Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester 2024

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

• 2. In elke ambtsperiode van de burgemeester wordt bij voorkeur jaarlijks en tenminste in 1 ambtsperiode 3 keer een klankbordgesprek gevoerd.

• 3. Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

• 1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

• 2. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester heeft.

• 3. De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

• 1. Er is een commissie voor het voeren van de klankbordgesprekken.

• 2. De commissie bestaat uit tenminste drie leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.

• 4. De commissie laat zich procedureel en/of inhoudelijk ondersteunen door de griffier.

• 5. De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

• 1. Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

• 2. Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.

• 3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4. De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

• 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3. Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 4. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 5. De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 7. De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de referenten en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

• 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.

• 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3. De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing.

• 4. Uiterlijk 1 week voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.

Artikel 8 Het klankbordgesprek

• 1. Het gesprek vindt plaats in de beslotenheid.

• 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd.

• 4. De volgende onderwerpen passen in een klankbordgesprek en kunnen aan bod komen

  • a.

    de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;

  • b.

    de burgemeester in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

  • c.

    de burgemeester als voorzitter van het college;

  • d.

    de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e.

    het functioneren van de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

  • f.

    de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • g.

    de burgemeester in contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

  • h.

    de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

  • i.

    de burgemeester in contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • j.

    de nevenfuncties en integriteit;

  • k.

    aan de profielschets gerelateerde, competenties;

  • l.

    alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

  • m.

    doelen en ambities voor de komende periode;

  • n.

    de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken/ die voor de toekomst worden vastgelegd.

• 5. Het gesprek kan ook worden gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt. Het gespreksverslag wordt niet openbaar gemaakt.

• 2. De griffier is verantwoordelijk voor de verslagging en wordt door de leden van de commissie en de burgemeester voor ondertekening vastgesteld.

• 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4. Een afschrift van het verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris gestuurd.

Artikel 10 Archivering

• 1. De griffier draagt zorg voor vertrouwelijke archivering van de stukken.

• 2. Archivering gebeurt volgens de eisen die de Archiefwet 1995 stelt.

• 3. De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, worden vernietigd.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking, met gelijktijdige intrekking van de Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester van Tilburg 2024.

• 2.

  De volgende leden te benoemen tot lid van de commissie voor de klankbordgesprekken:

  • a.

    Henk (H.C.A.M.) van Tilborg

  • b.

    Niels (N.J.L.) van Stappershoef

  • c.

    Hans (H.A.J.) Smolders

  • d.

    Anne-Miep (A.I.) Vlasveld

  • e.

    Beppie (E.P.J.M.) Smit

  • f.

    Freke (F.) Schellekens