Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie inzake de benoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland 2024

Artikel 2

• 1. Er is een vertrouwenscommissie inzake de benoeming van de commissaris van de Koning.

• 2. De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten en de voorbereiding van de aanbeveling van Provinciale Staten inzake de benoeming van een commissaris van de Koning.

Samenstelling

Artikel 3

• 1. De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er politieke fracties en groepen in Provinciale Staten van Zuid-Holland zijn op het moment van besluitvorming over deze verordening.

• 2. In de commissie hebben de voorzitters of een ander aangewezen lid uit de fractie, zoals deze bekend waren bij de vaststelling van deze verordening, van de in het eerste lid genoemde politieke fracties en groepen zitting.

• 3. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de commissie en treedt op als contactpersoon naar PS, GS en derden.

• 4. Een lid van de commissie kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand worden vervangen. De betreffende fractie- of groepsvoorzitter wijst uit zijn fractie of groep een vervanger aan, die hem tijdens voor de rest van de procedure als lid van de commissie zal vervangen.

• 5. De griffie van Provinciale Staten levert de secretaris en plaatsvervangend secretaris van de commissie. Artikel 115 van het Reglement van Orde is hierbij van toepassing. De secretaris en plaatsvervangend secretaris zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

• 6. Op voordracht van Gedeputeerde Staten wordt uit hun midden één adviseur aan de commissie toegevoegd. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. De adviseur kan uitsluitend in geval van een te verwachten langdurige verhindering van meer dan een maand op voordracht van Gedeputeerde Staten door een andere gedeputeerde worden vervangen voor de rest van de procedure.

• 7. Vervanging van een lid van de commissie of een adviseur kan tot het moment dat de kandidaten bekend gemaakt zijn aan de commissie.

• 8. De verplichtingen welke bij of krachtens wettelijk voorschrift, de circulaire, of de onderhavige verordening aan de leden en de secretaris van de commissie zijn opgelegd, zijn op gelijke wijze van toepassing op de plaatsvervangende leden en de plaatsvervangend secretaris, alsmede op de adviseur(s) als bedoeld in het zesde lid en op de ambtenaren als bedoeld in het vijfde lid.

Werkwijze

Artikel 4

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste vier leden dit noodzakelijk achten.

• 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 3. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a.

    de leden en de adviseur van de commissie;

  • b.

    de sollicitanten naar het ambt van commissaris, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

• 4. De in het derde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

• 5. Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden vanaf het emailadres van de secretaris (of per post aan het huisadres) van de leden van de commissie, de adviseur, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris gericht en aldaar door hen bewaard op een wijze, die recht doet aan de in deze verordening aan hen opgelegde geheimhoudingsverplichtigen.

• 6. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd.

• 7. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 8. De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

• 9. De vergaderingen van de commissie zijn fysiek en vinden plaats achter gesloten deuren.

• 10. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de provinciewet.

• 11. Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Deze verslagen worden door de commissie vastgesteld en zijn geheim.

• 12. Noch aan de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage in, of informatie over de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering verstrekt. Aan Provinciale Staten als zodanig wordt deze informatie slechts verstrekt, voor zover dit door de commissie noodzakelijk wordt geacht in het kader van de conceptaanbeveling als bedoeld in artikel 6, derde lid.

Artikel 5

• 1. De voorzitter en de secretaris kunnen, in overleg met de commissie, degenen die kandidaat zijn voor het ambt van commissaris van de Koning uitnodigen voor een gesprek.

• 2. Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek, alsmede de wijze van corresponderen met de kandidaten, worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

• 3. Over de kandidaten worden geen inlichtingen -schriftelijk of mondeling- ingewonnen dan door tussenkomst van de minister. Overleg met derden -met uitzondering van de minister- is uitgesloten.

Artikel 6

• 1. De commissie voert gesprekken met de door de minister geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten die de commissie wil spreken. Niet geselecteerde kandidaten kunnen zich rechtstreeks tot de commissie wenden met het verzoek te worden uitgenodigd. De commissie beslist zo spoedig mogelijk op een dergelijk verzoek en stelt hiervan de minister op de hoogte.

• 2. De beoordeling van de kandidaten vindt plaats aan de hand van de door Provinciale Staten vastgestelde profielschets.

• 3. De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt daaromtrent schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten en aan de minister. De commissie doet dit verslag als bedoeld in het vierde lid vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van twee kandidaten die naar haar oordeel -in de volgorde van haar voorkeur- voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. Zowel het verslag als de conceptaanbeveling zijn geheim.

• 4. De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling als bedoeld in het derde lid bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Daarbij streeft de commissie naar unanimiteit. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen van de leden van de commissie in het verslag opgenomen.

De aanbeveling

Artikel 7

• 1. De conceptaanbeveling van de commissie als bedoeld in artikel 6, derde lid wordt door Provinciale Staten achter gesloten deuren behandeld.

• 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 61, zesde lid van de Provinciewet en artikel IX, vierde lid van de circulaire, bevelen Provinciale Staten de minister in volgorde van hun voorkeur twee kandidaten aan. Deze aanbeveling is geheim, met uitzondering van de naam van de kandidaat welke de eerste voorkeur van de Provinciale Staten heeft.

Geheimhouding

Artikel 8

• 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. Ten aanzien van al hetgeen tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de commissie, de adviseur, de secretaris, de plaatsvervangend secretaris die hen bijstaan een geheimhoudingsplicht.

• 3. Ten aanzien van al hetgeen door de commissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor de voorzitter, de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, alsmede de griffier, adviseur, secretaris en plaatsvervangend secretaris van de vertrouwenscommissie die Provinciale Staten bij hun werkzaamheden terzijde staan, een geheimhoudingsplicht.

• 4. De behandeling van de in het derde lid bedoelde stukken, gegevens of informatie zal door Provinciale Staten steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

• 5. Noch de commissie, noch Provinciale Staten zullen de geheimhouding, als bedoeld in het eerste tot en met het vierde lid opheffen.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Archivering en vernietiging van stukken

Artikel 9

• 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het in artikel 11, tweede lid bedoelde moment alle archiefbescheiden, die de commissie zelf heeft opgemaakt, onverwijld in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als 'geheim' worden overgebrachte naar de krachtens de Archiefwet door Provinciale Staten aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en de secretaris dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel.

• 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• 3. De originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de minister worden onmiddellijk na het in artikel 11, tweede lid bedoelde tijdstip aan de minister teruggezonden.

• 4. Alle aan de voorzitter, de commissieleden, alsmede de griffier, de adviseur, de secretaris en plaatsvervangend secretaris verstrekte bescheiden, alsmede alle eventuele kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden, worden uiterlijk zeven dagen na het in het artikel 11, tweede lid bedoelde tijdstip door de genoemde personen bij de secretaris van de commissie ter vernietiging ingeleverd.

• 5. De in het vierde lid bedoelde bescheiden worden door de secretaris van de commissie terstond vernietigd.

Slotbepalingen

Artikel 11

• 1. Deze verordening treedt onmiddellijk nadat deze is vastgesteld in werking.

• 2. De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op die, waarop de benoeming van de commissaris van de Koning in Zuid-Holland door middel van het toezenden van het daartoe strekkende Koninklijk Besluit door de minister aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland bekend gemaakt is.

• 3. Deze verordening vervalt -met uitzondering van het bepaalde in artikel 8, vijfde lid- op de achtste dag volgend op die, waarop de benoeming van de commissaris van de Koning in Zuid-Holland door middel van het toezenden van het daartoe strekkende Koninklijk Besluit door de minister aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland bekend gemaakt is.