Toelichting Verordening voor meerjarige subsidies Cultuur Breda 2025

Aanleiding voor deze nieuwe Verordening voor meerjarige subsidies Cultuur Breda 2025

In het Cultuurbeleid is opgenomen dat subsidies een belangrijk instrument zijn om het cultuurbeleid en de culturele infrastructuur die de stad nodig heeft mede mogelijk te maken. Culturele instellingen en makers zijn ondernemers. Maar niet alle partijen die een belangrijke bijdrage leveren aan de doelen van dit beleid kunnen kostendekkend of winstgevend te werk gaan. De overheid en ook de gemeente Breda stelt daarom subsidies beschikbaar. Deze sluiten aan bij de programma’s van het cultuurbeleid en maken de uitvoering van de verschillende beleidsonderdelen mogelijk. Door diverse (deel)regelingen bieden we makers, projecten en organisaties de mogelijkheid te ondernemen, aanbod te creëren, en zich in verschillende fases te ontwikkelen.

Voor meerjarige cultuursubsidies is een specifieke Verordening voor meerjarige subsidies Cultuur Breda 2025 ontwikkeld. Hiermee maken we mogelijk dat een deel van de beheerslasten van organisaties gesubsidieerd kan worden door de gemeente Breda. Met deze subsidieverordening zorgen we er tevens voor dat afstemming op het gebied van meerjarensubsidies in BrabantStad kan worden voortgezet. Door de regelingen, aanvraag- en verantwoordingskaders te vereenvoudigen en zoveel mogelijk af te stemmen op andere overheden, zorgen we voor een goede positionering van Bredase instelling voor provinciale en (inter)nationale cofinanciering en realiseren we lastenverlichting voor subsidieaanvragers. Voor andere dan meerjarige cultuursubsidies geldt de Algemene Subsidieverordening Breda (ASV).

Doelen van de nieuwe Verordening voor meerjarige subsidies Cultuur Breda 2025

De doelen van deze nieuwe verordening zijn:

• •

  de subsidieverordening leesbaar te maken;

• •

  meerjarige subsidie te verstrekken voor de exploitatie (zowel beheers- als activiteitenlasten) van enkele culturele organisaties;

• •

  de culturele organisaties de mogelijkheid te bieden om met subsidie reserves op te bouwen;

• •

  meerjarige zekerheid en lastenverlichting in te zetten om zo vorm te geven aan strategisch partnerschap.

De Verordening voor meerjarige subsidies Cultuur Breda 2025 en andere subsidieregels

In Nederland geldt de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarin staan de regels over subsidies. Er staat bijvoorbeeld in wat een subsidie is en wanneer je een subsidie moet terugbetalen. Die regels gelden ook in Breda. En dat geldt ook voor regels van de Europese Unie.

Daarnaast geldt de Algemene Subsidieverordening Breda (ASV). In die ASV legt de gemeenteraad de procedures vast voor de meeste Bredase subsidies. Daarnaast is er deze specifieke Verordening voor meerjarige subsidies Cultuur Breda 2025 (hierna Subsidieverordening Cultuur). Daarop is de ASV niet van toepassing. Hierin wordt ook geregeld wat het college van burgemeester en wethouders mag doen als het om meerjarige culturele subsidies gaat. Het college van burgemeester en wethouders noemen we hierna alleen nog maar “het college”.

Het college mag bijvoorbeeld beslissen op subsidieaanvragen. En het college mag ook subsidieregelingen vaststellen voor speciale doelen. In de subsidieregelingen staan dan ook weer regels opgenomen voor dat speciale subsidiedoel.

Zo zijn er dus op veel niveaus regels over subsidies:

• •

  vanuit Europa in verschillende wetgeving;

• •

  door de landelijke overheid in Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

• •

  door de gemeenteraad van Breda in de Subsidieverordening Cultuur;

• •

  door het college in Subsidieregelingen.

Waarom deze aparte Subsidieverordening Cultuur?

Anders dan de Algemene Subsidieverordening, maakt deze Subsidieverordening Cultuur het mogelijk om naast de culturele activiteiten, ook de instandhouding van een organisatie te subsidiëren.

Subsidieproces

Het subsidieproces bestaat meestal uit de volgende stappen:

• ➢

  Aanvraag: Een subsidieaanvraag komt binnen. Zonder aanvraag kan nooit subsidie worden gegeven.

• ➢

  Beslissing: Het college beslist op de aanvraag door de subsidie (gedeeltelijk) toe te kennen of te weigeren.

  • o

    Als het gaat om subsidiebedragen tot en met € 10.000 verstrekt het college de subsidie direct definitief (we noemen dat direct vaststellen).

  • o

    Veel andere subsidies betalen we eerst in voorschotten. Het kan ook voorkomen dat het college de subsidie betaalt na afloop van de activiteiten, wanneer het definitieve subsidiebedrag vaststaat.

• ➢

  Activiteit: De activiteiten gaan van start.

• ➢

  Verantwoording: Na afloop laat de subsidieontvanger zien hoe de subsidie is besteed. Dit heet een aanvraag tot vaststelling.

• ➢

  Definitief: De subsidie wordt definitief. Dit heet de subsidie vaststellen. Als alles goed is verlopen, is het bedrag waarop de subsidie wordt vastgesteld hetzelfde als het bedrag dat is verleend. Zijn niet alle activiteiten uitgevoerd, was de subsidie (voor een deel) niet nodig, niet alle verplichtingen nageleefd of is er iets anders aan de hand, dan stelt het college de subsidie op een lager bedrag vast. Betaalde de gemeente voorschotten dan kijkt het na de vaststelling of het nog een bedrag moet betalen. Als de gemeente te veel voorschotten betaalde, kan het college dat terugvorderen.

De artikelen toegelicht

Hieronder staat een toelichting op de artikelen uit de Subsidieverordening Cultuur, maar alleen als een uitleg nodig is.

Artikel 1 Betekenissen

In artikel 1 leggen we uit wat bepaalde begrippen betekenen. Soms verwijzen we naar artikelen uit de Awb. Dat doen we omdat die begrippen landelijk vaststaan en we daar niet van af mogen wijken. We leggen hier een paar subsidiebegrippen verder uit.

Begrotingspostsubsidie: Soms zet de gemeenteraad een organisatie met naam, activiteiten en subsidiebedrag in de begroting. Bijvoorbeeld een bibliotheek of schouwburg. Als de gemeente dat doet, is voor iedereen duidelijk dat alleen die organisatie in aanmerking komt voor die subsidie. Met deze partijen maken we vooraf duidelijke afspraken en die leggen we ook vast in het verleningsbesluit.

Artikel 2 Bereik van deze verordening

In artikel 2 staat voor welke subsidies de ASV geldt en waarvoor deze aparte Subsidieverordening Cultuur geldt.

Deze Subsidieverordening Cultuur maakt het mogelijk om meerjarige subsidies (voor vier of twee jaar) te verstrekken aan rechtspersonen zonder winstoogmerk. Met deze verordening is het mogelijk om, naast activiteiten, een deel van de beheerslasten van cultuurinstellingen te subsidiëren. Overige subsidies vallen onder de Algemene subsidieverordening. Daarin worden uitsluitend de activiteitenlasten gesubsidieerd.

Schematisch is de toepasselijkheid van de verordeningen als volgt:

Artikel 3 Bevoegdheden van het college

In dit artikel staan de bevoegdheden die de gemeenteraad het college geeft als het om subsidies gaat. Zo mag het college bijvoorbeeld beslissen op subsidieaanvragen. Ook mag het college subsidies intrekken of een subsidierelatie beëindigen.

Welke subsidies in de toekomst beschikbaar komen, staat niet vast. Het kan zijn dat niet alle regels uit de Subsidieverordening Cultuur voor al die subsidies geschikt zijn. Dan moet het collegeregels op maat kunnen maken. Daarom mag het college soms afwijken van de Subsidieverordening Cultuur of deze aanvullen.

Artikel 4 Subsidieaanvraag

Het begint altijd met het indienen van een aanvraag via de website. Het aanvraagformulier en de subsidieregeling staan op onze website. In de regeling staan de spelregels en vaak ook welke informatie en stukken het college nodig heeft voor het beoordelen van de aanvraag. Ook in het aanvraagformulier kan staan wat het college nodig heeft en wat de aanvrager mee moet sturen.

Artikel 5 Beslissing, termijn en meerjarige subsidies

De gemeente beslist zo snel als mogelijk op een aanvraag, maar sowieso binnen 13 weken. Soms is er meer tijd nodig. Dan laten wij dat aan de aanvrager weten. Als we te maken hebben met Europese regels, dan kunnen we niet zeggen wat de behandeltermijn is.

Het college verstrekt subsidies onder deze Subsidieverordening Cultuur voor meerdere jaren tegelijk. Dat is een manier om het subsidieproces makkelijker te maken en meerjarige ‘zekerheid’ te geven. Deze zekerheid gaat echter wel gepaard met een begrotingsvoorbehoud.

Artikel 6 BTW en subsidiabele kosten

In dit artikel komt duidelijk naar voren waarin de Subsidieverordening Cultuur afwijkt van de ASV.

Voor culturele instellingen die meerjarig gesubsidieerd worden vanuit deze Subsidieverordening Cultuur gelden de volgende uitgangspunten als we kijken naar de begroting:

• •

  Zowel activiteitenlasten als beheerslasten komen in aanmerking voor subsidie. Dat betekent dat ook kosten die niet direct zijn toe te wijzen aan de culturele activiteiten in aanmerking komen voor subsidie.

• •

  De materiële activiteitenlasten zijn lasten die direct samenhangen met de activiteiten van de subsidieaanvrager. Hieronder vallen zaken als zaalhuur (voor repetities en uitvoeringen), educatie, reis- en transportkosten, specifieke publiciteitskosten en kosten van vergunningen. De personele activiteitenlasten hangen samen met de personele inzet bij de activiteiten van de subsidieaanvrager;

• •

  De materiële beheerlasten zijn alle materiële lasten die samenhangen met het beheer van de organisatie en niet direct toe te wijzen zijn aan activiteiten. Hieronder vallen zaken als huisvesting, kantoorkosten, algemene publiciteitskosten en afschrijvingskosten. De personele beheerslasten omvatten alle personele lasten die samenhangen met het beheer van de subsidieaanvrager en niet direct toe te wijzen zijn aan activiteiten.

Hiermee wordt aangesloten bij de subsidiesystematiek van OCW en de provincie Brabant.

Eerste lid – De hoogte van het subsidiebedrag wordt gewoonlijk berekend op basis van een begroting van de kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van een subsidieactiviteit. Wanneer de aanvrager btw-plichtig is, dan mag de btw niet worden opgevoerd in de begroting. De aanvrager verrekent de btw in dan in de aangifte omzetbelasting. Wanneer de aanvrager niet btw-plichtig is, kan de btw over bepaalde kostenposten worden meegenomen in de begroting. Er dient dan door de aanvrager worden aangetoond dat dit het geval is.

Artikel 7 en 8 Redenen om subsidie te weigeren

In de artikelen 7 en 8 staan de redenen om een subsidie te weigeren: weigeringsgronden. Het is belangrijk om te weten dat de Awb en Europese regelgeving ook weigeringsgronden hebben. In subsidieregelingen kunnen ook weigeringsgronden staan. Het college mag die allemaal gebruiken.

Artikel 9 Algemene verplichtingen voor subsidieontvangers

Met subsidie wil de gemeente culturele activiteiten mogelijk te maken. Maar soms loopt het anders dan gepland. De subsidieontvanger moet dit direct melden bij de gemeente.

Houdt de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen die horen bij de subsidie, dan kan het college de subsidie intrekken of veranderen.

Artikel 10 Bijzondere verplichtingen voor subsidieontvangers

Hiervoor noemden we al de algemene verplichtingen dat de subsidieontvanger het moet melden als de activiteiten anders verlopen dan verwacht. Daarnaast kan het college andere verplichtingen opleggen. Deze kunnen in de beschikking staan of in de aparte subsidieregelingen. De Awb kent 3 soorten verplichtingen:

• •

  Standaardverplichtingen mag je nog op het moment van subsidieverlening opleggen. Bijvoorbeeld een meldplicht of verplichting over het afleggen van verantwoording;

• •

  Naast de standaardverplichtingen zijn er andere doelgebonden verplichtingen. Met die verplichtingen wil de gemeente er ook voor zorgen dat het doel van de subsidie wordt bereikt. Een voorbeeld is de verplichting dat bepaalde medewerkers beschikken over een verklaring omtrent het gedrag (VOG). Het idee is dat als er goed en betrouwbaar personeel wordt ingezet, de kwaliteit en veiligheid van de activiteiten groter is;

• •

  Dan zijn er nog de niet-doelgebonden verplichtingen. Met die verplichtingen wil de gemeente heel andere doelen halen dan de subsidiedoelen. Het college legt bijvoorbeeld de verplichting op om een deel van de subsidie te besteden aan Social Return, waarmee de subsidieontvanger eraan bijdraagt dat werkgelegenheid ontstaat voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en een inclusieve maatschappij ontstaat. Dat is niet het doel van de subsidie, maar een ander doel dat het college wil bereiken door het opleggen van de niet-doelgebonden verplichting.

Artikel 11 Voorschotten en betalen

De hoogte van het subsidiebedrag bepaalt de betaling. Zo maken we subsidies tot en met € 10.000 in één keer aan de subsidieontvanger over.

Bij subsidies van meer dan € 10.000 betalen we een voorschot van 95%. Die 95% betalen we soms in delen, soms in één keer. In het verleningsbesluit staat wanneer het college de subsidie betaalt.

Het voorschot is 95% van het subsidiebedrag dat de ontvanger per jaar krijgt. Na het voldoen aan de jaarlijkse verplichtingen die staan opgenomen in het subsidiebesluit, zoals bijvoorbeeld na inlevering van de tussenrapportage, de rapportage van de accountant en het meewerken aan monitorgesprekken, krijgt de subsidieontvanger ook de laatste 5% van het gemiddelde jaarbedrag betaald. Als de subsidie aan het einde van de subsidieperiode definitief is vastgesteld en alles is goed verlopen, dan betalen we de laatste 5%. In de subsidieregeling kan het college hier uiteraard van afwijken.

Artikel 12Meerjarige subsidies bij strategisch partnerschap

Strategisch partnerschap

Als gemeente werken we met veel verschillende partners om de culturele doelen voor Breda te bereiken. Samen met onze strategische partners werken we, ieder vanuit onze eigen verantwoordelijkheid, aan een gezamenlijke opgave. Daarvoor gaan we soms subsidierelaties met elkaar aan. Onze relatie met de strategische partners willen we onder andere met meerjarige subsidies en lastenverlichting verder vormgeven.

Vanuit strategisch partnerschap, zoeken wij naar een andere manier van samenwerken, vanuit de gedeelde verantwoordelijkheid voor maatschappelijke opgaves, gericht op een gezamenlijk, maatschappelijk doel.

We geven vanuit dit strategisch partnerschap meerjarige subsidies en daarmee meerjarige zekerheid aan onze maatschappelijke partners. Binnen die meerjarige subsidies bieden we ruimte en flexibiliteit om naar eigen inzicht activiteiten en middelen in te zetten. De basis vormt vertrouwen in een efficiënte en effectieve besteding van het subsidiebudget.

We werken in die jaren samen vanuit een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid en eigenaarschap. We voeren het gesprek over de beoogde maatschappelijke resultaten, wat er nodig is om die te realiseren en hoe hieraan wordt gewerkt. Zo werken we ook samen op het gebied van analyseren, plannen en verbeteren. We hebben oog voor elkaars belangen en durven elkaar kritisch te bevragen, met ruimte voor verbeteringen in het realiseren van de maatschappelijke opgave als doel.

Dit betekent overigens ook dat van de subsidieontvanger een flexibele inzet wordt verwacht om hun capaciteit en middelen in overleg met de gemeente, daarin te zetten waar dat op dat moment het meest nodig is. Immers, andere tijden kunnen vragen om aanpassing van de capaciteiten. Het initiatief kan hiervoor vanuit de gemeente of de subsidieontvanger komen.

Tussentijdse monitoring

Bij meerjarige subsidies willen we samenwerken vanuit flexibiliteit en ruimte om tijdens de subsidieperiode naar eigen inzicht te werken aan de activiteiten met het subsidiebudget. Dat betekent bijvoorbeeld dat activiteiten uit jaar 1 uitgevoerd worden in jaar 2. Dat als zij het ene jaar subsidie overhouden, zij dat het jaar daarop kunnen inzetten. Wijzingen tussen subsidiejaren op initiatief van de subsidieontvanger mogen maximaal 20% van het gemiddelde subsidiebedrag per jaar zijn. Ook mag een subsidieontvanger schuiven tussen kostenposten. Dus als een kostenpost hoger uitvalt en een andere lager, dan mag dat. Dit zet de subsidieontvanger allemaal in de rapportage die de subsidieontvanger indient. Hoe dit er precies uitziet regelen we in de subsidieregeling. Ontvangt de subsidieontvanger gemiddeld € 125.000 of meer per jaar aan subsidie dan levert de subsidieontvanger jaarlijks een rapportage van een accountant volgens het accountantsprotocol in.

Definitief vaststellen doen we pas aan het einde van de subsidieperiode

Pas na afloop van de subsidieperiode stellen we de subsidie vast en vorderen we teveel betaalde subsidie terug. Vaststellen doen we dus niet na afloop van ieder jaar. Dit doen we aan het einde van het subsidietijdvak. Als we geld willen terugvorderen, betrekken we ook de belangen van de subsidieontvanger. Het college betaalt nooit meer subsidie dan in de verleningsbesluit staat.

Hoe een subsidieontvanger zich aan het einde van de meerjarige subsidieperiode moet verantwoorden, hangt af van het gemiddelde subsidiebedrag per jaar. Stel dat het college een subsidie voor 4 jaar verleent. Het subsidiebedrag voor 4 jaar is € 400.000. Het gemiddelde subsidiebedrag per jaar is dan € 100.000 (€ 400.000: 4). Alleen bij een gemiddeld subsidiebedrag van € 125.000 of meer per jaar moet een rapportage van een accountant worden aangeleverd waarbij wordt voldaan aan het accountantsprotocol.

Artikel 13 Reserves

Reserves maken onderdeel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling heeft de vrijheid hierover te beschikken. Ze worden gevormd uit de exploitatieoverschotten die zich in enig jaar voor kunnen doen. We spreken hier over “resultaatbestemming”. Er wordt onderscheid gemaakt tussen algemene reserves en bestemmingsreserves. Een algemene reserve is vrij besteedbaar en kan gebruikt worden om eventuele – onvoorziene – bedrijfsrisico’s op te vangen. Een bestemmingsreserve is een specifieke reserve waaraan vooraf een bestemming is gegeven. De egalisatiereserve is hier een voorbeeld van. Een egalisatiereserve is bestemd voor het dekken van toekomstige exploitatietekorten.

Heeft een subsidieontvanger niet de gehele subsidie gebruikt en/of is er sprake van een positief resultaat in een jaar? Dan kan een subsidieontvanger dat positief resultaat bestemmen. Als een subsidieontvanger met subsidiemiddelen een egalisatiereserve of bestemmingsreserve wil aanleggen, dan vraagt de subsidieontvanger daarvoor wel eerst toestemming aan het college. Hoe groot het aandeel gemeentelijke subsidie van een positief resultaat is, wordt berekend op basis van het percentage gemeentelijke subsidie (de meerjarige subsidie onder deze Subsidieverordening Cultuur) van de totale inkomsten van de subsidieontvanger in dat jaar. Uit de administratie moet altijd blijken welk deel van de reserves afkomstig is vanuit de subsidies gemeente Breda.

Rekenvoorbeeld:

Positief resultaat: € 100.000

Totale baten: € 2.000.000

Meerjarensubsidie gemeente: €1.000.000

Aandeel subsidie: 50%

Aandeel subsidie van resultaat: 0,5 * € 100.000 = € 50.000

Op basis van dit voorbeeld, moet voor de bestemming (egalisatie- of overige bestemmingsreserve) van € 50.000 toestemming worden gevraagd. Voor de bestemming van de overige € 50.000 hoeft géén toestemming worden gevraagd. Hier zijn geen beperkingen voor.

Een egalisatiereserve mag in totaal maximaal 20% van het gemiddelde subsidie per jaar zijn.

Waar het verzoek aan moet voldoen staat beschreven in dit artikel. Ook staat beschreven hoe groot de egalisatiereserve maximaal mag zijn. Het college toetst bij het beoordelen van het verzoek om toestemming altijd of de reserve past binnen de doelstellingen van het cultuurbeleid. Als het college toestemming geeft, dan kan zij voorwaarden verbinden aan het vormen van de reserve.

Artikel 14 Verantwoording subsidies tot en met € 10.000

Bij subsidies tot en met € 10.000 gaan we uit van vertrouwen en minder administratie. We rekenen erop dat een subsidieontvanger ons informeert als hij de subsidie niet of niet helemaal nodig had. We rekenen erop dat hij de subsidie dan ook actief terugbetaalt zodat dit geld op een andere manier kan worden ingezet. We houden altijd de mogelijkheid om te controleren of de activiteiten zijn uitgevoerd en de kosten zijn gemaakt. Is dat niet het geval, dan vorderen we de subsidie terug.

Artikel 15 Verantwoording subsidies van meer dan € 10.000

Subsidies van meer dan € 10.000 moeten verantwoord worden. Dat betekent dat de subsidieontvanger altijd moet laten zien dat de activiteiten zijn uitgevoerd en welke kosten en inkomsten er waren. De subsidieontvanger geeft bij de verantwoording inzicht op dezelfde manier en dus op dezelfde onderdelen als bij de subsidieaanvraag.

Was de totale subsidie € 125.000 of meer per jaar, dan vragen we jaarlijks om een rapportage van een accountant volgens het accountantsprotocol.

Artikel 16Verantwoording bij meerdere subsidies

Er zijn subsidieontvangers die meer dan 1 subsidie van de gemeente krijgen. Het college kan van die ontvangers eisen dat ze verantwoording afleggen volgens de regels die gelden voor het totaalbedrag van de subsidies. Stel een ontvanger krijgt 3 subsidies: een subsidie van € 5.000, een subsidie van € 45.000 en een subsidie van € 80.000. Het college mag de subsidiebedragen bij elkaar optellen en de regels toepassen die horen bij dat bedrag. Bij elkaar opgeteld is het totaalbedrag van de subsidies € 130.000. Voor een subsidie van dat bedrag gelden de zwaardere verantwoordingsregels plus de rapportage-eis. Het college mag die verplichtingen dus opleggen aan de subsidieontvanger in dit voorbeeld. Dat doet het college in het verleningsbesluit. Maar, dat kan alleen als op hetzelfde moment verantwoording moet worden afgelegd over de subsidies.

Artikel 17 Terugbetaling van subsidie

Blijkt, bijvoorbeeld uit de verantwoording, dat de gemeente te veel betaalde? Dan moet de ontvanger dat terugbetalen. We kunnen dit ook verrekenen met een andere subsidie die de ontvanger nog krijgt. Bijvoorbeeld de subsidie voor een nieuwe subsidieperiode. Of te veel subsidie is betaald, bepalen we bij de vaststelling van de subsidie of bij controle bij subsidies ≤ € 10.000. Als we het te veel betaalde gaan terugvorderen, dan laten we dat altijd weten aan de subsidieontvanger.

We moeten verplicht het subsidiebedrag met rente opeisen, als dit volgt uit een terugvorderingsbesluit van de Europese Commissie of als dit in een definitief vaststaande rechterlijke uitspraak is beslist.

Artikel 19Vergoeding voor vermogensvorming

Als een subsidieontvanger vermogen heeft opgebouwd met subsidie van de gemeente Breda, dan kunnen wij daarvoor een vergoeding vragen. Wanneer dat kan, staat in de Awb (artikel 4:41). Hier regelen we hoe we de vergoeding berekenen.

Artikel 20 Slotbepalingen

In deze laatste bepalingen regelen we onder andere wanneer de nieuwe Subsidieverordening Cultuur gaat gelden.