Besluit Informatiebeheer gemeente Eersel 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit Besluit wordt verstaan onder:

• •

  archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

  • 1.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4.

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• •

  archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

• •

  archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• •

  beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• •

  beheerder: het afdelingshoofd van de betreffende afdeling;

• •

  conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• •

  informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• •

  kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• •

  migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• •

  overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• •

  selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• •

  Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

• •

  vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

• •

  vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Artikel 3. Taken beheerder

• 1.

  De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2.

  De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg

• 1.

  Het Strategisch informatieoverleg geeft [burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:

  • a.

    vervreemding van archiefbescheiden;

  • b.

    uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken[;

• 2.

  Het Strategisch informatieoverleg kan de beheerder uitnodigen bij het overleg.

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

• b.

  van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e.

  archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de streekarchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a.

  de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• b.

  het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c.

  het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d.

  het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e.

  het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen

Artikel 7. Inrichting informatiebeheer

• 1.

  De inrichting van het informatiebeheer is belegd bij het Informatie Beheer Centrum. Dit bevat in ieder de volgende aspecten:

  • a.

    Het opstellen van procedures voor het Algemeen Bestuur van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

  • b.

    Het bijhouden van een overzicht met knelpunten en het opstellen van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen voor de inrichting van het informatiebeheer;

  • c.

    Het afleggen van verantwoording over uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot het informatiebeheer.

  • d.

    Het treffen van adequate beveiligingsmaatregelen tegen het ongeautoriseerd gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie in het Document Management Systeem.

  • e.

    Het ondersteunen en adviseren van de beheereenheden bij het uitvoeren van de in dit Besluit Informatiebeheer gemeente Eersel 2024 genoemde verantwoordelijkheden.

• 2.

  Tenzij anders bepaald door het college van burgemeester en wethouders, is elke afdeling als beheereenheid verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn of haar organisatieonderdeel met als beheerder het afdelingshoofd van betreffende afdeling.

• 3.

  Alle medewerkers, in een beheereenheid werkzaam in de rol van procesbeheerder, -eigenaar of – behandelaar, zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete informatie van de onder hen ressorterende werkprocessen.

• 4.

  Naast de beheereenheden van de gemeentelijke organisatie worden de volgende organisatieonderdelen van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten aangemerkt als beheereenheid met de daarbij benoemde beheerder:

  • a.

    taakveld Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;

  • b.

    taakveld Intergemeentelijke Sociale Dienst van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;

  • c.

    taakveld CJG+ van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;

  • d.

    taakveld Personeel en Organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten met als beheerder de afdelingsmanager van voornoemd taakveld;

Artikel 8. Productie van documenten

• 1.

  Documenten worden beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

• 2.

  De beheerder draagt zorg voor opstelling van procedures voor de behandeling van ingekomen en uitgaande documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

• 3.

  De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

• 4.

  Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 9. Ordening en toegankelijkheid van documenten

• 1.

  De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak of werkproces het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Ten aanzien van documenten dienen voldoende kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3.

  De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende ordeningsstructuur, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

• 4.

  De beheerder ziet erop toe dat overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin documenten worden beschreven met inachtneming van artikel 19 van de Archiefregeling. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de documenten zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd;

• 5.

  De beheerder draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

• 6.

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie, dan wel tijdige en daadwerkelijke toepassing van emulatie zijn:

  • a.

    De beheerder van de beheereenheid, als bedoeld in artikel 7 van dit Besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b.

    De beheerder van de beheereenheid, als bedoeld in artikel 7 van dit Besluit, waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

  • c.

    Het Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is zoals benoemd dit artikel onder a en b.

• 7.

  Het Shared Service Center van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie, migratie en emulatie.

• 8.

  Bij de in het vijfde lid bedoelde conversie, migratie en emulatie wordt Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling uitdrukkelijk in acht genomen.

• 9.

  Van de in het vijfde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, derde lid van de Archiefregeling. De verklaring bevat tenminste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat kan worden voldaan.

• 10.

  Bij gebruik van externe online informatiesystemen, zorgt de beheerder voor het afstemmen van documenttypen en bestandsformaten die in het eigen informatiesysteem worden ontvangen of gecreëerd op de documenttypen en bestandsformaten die in het externe online informatiesysteem kunnen worden toegevoegd.

Artikel 10. Bewaring van documenten

• 1.

  De beheerder draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

• 2.

  Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.

• 3.

  Het college van burgemeester en wethouders bepaalt, na advies van de beheerder en de streekarchivaris, of en op welke wijze externe online informatiesystemen worden gebruikt voor gegevensbeheer en/of archivering.

Artikel 11. Beveiliging en raadpleging van documenten

• 1.

  De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

• 2.

  De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op het tijdige terugbezorgen ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van een aangelegenheid waarvoor uitlening noodzakelijk is, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.

• 3.

  De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

• 4.

  Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 5.

  Het is verboden documenten te verwijderen, tenzij ingevolgde bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels.

Artikel 12. Vervanging van documenten

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Artikel 13. Vervreemding van documenten

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Artikel 14. Overdracht van documenten

• 1.

  Overdracht van documenten aan andere beheereenheden behoeft de goedkeuring van het college, de streekarchivaris gehoord.

• 2.

  Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

• 3.

  De beheerder is bij het in Artikel 10 lid 2 van dit Besluit Informatiebeheer genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, verantwoordelijk voor de overdracht van de gegevens naar het eigen informatiesysteem ten behoeve van archivering.

• 4.

  Bij de in Artikel 10 lid 2 van dit Besluit Informatiebeheer genoemde gegevensbeheer middels externe online informatiesystemen, is de beheerder verantwoordelijk voor de synchronisatie van de aanwezige informatie in het externe online informatiesysteem met het eigen informatiesysteem. Hij doet dit aan de hand van een protocol dat, onder verantwoordelijkheid van het college als zorgdrager, is opgesteld door de beheerder en de streekarchivaris.

Artikel 15. Selectie en vernietiging van documenten

• 1.

  De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.

• 2.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 9, vierde lid van dit Besluit Informatiebeheer bedoelde inventaris.

• 3.

  Van vernietiging wordt een lijst opgemaakt die goedkeuring van de archivaris behoeft. De goedkeuring is tevens machtiging tot vernietiging.

Artikel 16. Intrekking oud besluit informatiebeheer

Het Besluit informatiebeheer gemeente Eersel 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit besluit treedt in werking op de datum van haar bekendmaking.

2. Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer gemeente Eersel 2024.