Regeling adviescommissie Evenementen Enschede

1. Het college stelt een adviescommissie evenementen in.

2. Begripsomschrijving

• a.

  Adviescommissie evenementen: externe adviescommissie aangesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede.

• b.

  Asv: Algemene subsidieverordening van de gemeente Enschede.

• c.

  College: Het college van burgemeester en wethouders van Enschede.

• d.

  Organisatie: een rechtspersoon die activiteiten organiseert .

• e.

  Evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.

• f.

  De verordening: de Subsidieverordening evenementen Enschede 2025.

1. De adviescommissie evenementen heeft als taak het op verzoek uitbrengen van advies over vooraf vastgestelde beoordelingscriteria van een subsidieaanvraag in het kader van de subsidieregeling Subsidieverordening Evenementen Enschede 2025 voor hoofdstuk 2: beeldbepalende en middel(grote) evenementen.

2. De adviescommissie heeft als taak de subsidieaanvragen te beoordelen op grond van de beoordelingscriteria die zijn genoemd in artikel 11 van de subsidieverordening Evenementen. Het college stelt een beoordelingsformulier vast waarin deze beoordelingscriteria zijn opgenomen.

1. De adviescommissie evenementen bestaat uit minimaal drie leden en maximaal vijf leden. De leden zijn aantoonbaar deskundig binnen de evenementensector. Zij worden benoemd door het college.

2. De leden van de commissie worden op persoonlijke titel benoemd.

3. Het lidmaatschap van de adviescommissie is niet verenigbaar met:

• a.

  Het lid zijn van de gemeenteraad van Enschede;

• b.

  Het lid zijn van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede;

• c.

  Het hebben van een werkrelatie bij de gemeente Enschede;

• d.

  Het hebben van een werkrelatie bij een culturele instelling binnen de gemeente Enschede die een subsidieaanvraag op grond van de subsidieverordening evenementen heeft ingediend bij het college;

• e.

  Het hebben van een familielid in de eerste graad waar dat wat onder a t/m d staat op van toepassing is.

4. De leden van de adviescommissie worden door het college benoemd voor een periode van één jaar. Na afloop van deze termijn is eenmaal een herbenoeming voor dezelfde duur mogelijk.

5. Het lidmaatschap van de adviescommissie evenementen kan op eigen verzoek worden beëindigd. Hiervoor geldt een opzegtermijn van drie maanden of zo lang als nodig is om een opvolger te vinden. Leden blijven langer dan drie maanden lid als dat nodig is om een opvolger te vinden, echter niet langer zes maanden.

6. Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan. Het commissielid kan ontslagen worden als niet meer wordt voldaan aan de criteria van art 3.3, wanneer het lid naar het oordeel van het college in strijd handelt met de algemeen gangbare integriteitsregels of als het lid minder dan 50% aanwezig is bij de vergaderingen van de commissie.

1. De adviescommissie evenementen kiest uit zijn midden een voorzitter.

2. De voorzitter is belast met:

• a.

  het in samenwerking met de ambtelijk secretaris voorbereiden van de vergaderingen.

• b.

  het leiden van de vergadering.

• c.

  het maken van afspraken over orde tijdens de vergadering.

• d.

  het ondertekenen van de adviezen van de adviescommissie evenementen.

• e.

  Het formuleren van een samenvattend advies per aanvraag op basis van het besprokene.

3. De voorzitter wordt bij afwezigheid tijdens de vergadering vervangen door een van de leden. De plaatsvervangend voorzitter zal in dit geval de adviezen van de adviescommissie evenementen ondertekenen.

1. De adviescommissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretaris.

2. De secretaris is een medewerker van de gemeente Enschede. De secretaris is geen lid van de adviescommissie evenementen, maar is als secretariële ondersteuning tijdens iedere vergadering aanwezig.

3. De secretaris zorgt ervoor dat de leden van de adviescommissie evenementen tijdig beschikken over de subsidieaanvragen waarover advies gevraagd wordt, voor de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergadering en het op schrift stellen van het door de adviescommissie evenementen uit te brengen advies.

4. De secretaris stemt de adviezen af met de voorzitter.

5. De adviescommissie evenementen ontvangt na de definitieve besluitvorming schriftelijk bericht van het college over het genomen besluit.

1. De commissieleden beoordelen vooraf individueel de aanvragen. Elk commissielid beoordeelt de ontvangen aanvragen aan de hand van het beoordelingsformulier.

2. In de vergadering wordt de aanvraag per criterium besproken.

3. Een lid kan zich ter vergadering niet laten vertegenwoordigen door een ander.

1. De adviescommissie evenementen komt minimaal vier keer per jaar bijeen, in 2 periodes, tussen 1 mei en 1 juli én 15 augustus en 15 oktober.

2. De adviescommissie kan niet adviseren indien niet tenminste drie van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. De adviescommissie evenementen is bevoegd deskundigen uit te nodigen en te horen.

4. De vergaderingen van de adviescommissie evenementen zijn besloten, de adviezen uit deze vergadering zijn openbaar.

5. Aanvragen die niet voldoen aan de eisen van de Asv van de gemeente Enschede en/óf niet voldoen aan de procedurele eisen van de verordening kunnen ambtelijk worden afgewezen zonder advies van de adviescommissie.

1. De adviezen worden uitgebracht bij meerderheid van stemmen.

2. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. De adviezen van de adviescommissie evenementen worden schriftelijk uitgebracht en zijn met redenen omkleed.

4. De adviezen van de adviescommissie evenementen zijn niet bindend voor het college.

5. Het college geeft bij zijn beslissing op de subsidieaanvraag aan op welke wijze met het uitgebrachte advies rekening is gehouden. Afwijking van het advies wordt gemotiveerd.

1. Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.

2. Een commissielid meldt zijn bestaande en nieuwe (neven)functies schriftelijk aan het college.

3. Voorzitter en leden van de adviescommissie evenementen nemen niet deel aan de beraadslaging, beoordeling en advisering over aangelegenheden waarbij zij rechtstreeks of indirect betrokken zijn.

4. Alles wat in een vergadering wordt besproken is strikt vertrouwelijk. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat in de vergadering is besproken.

5. Voor zover commissieleden bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen, of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht die gegevens vertrouwelijk te behandelen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

1. Aan commissieleden wordt een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van een commissie toegekend, die gelijk is aan het voor de van toepassing zijnde inwonersklasse vastgestelde bedrag in het tabel onder artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

1. De bescheiden van de adviescommissie worden na beëindiging van de werkzaamheden van de commissie in het archief van de gemeente Enschede opgenomen.

1. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college.