Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2023

De raad van de gemeente Stadskanaal;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 december 2023 nr. Z-23-120074/D/23/304186; gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet

b e s l u i t :

vast te stellen de

Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2023

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarin aangegeven is in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De raad kan besluiten om, aan de volgens het BBV verplicht gesteld paragrafen, extra paragrafen toe te voegen of niet verplichte paragrafen te laten vervallen.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in een bijlage een overzicht opgenomen met daarin nieuwe investeringen en per investering het benodigde investeringskrediet.

• 2.

  In de toelichting op de jaarrekening worden substantiële afwijkingen ten opzichte van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

Burgemeester en wethouders bieden aan de raad een perspectiefnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. De raad stelt deze nota uiterlijk 30 juni, in het jaar voorafgaand aan het bedoelde begrotingsjaar, vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale baten en de totale lasten per programma, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien en het overzicht van de overhead.

• 2.

  De nieuwe investeringen en de bijbehorende kredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 3.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, leggen burgemeester en wethouders een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 4.

  Vooruitlopend op goedkeuring door de raad van een investeringskrediet mogen eventuele met de investering samenhangende voorbereidingskosten worden geactiveerd.

• 5.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6, eerste lid, doen burgemeester en wethouders voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 6.

  Investeringskredieten worden, eventueel gefaseerd, beschikbaar gesteld op basis van planning van de uitvoering. Zolang afwijkingen van de planning niet leiden tot overschrijding van het totale krediet en passen binnen het geautoriseerde programmatotaal, zijn tussentijdse overschrijdingen geoorloofd.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Burgemeester en wethouders informeren de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting en uitvoering van beleid. Indien nodig wordt hierbij een voorstel voor wijziging van de begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid gevoegd.

• 2.

  De tussentijdse rapportages worden voor besluitvorming door de raad, aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

  • a.

    de voorjaarsnota uiterlijk 1 juni, gericht op besluitvorming zo mogelijk voor 30 juni van het begrotingsjaar;

  • b.

    de najaarsnota uiterlijk drie weken voor de laatste raadsvergadering in een begrotingsjaar.

• 3.

  De indeling van de voorjaarsnota en najaarsnota sluit aan bij de indeling van de programmabegroting.

• 4.

  De voorjaarsnota en najaarsnota gaan in op substantiële budgetafwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten, als de investeringen en op alle afwijkingen die van belang zijn voor de rechtmatigheid en de realisatie van de maatschappelijke effecten van de programma’s.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken bieden burgemeester en wethouders de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 10% van de verantwoordingsgrens nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks tijdig ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Burgemeester en wethouders operationaliseren dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 10 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Afwijkingen op vastgestelde budgetten (artikel 6, lid 4) waarvoor in het begrotingsjaar geen bijstellingen hebben plaatsgevonden worden in de jaarrekening toegelicht en daarmee als tijdig aangemerkt.

• 4.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet (artikel 5, lid 6), wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 5.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b.

    er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c.

    de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage door de raad;

  • d.

    de overschrijding kon niet meer middels de laatste begrotingswijziging van het jaar worden geautoriseerd door de raad.

• 6.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor, en leggen vast de regels voor, het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Paragraaf 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de vier jaar een nota waardering en afschrijving vaste activa aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

• a.

  de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;

• b.

  de termijnen en methodieken voor afschrijving van vaste activa;

• c.

  het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

• a.

  de vorming, actualiteit en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen;

• d.

  de minimale omvang van de algemene reserve.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van geleverde goederen, werken en diensten wordt een extracomptabel systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten, de kosten van overhead en de rentelasten van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij de compensabele btw en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van overheadkosten als bedoeld in lid 1, wordt uitgegaan van een jaarlijks bij de begroting vast te stellen opslagpercentage, berekend op basis van de verhouding van de geraamde kosten van overhead tot de geraamde personeelskosten van het primaire proces.

• 4.

  Het percentage van de omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa, voor de kostprijsberekening als bedoeld in lid 1, wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld.

• 5.

  Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente als bedoeld in lid 4, wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld.

• 6.

  Bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten wordt, indien rente wordt toegerekend, alleen de rente van externe financieringsmiddelen aan de kostprijs toegerekend.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen burgemeester en wethouders vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente ten minste de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen burgemeester en wethouders vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang voor het verstrekken van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaan burgemeester en wethouders uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen burgmeester en wethouders vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 17. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Burgemeester en wethouders doen de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten, heffingen en leges.

• 2.

  Voor de grondexploitatie worden de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende zaken en de uitgifte van gronden en erfpachtcanons opgenomen in de nota Grondbeleid.

Artikel 18. Financieringsfunctie

• 1.

  Burgemeester en wethouders nemen bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingen burgemeester en wethouders indien mogelijk zekerheden.

• 3.

  Burgemeester en wethouders stellen regels op ter uitvoering van het gestelde in dit artikel en legt deze regels vast in een besluit financieringsstatuut, dat ter kennisgeving aan de raad wordt verstuurd.

Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 19. Lokale heffingen

In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken nemen burgemeester en wethouders de verplichte onderdelen uit artikel 10 van het BBV op.

Artikel 20. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken nemen burgemeester en wethouders de verplichte onderdelen uit artikel 11 van het BBV op.

Artikel 21. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken nemen burgemeester en wethouders de verplichte onderdelen uit artikel 12 van het BBV op.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt voor kapitaalgoederen zoals wegen, riolering, water, openbaar groen, civiele kunstwerken en gemeentelijke gebouwen, in ieder geval:

  • a.

    het kader voor de inrichting van het onderhoud;

  • b.

    het beoogde onderhoudsniveau;

  • c.

    de normkostensystematiek;

  • d.

    het meerjarig budgettair beslag.

Artikel 22. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken nemen burgemeester en wethouders de verplichte onderdelen uit artikel 13 van het BBV op.

Artikel 23. Bedrijfsvoering

Burgemeester en wethouders nemen in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

• a.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, zoals die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens (artikel 8, lid 3) overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen;

• c.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan.

Artikel 24. Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken nemen burgemeester en wethouders de verplichte onderdelen uit artikel 15 van het BBV op.

Artikel 25. Grondbeleid

• 1.

  In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken nemen burgemeester en wethouders de verplichte onderdelen uit artikel 16 van het BBV op.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de visie op het grondbeleid;

  • b.

    de inzet van het grondbeleid-instrumentarium;

  • c.

    de financiële kaders;

  • d.

    de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 26. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 27. Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders dragen in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de toekenning van subsidies aan en instellingen;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 28. Interne controle

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 23 onder a. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente. Bij afwijkingen in de administratie nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 7. Slotbepalingen

Artikel 29. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2016 wordt ingetrokken.

Artikel 30. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt één dag na bekendmaking in werking, met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Stadskanaal 2023.