Controleverordening Rotterdam 2023

1. De raad stelt in geval van aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

2. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

3. De raad neemt in de opdracht in ieder geval de volgende aspecten op:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening, de verantwoordingsgrens voor het college en afwijkende rapportagegrenzen;

• b.

  de apart te controleren overige opdrachten en de eventueel daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties;

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, welke in ieder geval bevindingen bevat over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken;

• d.

  de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

• f.

  de mogelijkheid om specifieke posten van de jaarrekening en overige opdrachten met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties aan te wijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

• g.

  de mogelijkheid om gemeentelijke functies of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties aan te wijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

4. De accountant ziet in zijn controle in ieder geval toe op:

• a.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, de activa en passiva en de rechtmatigheidsverantwoording;

• b.

  het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• c.

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• d.

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

• e.

  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maakt.

5. De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht gebruik van de door de afdeling Financial Audit uitgevoerde werkzaamheden, voor zover relevant voor de uitvoering van zijn opdracht.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken met de verplichte bijlagen en overlegt deze aan de accountant voor controle. Het college baseert zich voor de samenstelling van de jaarrekening van de gemeente op de lijst relevante wet- en regelgeving, die jaarlijks door het college ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden;

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring uiterlijk 1 mei voor aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Jaarlijks wordt samen met de ambtelijke organisatie een startnotitie opgesteld waarin de planning, begrippen en toetsingskaders voor de accountantscontrole tussen de ambtelijke organisatie, de afdeling Financial Audit en externe accountant worden vastgelegd. Daarnaast geven de afdeling Financial Audit en de externe accountant in de startnotitie de controle-aanpak aan.

1. De accountant is bevoegd om van alle collegeleden en ambtenaren zowel mondelinge als schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, indien hij die voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de collegeleden en de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle clusters en organisatieonderdelen de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

1. De accountant legt de boardletter voor aan het college en bespreekt deze met een vertegenwoordiging van het college.

2. Het college reageert binnen twee weken schriftelijk op de boardletter.

3. De accountant bespreekt de boardletter, voorzien van de schriftelijke reactie van het college, met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening, genoemd in artikel 2 van de Verordening op de Commissie tot Onderzoek van de Rekening Rotterdam 2015.

4. De accountant verstrekt aan het college een brief met de stand van zaken over de voorlopige bevindingen en de voorlopige strekking van de controleverklaring, als daartoe vanuit de stand van zaken van de controle of de aard van de controlebevindingen aanleiding is.

5. Direct na afronding van de controle legt de accountant het concept verslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan de wethouder financiën en bespreekt deze met voornoemde wethouder. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken.

6. Het college voorziet in een schriftelijke reactie op het verslag van bevindingen en de controleverklaring binnen twee weken na ontvangst.

9. De accountant bespreekt de controleverklaring en het verslag van bevindingen, met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening.

10. In de startnotitie wordt vastgelegd op welke wijze en met welke frequentie de leden van de concerndirectie worden geïnformeerd over de bevindingen van de eindejaarscontrole.

11. De accountant bespreekt overige rapportages met het college voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.

12. De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoering gerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld.

1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid, rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Indien de opdracht een waarde heeft die meer dan € 15.000 bedraagt, behoeft die opdracht de goedkeuring van de raad. De raad verleent binnen vijf dagen al dan niet zijn goedkeuring.

2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen conform artikel 58a, tweede lid van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde eisen in acht, bedoeld in artikel 71 van het Besluit begroting en verantwoordingen provincies en gemeenten. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

1. De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht gebruik van de door de afdeling Financial Audit uitgevoerde werkzaamheden.

2. Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan gezien zijn onafhankelijke rol bij eventuele verschillen van inzicht met de direct leidinggevende opschalen naar de concerndirectie.

3. Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan gezien zijn onafhankelijke rol bij eventuele verschillen van inzicht met de concerndirectie opschalen naar het college.

4. Het college kan de afdeling Financial Audit opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid.

5. Het college draagt er zorg voor dat de afdeling Financial Audit voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde en onverwijlde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, archieven, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

6. De afdeling Financial Audit is bevoegd om van alle collegeleden en ambtenaren zowel mondelinge als schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, indien hij die voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

7. De afdeling Financial Audit is bevoegd de bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te verstrekken ter uitvoering van het eerste lid van dit artikel.