Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en provinciale staten Flevoland 2024

1. De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken. Er vindt minstens een keer per jaar een klankbordgesprek plaats.

2. In een jaar waarin de commissaris een gesprek heeft met de Minister, agendeert de griffier het klankbordgesprek met de commissie in ieder geval vier weken voorafgaand aan het gesprek met de minister.

1. De commissie laat zich bij het klankbordgesprek bijstaan door de griffier.

2. De commissie kan zich laten informeren door één of meerdere gedeputeerden, de provinciesecretaris en de griffier. De commissie en de commissaris bepalen in overleg welke andere derden worden geraadpleegd.

1. De commissie wijst een voorzitter uit haar midden aan, die het klankbordgesprek leidt.

2. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

1. De commissie besluit bij aanvang van haar vergadering over het vergaderen met gesloten deuren (23, lid 4 en 5 Provinciewet).

2. Indien er schriftelijke informatie gedeeld wordt voor, tijdens of na besloten vergaderingen zoals genoemd in lid 1, neemt de commissie een afzonderlijk besluit tot geheimhouding met toepassing van artikel 84, provinciewet op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid, van de wet open overheid. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. De aanwezigen bij het klankbordgesprek voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen de aanwezigen daarom alleen gebruikmaken van de eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk gekregen informatie van gedeputeerden, de griffier, de provinciesecretaris en de in overleg aangewezen derden als bedoeld in artikel 4, tweede lid.

4. De commissie dan wel haar individuele leden verstrekken geen inzage in of informatie over de verslagen van klankbordgesprekken noch geven zij informatie over het behandelde tijdens de gesprekken aan statenleden die geen lid zijn van de commissie of aan derden, behoudens het bepaalde in artikel 9, derde lid (verslaglegging aan de Minister).

5. De commissie, noch provinciale staten zullen de geheimhouding waartoe het eerste en tweede lid verplichten opheffen, tenzij een situatie aan de orde is in de zin van artikel 61b Provinciewet (verstoorde verhouding). De commissie stelt hiertoe onder oplegging van geheimhouding informatie beschikbaar aan provinciale staten, welke informatie besproken wordt in een vergadering met gesloten deuren als benoemd in artikel 61c Provinciewet.

6. De griffier voorziet in de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de commissaris, de griffier, betrokken gedeputeerden, betrokken ambtenaren en derden.

1. Leden van de commissie en de commissaris krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.

2. Leden van de commissie en de commissaris kunnen voorafgaand aan het klankbordgesprek bespreekpunten aanleveren bij de griffier.

3. Uiterlijk twee weken voorafgaand aan het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de commissaris een schriftelijke uitnodiging. Deze uitnodiging bevat de agenda en de door de commissie en de commissaris aangeleverde bespreekpunten.

1. Het klankbordgesprek heeft als uitgangspunt de profielschets op basis waarvan de commissaris is benoemd, alsmede de wettelijke taken en indien van toepassing de inhoudelijke portefeuille van de commissaris.

2. Voor zover van toepassing wordt het verslag van en de afspraken uit de vorige klankbordgesprekken bij het gesprek betrokken.

3. Tijdens het klankbordgesprek hebben zowel de leden van de commissie als de commissaris de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

1. Door de griffier wordt het verslag in drievoud in concept opgesteld en ter inzage gelegd voor de commissie. Na vaststelling door de commissaris en de commissie, wordt het verslag ondertekend door de commissaris en de voorzitter.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en een beknopt overzicht van het besprokene.

3. De griffier stuurt een ondertekende versie van het vastgestelde verslag aan de commissaris en aan de Minister.

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.

2. Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.

3. De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van publicatie van het Provinciaal Blad waarin zij is geplaatst.

2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken commissaris van de Koning en provinciale staten Flevoland 2024’.