Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Cranendonck 2023

Geldend van 26-03-2024 t/m heden

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Cranendonck 2023

De raad van de gemeente Cranendonck;

Gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Cranendonck d.d. 3 oktober 2023

Zaaknummer: 2023-410203

Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

B E S L U I T

besluit vast te stellen de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Cranendonck 2023:

De controleverordening Cranendonck 2023 vast te stellen en de controleverordening 2020 in te trekken;

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

  • accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

  • door de accountant;

  • deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

  • jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; ;

  • rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

  • goedkeuringstolerantie: is het bedrag dat de som van fouten aangeeft in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

    rapporteringstolerantie: is een bedrag gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college van burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

    • f.

      de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • 4. In afwijking van het derde lid, f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriterium en bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

  • 3. Het college van burgemeester en wethouders draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college van burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

    • a.

      de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

    • b.

      De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

  • 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiging uit) de raad, de portefeuillehouder financiën en ambtelijke adviseurs. Indien gewenst met een vertegenwoordiger van de rekenkamer(functie).

Artikel 5. Informatieverstrekking door het college van burgemeester en wethouders

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

  • 2. Het college van burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college van burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het college van burgemeester en wethouders overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli voor aan de raad.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

  • 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens het college van burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Samenwerking A2 gemeenten en de gemeente Cranendonck en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. Het college van burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

  • 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad s en zendt een afschrift hiervan aan het college van burgemeester en wethouders.

  • 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor het college van burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

  • 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Cranendonck 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Cranendonck

In de openbare vergadering d.d. 12 december 2023

Met vriendelijke groet,

NAMENS DE RAAD VOORNOEMD,

De griffier,

Mr. P.J.F. Bemelmans

De voorzitter,

F.A.P. van Kessel