Archiefverordening gemeente Eersel 2024

Ondertekening

Memorie van toelichting

Algemeen

Voor 21 gemeenten in Zuid-Oost Brabant is in 2021 de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2021 van kracht. Deze is voor het laatst gewijzigd in 2022.

Krachtens de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2021 hebben de deelnemende gemeenten een gemeenschappelijke archiefdienst, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).

De betrokken gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de zorg van de eigen archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en) bij het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven, welke is ingesteld krachtens de gemeenschappelijke regeling. De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden welke zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en) van de Metropoolregio Eindhoven zijn krachtens de gemeenschappelijke regeling overgedragen (artikel 4, lid 3, onder b jo. Artikel 5, lid 3 onder a van de Gemeenschappelijke Regeling 2021). Eveneens overgedragen is het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden (artikel 4, lid 3 onder c van de Gemeenschappelijke Regeling 2021). Ook is de verordeningsbevoegdheid met betrekking tot dit toezicht (artikel 32 lid 2 Archiefwet 1995) overgedragen aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio (artikel 4, lid 3 onder d van de Gemeenschappelijke Regeling 2021). Deze gemeentelijke verordening beperkt zich daarom tot de voornoemde zorg voor de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de regionale bewaarplaats.

Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de griffie) alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij burgemeester en wethouders, zie artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet in samenhang met artikel 1, onderdeel b.

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. De archiefverordening dient de worden vastgesteld door de gemeenteraad op grond van Artikel 30, lid 1 van de Archiefwet. De Archiefverordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De regeling voor de zorg en het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de archiefverordening van het krachtens de Gemeentelijke regeling ingestelde Samenwerkingsverband Metropoolregio Eindhoven (MRE), waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Aspecten die al in deze hogere regelgeving zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet) en de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling).

Definities

Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) definities geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).

Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd.

Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1– wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.

Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Derde lid

In de Archiefregeling wordt bepaald aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefruimten moeten voldoen, op grond van artikel 31, vierde lid van het Archiefbesluit 1995. Een archiefruimte is de ruimte bestemd en/of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats of het moment waarop vernietiging mag plaatsvinden.

De regionale archiefbewaarplaats wordt overeenkomstig artikel 5, lid 3 onder jo. Artikel 12 van de Gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen en heeft daarmee te gelden als de gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de Archiefwet. Het is daarmee dan ook aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven om zorg te dragen voor de aanwijzing, inrichting en instandhouding van een archiefbewaarplaats zoals bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet.

Vierde lid

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer gemeente Eersel 2024.

Vijfde lid

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Zevende lid

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Eersel 2024.

Achtste lid

Het artikel is vooral van administratieve aard. Het vestigt de aandacht op reeds bestaande verplichtingen krachtens artikel 4 van de Archiefwet. Wanneer voorzieningen krachtens artikel 4 van de Archiefwet ontbreken behoren de archiefbescheiden te berusten onder de desbetreffende gemeentelijke organen en vallen zij derhalve onder de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft te dragen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Het college van burgemeester en wethouders dient er daarom op toe te zien de archiefbescheiden binnen zijn invloedssfeer te behouden tot het moment dat in overeenstemming met de Archiefwet anders is voorzien.

In een gemeenschappelijke regeling zal vrijwel altijd invulling moeten worden gegeven aan de verplichtingen krachtens artikel 4 van de Archiefwet. Indien van toepassing moet in een gemeenschappelijke regeling eveneens invulling worden gegeven aan artikel 40 van de Archiefwet. Artikel 40 van de Archiefwet ziet toe op de archiefbescheiden van de organen van een bij een gemeenschappelijke regeling ingesteld openbaar lichaam respectievelijk de archiefbescheiden van een bij een gemeenschappelijke regeling ingesteld gemeenschappelijk orgaan. De verplichting krachtens artikel 40 van de Archiefwet staat daarmee los van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Er wordt daarom in het onderhavige artikel van de verordening bewust niet gerefereerd aan artikel 40 van de Archiefwet.

Artikel 2. Taken streekarchivaris

Uit de Archiefwet 1995 volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is aangewezen, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid, van de Archiefwet).

Het eerste lid regelt de verplichting voor de streekarchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het college van burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum Eindhoven en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad.

Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de streekarchivaris de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.

Op grond van het tweede lid kan de streekarchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de streekarchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen), b) de op verzoek of eigen initiatief van de streekarchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124 lid h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124 lid h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden.