Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland

Artikel 3. Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragsrichtlijnen.

• a.

  Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers, zijnde raadsleden en burgemeester en wethouders

• Ten aanzien van publieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke politieke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. In het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland wordt van de publieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, e-mailadres, portefeuille en nevenfunctie(s). Desgewenst kan de publieke ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

• Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland – ongeacht of zij voor de gemeente Noord-Beveland of een andere (overheids-)organisatie werkzaam zijn – geldt dat in de documenten die afkomstig zijn van het college van burgemeester en wethouders en die in het raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, geen persoonsgegevens van ambtenaren of derden die ten behoeve van werkzaamheden worden ingezet worden opgenomen, tenzij vermelding van die gegevens noodzakelijk is voor het begrip van het onderwerp en na instemming van de betreffende ambtenaar of derde.

• c.

  Persoonsgegevens van personen en gegevens van rechtspersonen of organisaties die brieven of andere geschriften aan de gemeenteraad richten

• Ingekomen brieven of andere geschriften van natuurlijke personen die aan de gemeenteraad zijn toegezonden of overhandigd worden integraal in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland opgenomen. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere geschriften zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, bewoner, belanghebbende, datum en onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Als het voor de transparantie en controleerbaarheid noodzakelijk is om ook de brief of het geschrift openbaar te maken, dan wordt het document geanonimiseerd gepubliceerd in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, dit betekent ontdaan van tot de persoon herleidbare gegevens en handtekeningen. Indien de afzender schriftelijk aangeeft te wensen dat de brief of het geschrift wordt gepubliceerd op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem met inbegrip van tot de persoon herleidbare gegevens, dan zal ondanks het vorengaande volledige publicatie plaatsvinden in het openbare deel van het raafsinformatiesysteem.

• Ingekomen brieven of andere geschriften van rechtspersonen of organisaties die aan de gemeenteraad zijn toegezonden of overhandigd worden integraal in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland opgenomen. Daarnaast wordt het document geanonimiseerd – dit betekent ontdaan van tot de persoon herleidbare gegevens en handtekeningen – en ontdaan van persoonlijke beleidsopvattingen uitsluitend voor intern beraad gepubliceerd in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem.

• d.

  Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht, namens zichzelf of daartoe gevolmachtigd namens anderen of namens rechtspersonen/organisaties

• Personen die tijdens raadsvergaderingen of raadsinformatiebijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust in het openbaar. De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het spreekrecht in een raadsvergadering of raadsinformatiebijeenkomst wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier opgetekend (schriftelijk, geluid- en beeldmateriaal). Daarbij wordt de naam van de persoon vermeld. De mondelinge inbreng is terug te zien en te beluisteren via het audiovisuele verslag van de raadsvergadering via het raadsinformatiesysteem of via de uitzending van de raadsvergaderingen van de gemeenteraad op andere wijze. Daarnaast vindt schriftelijke verslaglegging plaats van de raadsvergaderingen en eventueel van raadsinformatiebijeenkomsten. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, accepteren insprekers (audiovisuele en schriftelijke) publicatie van hun bijdrage in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland met vermelding van hun naam. Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Insprekers op raadsvergaderingen en raadsinformatiebijeenkomsten worden voorafgaand aan het inspreken actief geïnformeerd over publicatie in het raadsinformatiesysteem en het feit dat deze publicatie in het kader van de Archiefwet blijvend wordt bewaard.

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voor komen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten

• De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen en achterliggende documenten, voor zover deze op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Dit betekent ontdaan van tot de persoon herleidbare gegevens en handtekeningen. De griffie ziet hierop toe.

• Bij benoemingen en aanwijzingen worden de tot de persoon herleidbare gegevens van de te benoemen/aan te wijzen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt. Indien noodzakelijk worden de persoonsgegevens opgenomen in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem.

• Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures die aan de gemeenteraad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen stuk. Deze worden als zodanig niet in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de gemeenteraad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, bewoner onder vermelding van de datum en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

• Burgerinitiatieven worden in het openbare deel in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland opgenomen. Het mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief heeft/hebben ingediend. De overige tot de persoon herleidbare gegevens en handtekeningen worden verwijderd. Ondersteuningsverklaringen worden uitsluitend in het besloten deel in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland opgenomen. Degenen die het burgerinitiatief indienen worden bij het indienen actief geïnformeerd over publicatie in het raadsinformatiesysteem en het feit dat deze publicatie in het kader van de Archiefwet blijvend wordt bewaard.

• f.

  Persoonsgegevens in brieven van het college van burgemeester en wethouders

• Brieven aan de gemeenteraad worden met regelmaat ter afdoening aan het college van burgemeester en wethouders doorgezonden. Van de beantwoording van deze brieven ontvangt de gemeenteraad een afschrift. Het afschrift wordt opgenomen in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven in afschrift van het college van burgemeester en wethouders zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende, datum en onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

• g.

  Uitnodigingen voor de gemeenteraad

• Aan de gemeenteraad gerichte uitnodigingen worden in de regel als zodanig niet gepubliceerd in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland. De uitnodigingen worden integraal in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van de gemeente Noord-Beveland opgenomen. Indien incidenteel wordt overgegaan tot publicatie van de activiteiten voor de gemeenteraad, wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon bij wie men zich moet aanmelden vermeld, inclusief een telefoonnummer of e-mailadres. De handtekeningen of andere tot de persoon herleidbare gegevens worden niet gepubliceerd. Het adres van de contactpersoon wordt niet vermeld, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de activiteit onvermijdelijk is.

• h.

  Aanwezigen raadsvergaderingen en openbare raadsinformatiebijeenkomsten

• Alle in de raadszaal aanwezigen, waaronder ook ambtenaren en publiek, geven als gevolg van hun aanwezigheid aan geen bezwaar te hebben tegen audiovisuele publicatie van hun aanwezigheid.

Artikel 4. Van overeenkomstige toepassing op documenten ingediend door raadsfracties

Bepalingen in deze gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op documenten die door raadsfracties worden ingediend.