtgever.

Indien de declaraties of eigen facturen van een manager van de eenheid of de regisseurs van de eenheden Maatschappelijke Ontwikkeling & Ondersteuning en Ruimtelijke Ontwikkeling of een ambtelijk opdrachtgever is, worden deze ter beoordeling voorgelegd aan de hoofdbudgethouder.

3. Declaraties of eigen facturen van de hoofdbudgethouder worden ter beoordeling voorgelegd aan de burgemeester.

1. Deze regeling wordt aangehaald als "Budgethoudersregeling gemeente Wassenaar 2024"

2. Deze regeling treedt in werking op 1 mei 2024.

3. De Budgethoudersregeling gemeente Wassenaar 2019 wordt ingetrokken, maar blijft van toepassing op de periode vóór de inwerkingtreding van deze regeling.