Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) 2024

Geldend van 25-04-2024 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024

Intitulé

Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) 2024

Vervangingsbesluit voor de vervanging van analoge documenten ontvangen en/of opgemaakt bij het uitvoeren van de aan de GRSK gedelegeerde gemeentelijke taken, van toepassing op de interne organisatieonderdelen van de GRSK,

Het Dagelijks Bestuur van de GRSK,

Gelet op:

  • •

    Artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • •

    Artikel 26 lid a en b van de Archiefregeling;

  • •

    Artikel 2, lid 1; artikel 6 en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.

Overwegende:

  • •

    Dat de GRSK haar werkprocessen steeds meer digitaal inricht en laat verlopen;

  • •

    Dat digitaal archiefbeheer onderdeel is van het digitaal werken;

  • •

    Dat volledig digitaal werken en digitaal archiefbeheer alleen mogelijk is wanneer analoge archiefbescheiden formeel vervangen mogen worden door digitale archiefbescheiden;

  • •

    Dat het Regionaal Historisch centrum Eindhoven een positief advies over het onderliggende Handboek vervanging, wat benodigd is om tot een vervangingsbesluit te komen, heeft afgegeven;

  • •

    Dat het Handboek vervanging archiefbescheiden GRSK is vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de GRSK;

Besluit:

Artikel 1

  • 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging; het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden GRSK’.

Artikel 2

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2024 in werking met ingang van 6 weken na de dag van publicatie van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden GRSK.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het Dageliks Bestuur van de GRSK op 5 maart 2024

drs. W.A.C.M Wouters, voorzitter

mr. J.A.F.M. Vorstenbosch, directeur a.i.

Toelichting

De GRSK neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding en de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening. Werkprocessen worden zoveel mogelijk digitaal doorlopen en het gebruik van papier wordt in het kader van duurzaamheid meer en meer ontmoedigd.

In dit kader is een hybride situatie (analoge archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk, vanwege de dreigende risico’s op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid en de dubbele beheerlasten die een dergelijke situatie met zich meebrengt. Vervanging sluit tevens aan bij het streven van de GRSK om toe te werken naar een volledig digitale werkomgeving en dienstverlening.

Dit besluit is van toepassing op de archiefbescheiden van de GRSK welke zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de dagelijkse werkprocessen.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen niet na digitalisering worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden GRSK.