Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2024

De gemeentesecretaris is budgethouder van de budgetten, die door de raad via de programmabegroting of begrotingswijzigingen zijn toegekend en legt daarvoor verantwoording af aan het college.

De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve staan van de raad en de griffie, en legt hierover verantwoording af aan de raad.

De directeuren, leidinggevenden van de werkateliers, strategisch adviseurs en programmadragers zijn budgethouder van de budgetten, die door de gemeentesecretaris aan hen zijn toegekend en leggen daarover op verzoek verantwoording af aan de gemeentesecretaris of directieleden.

Een budgethouder kan een budget, dat aan hem is toegekend, geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een budgetbeheerder op een lager niveau. Hij kan een krediet geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een kredietbeheerder/projectleider. Dit ontslaat hem niet van zijn verantwoordingsplicht aan degene, die hem het budget heeft toegekend.

Voor het aanwijzen van vervangers gelden de volgende richtlijnen:

• a.

  de griffier wijst iemand van de griffie aan als vervanger;

• b.

  de leden van de directie vervangen elkaar;

• c.

  de leidinggevenden vervangen elkaar;

• d.

  de programmadragers vervangen elkaar;

• e.

  voor de budget- en/of kredietbeheerder (projectleider) wordt een vervanger aangewezen door de budgethouder die hem heeft gemandateerd.

  De vervanging moet schriftelijk aan het werkatelier Financiën worden doorgegeven en daar vastgelegd.

De aanwijzing van de budgetbeheerders aan hun budgetten en kredietbeheerders aan hun kredieten, wordt door de betreffende leidinggevende schriftelijk (digitaal) doorgegeven aan het werkatelier Financiën. De wijzigingen hierin worden vastgelegd door het werkatelier Financiën.

Alleen personen die in dienst zijn van de gemeente Meierijstad (geen externen) kunnen als budgethouder, budgetbeheerder of kredietbeheerder worden aangewezen. Een uitzondering op deze regel kan door de leidinggevende, verantwoordelijk voor de inhuur, gemotiveerd aan de directie worden voorgelegd. Het voorstel aan het directieteam is voorzien van een advies van de concerncontroller en een gedetailleerde opgave van de betreffende budgetten/kredieten waarvan de externe medewerker budgethouder dan wel budget-/kredietbeheerder wordt. Een externe medewerker kan nooit aangewezen worden als budgethouder of als budget-/kredietbeheerder voor de ‘kosten extern personeel’. Hierop is geen uitzondering mogelijk. Dit met uitzondering van een externe in de functie van leidinggevende. Deze functionaris kan wel worden aangewezen als budgethouder voor ‘kosten extern personeel’, maar mag uit hoofde van functiescheiding nooit facturen voor de eigen inzet accorderen.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die aan hem zijn toegekend en de realisatie van de daarbij afgesproken prestaties. Daar hoort ook bij het periodieke rapporteren over de voortgang van de realisatie en het tijdig informeren over dreigende overschrijdingen, vertragingen en ander factoren (met een mogelijk) negatieve impact voor het budget, de tijdsplanning of de prestatie.

Het aangaan van de financiële verplichtingen geschiedt conform de vastgestelde mandaatregeling Meierijstad.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder laat vorderingen vastleggen via een getekende opdrachtbrief.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is, namens het college, bevoegd tot het besteden van zijn budget tot maximaal:

• a.

  de in de begroting opgenomen budgetten;

• b.

  de bedragen van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringskredieten;

• c.

  het bedrag van de door de gemeenteraad ten laste van de reserves beschikbare gestelde budgetten.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder adviseert het college door middel van beleidsnotities en bereidt de begroting en meerjarenraming, ten aanzien van de onderdelen waarvoor hij verantwoordelijk is, voor.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is, voor de onderdelen waarvoor hij verantwoordelijk is, verplicht te rapporteren in overeenstemming met de in de planning- en controlrichtlijnen aangegeven frequentie en methodiek.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor het rapporteren van (dreigende) onder- en overschrijdingen van meer dan € 50.000,- op het exploitatiebudget, meer dan € 100.000,- op het investeringsbudget en/of meer dan € 250.000,- op grondexploitaties aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. De portefeuillehouder informeert zo nodig het college en/of de raad. Ook wanneer het doel niet wordt behaald waarvoor het budget beschikbaar is gesteld, informeert hij de portefeuillehouder.

Indien geen budgetten aanwezig zijn of indien de bestaande budgetten reeds benut zijn, dan mogen geen verplichtingen worden aangegaan zonder dat het college daar toestemming voor heeft verleend. Betreft het bedrijfsvoeringsbudgetten, dan dient de directie hier toestemming voor te verlenen.

De budgethouder, budgetbeheerder en/of kredietbeheerder moeten financiële risico’s melden. Dit kunnen zij doen via de P&C-cyclus (jaarstukken en begroting).

De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

Mandaatregeling Meierijstad;

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Meierijstad;

‘Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Meierijstad’.

Bij de afhandeling van externe facturen door budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder dient altijd verklaard te worden dat de prestatie is geleverd tegen de afgesproken prijs en voorwaarden. Dit wordt vastgelegd in het financieel systeem. Bij inkopen vanaf € 5.000,- dient de budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder bij de afhandeling van de factuur een bewijsstuk van levering aan de financiële applicatie toe te voegen. De volgende stukken kunnen dienen als bewijsstuk (niet limitatief):

• a.

  Termijnstaat;

• b.

  Pakbon;

• c.

  Urenregistratie derden.

De budgethouder is bevoegd tot het (budgettair neutraal) overhevelen in lopende boekjaar:

van zijn budgetten binnen hetzelfde programma.

van gespecificeerde bedragen binnen een krediet, mits het totaalbedrag van het krediet niet overschreden wordt en het volgens de vastgelegde specificaties wordt opgeleverd.

het is niet toegestaan meevallers in aanbestedingen aan te wenden om de vooraf vastgelegde specificaties te verhogen of om over te hevelen naar andere kredietonderdelen.

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2024.