Financiële verordening werkmaatschappij 8KTD 2023

Geldend van 05-04-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023

Intitulé

Financiële verordening werkmaatschappij 8KTD 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • •

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de werkmaatschappij 8KTD en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • •

    team: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van de werkmaatschappij 8KTD met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie

  • •

    overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt

  • •

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

  • 1. Het Algemeen Bestuur stelt, indien gewenst, op bij aanvang van iedere bestuursperiode een programmá-indeling voor ie bestuursperiode vast.

  • 2. Het Algemeen Bestuur stelt indien gewenst bij aanvang van iedere bestuursperiode op voorstel van het Dagelijks bestuur de taakvelden per programma vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s minimaal per programma de baten en lasten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s minimaal per programma de gerealiseerde baten en lasten weergegeven.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt, wanneer van toepassing, van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 3. In de jaarrekening wordt, wanneer van toepassing, van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor 1 februari van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar de kaders en uitgangspunten voor de (concept)begroting aan de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel aan.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten. per programma.

  • 2. In afwijking van het eerste lid kan het Algemeen Bestuur een activiteit welke onderdeel is van een programma als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.

  • 3. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur, wanneer van toepassing, aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 4. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als hij verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te over- of onderschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te over- of onderschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onder- of overschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan het Dagelijks Bestuur aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten of baten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

  • 5. Begrotingswijzigingen worden via het Dagelijks Bestuur door het Algemeen Bestuur aan de raden van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen aangeboden om de raden de gelegenheid te geven een zienswijze in te dienen. Bij de aanbieding aan de raden wordt richting de raden inzichtelijk gemaakt, welk effect de voorgenomen begrotingswijzigingen hebben op de begrotingen van de gemeenten zelf. Na behandeling in de raden stelt het Algemeen Bestuur de begrotingswijzigingen vast.

  • 6. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

De werkmaatschappij 8KTD rapporteert ten behoeve van vier tussentijdse rapportages in april, juni/juli, oktober en december van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen over het lopende boekjaar.

Artikel 7. Informatieplicht

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur over relevante besluiten van het Dagelijks Bestuur, als het onderwerp dat wenselijk maakt.

Artikel 8 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de werkmaatschappij 8KTD bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het Dagelijks Bestuur een aanpassing nodig acht, doet zij een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 9. Rapportage

  • 1. Het Algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

  • 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteer het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over afwijkingen van de totale lasten van de werkmaatschappij, inclusief de dotaties aan de reserves. De verantwoordingstoleranties die hiervoor gelden zijn vastgelegd in het Interne Controleplan en contoleprotocol

  • 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen nader toegelicht. De rapportagegrens is vastgelegd in het Interne Controleplan en controle protocol.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

  • 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 2. Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur jaarlijks een normenkader rechtmatigheid aan ter vaststelling. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11 Begrotingscriterium

  • 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

  • 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

  • 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

    • a.

      Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

    • b.

      Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

    • c.

      De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage

    • d.

      Het Algemeen best via een raadsinformatiebrief door Burgemeester en wethouders actief geïnformeerd als autorisatie via de tussentijdse rapportage niet meer mogelijk is.

  • 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Bij gebleken behoefte wordt voor de werkmaatschappij 8KTD een Nota waardering en afschrijving vaste activa opgesteld, vast te stellen door het Algemeen Bestuur van de werkmaatschappij 8KTD.

  • 2. In het geval de werkmaatschappij 8KTD beschikt over een vastgestelde Nota waardering en afschrijving vaste activa beoordeelt het Dagelijks Bestuur aan het begin van elke bestuursperiode of het wenselijk is de Nota waardering en afschrijving vaste activa aan te passen en biedt bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerde Nota waardering en afschrijving vaste activa aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

  • 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur beoordeelt aan het begin van elke bestuursperiode samen met het college van de gemeente Tytsjerksteradiel en het college van de gemeente Achtkarspelen of het wenselijk is de Nota reserves en voorzieningen aan te passen en biedt bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

  • 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

    • a.

      het specifieke doel van de reserve;

    • b.

      de voeding van de reserve;

    • c.

      de maximale hoogte van de reserve; en

    • d.

      de maximale looptijd.

  • 4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd, dan wel komt het college met een voorstel aan de raad om de maximale looptijd aan te passen.

Artikel 15. Kostprijsberekening

Niet van toepassing

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

  • 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de werkmaatschappij 8KTD aan overheidsbedrijven en derden waarbij de werkmaatschappij 8KTD in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

  • 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de werkmaatschappij 8KTD aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

  • 3. Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

    • a.

      leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

    • b.

      een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

    • c.

      een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

    • d.

      een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 17. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Niet van toepassing

Artikel 18. Financieringsfunctie

  • 1. Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de bepalingen van het vigerend treasurystatuut in acht.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur beoordeelt aan het begin van elke bestuursperiode samen met het college van de gemeente Tytsjerksteradiel en het college van de gemeente Achtkarspelen of het wenselijk is het treasurystatuut aan te passen en biedt bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerd treasurystatuut aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 19. Paragrafen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de paragrafen op die verplicht zijn op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 20. Onderhoud kapitaalgoederen

Niet van toepassing.

Artikel 21. Grondbeleid

Niet van toepassing

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 22. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de werkmaatschappij 8KTD als geheel en in de programma’s en de teams;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie van de werkmaatschappij 8KTD en een eenduidig toewijzing van de taken van de werkmaatschappij 8KTD aan de teams;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de werkmaatschappij 8KTD, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

  • h.

    het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst

Artikel 24. Interne controle

Het Dagelijks bestuur zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording die wordt opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarnaast informeert het Dagelijks bestuur het Algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 25. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening werkmaatschappij 8KTD 2022 wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van 2021.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening werkmaatschappij 8KTD 2023

Ondertekening

Algemene toelichting

Op grond van een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen is als openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid in de zin van artikel 8, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de “Werkmaatschappij 8KTD” opgericht. Ingevolge de Gemeentewet moet de werkmaatschappij 8KTD over een financiële verordening beschikken. Deze financiële verordening is een aanvulling op wat al in de gemeenschappelijke regeling is bepaald en moet in die zin dan ook worden gelezen.

In 2017 is bij de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen en bij de door deze gemeenten opgerichte werkmaatschappij 8KTD een traject gestart om de relevante Planning & Control documenten voor deze drie organisaties gelijkvormiger op te zetten en in te richten. Dit traject heeft geleid tot een aantal besluiten van de gemeenteraden van beide gemeenten en het Algemeen Bestuur van de werkmaatschappij:

  • •

    Met ingang van de programmabegrotingen 2018 worden de programmabegrotingen voor de drie organisaties opgebouwd conform de indeling en de volgorde van het BBV, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, en sluit de programma – indeling van de programmabegrotingen aan bij de hoofdstukindeling van de taakvelden van het BBV. Met deze besluiten is bereikt dat de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen en de werkmaatschappij met dezelfde opbouw en programma – indeling zijn gaan werken. Dit bevordert de overzichtelijkheid, toegankelijkheid en de onderlinge vergelijkbaarheid van de begroting en de jaarstukken en versterkt de efficiency met betrekking tot de voorbereiding van de begroting en de jaarstukken.

  • •

    De Planning & Control documenten bij beide gemeenten worden grotendeels op dezelfde manier ingericht. Kleine verschillen blijven nog bestaan bij de inrichting van de Planning & Control cyclus en het integreren van de rapportages over het Sociaal Domein in de reguliere Planning & Control cyclus.

Om de resultaten van dit traject in de financiële verordeningen te verankeren zijn de financiële verordeningen van beide gemeenten gewijzigd en heeft de werkmaatschappij 8KTD een nieuwe financiële verordening vastgesteld. De financiële verordeningen zijn verder geactualiseerd en aangepast aan de eisen die door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) worden gesteld.

Uit een oogpunt van uniformiteit en onderlinge vergelijkbaarheid kennen de financiële verordeningen van de twee gemeenten en van de werkmaatschappij 8KTD voortaan dezelfde artikelnummering.

In de accountantscommissie van Tytsjerksteradiel van 4 februari 2021 en de controlecommissie van Achtkarspelen van 11 februari 2021 is op basis van het memo ”Harmonisatie P&C-cyclus” gesproken over het harmoniseren van de processen rondom tussentijdse informatievoorziening aan de raad in een compactere vorm, maar zonder verlies aan informatie. Beide commissies kunnen zich vinden in het voorstel, dat er viermaal per jaar een informatiemoment met begrotingswijzigingen in april, juni/juli, oktober en december ter vaststelling aan de raden wordt aangeboden. Dit draagt bij aan het efficiënt werken binnen de organisaties en voorziet in de behoefte aan nadere harmonisatie in verband met de samenloop van de ontwikkelingen voor de drie organisaties. Naast de begrotingswijzigingen bevatten de vier tussentijdse rapportages een paragraaf ‘Overige (relevante) ontwikkelingen’. De invulling van deze paragraaf dient ontwikkelingen in brede zin te raken. Voorbeelden van onderwerpen (niet uitputtend) zijn:

  • -

    Ontwikkeling Personeelskosten

  • -

    Ontwikkeling Sociaal Domein

  • -

    Specifieke ontwikkelingen (b.v. Corona ontwikkelingen)

  • -

    Ombuigingen

  • -

    Voortgang verbetermonitor

  • -

    Mutaties reserves

Om hieraan te kunnen voldoen moet de financiële verordening 2020 worden aangepast. Dit betreft vooral de wijziging van artikel 6. In 2021 is vooruitlopend op de vaststelling van de financiële verordening al invulling gegeven aan de nieuwe werkwijze voor de drie organisaties op basis van de vier tussentijdse rapportagemomenten. Vanaf het rapportagemoment in oktober 2021 maakt de tussentijdse rapportage van de WM8KTD integraal onderdeel uit van de tussentijdse rapportage per gemeente.

Toelichting op de artikelen

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Het begrip administratie is gedefinieerd ten behoeve van artikel 18 van de verordening.

Het begrip team is gedefinieerd ten behoeve van de artikelen 18 en 19 van de verordening. Voor team kan ook worden gelezen “eenheid” of “afdeling”.

Tot slot is het begrip overheidsbedrijf gedefinieerd om in artikel 12 van de verordening nadere invulling te kunnen geven aan de verplichtingen die volgen uit de Mededingingswet voor het vaststellen van de hoogte van prijzen.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De programma - indeling en de toewijzing van de taakvelden aan de programma’s worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld op voorstel van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting en de jaarstukken.Het artikel schrijft voor dat in de begroting onder de programma’s minimaal op programmaniveau de baten en lasten worden weergegeven en in de jaarstukken onder de programma’s minimaal op programmaniveau de gerealiseerde baten en lasten. Dit is conform het BBV. Teneinde de overzichtelijkheid en toegankelijkheid te bevorderen, is met de gemeenteraden van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel en met het Algemeen Bestuur van de werkmaatschappij 8KTD afgesproken dat ter aanvulling op de verplichtingen van het BBV met ingang van de programmabegrotingen 2018 en de jaarstukken 2018 van de twee gemeenten en van de werkmaatschappij 8KTD per programma niet alleen op programmaniveau, maar ook op taakveldniveau de raming van de baten en lasten c.q. de gerealiseerde baten en lasten worden weergegeven. Deze aanvullende werkwijze hoeft niet in deze verordening te worden vastgelegd.

In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen, dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten mogelijk te maken. Bij investeringen moet ook worden gedacht aan grondexploitaties.

In het derde lid wordt voor de jaarrekening het inzicht in de uitputting van investeringskredieten geregeld.

Artikel 4. Kaders begroting

Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting. Het eerste lid van het artikel bepaalt, dat het Dagelijks Bestuur voor 1 februari van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar de kaders en uitgangspunten voor de (concept)begroting aanbiedt aan de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel.

De werkmaatschappij 8KTD baseert vervolgens de ontwerpbegroting op deze kaders en uitgangspunten.

Gelet op artikel 8 van het BBV wordt in het tweede lid van dit artikel bepaald dat het bedrag voor onvoorzien moet worden opgenomen in de begroting.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Dit artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten.

In het tweede lid is opgenomen dat het Algemeen Bestuur binnen een programma een activiteit als prioriteit kan bestempelen, waarvoor hij apart de baten en lasten wil autoriseren.

Het Dagelijks Bestuur dient dreigende over- of onderschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onder- of overschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het Algemeen Bestuur te melden, zodat het Algemeen Bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Uiteraard gaat het hier om over- en onderschrijdingen van enig financieel belang. Van belang is dat begrotingswijzigingen via het Dagelijks Bestuur door het Algemeen Bestuur aan de raden van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen worden aangeboden om de raden de gelegenheid te geven een zienswijze in te dienen. Bij de aanbieding aan de raden wordt richting de raden inzichtelijk gemaakt, welk effect de voorgenomen begrotingswijzigingen hebben op de begrotingen van de gemeenten zelf. Na behandeling in de raden stelt het Algemeen Bestuur de begrotingswijzigingen vast. Het is dan verder aan de twee gemeenten om eventuele effecten in hun begrotingen te verwerken.

De bepalingen over de investeringen zijn alleen van toepassing, wanneer de werkmaatschappij 8KTD zelf tot investeringen mocht overgaan.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

In dit artikel is bepaald dat de werkmaatschappij 8KTD rapporteert ten behoeve van de vier tussentijdse rapportages van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen.

Artikel 7. Informatieplicht

In dit artikel is de informatieplicht van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur vastgelegd over (politiek) relevante besluiten van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 8. EMU-saldo

Voor gemeenten is in de Wet houdbare overheidsfinanciën vastgelegd, dat ze een aandeel hebben in het plafond voor het totale EMU-tekort van Nederland. Wordt dit gemeentelijk aandeel in het EMUtekort door de gezamenlijke gemeenten overschreden, dan kan dat tot een correctieve maatregel van het Rijk leiden of tot een boete uit Europa die naar gemeenten wordt door vertaald. Maar het kan ook zijn, dat de overschrijding niet tot aanvullend beleid van het Rijk of Europa leidt.

Gemeenten (dit geldt ook voor de gemeenschappelijke regeling) krijgen in het voorjaar van het Rijk bericht of het gemeentelijk aandeel in het nationale toegestane EMU-tekort met de lopende begroting dreigt te worden overschreden. Ook wordt dan duidelijk of daarop actie van gemeenten (en dus ook van de gemeenschappelijke regeling) gewenst is. Pas als dit laatste het geval is, moeten gemeenten (en daarmee ook de gemeenschappelijke regeling) met een individueel EMU-saldo hoger dan de gemeentelijke EMU-referentiewaarde hun begroting neerwaarts bijstellen om de overschrijding van het collectieve aandeel ongedaan te maken.

In het artikel is opgenomen, dat het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur informeert als de gemeenschappelijke regeling “Werkmaatschappij 8KTD” van het Rijk een bericht heeft ontvangen dat het toegestane EMU-tekort voor de gemeenten (en dus ook voor de gemeenschappelijke regeling) dreigt te worden overschreden. Als daarop actie nodig is van de werkmaatschappij 8KTD, doet het Dagelijks Bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

In dit artikel wordt de mogelijk gecreëerd dat voor de werkmaatschappij 8KTD een Nota waarderingen afschrijving vaste activa wordt opgesteld, vast te stellen door het Algemeen Bestuur van de werkmaatschappij 8KTD.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Met de wijziging van het BBV met ingang van 2017 moeten de overheadkosten apart worden verantwoord. Daarom is het noodzakelijk geworden kostprijzen van rechten en heffingen en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, extracomptabel te onderbouwen. Daarmee vervalt ook de noodzaak de rentevergoeding over reserves en voorzieningen in de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening aan de taakvelden toe te rekenen. Het eerste lid bepaalt daarom, dat voor de toerekening van rentelasten en rentebaten in de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening aan de taakvelden geen rentevergoeding over reserves en voorzieningen wordt meegenomen.

Voor de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen en voor de werkmaatschappij 8KTD is een gezamenlijke Nota reserves en voorzieningenbeleid opgesteld. Het tweede lid bepaalt dat het Dagelijks Bestuur aan het begin van elke bestuursperiode samen met het college van Tytsjerksteradiel en het college van de gemeente Achtkarspelen beoordeelt of het wenselijk is de Nota reserves en voorzieningenbeleid aan te passen en bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerde Nota reserves en voorzieningenbeleid aan het Algemeen Bestuur aanbiedt ter vaststelling. In de Nota reserves en voorzieningenbeleid stelt het Algemeen Bestuur de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen.

Dat er voor een efficiënte bedrijfsvoering binnen de werkmaatschappij ook behoefte bestaat aan het gebruik (kunnen) maken van eigen reserves en voorzieningen ligt voor de hand.

Het is wel van belang om hiervoor uitgangspunten en randvoorwaarden te definiëren om daarmee vooraf een kader mee te geven dat is vastgesteld door de afzonderlijke gemeenteraden.

De te hanteren uitgangspunten en randvoorwaarden zijn de volgende:

  • •

    Reserves en voorzieningen die nodig zijn voor de reguliere bedrijfsvoering van de werkmaatschappij worden op voorstel van het DB door het AB ingesteld en toegevoegd aan de jaarlijkse meerjarenbegroting;

  • •

    Per reserve en voorziening wordt in de aan de gemeenteraden en het AB van de werkmaatschappij aan te bieden jaarstukken aangegeven met welk doel en voor welke termijn en met welk volume deze nodig zijn.

Omdat de werkmaatschappij is bedoeld als een uitvoerend verlengstuk van de beide gemeenten en omdat het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur wordt gevormd vanuit de bestuurders van de gemeenten is er geen grond voor het kiezen voor een eigen algemene reserve voor de werkmaatschappij. Daarmee wordt een extra beslag op publieke middelen gelegd terwijl de eindverantwoordelijkheid voor tekorten/overschotten in alle gevallen bij de beide gemeenten blijft.

Daarnaast is een eigen vermogen c.q. een algemene reserve voor de werkmaatschappij niet nodig, omdat de exploitatie van de werkmaatschappij jaarlijks wordt afgesloten met de verrekening van het exploitatiesaldo (voor- of nadelig) met de deelnemende gemeenten.

Artikel 11. Kostprijsberekening

De werkmaatschappij 8KTD brengt geen rechten, heffingen, belastingen en prijzen aan derden in rekening. Daarom is het niet nodig hier bepalingen over de kostprijsberekening op te nemen.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

Als de werkmaatschappij 8KTD goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreffen. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee de werkmaatschappij 8KTD in concurrentie met andere ondernemingen treedt.

Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in, dat ten minste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.

Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van het Algemeen Bestuur het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het besluit van het Algemeen Bestuur moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en moet open staan voor bezwaar en beroep overeenkomstig hetgeen hierover is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht.

Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het derde lid opgesomd.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

De werkmaatschappij 8KTD brengt geen rechten, heffingen, belastingen en prijzen aan derden in rekening. Daarom is het niet nodig hier bepalingen over de kostprijsberekening op te nemen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening van de gemeente in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 14 sluit hierbij aan door te verwijzen naar het vigerend treasurystatuut.

Voor de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen en voor de werkmaatschappij 8KTD is een gezamenlijk treasurystatuut opgesteld. Het tweede lid bepaalt dat het Dagelijks Bestuur aan het begin van elke bestuursperiode samen met de colleges van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel beoordeelt of het wenselijk is het treasurystatuut aan te passen en bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerd treasurystatuut aan het Algemeen Bestuur aanbiedt ter vaststelling. Daarnaast moeten de wettelijke bepalingen, zoals artikel 2 van de Wet fido, in acht worden genomen.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 15.

Het BBV geeft in de artikelen 16 tot en met 21 voor de gemeenten aan wat er in de paragrafen lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid ten minste moet staan. Niet al deze paragrafen zijn op de werkmaatschappij 8KTD van toepassing. In de begroting van de werkmaatschappij 8KTD worden alleen die paragrafen opgenomen die voor de werkmaatschappij 8KTD gelden.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

De werkmaatschappij 8KTD kent niet de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen of gebouwen.

Artikel 12 van het BBV is dan ook niet van toepassing.

Voor de kapitaalgoederen waar de werkmaatschappij 8KTD wel beschikt, worden beheerplannen opgesteld.

Artikel 17. Grondbeleid

Het grondbeleid is niet een aangelegenheid waar de werkmaatschappij 8KTD (voor een deel) mee belast is.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 18. Administratie

Onder dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging ervan moeten voldoen.

Artikel 19. Financiële organisatie

Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het Dagelijks Bestuur op hiervoor zorg te dragen.

Artikel 20. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de rekening van de werkmaatschappij 8KTD een getrouw beeld geeft van de financiën van de werkmaatschappij 8KTD en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Artikel 17 draagt het Dagelijks Bestuur op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de werkmaatschappij 8KTD zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t en later.

De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 21 een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

De financiële verordening moet worden gepubliceerd en moet worden toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten van Fryslân.