Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Geldend van 03-04-2024 t/m heden

Intitulé

Verordening op de raadscommissies Veenendaal

De raad van de gemeente Veenendaal;

gelezen het voorstel van de agendacommissie van 25 februari 2024, nummer 2084768;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

Besluit

vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Veenendaal

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    agendacommissie: agendacommissie als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal;

  • b.

    beeldvormend: apolitieke fase waarin het verkrijgen van een goed beeld van het vraagstuk of onderwerp centraal staat;

  • c.

    commissiegriffier: griffier van een raadscommissie zijnde een medewerker van de griffie;

  • d.

    fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal inclusief de benoemde schaduw-raadsleden;

  • e.

    griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

  • f.

    lid: lid van een raadscommissie;

  • g.

    oordeelsvormend: fase waarin alle beschikbare informatie wordt overwogen en het vragen naar en geven van meningen centraal staat, opdat vervolgens kan worden gekomen tot een logisch, realistisch en gegrond besluit, conclusie of advies door de raad.

  • h.

    raadscommissie: de raadscommissie of een bijzondere raadscommissie;

  • i.

    raadsinformatiesysteem: digitale weergave van alle informatie van de raad en raadscommissie, zoals agenda’s, voorstellen, verslagen en besluiten, te raadplegen via de gemeentelijke website;

  • j.

    technische vragen: vragen van leden over feiten of om verduidelijking. Deze vragen hebben geen politieke lading, maar gaan over het ‘technisch’ verduidelijken van een ingediend voorstel;

  • k.

    vergadering: vergadering van een (bijzondere) raadscommissie.

  • l.

    voorzitter: voorzitter van een raadscommissie.

Artikel 2. Instelling raadscommissie

  • 1. De raad stelt een raadscommissie in.

  • 2. De raad kan een bijzondere raadscommissie instellen waarbij de raad in aanvulling op artikel 3 haar specifieke taak bepaalt en haar leden benoemt.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

  • a.

    brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

  • b.

    kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

  • c.

    voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling

De raadscommissie bestaat uit:

  • a.

    alle leden van de raad; en

  • b.

    alle benoemde schaduw-raadsleden.

Artikel 5. Benoeming schaduw-raadsleden

  • 1. Elke fractie, als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal, kan de raad voorstellen ten hoogste drie personen, die geen lid van de raad zijn, te benoemen tot schaduw-raadslid.

  • 2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid kunnen raadsleden die zich gedurende een raadsperiode hebben afgesplitst van een fractie, en die als een zelfstandige fractie gaan optreden, geen voorstel bij de raad doen voor het benoemen van schaduw-raadsleden gedurende die raadsperiode.

  • 3. De artikelen 10 tot en met 15 van de Gemeentewet zijn op deze schaduw-raadsleden van overeenkomstige toepassing.

  • 4. Voor benoeming tot schaduw-raadslid komen in aanmerking:

    • a.

      personen die voorkomen op een geldig verklaarde lijst van kandidaten voor de laatstgehouden raadsverkiezingen van de fractie die het schaduw-raadslid voordraagt ter benoeming; of

    • b.

      personen die in een gezamenlijk schrijven van het (plaatselijk) afdelingsbestuur en de fractievoorzitter van de desbetreffende partij dan wel fractie ter benoeming als schaduw-raadslid worden voorgedragen.

  • 5. Bij benoeming van schaduw-raadsleden onderzoekt de in artikel 5, eerste lid, van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal, bedoelde commissie de geloofsbrieven van de voor benoeming voorgedragen schaduw-raadsleden waarbij zij de artikelen 10, 11, 13 en 15 van de Gemeentewet betrekt.

  • 6. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven verslag uit aan de raad waarbij ook melding wordt gemaakt van een minderheidsstandpunt.

  • 7. Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de schaduw-raadsleden in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter van de raad, naar analogie van artikel 14 van de Gemeentewet de eed (verklaring en belofte) af.

Artikel 6. Zittingsduur

  • 1. De zittingsperiode van een lid eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. Een lid houdt op lid te zijn als deze geen (schaduw)raadslid meer is.

  • 3. De raad kan een schaduw-raadslid ontslaan op voorstel van de fractie die het schaduw-raadslid voor benoeming heeft voorgedragen.

  • 4. Een schaduw-raadslid kan te allen tijde ontslag nemen. Het schaduw-raadslid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

  • 5. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de schaduw-raadsleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 7. Voorzitter

  • 1. De door de raad benoemde raadsleden van de agendacommissie, zijn tevens voorzitter van de raadscommissie.

  • 2. De voorzitter neemt geen deel aan de beraadslagingen van de betreffende vergadering.

  • 3. De voorzitter is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering;

    • b.

      het handhaven van de orde;

    • c.

      het doen naleven van deze verordening;

    • d.

      hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

  • 4. De voorzitter kan zich tijdens de vergadering laten vervangen door een andere voorzitter voor 1 of meerdere agendapunten, mits de agendacommissie daarvoor voorafgaand aan de vergadering, toestemming heeft gegeven.

Artikel 8. Griffier en commissiegriffier

  • 1. De griffier voorziet in de ondersteuning van iedere raadscommissie door een medewerker van de griffie als commissiegriffier beschikbaar te stellen.

  • 2. Een commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

  • 3. De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Paragraaf 1. Tijdstip van oordeelsvormend vergaderen; voorbereidingen

Artikel 9. Vergaderfrequentie

  • 1. In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie plaats op dinsdag en donderdag conform een door de agendacommissie opgesteld vergaderschema.

  • 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de vergaderingen van de raadscommissie ook parallel plaatsvinden, indien de agendacommissie daartoe besluit.

  • 3. De vergaderingen beginnen om 19.30 uur en eindigen in beginsel om 23.00 uur en vinden in het gemeentehuis of op een plaats elders in de gemeente plaats.

Artikel 10. Oproep en agenda

  • 1. De voorzitter roept schriftelijk, bij voorkeur 14 dagen voor de vergadering, de leden op onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

  • 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden digitaal beschikbaar gesteld.

  • 3. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aanvullende agendapunten aan de voorlopige agenda toevoegen.

  • 4. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de raadscommissie of de voorzitter kan de commissie bij vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen, onderwerpen van de agenda afvoeren of de volgorde van behandeling wijzigen.

  • 5. Als leden een onderwerp willen agenderen dat een breder gevoerd gesprek nodig maakt, dan kunnen zij, via de griffier, een gemotiveerd verzoek indienen bij de agendacommissie waarbij het verzoek in ieder geval aan de volgende randvoorwaarden voldoet:

    • a.

      het verzoek is voorzien van een heldere motivering en doel van het gesprek;

    • b.

      er wordt duidelijk omschreven welke primaire discussiepunten er in het gesprek voor liggen;

    • c.

      er is een inhoudelijk stuk/achtergrondinformatie of in ieder geval voldoende informatie beschikbaar op basis waarvan het gesprek gevoerd kan worden;.

    • d.

      het verzoek geeft aan welk behandelproces de verzoeker bij de behandeling van het voorstel voor ogen heeft; en

    • e.

      tenminste één lid van een andere fractie ondersteunt het verzoek.

  • 6. Voorafgaand aan het indienen van een agenderingsverzoek kan een lid, indien gewenst, gebruikmaken van de mogelijkheid om het verzoek toe te lichten op een beeldvormende vergadering.

  • 7. De agendacommissie besluit wanneer het verzoek in welke vergadering op de agenda geplaatst wordt. De griffier informeert het indienende lid over dit besluit.

Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken

  • 1. De in artikel 10 bedoelde stukken liggen bij de griffie ter inzage.

  • 2. Digitaal beschikbare stukken worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

  • 3. Als na het verzenden van de oproep stukken beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

  • 4. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste tot en met het derde lid onder berusting van de griffier en wordt in het raadsinformatiesysteem zodanig geplaatst dat alleen (raads)leden deze informatie kunnen raadplegen.

Paragraaf 2. Orde van de oordeelsvormende vergadering

Artikel 12. Presentielijst

  • 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van de leden die deelnemen aan de vergadering.

  • 2. Bij een raadscommissie kunnen per agendapunt maximaal twee leden per fractie aan de vergadering deelnemen.

  • 3. Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de voorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

  • 4. Vinden parallelle vergaderingen plaats op eenzelfde moment, dan worden deze vergaderingen als één vergadering gezien.

Artikel 13. Opening vergadering en quorum

  • 1. Een vergadering wordt niet geopend, voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is.

  • 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

  • 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 14. Spreekrecht

  • 1. Er mag worden ingesproken. Insprekers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.

  • 2. De in lid 1 bedoelde insprekers kunnen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten, tenzij de raadscommissie anders beslist, het woord voeren.

  • 3. Elke inspreker heeft maximaal 3 minuten spreektijd.

  • 4. Het woord kan niet gevoerd worden over:

    • a.

      een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

    • c.

      een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

    • d.

      de besluitenlijst of de actieve en passieve informatieplicht.

  • 5. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit zo spoedig mogelijk maar in ieder geval voor 16.00 uur op de dag van de betreffende vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van: naam, adres, telefoonnummer en het onderwerp.

  • 6. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

  • 7. De inspreker voert het woord bij het begin van de behandeling van het agendapunt, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden toestaan aan de inspreker een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen de inspreker en de leden en de inspreker neemt niet deel aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekregels

  • 1. Aanwezigen spreken vanaf hun plaats of vanaf het sprekersgestoelte en richten zich tot de voorzitter.

  • 2. Aanwezigen voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

  • 3. Per onderwerp is er in de regel één woordvoerder per fractie.

Artikel 16. Aantal spreektermijnen

  • 1. De beraadslaging over een onderwerp of een voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

  • 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 17. Spreektijd

  • 1. De agendacommissie kan bij het opstellen van de voorlopige agenda van de vergadering de totale spreektijd per agendapunt bepalen.

  • 2. De onder 1 genoemde spreektijd geldt voor alle aanwezigen.

Artikel 18. Voorstellen van orde

  • 1. De voorzitter en ieder lid kan tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort wordt toegelicht.

  • 2. Een voorstel van orde betreft uitsluitend de orde van de vergadering.

  • 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond, waarbij geldt dat bij het staken van de stemmen het voorstel niet is aangenomen.

Artikel 19. Handhaving orde; schorsing

  • 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt de spreker aan het in acht nemen van deze verordening te herinneren;

    • b.

      een lid de spreker interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interruptie zijn betoog zal afronden.

  • 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde agendapunt, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt de spreker door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter de spreker gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige agendapunt het woord ontzeggen.

  • 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 20. Beraadslaging

  • 1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een geagendeerd onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2. Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de raadscommissie besluiten de beraadslaging voor een door de voorzitter te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

  • 3. Ten behoeve van de beraadslaging in de commissie kunnen leden voor de vergadering technische vragen indienen via de griffier opdat deze tijdens de vergadering zo min mogelijk worden gesteld. De voorzitter ziet hierop toe.

Artikel 21. Deelname aan de beraadslaging door anderen

  • 1. In een raadscommissie kunnen anderen dan de in de vergadering aanwezige leden, de wethouders, de burgemeester en de secretaris deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2. Daartoe kunnen de voorzitter, leden dan wel de agendacommissie voorstellen doen.

  • 3. De commissie beslist daarover bij het vaststellen van de agenda.

Artikel 22. Advies

  • 1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2. Nadat de beraadslaging over een onderwerp of voorstel is gesloten, formuleert de voorzitter een advies waarin het volgende wordt verwoord:

    • a.

      een samenvatting van de gevoerde discussie en eventuele standpunten;

    • b.

      of leden moties en amendementen aankondigen;

    • c.

      of een voorstel hamerstuk, bespreekstuk of niet behandelrijp is;

    • d.

      of er stemverklaringen worden afgegeven.

  • 3. Het advies van de raadscommissie bevat de standpunten van alle fracties.

Artikel 23. Besluitenlijst

  • 1. De commissiegriffier draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst van de vergadering, zo spoedig mogelijk na de vergadering, openbaar gemaakt door plaatsing in het raadsinformatiesysteem.

  • 3. De besluitenlijst bevat:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de ter vergadering aanwezige leden, de burgemeester, de wethouders en anderen die het woord gevoerd hebben;

    • b.

      een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      het advies van de commissie aan de raad over een onderwerp of voorstel;

    • d.

      de toezeggingen;

    • e.

      een overzicht van insprekers met, indien beschikbaar, als bijlage hun inspreektekst.

  • 4. Bij het begin van de vergadering wordt, indien mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

  • 5. De leden, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en anderen hebben het recht een voorstel tot verandering van een weergave in het verslag van de bijdrage aan de vergadering, aan de raadscommissie te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is.

  • 6. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 24. Geluids- en beeldopname van de vergadering

  • 1. De vergaderingen worden digitaal in beeld en geluid vastgelegd.

  • 2. De beeld- en geluidopnames van de vergaderingen zijn digitaal via het raadsinformatiesysteem toegankelijk.

Paragraaf 3. Beeldvormende vergaderingen van de raadscommissie

Artikel 25. Andere vergaderingen raadscommissie

  • 1. De agendacommissie kan, eventueel op voorstel van derden, naast de vergaderingen bedoeld in artikel 8, andere vergaderingen van de raadscommissie beleggen die in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad of het overleg met het college of de burgemeester.

  • 2. Bij het beleggen van deze andere vergaderingen kan worden afgeweken van het gestelde in hoofdstuk 1 en in dit hoofdstuk.

Hoofdstuk 3 Besloten vergadering

Artikel 26. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

  • 1. Op een besloten vergadering is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

  • 2. Van besloten vergaderingen worden geen geluids- en beeldopnamen gemaakt, als bedoeld in artikel 24.

Artikel 27. Besluitenlijst besloten vergadering

  • 1. De conceptbesluitenlijst van een besloten vergadering wordt niet verspreid, maar berust bij de griffier en wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst zodanig dat alleen (raads)leden deze informatie kunnen raadplegen.

  • 2. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de vastgestelde besluitenlijst.

  • 3. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 28. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 4 Toehoorders en pers

Artikel 29. Toehoorders en pers

  • 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

  • 4. De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 30. Geluid- en beeldregistratie door toehoorders en pers

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 31. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 32. Intrekking oude verordening

De door de raad op 22 september 2016 vastgestelde ‘Verordening op de raadscommissies Veenendaal 2016’ wordt ingetrokken.

Artikel 33. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking een dag na publicatie.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de raadscommissies Veenendaal’.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van 21 maart 2024,

Peter van Vugt,

griffier

Gert-Jan Kats,

voorzitter

Toelichting behorende bij de Verordening op de raadscommissie Veenendaal

Artikelsgewijs

Artikel 1. Begripsbepalingen

Aan de begripsbepalingen zijn een aantal begrippen toegevoegd die om verduidelijking vragen.

Onder j is omschreven wat technische vragen zijn. Het gaat hierbij om ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 33 van de Gemeentewet en zoals uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt o.a. tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. Het kan dan gaan om raadsvoorstellen, consultatiememo’s, startnotities en dergelijke. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan, met dien verstande dat deze taken adviserend van karakter zijn.

Hoewel het politieke debat in de raad plaatsvindt en daar uiteindelijk de politieke meningsverschillen worden besproken en beslecht, kan in de oordeelsvormende commissie eveneens een politieke bespreking plaatsvinden. Deze bespreking kan opleveren waarom een stuk een hamer- of bespreekstuk is.

Artikel 4. Samenstelling

Ten opzichte van de vorige verordening is de tekst vereenvoudigd waarbij is aangegeven uit welke leden de commissie bestaat. De verordening geeft aan dat raadsleden en benoemde schaduw-raadsleden lid zijn van de commissie. Het benoemen van schaduw-raadsleden is verder uitgewerkt in artikel 5.

Artikel 5. Benoeming schaduw-raadsleden

Ten opzichte van de vorige verordening zijn op hoofdlijnen twee punten toegevoegd voor wat betreft de benoeming van schaduw-raadsleden. In de eerste plaats is een regeling opgenomen dat ook personen die niet op een recente kandidatenlijst vermeld worden, kunnen worden benoemd tot schaduw-raadslid. Die regeling heeft haar weerslag gekregen lid 3, sub b. Zij maakt het mogelijk dat een talentvol persoon die niet op de kandidatenlijst staat, niet de kandidatenlijst van de volgende raadsverkiezingen hoeft af te wachten, maar eerder voor benoeming in aanmerking kan komen. Het afdelingsbestuur en de fractievoorzitter moeten daartoe dan de voordracht doen. Een kandidatenlijst wordt normaal gesproken onder verantwoordelijkheid van een afdelingsbestuur opgesteld. Door het afdelingsbestuur een rol te geven bij het voordragen van een persoon die niet op de kandidatenlijst staat, wordt die verantwoordelijkheid recht gedaan.

Mocht in dit verband door een fractie een kandidaat worden voorgedragen die op de kandidatenlijst van een andere partij/fractie heeft gestaan, dan zal in het gezamenlijk schrijven van afdelingsbestuur en fractie dit punt ook een plek krijgen in de motivatie van de voordracht.

Wanneer een raadslid breekt met een fractie en verder gaat als groep, zal een partijbestuur zoals dat functioneert bij de in de raad vertegenwoordigde partijen, ontbreken. Dan is het op grond van deze regeling niet mogelijk om schaduw-raadsleden voor te dragen. Om dit nader te expliciteren is dit nader omschreven in lid 2.

In de tweede plaats ontbrak een regeling van het onderzoek naar de geloofsbrieven. Dat onderzoek moet voorafgaande aan de benoeming door de raad van de schaduw-raadsleden vanwege de raad worden uitgevoerd. De formaliteiten rond de benoeming van de schaduw-raadsleden (ook die van de beëdiging) zijn geregeld in de leden 4, 5 en 6 van het artikel.

Artikel 6. Zittingsduur

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 5 gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad.

Artikel 7. Voorzitter

Artikel 26 van de Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 7 van de verordening lid 3 opgenomen.

Artikel 9. Vergaderfrequentie

De bijeenkomsten van de raad vinden in principe op dinsdag en donderdag plaats. Daartoe stelt de agendacommissie een vergaderschema op. Uitgangspunt is dat maximaal tweemaal per week een raads- of raadscommissiebijeenkomst wordt georganiseerd.

De bijeenkomsten kunnen ook buiten het gemeentehuis plaatsvinden. Een van de wensen van de raad is immers ook om zichtbaar te zijn in de samenleving, om in verbinding te staan met de samenleving. Dan hoeft niet iedere raads- of raadscommissiebijeenkomst in het gemeentehuis plaats te vinden, maar kan deze ook daarbuiten worden gehouden.

Artikel 10. Oproep en agenda

De voorlopige agenda van de raadscommissie wordt voorbereid door de agendacommissie overeenkomstig artikel 11, tweede lid, van het Reglement van orde en overige werkzaamheden van de raad van Veenendaal. Aan dit artikel is de mogelijkheid toegevoegd voor leden om actief onderwerpen te agenderen waarvan zij vinden dat hierover een breed gevoerd gesprek zou moeten plaatsvinden in de raadscommissie; zie de leden 5 t/m 7. De mogelijkheid is ontstaan vanuit de gedachte dat de hoeveelheid moties vreemd in de raadsvergadering afneemt.

Huidige instrumenten als bijvoorbeeld het agenderen van ingekomen stukken, de actieve en passieve informatieplicht en de rondvraag hebben voornamelijk het karakter van een vraaggesprek tussen één of enkele fracties en de betreffende portefeuillehouder en zijn zelden aanleiding voor een breed gevoerde gedachtewisseling in de raadscommissie zelf.

In een initiatiefvoorstel dat de leden kunnen indienen bij de raad, is al gedetailleerd uitgewerkt wat met het voorstel beoogd wordt. Het debat wordt dan gevoerd aan de hand van een concreet voorstel en daarover wordt vervolgens ook een besluit genomen.

Voor het agenderen van zaken die voor een fractie van belang zijn, wordt in de huidige praktijk relatief vaak gebruik gemaakt van de motie vreemd aan de orde van de dag. Ook dit instrument gaat uit van besluitvorming (waarbij het college een bepaalde opdracht krijgt) en faciliteert niet een breed gevoerd inhoudelijk gesprek. De in de leden 5 t/m 7 beschreven werkwijze beoogt een ‘tussenvariant’ waarbij er een inhoudelijk gesprek op gang komt op initiatief van de raadscommissie zelf, maar waarbij er in eerste instantie (nog) geen besluitvorming aan de orde is. Dit is te vergelijken met consultatie vanuit het college.

Het bevorderen van de mogelijkheid om actief onderwerpen te agenderen in de raadscommissie kent diverse positieve aspecten voor de raad en het politieke proces in zijn algemeenheid.

  • ▪︎

    Initiatief nemen. De raad gaat over zijn eigen agenda. De leden kunnen besluiten om onderwerpen toe te voegen aan de agenda, die in de praktijk voornamelijk gevuld wordt met stukken vanuit het college. Door op een constructieve manier gebruik te maken van deze mogelijkheid in de commissie, trekt vervolgens de raad het initiatief meer naar zichzelf toe.

  • ▪︎

    Transparantie. Het aangaan van een openbaar gesprek over aangelegen onderwerpen en thema’s vergroot de transparantie van de politiek.

  • ▪︎

    Verbinding met de samenleving. Vanuit hun volksvertegenwoordigende rol weten de raads- en schaduw-raadsleden wat er in Veenendaal speelt. Door met elkaar in gesprek te gaan over deze onderwerpen en thema’s kunnen signalen uit de samenleving worden meegenomen in een gesprek over het algemeen belang van Veenendaal en wordt de verbinding tussen politiek en de Veenendaalse samenleving bevorderd.

  • ▪︎

    Kaderstellende rol. De raad verstevigt zijn kaderstellende rol door, via de raadscommissie, het initiatief te nemen tot het aangaan van een gedachtewisseling die richting kan geven aan of kan leiden tot beleid of andere besluitvorming in de raad.

Voor het indienen van een hier bedoeld agenderingsverzoek stelt de griffie een format ter beschikking.

Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken

Het artikel uit de Verordening van 2016 zag alleen op stukken waarop geheimhouding was gelegd, terwijl de titel van het artikel zag op het ter inzage leggen van de stukken.

Bij het formuleren van artikel 11 is uitgegaan van de modelverordening van de VNG, waarbij tevens de wijziging van de Gemeentewet per 1 april 2023 is meegenomen.

Artikel 12. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de schaduw-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 13 Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 13 voorziet hierin. Gezien de huidige commissiepraktijk is echter opgenomen dat meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties tegenwoordig is (eerste lid).

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 14. Spreekrecht

Dit artikel ziet met name op de regeling van het spreekrecht in een oordeelsvormende raadscommissie.

Inwoners, organisaties, bedrijven en belanghebbenden kunnen inspreken in een vergadering. Het spreekrecht geldt in beginsel voor onderwerpen die op de agenda van de raadscommissie staan. Over een aantal onderwerpen kan niet het woord worden gevoerd. Dit zijn besluitenlijsten van vergaderingen, benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen, of onderwerpen waarover klachten, bezwaren of beroepen (hadden) kunnen worden ingediend . Ook kan het woord niet gevoerd worden over onderwerpen die geagendeerd worden voor de actieve- en passieve informatieplicht.

De passieve- en actieve informatieplicht is bedoeld om van het college of de burgemeester inlichtingen te ontvangen op grond van de Gemeentewet (artikel 155, 169 en 180). Dit kan zowel actief (op eigen initiatief) als passief (op verzoek van de raad) gebeuren. Dit om de raad in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende en controlerende rol waar te maken.

Als leden op basis van de verkregen informatie een vervolg willen geven aan een onderwerp, beschikken zij over meerdere raadsinstrumenten waaronder het gemotiveerd agenderen voor een volgende commissievergadering.

Artikel 15. Spreekregels

In lid 3 van het artikel is opgenomen dat er in de regel één woordvoerder is per onderwerp. ‘In de regel’ is aan de bepaling toegevoegd, zodat bij belangrijke onderwerpen (denk bijvoorbeeld aan de Kadernota) twee commissieleden het woord kunnen voeren in afwijking van de normaal te hanteren regel dat er per onderwerp één woordvoerder is.

Artikel 17. Spreektijd

Van deze bepaling is een ‘kan’-bepaling gemaakt en is daarmee aangepast aan de praktijk.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 19. Handhaving orde; schorsing

In artikel 7 is opgenomen dat de commissievoorzitter is belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 29.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als schaduw-raadsleden.

Artikel 20. Beraadslaging

Het stellen van technische vragen voorafgaande aan de commissievergadering heeft een formele plaats gekregen in de verordening. Daarmee kan ook in de commissie een meer politieke bespreking plaatshebben (dus niet alleen een ‘technische’ bespreking). De politieke bespreking in de commissie kan duidelijk maken wat een hamerstuk is en wat een bespreekstuk en waarom dit het geval is.

Dit kan ertoe leiden dat politieke bespreekpunten voor de raadsvergadering helder zijn.

Om helder te krijgen welke thema’s nog voor beraadslagingen in de gemeenteraad resteren, concludeert de voorzitter hierop in de commissie.

De griffier maakt over het tijdstip van aanleveren van de vragen en de beantwoording daarvan afspraken met de gemeentesecretaris.

Artikel 21. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Overigens is artikel 21 geen alternatief voor het inspreekrecht op een raadscommissievergadering waarin een advies van de raad gevraagd wordt over aangeboden raadsvoorstellen. Willen inwoners hun visie geven op geagendeerde onderwerpen, dan is de route van artikel 14 de koninklijke weg.

Artikel 22. Advies

Onderdeel van het advies dat de voorzitter formuleert, kunnen de thema’s zijn welke nog verder in de raadsvergadering besproken worden (zie ook de toelichting op artikel 20). Dit kan de voorzitter van de raad helpen om focus aan te brengen in de beraadslagingen in de gemeenteraad.

Artikel 23. Besluitenlijst

Hoewel de term ‘besluitenlijst’ wordt gebruikt, neemt een raadscommissie geen beslissingen (in de zin van Awb-besluiten), maar bereidt zij de besluitvorming in de raad voor en overlegt zij met het college en de burgemeester (zie de taken van de commissie). Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten genomen worden. Een raadscommissie kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.

De besluitenlijst geeft een beknopt inzicht in de standpunten die de commissie heeft ingenomen ten aanzien van stemmingen over geheimhouding.

Artikel 25. Andere vergaderingen raadscommissie

Naast de vergaderingen van de raadscommissie beschreven in paragraaf 1 en 2 van hoofdstuk 2 (de oordeelsvormende raadscommissie waarin de raadsvoorstellen die aan de raad worden voorgelegd, worden besproken en van een advies voorzien) kunnen ook andere vergaderingen van een raadscommissie plaatsvinden.

Tegenwoordig komen daarnaast varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel(s) en aan beeldvormende vergaderingen. Er zijn meer vormen te bedenken. Dit betreft vergaderingen die ook ter voorbereiding van de besluitvorming door de raad zijn.

De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet) of de regels omtrent de geheimhouding (zie bijv. artikel 26 van deze verordening).

In deze gevallen heeft een schaduw-raadslid, indien het een vergadering bijwoont, recht op een presentievergoeding, zoals aangegeven is in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Veenendaal zijn de taken en bevoegdheden van de agendacommissie geregeld. De agendacommissie kan andere vergaderingen van de raadscommissie organiseren (denk aan beeldvormende vergaderingen). Voor deze vergaderingen gelden de bepalingen die de Gemeentewet ten aanzien van de raadscommissie voorschrijft.

In zijn algemeenheid geldt dat de vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met (leden van) het college of de burgemeester (zie ook bij de toelichting op artikel 3).

Bij een aantal vergaderingen zullen een paar regelingen die een reguliere oordeelsvormende raadscommissie betreffen, niet van toepassing kunnen zijn. Voor een andere (beeldvormende) vergadering gelden minder formele regels, dan voor een oordeelsvormende raadscommissie. Of zijn de mogelijkheden juist ruimer, dan in een oordeelsvormende vergadering. Inwoners en organisaties kunnen bijvoorbeeld ideeën lanceren in een beeldvormende vergadering en deze ook toelichten. Met het oog op die uitzonderingen is artikel 25 opgenomen.

Tot slot kan worden opgemerkt dat vergaderingen die op één dag(deel) georganiseerd worden, als één vergadering worden beschouwd. Dit is relevant met het oog op de uitbetaling van de presentievergoeding aan schaduw-raadsleden. Parallelle sessies op één avond kunnen er dus niet toe leiden dat tweemaal een presentievergoeding wordt uitgekeerd.

Artikel 26. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn, kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover het gebruik van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 27. Besluitenlijst besloten vergaderingen

Artikel 15 beschrijft waaraan een besluitenlijst voldoet. Artikel 26 bepaalt verder dat op een besloten vergadering de verordening van overeenkomstige toepassing is voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Daarom ziet het artikel 27 met name op de aspecten die samenhangen met de beslotenheid van de vergadering en de geheimhouding van het verslag.

Artikel 28. Opheffing geheimhouding

Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 29. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

De bepaling opgenomen in het vierde lid is ontleend aan artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 30. Geluid- en beeldregistratie door toehoorders en pers

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.