Verordening van de raad van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (Controleverordening gemeente Zutphen 2024)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  auditcommissie: de commissie, als bedoeld in de Verordening auditcommissie gemeente Zutphen 2023;

• d.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• e.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• f.

  gemeente: gemeente Zutphen;

• g.

  raad: de gemeenteraad;

• h.

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant op voorstel van de auditcommissie. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode die bepaald wordt in de aanbestedingsdocumenten.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de verantwoordelijke portefeuillehouder en een ambtelijke vertegenwoordiging.

Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1.

  Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 3.

  Het verslag van bevindingen behorende bij de (interim)controle ten behoeve van het management (de managementletter) wordt door het college ter kennisname aangeboden aan de auditcommissie. De bestuurlijke samenvatting van de managementletter (de Boardletter) wordt ter bespreking aangeboden aan de auditcommissie.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Hardheidsclausule

De raad en het college kunnen één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

De Controleverordening gemeente Zutphen 2016, zoals vastgesteld bij besluit van 23 mei 2016, wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Zutphen 2024.