Verordening van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over financieel beleid en beheer 2024 (Financiële verordening gemeente Zutphen 2024)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  administratie: het stelsel van organisatorische maatregelen (checks and balances) gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie en de transparante informatieverzorging;

• b.

  BBV: het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• c.

  begroting: begroting of programmabegroting, zoals bedoeld in artikel 189 Gemeentewet;

• d.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• e.

  doelmatigheid: het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen de gewenste prestaties, maatschappelijke effecten of doelen te realiseren;

• f.

  doeltreffendheid: de mate waarin, uitgaande van de beschikbare middelen, de gewenste prestaties en daarmee beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• g.

  fouten: rechtmatigheidsfouten bij financiële beheershandelingen waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd;

• h.

  jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag zoals bedoeld in artikel 197 Gemeentewet;

• i.

  onduidelijkheden: als in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording onduidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld;

• j.

  periodiek: als de noodzaak of de behoefte bestaat;

• k.

  rapportagegrens: het bedrag waar boven fouten en onduidelijkheden nader moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering;

• l.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting, de wettelijke regelingen, de gemeentelijke verordeningen en de besluitvorming van raad, college en burgemeester;

• m.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• n.

  verantwoordingsgrens: het bedrag waarboven fouten en onduidelijkheden opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 2 Begroting

• 1.

  De raad kan met ingang van het eerstvolgende begrotingsjaar na aanvang van iedere raadsperiode een nieuwe programma-indeling voor die raadsperiode vaststellen.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren zoals opgenomen in het BBV.

• 3.

  De raad kan met ingang van het eerstvolgende begrotingsjaar na aanvang van iedere raadsperiode vaststellen over welke onderwerpen hij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 4.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma, het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en de post voor onvoorzien.

• 5.

  De raad geeft bij de begrotingsbehandeling aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 6.

  In de begroting worden van de nieuwe investeringen het investeringskrediet en de meerjarenraming van de kapitaallasten weergegeven.

• 7.

  De meerjarenbegroting is structureel sluitend.

• 8.

  Structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Een uitzondering hierop wordt gevormd door onttrekkingen uit de reserves bestemd voor kapitaallasten en door onttrekkingen uit egalisatiereserves.

• 9.

  Bij het aanbieden van de begroting rapporteert het college aan de raad over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de adviezen van de auditcommissie.

• 10.

  Op voorstel van het college kan de raad besluiten de opbouw van de begroting op een andere manier vorm te geven.

Artikel 3 Kaders begroting

De raad stelt op voorstel van het college voor het zomerreces de kaders voor de begroting voor het komende jaar vast in de Voorjaarsnota.

Artikel 4 Uitvoering begroting

• 1.

  Het college waarborgt een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende realisatie van de bij de begroting geformuleerde doelen.

• 2.

  Het college draagt zorg voor het voorkomen van overschrijdingen van de begrote lasten of onderschrijdingen van de begrote baten.

• 3.

  Een in te dienen motie die leidt tot extra lasten of minder baten, moet door de indiener ervan zijn voorzien van een dekkingsvoorstel.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad minimaal twee keer per jaar door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting.

• 2.

  Het college informeert de raad minimaal twee keer per jaar door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de begroting.

• 3.

  Bij de bespreking van de bestuursrapportage in de raad doet het college, indien van toepassing, voorstellen aan de raad voor wijziging van de begroting, bijstelling van beleid of wijziging van investeringskredieten.

Artikel 6 Jaarstukken

• 1.

  In de jaarstukken geeft het college per programma tenminste aan welke doelen zijn bereikt en welke niet, welke prestaties hiervoor zijn geleverd en de baten en lasten per programma.

• 2.

  In de jaarstukken worden de geautoriseerde investeringskredieten en de uitputting van de investeringskredieten weergegeven.

• 3.

  Het college rapporteert in de jaarstukken over de wijze waarop is omgegaan met door de raad aangenomen moties.

• 4.

  Incidentele budgetten kunnen overgeheveld worden naar het volgende begrotingsjaar als activiteiten behorend bij een budget niet of niet volledig tot uitvoering zijn gekomen in het begrotingsjaar en als de beleidsinhoudelijke noodzaak tot uitvoering nog steeds aanwezig is en als uitvoering van de activiteiten in het volgende begrotingsjaar reëel is.

• 5.

  Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar. Het college biedt dit voorstel uiterlijk in december van het betreffende jaar aan de raad aan.

• 6.

  In de eerste begrotingswijziging van het volgende begrotingsjaar wordt de raad voorgesteld om de op grond van het vijfde lid overgehevelde budgetten toe te voegen aan de begroting.

• 7.

  Ten behoeve van toetsing van doelmatigheid en doeltreffendheid van het vastgestelde beleid draagt het college zorg voor het vastleggen van gegevens over maatschappelijke effecten en de wijze waarop die gerealiseerd worden.

Artikel 7 EMU-saldo

• 1.

  Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de investeringen nodig is.

• 2.

  Als het college een aanpassing nodig acht, doet het een voorstel daartoe aan de raad.

Artikel 8 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over fouten en onduidelijkheden met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde fouten en onduidelijkheden groter dan € 50.000,00 nader toegelicht.

Artikel 9 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 2, vierde lid.

• 3.

  Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b.

    er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c.

    er is sprake van een overschrijding waarover de raad geïnformeerd is in een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 12 Nota financieel beleid

Het college biedt de raad periodiek een nota financieel beleid ter vaststelling aan. Deze nota bevat het beleid over de volgende onderwerpen:

• a.

  reserves en voorzieningen;

• b.

  rentebeleid;

• c.

  activa, waardering en afschrijven;

• d.

  weerstandsvermogen en risicomanagement;

• e.

  leningen, borg- en garantstellingen;

• f.

  beleidsuitgangspunten.

Artikel 13 Kostprijsberekening en overhead

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen uit voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rioolheffing en afvalstoffenheffing, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  De indirecte kosten bestaan uit de overheadkosten en de renteomslag.

• 4.

  De overheadkosten worden berekend op basis van een procentuele verhouding tussen de totale geraamde loonsom en de aan het betreffende taakveld toegerekende loonkosten.

Artikel 14 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken waarbij de gemeente met de bijbehorende activiteiten in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen, borg- of garantstellingen brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening, borg of garantie wordt gemotiveerd.

Artikel 15 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 16 Financieringsfunctie

Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door de raad vastgesteld treasurystatuut. Het beleid dat volgt uit het treasurystatuut wordt jaarlijks op een transparante wijze gespecificeerd in de paragraaf financiering van de begroting en het jaarverslag.

Artikel 17 Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt de raad periodiek een nota grondbeleid ter vaststelling aan. Deze nota heeft als doel op hoofdlijnen vast te leggen op welke wijze de gemeente de komende jaren doelgericht opereert op de grondmarkt.

• 2.

  Het college biedt de raad periodiek een nota grondprijsbeleid ter vaststelling aan. Deze nota geeft het beleidskader voor de wijze waarop de gemeentelijke gronduitgifteprijzen worden bepaald.

• 3.

  Het college biedt de raad minimaal één maal per jaar een ‘Meerjaren Prognose Grondexploitaties’ ter vaststelling aan. De ‘Meerjaren Prognose Grondexploitaties’ geeft informatie over:

  • a.

    de actuele voortgang en verwachte financiële resultaten van de grondexploitaties;

  • b.

    ontwikkelingen in het afgelopen jaar en verwachtingen voor de komende jaren;

  • c.

    de ingeschatte risico’s;

  • d.

    de omvang van de reserves en voorzieningen voor de grondexploitaties.

• 4.

  Een voorziening voor een verliesgevende grondexploitatie wordt gewaardeerd tegen eindwaarde.

• 5.

  Kosten van bovenwijkse voorzieningen worden ingebracht als kosten in de grondexploitatie.

Artikel 18 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie als geheel en in de teams;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en overeenkomsten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19 Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaat, volmacht, machtiging en opdracht voor het aangaan van financiële verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de intern te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20 Interne controle

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 21 Hardheidsclausule

De raad en het college kunnen één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van het financieel beleid, het financieel beheer of de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 22 Intrekking oude regeling

De Financiële verordening gemeente Zutphen 2019, zoals vastgesteld bij besluit van 16 december 2019, wordt ingetrokken.

Artikel 23 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening gemeente Zutphen 2024.