Financiële verordening gemeente Deventer 2024

Artikel 2 Kalender

• 1. Het College van B&W biedt jaarlijks, vóór 31 december, een bestuurlijke planning voor het volgende begrotingsjaar aan de Raad aan. In deze planning zijn de data opgenomen met betrekking tot het aanbieden en vaststellen van de Planning en Controlproducten.

• 2. De planning- en Control in een kalenderjaar documenten bevatten: kaderbrief, perspectiefnota, begroting, rekening, twee tussentijdse rapportages en een financiële eindprognose.

Artikel 3 Programmabegroting

• 1. De raad stelt de programma-indeling vast en herijkt deze zo nodig.

• 2. De raad stelt per programma vast:

  • a.

    omschrijving programma

  • b.

    actuele beleidscontext

  • c.

    strategische doelen

  • d.

    doelstellingen

  • e.

    prestaties

• 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4. Het college geeft per programma bij de prestaties weer welk budget nodig is om deze prestaties te realiseren

Artikel 5 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. Bij de behandeling van de begroting bepaalt de raad van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 2. In een apart onderdeel van de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de besteding van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. De raad onderscheidt begrotingswijzigingen binnen het begrotingsjaar op raads-, college en ambtelijke niveau en begrotingswijzingen tussen begrotingsjaren.

• 4. De raad stelt regels vast inzake het schuiven van budgetten binnen programma’s, tussen programma’s en tussen begrotingsjaren en voor de door het college in acht te nemen procedures bij begrotingswijzigingen.

Artikel 6 Uitvoering begroting

• 1. Het college neemt maatregelen die waarborgen dat de uitvoering van de begroting doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat de lasten en de baten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting of gewijzigde begroting niet worden overschreden, respectievelijk onderschreden.

• 3. Het college informeert de raad zo spoedig mogelijk over belangrijke afwijkingen in de uitvoering van de begroting op programmakader en krediet. Daarbij voegt het college een toelichting en een voorstel tot bijsturing.

Artikel 7 Nieuw beleid

• 1. Voorstellen voor nieuw beleid worden alleen gedaan bij de Voorjaarsnota en/of begroting.

• 2. Tussentijds kan het college alleen de raad voorstellen de begroting te wijzigen voor nieuw beleid, indien dit nieuw beleid voldoet aan de 3O’s: een “onvermijdelijke”, “onuitstelbare” en “onvoorziene” situatie.

Artikel 8 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages over:

  • a.

    beleidsmatige financiële afwijkingen van de begroting voor zowel exploitatie als investeringen

  • b.

    prognose over de realisatie van de doelstellingen en prestaties

• 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. De eindprognose geeft een financiële inschatting van het voorlopige rekeningresultaat inclusief budgetoverhevelingen.

Artikel 9 Jaarstukken

• 1. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat de realisatie is per programma van de doelstellingen en prestaties

  • b.

    welke budgetten zijn ingezet om de prestaties te realiseren

  • c.

    de analyse op hoofdlijnen van de afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke en de definitieve begroting.

• 2. De programma’s in het jaarverslag bevatten een toelichting waarin oorzaken van afwijkingen worden aangegeven en of deze van structurele aard zijn.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven in relatie tot de nog te verrichten werkzaamheden weergegeven.

• 4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de mate waarin de doelen en effecten zijn bereikt, de ingezette beleidsinstrumenten en de kosten, opdat doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 10 Financiële positie

• 1. Het college draagt er zorg voor, dat het beleid dat door de raad is vastgesteld in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2. In de begroting wordt op basis van een bedrag per inwoner een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 11 Incidentele lasten en baten

• 1. Conform het besluit begroting en verantwoording wordt bij de begroting en jaarrekening een overzicht incidentele lasten en baten toegevoegd. Bedragen per programma kleiner dan € 25.000 worden in een totaalbedrag per programma zichtbaar gemaakt.

• 2. De raad kan bij afzonderlijke voorstellen besluiten dat voor bepaalde baten en lasten een einddatum geldt en dat deze baten en lasten dan als zodanig van eenmalige aard zijn.

Artikel 12 Waardering en afschrijving

• 1. Het college biedt de raad periodiek een nota activering en afschrijving aan. De raad stelt de nota vast.

• 2. De nota behandelt:

  • a.

    de waarderingsgrondslagen;

  • b.

    het afschrijvingsbeleid;

  • c.

    de afschrijvingstermijnen.

Artikel 15 Reserves en voorzieningen

• 1. Het college biedt de raad periodiek een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast.

• 2. De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 3. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve gaat het college in ieder geval in op:

  • a.

    de argumenten die aan de keuze voor een reserve ten grondslag liggen;

  • b.

    het specifieke doel van de reserve;

  • c.

    de voeding van de reserve;

  • d.

    de maximale hoogte van de reserve;

  • e.

    de maximale looptijd.

Artikel 17 Verstrekken van garanties en geldleningen aan derden

• 1. Het college biedt de raad periodiek een nota verstrekken ge garanties en geldlening aan derden aan. De raad stelt de nota vast.

• 2. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de wet- en regelgeving

  • b.

    ongeoorloofde of onrechtmatige staatssteun

  • c.

    de marktconforme rente bij geldlening

  • d.

    aanwijzingen voor vergoeding

  • e.

    bedingen van zekerheden

  • f.

    relatie met risicomanagement en weerstandsvermogen

• 3. Het totaalbedrag aan verleende garanties, waarborgen en overige niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 18 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van (1) de geraamde kostprijs van taken die via rechten en heffingen aan inwoners worden doorberekend, en van (2) goederen en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.

• 2. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten betrokken:

  • a.

    de overheadkosten;

  • b.

    de rente van de inzet van vreemd vermogen;

  • c.

    de bijdragen en onttrekkingen aan voorzieningen;

  • d.

    de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden bij de directe kosten ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten voor de gemeentelijke formatie in de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten;

• 5. Voor goederen en diensten, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden worden de overheadkosten, die worden gemaakt voor deze goederen en diensten in de kostprijs meegenomen.

Artikel 20 Registratie bezittingen, activa en vermogen en verzekeringen

• 1. Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd. De waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden worden jaarlijks gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.

• 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen tot verbetering worden ter kennis van de raad gebracht.

• 4. Het college draagt zorg voor voldoende verzekering van de bezittingen.

Artikel 21 Lokale heffingen

• 1. Het college doet de raad jaarlijks bij de begroting een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de: belastingen, marktgelden, havengelden, leges, de rioolheffing, de afvalstoffenheffing, precario en parkeerbelasting

• 2. De paragraaf lokale heffingen bevat naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval informatie over:

  • a.

    de inkomsten die voortvloeien uit de belastingen, heffingen en tarieven.

  • b.

    het volume en bedrag met betrekking tot kwijtscheldingen bij de belastingen, heffingen en tarieven

  • c.

    de ontwikkeling van de lokale belastingdruk

Artikel 22 Weerstandsvermogen

• 1. De paragraaf weerstandsvermogen bevat naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval informatie over:

  • a.

    het risicomanagement-proces;

  • b.

    de wijze van bepalen van de bestanddelen van de beschikbare weerstandscapaciteit;

  • c.

    de wijze van bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit;

  • d.

    de bepaling van het weerstandsvermogen en de mate van toereikendheid daarvan;

  • e.

    de beleidsgevolgen en de maatregelen die het college voorstelt bij een overschot dan wel tekort aan weerstandsvermogen.

• 2. Het college biedt de raad periodiek een beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De raad stelt deze vast.

Artikel 27 Grondbeleid

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf grondbeleid naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten informatie over:

  • a.

    de middels het grondbeleid gegeven invulling aan de in de programma’s van de begroting opgenomen beleidsdoelen;

  • b.

    de strategische visie op marktontwikkelingen en in te zetten instrumenten en maatregelen gekoppeld aan het vigerende grondbeleid en grondprijzenbeleid;

  • c.

    de nog te ontwikkelen strategische locaties en in ontwikkeling genomen bouwgronden in exploitatie en de te verwachten planresultaten;

  • d.

    de aan- en verkoop van vastgoed en/ of gronden;

  • e.

    in erfpacht uitgegeven gronden;

  • f.

    de toereikendheid van de beschikbare weerstandsreserves in relatie tot de risico’s van de bouwgronden in exploitatie en overige voorraden.

• 2. Het college biedt de raad periodiek een nota grondbeleid en grondprijzenbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de strategische visie van de gemeente;

  • b.

    het te voeren grond- en grondprijzenbeleid in relatie met de programma’s van de begroting;

  • c.

    de inzet van de beleids- en beheersinstrumenten; de methodiek en uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

• 3. Het college biedt de raad periodiek een uitvoeringskader beheersing grondexploitaties aan. De raad stelt dit vast. Hierin wordt naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten aandacht besteed aan:

  • a.

    de waardering van de strategische voorraden en het onderhanden werk

  • b.

    wijze van beheersing grondexploitaties

  • c.

    informatievoorziening aan de raad

  • d.

    besluitvormingsproces

• 4. Het college biedt de raad periodiek een nota erfpachtbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    strategische visie op erfpachtbeleid

  • b.

    uitgangspunten berekening erfpachtcanon

Artikel 29 Audits

• 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening en het jaarverslag zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel en rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 29a.

• 2. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse planmatige uitvoering van interne toetsing door middel van audits welke zijn gebaseerd op een risicoanalyse van de binnen de organisatie respectievelijk te leveren diensten, voort te brengen producten, alsmede de onderliggende processen. De audits richten zich op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen, fraude- en corruptierisico’s en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 3. Indien nodig zorgt het college op basis van de resultaten van de audits genoemd in het tweede lid voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor het herstel van de tekortkomingen.

• 4. De rapportage met betrekking tot de resultaten van de uitgevoerde audits en het plan van verbetering worden tenminste tweemaal per jaar ter kennis van de raad gebracht.

Artikel 29a. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €200.000 nader toegelicht.

Artikel 29b. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december van het begrotingsjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 29c Begrotingscriterium

Artikel 29c Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde bedrag per krediet. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing:

  • a.

    Overschrijding van lasten worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

    • -

      Er is sprake van een overschrijding van lasten waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

    • -

      Er is sprake van een overschrijding van lasten op een open-einde regeling.

    • -

      De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • b.

    Overschrijding van baten en onderschrijding van baten, lasten en investeringskredieten zijn rechtmatig mits de raad tijdig is geïnformeerd. De raad is tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen door vermelding van de afwijking met een toelichting in tussentijdse rapportages of bij de jaarrekening.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad en als acceptabel zijn aangemerkt, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 29d Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen en een nota misbruik en oneigenlijk gebruik.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt over misbruik en oneigenlijk gerapporteerd, waaronder fraude door eigen personeel.

Artikel 31 Financiële administratie

• 1. Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

  • c.

    financiële administratie:

    het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van de organisatie van de gemeente Deventer of onderdelen daarvan, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1°

      de financieel-economische positie;

    • 2°

      het financiële beheer;

    • 3°

      de uitvoering van de begroting;

    • 4°

      het afwikkelen van vorderingen en schulden,

Artikel 32 Financiële organisatie

• 1. Het college draagt de zorg voor en legt in het Organisatiebesluit vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie onderdelen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatieonderdelen van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen.

• 2. Het college brengt het Organisatiebesluit ter kennis van de raad.