Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De gemeente Raalte koopt jaarlijks voor miljoenen euro’s in. Van lantaarnpalen tot pennen. En van het verstrekken van opdrachten voor het aanleggen van straten tot de inkoop van middelen om langer thuis te kunnen blijven wonen. Daarbij kijken we naar kwaliteit en prijs. Waar het kan proberen we lokaal zaken te doen. We zetten de komende jaren in op verdere professionalisering van inkoop en aanbesteden in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar zorgt ook voor zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij aan het inkopen van efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.

De gemeente Raalte heeft in 2017 in samenwerking met gemeenten in het inkoopplatform Stedendriehoek generiek inkoopbeleid ontwikkeld. Dit inkoopbeleid, het zogenaamde generieke deel, is een uitwerking van generieke bepalingen zoals opgenomen in wet- en regelgeving en standaard inkoopprocessen en -werkwijzen. Het VNG-model voor inkoopbeleid diende hiervoor als basis. Voor de actualisatie van het beleid is gebruik gemaakt van de herijkte versie van het VNG-model. Hierdoor zullen de generieke bepalingen ook voor een deel herkend worden in inkoop- en aanbestedingsbeleid van andere gemeenten. De actualisatie specifiek voor de gemeente Raalte heeft plaatsgevonden op basis van gesprekken met onder andere (lokale) ondernemers, bestuurders, ondernemersverenigingen, budgethouders en (beleids)medewerkers.

Het beleid is van ons samen.

Dit beleid is een middel om zo optimaal mogelijk in te kopen, zowel binnen als buiten de gemeentegrenzen. Het zorgt voor transparantie en geeft inzicht in de keuzes en ambities van de gemeente. Lokale ondernemers zijn belangrijk voor de gemeente en zij hebben om deze reden ook een belangrijke stem gekregen binnen dit beleid. We danken hen voor hun inzet in deze.

Van belang is dat het beleid ook zichtbaar wordt. We zullen om deze reden (continue) met elkaar in gesprek blijven over de werking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en nodigen ondernemers van harte uit ons te blijven voorzien van feedback.

Breun Breunissen

Wethouder gemeente Raalte

Raalte, december 2023

De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

De gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte werken op een aantal vlakken nauw met elkaar samen. Dit geldt ook voor de inkoopadviesfunctie welke verantwoordelijk is voor de totstandkoming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid bestaat uit twee onderdelen; het generieke-deel dat geldt voor alle drie de gemeenten en het voor de gemeente Raalte specifieke-deel. In het specifieke deel zijn de generieke bepalingen nader uitgewerkt en beleidsspeerpunten opgenomen. Het generieke deel is gebaseerd op het VNG model welke op onderdelen is aangepast en aangevuld. Het specifieke deel is in de tekst aangeduid met 'specifiek voor gemeente Raalte geldt'. De beleidsspeerpunten zijn de voor de gemeente Raalte belangrijke onderwerpen waar zij middels dit inkoop- en aanbestedingsbeleid aan wil bijdragen.

De opbouw van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is als volgt:

Hoofdstuk 1 van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in op de reikwijdte van dit beleid en bevat de definities. De volgende uitgangspunten worden nader uitgediept in de volgende hoofdstukken: gemeentelijke doelstellingen (hoofdstuk 2), juridische uitgangspunten (hoofdstuk 3), ethische en ideële uitgangspunten (hoofdstuk 4), economische uitgangspunten (hoofdstuk 5) en organisatorische uitgangspunten (hoofdstuk 6).

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid ziet toe op de opdrachten die worden verstrekt door de gemeente Raalte. Gelieerde organisaties, denk bijvoorbeeld aan uitvoeringsorganisaties voor afvalinzameling, sportbedrijf, OD (omgevingsdienst) maar ook DOWR-werkorganisaties voor bedrijfsvoeringsactiviteiten, voor zover deze bij een andere gastheergemeente zijn ondergebracht, kennen hun eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Indien gewenst kan het naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Raalte worden doorgelegd aan een derde partij. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer de gemeente Raalte een bepaalde opdracht voor een groot deel of volledig financiert.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

• a.

  Aanbesteden: het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een ondernemer voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten.

• b.

  Drempelwaarde(n): gemeenten moeten rekening houden met Europese drempelbedragen. Een overheidsopdracht met een opdrachtwaarde die evenveel of meer dan het drempelbedrag bedraagt, moet Europees worden aanbesteed. De belangrijkste Europese drempelwaarden zijn vastgelegd in art. 4 richtlijn 2014/24. In art. 5 wordt de wijze waarop drempelwaarden moeten worden berekend aangegeven. De drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Europese Commissie herzien aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de Euro.

• c.

  Concessieovereenkomst voor werken of diensten: een concessieovereenkomst is een overeenkomst met een ondernemer voor de uitvoering van een werk of dienst. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage door een onderneming of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst.

• d.

  Contractant: de in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente. Ook genoemd: Opdrachtnemer.

• e.

  Diensten: diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

• f.

  DOWR: de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte.

• g.

  DOWR-inkooptoolkit: een toolkit met daarin inkoopdocumenten zoals het inkoop(kwaliteits)handboek, standaarddocumenten, beleid en voorwaarden welke aan medewerkers van de DOWR-gemeenten beschikbaar wordt gesteld.

• h.

  Enkelvoudig onderhands aanbesteden: de gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte.

• i.

  Europees aanbesteden: boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

• j.

  Gemeente: de Gemeente Raalte, zetelend Zwolsestraat 16 te Raalte.

• k.

  Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteding waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU- leveranciers.

• l.

  Inkopen: (rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van leveringen, diensten of werken die een (1) of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde leveringen, diensten of werken tot gevolg hebben.

• m.

  Inkoopadviesfunctie: functie gericht op het ontwikkelen van beleid, volgen van relevante ontwikkelingen en het ondersteunen van budgethouders bij aanbestedingen.

• n.

  Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

• o.

  Nationaal aanbesteden: onder de (Europese) drempelbedragen kan de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente plaatst voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging.

• p.

  Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag: de gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

• q.

  Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

• r.

  Ondernemer: een ‘aannemer’, een ‘leverancier’, een ‘dienstverlener’ of een zorgaanbieder.

• s.

  Rechtmatig: inkopen conform de vigerende wet- en regelgeving.

• t.

  Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen.

• u.

  Werken: werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2.1 Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

3.1 Algemeen juridisch kader

• a

  De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

• a

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

De gemeente zal bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

• b

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden. De aard van de opdracht, de (geografische) plaats van uitvoering en de waarde van de opdracht (dicht bij de Europese drempelwaarde) zijn daarbij richtinggevend. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

3.6 Klachtenafhandeling

Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag kan de gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.

3.7 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en rechtsgeldige civielrechtelijke vertegenwoordiging.

4.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De gemeente contracteert alleen integere ondernemers.

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

a Bij Inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Bij inkopen kijkt de gemeente naar sociale, ecologische en economische aspecten. Daarnaast kijkt de gemeente naar de effecten op people, planet en profit. Dit noemen we Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Zo kan de gemeente een maatschappelijke bijdrage leveren.

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie. Door als opdrachtgever en inkoper het goede voorbeeld te geven, hoopt de gemeente een positieve maatschappelijke verandering teweeg te brengen. Zo kan de gemeente vooruitstrevende eisen stellen om duurzaamheid te stimuleren bij ondernemers.

Duurzame en sociale aspecten worden vroegtijdig in de besluitvorming betrokken en, indien nodig, door middel van een marktanalyse op uitvoerbaarheid getoetst. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Voorbeelden hiervan zijn: 

• •

  De gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• •

  Bij de product- en marktanalyse kan de gemeente inventariseren welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• •

  De gemeente promoot duurzaamheid in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVOI-oplossingen.

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• •

  De gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

• •

  De gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

• •

  De gemeente monitort de aangeboden MVOI-oplossingen en controleert of MVOI-afspraken worden nagekomen.

MVOI-thema’s op basis van sociale, ecologische en economische aspecten:

Klimaatbewust Inkopen

De gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

Biobased Inkopen 

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

Circulair Inkopen

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de gemeente bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan de gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

• b

  De gemeente wil dat Inkopen ook een Social Return opleveren.

Social Return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke werk, dienst en eventueel levering. De gemeente kan social return inzetten voor:

• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

• Het stimuleren van sociaal ondernemen.

• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

c Inkopen draagt bij aan de duurzame ontwikkelingsdoelen van de VN.

Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de gemeente bij aan het verwezenlijken van de duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties.

5.1 Product- en marktanalyse

• a

  Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt).

Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a

  De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar onder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet en regelgeving.

• b

  De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels.

De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

• a

  De gemeente heeft oog voor de lokale economie.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. De gemeente laat daarbij niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.

• b

  De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt bij haar inkoop ook de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c

  De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen worden bijgedragen.

Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Uitnodigingsbeleid en leveranciersevaluatie (past performance)

De gemeente zal voor onderhandse opdrachten de selectie van ondernemer(s) objectiveren volgens de Aanbestedingswet 2012. Een belangrijk onderdeel van het uitnodigingsbeleid kan de leveranciersevaluatie zijn.

Leveranciersevaluatie is een onderdeel van de uitvoering van het contractmanagement. De prestaties van gecontracteerde ondernemers worden periodiek geëvalueerd. Een frequentie en moment worden bepaald door de aard van de opdracht (looptijd van het contract, financiële risico’s, is er sprake van een project, etc.). De methode van beoordeling is objectief en transparant. De informatie uit de leveranciersevaluaties wordt gebruikt voor besluitvorming betreffende contractverlenging en mogelijke uitnodigingen in nieuwe aanbestedingen. Slecht presteren kan leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van één of meer ondernemers bij onderhandse aanbestedingen.

De volgende onderhandse aanbestedingen worden onderscheiden:

- De enkelvoudig onderhandse aanbesteding houdt in dat één ondernemer wordt gevraagd een inschrijving te doen. De wijze van selecteren van ondernemers is beschreven onder Lokale economie;

- de meervoudig onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van minimaal drie en maximaal vijf ondernemers tot inschrijving worden uitgenodigd. Indien de gemeente overgaat tot een meervoudig onderhandse aanbesteding dan selecteert de gemeente de uit te nodigen ondernemers, indien mogelijk, op basis van onderstaande criteria:

- De selectie verloopt op basis van hetgeen is opgenomen onder Lokale economie waarbij:

• •

  De uit te nodigen ondernemers (aantoonbaar) een goede prestatie dienen te hebben geleverd in de sector;

• •

  Een ondernemer die in de afgelopen 3 jaar (aantoonbaar) een slechte prestatie heeft geleverd voor de gemeente wordt niet uitgenodigd;

• •

  Bij repeterende opdrachten wordt de huidige opdrachtnemer, dan wel de ondernemer die als laatste de opdracht heeft uitgevoerd, uitgenodigd, met in achtneming van bovengenoemde bepalingen in deze opsomming;

• •

  Wanneer voor een dienst, levering of werk meerdere gegadigden zijn draagt de gemeente zorg voor roulatie. Hierbij heeft de gemeente oog voor ondernemers welke niet recentelijk (het afgelopen jaar/jaren) zijn uitgenodigd.

• •

  Het evalueren van de uitgevoerde opdracht maakt onderdeel uit van het inkoopproces. Op basis van deze informatie bepaalt de gemeente of zij de huidige opdrachtnemer opnieuw uitnodigt om een inschrijving te doen.

5.5 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ of een innovatieve contractvorm of procedure.

5.6 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.7 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt.

Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

5.8 Inkoopstrategie

5.9 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.10 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5.11 Inhuur van personeel

5.12 Sociale en andere specifieke diensten en concessieopdrachten

5.13 Pilots

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

6.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen is in de Gemeente als volgt georganiseerd:

6.3 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.

6.4 Informeren management en bestuur

6.5 Herijking inkoopbeleid